تقرير كشف الحساب يعرض جميع القيود المحاسبية التي أثّرت على حساب محاسبي معيّن خلال فترة زمنية محددة. يشرح هذا المقال ما يعرضه التقرير، وخيارات تصفيته، وأسباب عدم ظهور بعض العمليات فيه.
ما هو تقرير كشف الحساب
تقرير كشف الحساب هو تقرير محاسبي يعرض جميع القيود المحاسبية التي أثّرت على حساب محاسبي معيّن خلال فترة زمنية محددة، ويُظهر:
- هل رصيد الحساب مدين أو دائن.
- كيف تغيّر الرصيد مع كل عملية.
- ما هو الرصيد قبل الفترة، أي الرصيد الافتتاحي.
- ما هي الحركات التي تمت داخل الفترة.
نظام قيود يعمل على أساس الاستحقاق فقط، وهذا يعني أن العمليات تظهر في كشف الحساب بناءً على تاريخ القيد المحاسبي، وليس بناءً على تاريخ الدفع أو التخصيص.
الفرق بين كشف الحساب ودفتر القيود
- دفتر القيود: يعرض جميع القيود المحاسبية في النظام، يدوية وتلقائية، بدون تركيز على حساب واحد.
- كشف الحساب: يعرض حركات حساب واحد فقط، ويحسب رصيده بشكل تراكمي.
إذا رأيت عملية في دفتر القيود ولم تظهر في كشف الحساب، فإمّا أنها على حساب مختلف، أو بتاريخ خارج الفترة. وللفرق بين هذا التقرير وتقرير كشف حساب العميل، راجع مقال الفرق بين كشف الحساب وتقرير كشف حساب العميل.
الحقول
عند استخراج التقرير، تظهر لك البيانات التالية لكل عملية:
- التاريخ: تاريخ القيد المحاسبي الذي أثّر على الحساب.
- الحساب: اسم الحساب المحاسبي، مثل المدينون أو البنك أو المصروفات.
- النوع: نوع العملية، مثل فاتورة مبيعات أو سند قبض أو قيد يدوي أو إشعار دائن.
- وصف العملية: شرح مختصر لماهية الحركة.
- المرجع: رقم المستند، ويمكن الضغط عليه للانتقال مباشرة إلى الفاتورة أو السند.
- مدين: المبلغ الذي زاد الحساب، حسب طبيعته.
- دائن: المبلغ الذي خفّض الحساب.
- الرصيد: الرصيد التراكمي للحساب بعد كل حركة. يبدأ من الرصيد الافتتاحي ثم يتغير مع كل حركة داخل الفترة.
- المشروع: يظهر في حال كانت العملية مربوطة بمشروع.
الرصيد الافتتاحي في التقرير
الرصيد الافتتاحي في كشف الحساب هو مجموع كل القيود التي أثّرت على الحساب قبل تاريخ بداية التقرير، ولهذا يظهر كسطر واحد بدون تفصيل. ويشرح مقال ظهور بند الرصيد الافتتاحي دون تفاصيل هذه الحالة بتفصيل أكبر.
عرض تفاصيل الرصيد الافتتاحي
- غيّر تاريخ بداية التقرير إلى
0001-01-01. - اضغط بحث.
- تظهر جميع الحركات منذ بداية استخدام الحساب.
خيارات التصفية
- اسم الحساب (إجباري): اختيار حساب واحد فقط.
- الفترة الزمنية: من تاريخ إلى تاريخ.
- نوع التصفية: يمكن اختيار نوع واحد فقط، ثم تحديد القيم بجانبه. الأنواع المتاحة: الحقول الإضافية مثل اسم المندوب أو رقم السيارة، العملاء، الموردون، الموظفون، المشاريع، المنتجات، الفروع والمخازن، الأصول الثابتة.
- المشروع: يعمل كتصفية إضافية، ويمكن دمجه مع نوع التصفية.
يمكن اختيار أكثر من قيمة لنفس نوع التصفية، مثل أكثر من عميل. ويشرح مقال استخراج تقرير كشف الحساب لأي حساب هذه الخيارات خطوة بخطوة.
التحليل المتقدم
من خلال خيار تحليل متقدم يمكنك:
- عرض العمليات المدينة فقط، أو الدائنة فقط.
- تحديد حد أدنى أو أعلى للمبالغ.
ويمكن الجمع بين نوع التصفية والمشروع والتحليل المتقدم.
تصدير التقرير
يمكن التصدير بصيغة PDF أو Excel، ويُرسل التقرير إلى البريد الإلكتروني للمستخدم.
حالات خاصة
لماذا لا تظهر بعض العمليات
إذا لاحظت أن عملية معينة غير موجودة، تحقّق من التالي بالترتيب:
- تاريخ العملية: تأكد أن تاريخ القيد داخل الفترة المختارة.
- اعتماد المستند: المستندات بحالة مسودة لا تُنشئ قيدًا محاسبيًا، وبالتالي لا تظهر في كشف الحساب.
- الحساب الصحيح: افتح دفتر القيود وتأكد أن القيد مرتبط فعلًا بالحساب الذي تستخرج له كشف الحساب.
- التخصيص: التخصيص لا يغيّر الرصيد، والرصيد يتغير فقط عند إنشاء القيد بالحفظ والموافقة.
يشرح مقال عدم ظهور بعض العمليات في كشف الحساب هذه الحالة بتفصيل أكبر.
هل التخصيص يغيّر الرصيد
لا. الرصيد يتغير فقط بالقيد المحاسبي. ودور التخصيص هو ربط مستند بمستند، وتغيير حالة فاتورة أو إشعار، ولا يؤثر على الرصيد.
لماذا يظهر السند مدينًا ودائنًا في نفس الكشف
يحدث هذا غالبًا بسبب طريقة استخراج التقرير، وتحديدًا اختيار حساب رئيسي مثل الأصول المتداولة بدل حساب تفصيلي مثل المدينون. عند اختيار حساب رئيسي، يعرض النظام كل الحركة داخله، مدينًا ودائنًا. والطريقة الصحيحة:
- اختر الحساب: المدينون لكشف حساب عميل، أو الدائنون لكشف حساب مورد.
- اختر نوع التصفية: العملاء أو الموردون.
- اختر اسم الجهة.
- اضغط بحث.
للمزيد راجع مقال ظهور السند مدينًا ودائنًا في كشف الحساب.
هل يمكن أن يظهر حساب العميل برصيد دائن
نعم، وهذا طبيعي في الحالات التالية: دفع العميل دفعة مقدمة، أو دفعه أكثر من قيمة الفاتورة، أو وجود رصيد ناتج عن إشعار دائن. وهذا يعني أن للعميل أموالًا لدى المنشأة. للمزيد راجع مقال معنى ظهور رصيد العميل مدينًا أو دائنًا.
أثر الإشعارات الدائنة
الإشعار الدائن يؤثر فور الحفظ والموافقة، ولا ينتظر التخصيص. والنتيجة أنه يظهر كحركة تخفيض على حساب العميل ويتغير الرصيد مباشرة. أما التخصيص فيربط الإشعار بالفاتورة ويغيّر الحالة لا غير.
أثر إغلاق السنة المالية
عند إغلاق السنة المالية باستخدام ميزة السنوات المالية، يتم إنشاء قيد إقفال يقفل حسابات الإيرادات والمصاريف، ويرحّل صافي الربح أو الخسارة إلى حساب حقوق الملكية المحدد.
إذا استخرجت كشف حساب لحساب إيراد أو مصروف، أو لحساب الأرباح المرحّل عليه، وحتى آخر يوم في السنة المالية، فسترى قيد الإقفال وأثر الترحيل. وإذا رغبت برؤية الحركات قبل الإقفال، استخرج التقرير قبل يوم من تاريخ الإقفال.
ملاحظات
- لا يمكن حاليًا الجمع بين العملاء والفروع في نوع التصفية.
- أي عملية غير مربوطة بالمشروع أو التصفية المختارة لن تظهر.
- في حال عدم وصول التقرير المصدّر إلى البريد الإلكتروني، تحقق من مجلد الرسائل غير المرغوبة (Spam أو Junk). ولا يوجد تحميل مباشر حاليًا.
- كشف الحساب يعرض قيمة الحساب فقط ولا يعرض تفصيل الضريبة. لمراجعة الضريبة، استخدم كشف حساب ضريبة القيمة المضافة.
- يحتاج المستخدم فقط صلاحية عرض تقرير كشف الحساب من خلال إدارة المناصب. وفي حال عدم وجود صلاحية على مشروع أو موقع، ستظهر البيانات لكن لن يتمكن من فتح المستند.
