يشرح هذا المقال كيف ترجع فاتورة بسيطة في قيود عن طريق إشعار مدين مرتبط بها، من التبويب الجديد أو من صفحة الفاتورة نفسها، وما ينسخه النظام تلقائيا، وكيف تسوي قيمة الإشعار مع المورد بعد الموافقة عليه.
ما هذا الإجراء، ومتى تحتاجه؟
إشعار المدين للفاتورة البسيطة مستند ترجع به فاتورة بسيطة أو جزءا منها، بالطريقة المعتمدة نفسها المتبعة مع فواتير المشتريات في برنامج المحاسبة من قيود. وهو يحمل بيانات الفاتورة الأصلية، ويعكس أثر الإرجاع على رصيد المورد وعلى القيود المحاسبية فور الموافقة عليه. تحتاجه في الحالات التالية:
- إرجاع مشتريات أو مصروفات أثبتت بفاتورة بسيطة، كليا أو جزئيا.
- إثبات إرجاع بند أو أكثر من فاتورة بسيطة بمستند مستقل مرتبط بها، بدل حذف الفاتورة وإعادة إنشائها.
- إظهار أثر الإرجاع على رصيد المورد وعلى إشعارات المدين في تقاريرك.
- تسوية قيمة الإرجاع مع المورد، إما بتخصيصها لفاتورة بسيطة مستقبلية لنفس المورد وإما باستلام الأموال.
اطلع على إعلان إصدار الميزة لمعرفة ما أضيف حديثا.
قبل البدء
- الإشعار يرتبط بفاتورة بسيطة محددة، فاختر الفاتورة الأصلية أولا سواء بدأت من التبويب الجديد أو من صفحة الفاتورة.
- صلاحيتا العرض والإنشاء على هذه الإشعارات ممنوحتان تلقائيا لكل مستخدم يملك صلاحية القراءة والإنشاء على الفواتير البسيطة، أما صلاحيتا الموافقة والحذف فمنفصلتان. راجع إدارة صلاحيات المستخدمين.
- أثر الإشعار على رصيد المورد وعلى القيود يظهر بعد الموافقة عليه، ولا يظهر ما دام مسودة.
المسار في قيود
المشتريات › فواتير بسيطة › إشعارات مدينة للفواتير البسيطة
الخطوات
الطريقة الأولى: من تبويب إشعارات مدينة للفواتير البسيطة
- انتقل إلى المشتريات من القائمة الجانبية، ثم افتح الفواتير البسيطة.
- اضغط «إشعارات مدينة للفواتير البسيطة» في أعلى الصفحة.
- أنشئ إشعارا جديدا، فيفتح نموذج «إنشاء إشعار مدين للفاتورة البسيطة».
- اختر الفاتورة البسيطة الأصلية، فينسخ النظام تفاصيلها إلى الإشعار.
- راجع البنود وعدل ما يلزم بحسب ما أرجع فعلا.
- اضغط «حفظ وموافقة» لاعتماد الإشعار مباشرة إن كانت لديك صلاحية الموافقة، أو «حفظ كمسودة» لإكماله لاحقا.
عرض الصورة بالحجم الكاملالطريقة الثانية: من صفحة الفاتورة البسيطة
- افتح الفاتورة البسيطة المطلوبة من قائمة الفواتير البسيطة.
- اضغط «إرجاع الفاتورة البسيطة» في صف الإجراءات أسفل الصفحة، إلى جانب «تحميل PDF» و«طباعة».
- يفتح نموذج الإنشاء وقد حمل بيانات هذه الفاتورة، فتنتقل مباشرة إلى مراجعة البنود.
- عدل ما يلزم، ثم احفظ الإشعار كمسودة، أو احفظه ووافق عليه إن كانت لديك صلاحية الموافقة.
عرض الصورة بالحجم الكاملما ينسخه النظام تلقائيا
عند اختيار الفاتورة الأصلية ينسخ النظام تفاصيلها كاملة إلى الإشعار الجديد، فلا تعيد إدخالها يدويا:
- فئات المصروفات والمبالغ على مستوى كل بند.
- نسبة ضريبة القيمة المضافة وقيمتها.
- الموقع المرتبط بالفاتورة.
- بيانات المشاريع والأبعاد والحقول الإضافية المرتبطة بكل بند.
وتبقى هذه الحقول قابلة للتعديل قبل الحفظ، فتنشئ إشعارا بقيمة الفاتورة كاملة أو بجزء منها.
عرض الصورة بالحجم الكاملالحقول
- المرجع (إجباري): رقم الإشعار في قيود، ويأتي معبأ تلقائيا.
- الوصف (اختياري): سبب الإرجاع أو أي ملاحظة تريد ظهورها على الإشعار.
- الفاتورة البسيطة الأصلية (إجباري): الفاتورة التي يصدر الإشعار عليها.
- المورد (إجباري): الجهة التي أرجعت إليها، ويأتي من الفاتورة الأصلية.
- تاريخ الإصدار (إجباري): تاريخ الإشعار.
- الموقع (إجباري): الموقع المرتبط بالحركة.
- تفاصيل بيانات المورد: بطاقة تعرض اسم المورد وهاتفه وبريده الإلكتروني ورقمه الضريبي.
وفي جدول البنود تظهر الأعمدة التالية:
- البيان: وصف البند المرجع.
- تصنيف المصروف: فئة المصروف المنقولة من الفاتورة الأصلية.
- القيمة: مبلغ البند.
- شامل؟: تحديد ما إذا كانت القيمة شاملة للضريبة.
- الضريبة % وقيمة الضريبة: نسبة الضريبة على البند ومبلغها.
ويظهر أسفل الجدول الإجمالي قبل الضريبة وقيمة الضريبة والمجموع. وتحت النموذج أقسام قابلة للطي للسندات والمرفقات والمعلومات الإضافية.
حالات خاصة
الفاتورة أرجعت من قبل
إذا كانت الفاتورة البسيطة قد أرجعت سابقا، يظهر تنبيه بعنوان «الفاتورة البسيطة تم إرجاعها من قبل» ونصه: «الفاتورة البسيطة تم إرجاعها من قبل، هل تريد الإكمال؟». اضغط «نعم» إن كان الإرجاع الثاني مقصودا، أو «إلغاء» للتراجع.
عرض الصورة بالحجم الكاملتمييز الفواتير المسترجعة في القائمة
تظهر في قائمة الفواتير البسيطة إشارة «مسترجعة» بجانب حالة الفاتورة، فتعرف بنظرة واحدة أي الفواتير أرجعت وأيها لم تُرجع بعد دون فتح كل فاتورة على حدة.
تسوية قيمة الإشعار
بعد الموافقة على الإشعار تسوي قيمته بإحدى ثلاث طرق بحسب اتفاقك مع المورد: تخصيصها لفاتورة بسيطة مستقبلية لنفس المورد، أو استلام الأموال، أو تقسيم القيمة بين الطريقتين معا.
طباعة الإشعار
لهذا النوع من الإشعارات تصميم طباعة مخصص يعكس بيانات الفاتورة البسيطة بالشكل المناسب لها. ولتنسيق مستندات الفواتير البسيطة نفسها، راجع المصمم الجديد لتنسيق الفواتير البسيطة.
أين يظهر أثر الإشعار
- رصيد المورد: يتأثر فور الموافقة على الإشعار.
- القيود المحاسبية: تنعكس عليها قيمة الإشعار بعد الموافقة.
- صفحة المورد: يظهر فيها الإشعار بتفاصيله. ولاستعراض مستندات المورد في مكان واحد، راجع تقرير كشف حساب عميل / مورد.
- التقارير المالية والضريبية: منها كشف الحساب وتقرير ضريبة إشعارات المدين وملخص مستحقات الموردين وغيرها.
وإن لم تظهر الحركة على المورد كما تتوقع، راجع لماذا لا تظهر الفاتورة البسيطة عند استعراض المورد.
ملاحظات
- الإشعار المحفوظ كمسودة لا يؤثر على رصيد المورد ولا على القيود حتى توافق عليه.
- الإشعارات متاحة بالكامل عبر واجهة برمجة التطبيقات (API)، بالطريقة المعتمدة نفسها مع الفواتير البسيطة والإشعارات الحالية. راجع إنشاء وإدارة الفواتير البسيطة عبر API.
- لإثبات المصروفات بالفواتير البسيطة وإصدار سندات الصرف عليها، راجع إثبات المصروفات عبر الفواتير البسيطة.
- هذا المستند خاص بجانب المشتريات. أما في جانب المبيعات فإشعار المدين يزيد المستحق على العميل ولا يرجع فاتورة مبيعات، وتخفيض فاتورة المبيعات أو رد مبلغ للعميل يتم بإشعار دائن. راجع كيفية إصدار إشعار مدين للمبيعات في قيود.
أسئلة شائعة
من أين أنشئ إشعار مدين لفاتورة بسيطة؟
من تبويب «إشعارات مدينة للفواتير البسيطة» أعلى قسم الفواتير البسيطة، أو من زر «إرجاع الفاتورة البسيطة» في صفحة عرض الفاتورة نفسها.
هل أعيد إدخال بنود الفاتورة يدويا؟
لا. عند اختيار الفاتورة الأصلية ينسخ النظام فئات المصروفات والمبالغ ونسبة الضريبة وقيمتها والموقع وبيانات المشاريع والأبعاد والحقول الإضافية لكل بند.
هل أستطيع تعديل البيانات المنسوخة؟
نعم. جميع هذه الحقول قابلة للتعديل قبل الحفظ، فترجع الفاتورة كاملة أو جزءا منها.
ماذا يحدث إذا كانت الفاتورة مرجعة من قبل؟
يظهر تنبيه يخبرك بأن الفاتورة البسيطة تم إرجاعها من قبل ويسألك إن كنت تريد الإكمال، فتضغط «نعم» للمتابعة أو «إلغاء» للتراجع.
كيف أعرف الفواتير التي أرجعت؟
من إشارة «مسترجعة» التي تظهر بجانب حالة الفاتورة في قائمة الفواتير البسيطة.
كيف أسوي قيمة الإشعار بعد الموافقة عليه؟
بتخصيصها لفاتورة بسيطة مستقبلية لنفس المورد، أو باستلام الأموال، أو بتقسيم القيمة بين الطريقتين معا.
من يستطيع إنشاء هذه الإشعارات والموافقة عليها؟
العرض والإنشاء أو التعديل ممنوحة تلقائيا لكل مستخدم يملك صلاحية القراءة والإنشاء على الفواتير البسيطة. أما الموافقة والحذف فلهما صلاحيتان مستقلتان تمنحان بشكل منفصل.
