يشرح هذا المقال كيف تعين مندوب المبيعات المسؤول عن العميل في قيود، من صفحة العميل أو من صفحة المستخدم، وكيف تصفي قائمة العملاء حسب المندوب، وما أثر التعيين على المستندات والتقارير.
ما هذه الميزة، ومتى تستخدمها؟
تعيين مندوب المبيعات يربط العميل بمستخدم واحد أو أكثر من مستخدمي منشأتك في برنامج المحاسبة من قيود، فينظم متابعة العملاء ويوزع المسؤوليات بوضوح داخل الفريق. تستخدمها في الحالات التالية:
- توزيع محفظة العملاء على المندوبين، وإعادة توزيعها عند تغير المسؤوليات.
- الوصول السريع إلى جميع عملاء مندوب معين من قائمة العملاء.
- عرض قائمة عملاء مطابقة لمسؤولية المندوب عند إنشاء المستندات واستخراج تقارير العملاء.
- توثيق من عين مندوبا لعميل أو أزاله ومتى، عبر تقرير عمليات المستخدمين.
اطلع على إعلان إصدار الميزة لمعرفة ما أضيف حديثا.
قبل البدء
- تعيين المندوب أو إزالته متاح للمستخدمين الذين لديهم صلاحية التعديل على العملاء.
- صلاحية الموقع هي الأساس في الوصول إلى العملاء، وتعيين المندوب يضيف تنظيما فوقها ولا يتجاوزها. راجع إدارة صلاحيات المستخدمين في قيود.
- قائمة الاختيار في حقل المندوب لا تعرض إلا المستخدمين الذين لديهم صلاحية الوصول إلى موقع العميل. فإن لم يظهر المستخدم الذي تريده، راجع ربط العملاء بالمواقع وصلاحيات المواقع الممنوحة له.
المسار في قيود
للتعيين مدخلان يؤديان النتيجة نفسها:
المبيعات › العملاء › تعديل بيانات العميل › مندوب المبيعات
الإعدادات › المستخدمين › بيانات المستخدم › العملاء المعينون
تعيين المندوب من صفحة العميل
- انتقل إلى المبيعات ثم العملاء.
- ابحث عن العميل ثم اضغط تعديل بجانبه، أو اضغط إضافة عميل إن كنت تنشئه الآن.
- افتح حقل «مندوب المبيعات»، وهو بين حقل «المواقع» وحقل «عميل نقاط بيع».
- اختر مندوبا واحدا أو أكثر من القائمة. استعن بمربع البحث للوصول إلى المستخدم بسرعة، أو حدد جميع المستخدمين أو ألغ التحديد دفعة واحدة من الخيارين أعلى القائمة.
- اضغط حفظ.
يعرض الحقل بعد إغلاقه أسماء المستخدمين المختارين مفصولة بفواصل، وتظهر علامة بجانب كل مستخدم محدد داخل القائمة. ولإزالة مندوب، افتح الحقل وألغ تحديده ثم احفظ.
عرض الصورة بالحجم الكاملإدارة عملاء المندوب من صفحة المستخدم
هذا هو المسار الأسرع حين تسلم محفظة عملاء كاملة لمندوب، فلا تفتح ملف كل عميل على حدة.
- انتقل إلى الإعدادات ثم المستخدمين.
- افتح صفحة المستخدم المطلوب.
- انزل إلى جدول «العملاء المعينون» أسفل بيانات المستخدم.
- اضغط «إضافة عميل» لإسناد عملاء إليه، أو اضغط «إزالة» بجانب العميل الذي لم يعد مسؤولا عنه.
يعرض الجدول العملاء المسندين إلى هذا المستخدم في عمودين: «اسم الجهة» و«الرقم المرجعي».
عرض الصورة بالحجم الكاملتصفية العملاء حسب المندوب
- انتقل إلى المبيعات ثم العملاء.
- افتح تصفية «مندوب المبيعات» في شريط التصفية.
- حدد المندوب المطلوب.
- اضغط بحث لعرض جميع عملائه.
عرض الصورة بالحجم الكاملالحقول
- مندوب المبيعات (اختياري): في نموذج العميل، بين حقل «المواقع» وحقل «عميل نقاط بيع». حقل متعدد الاختيار يقبل مندوبا واحدا أو أكثر من مستخدمي المنشأة، ولا يعرض إلا المستخدمين الذين لديهم صلاحية الوصول إلى موقع العميل.
- العملاء المعينون: جدول في صفحة بيانات المستخدم، يعرض العملاء المسندين إليه وتضيف منه أو تزيل مباشرة.
- اسم الجهة: العمود الأول في جدول العملاء المعينون، ويحمل اسم العميل.
- الرقم المرجعي: العمود الثاني في الجدول، ويحمل الرقم المرجعي للعميل.
أثر التعيين على المستندات والتقارير
عند إنشاء فاتورة أو إشعار دائن أو عرض سعر، تعرض للمندوب قائمة العملاء المسندين إليه ضمن المواقع المتاحة له. وينطبق ذلك أيضا على تقارير العملاء، مثل كشف حساب عميل/مورد وتقرير العملاء المدينون وأعمار ديون العملاء، عند عرضها حسب العميل. ولا يشمل ذلك التقارير المالية مثل قائمة الدخل والميزانية العمومية، ليقرأها المحاسبون كاملة.
- العملاء غير المسندين لأي مندوب يبقون متاحين حسب صلاحيات الموقع المعتادة، فلا يختفي عميل لمجرد أنه لم يسند بعد.
حالات خاصة
تنبيه عند تعارض الصلاحيات
قد تتغير صلاحيات المندوب أو يتغير موقع العميل، فيفقد المندوب القدرة على الوصول إلى هذا العميل. في هذه الحالة يظهر تنبيه أسفل حقل المندوب في صفحة تعديل العميل، وكذلك بجانب سطر المندوب في صفحة عرض العميل، فيتبين التعارض دون فتح نموذج التعديل. افتح الحقل وحدث التعيين، أو راجع صلاحيات المواقع الممنوحة للمستخدم.
عرض الصورة بالحجم الكاملتعيين أكثر من مندوب للعميل الواحد
الحقل متعدد الاختيار، فتختار مندوبا واحدا أو أكثر بحسب ما يناسب تنظيم فريقك، وتزيل أي تعيين في أي وقت.
متابعة التغييرات
تسجل عمليات تعيين المندوب وإزالته في تقرير عمليات المستخدمين، ويوضح السجل من قام بالتغيير ومتى، والقيمة السابقة والجديدة.
ملاحظات
- تعيين المندوب يضيف تنظيما فوق صلاحيات المواقع ولا يتجاوزها. فهو لا يمنح المندوب وصولا إلى عميل في موقع لا يملك صلاحيته. وللتحكم في من يرى أي عميل، استخدم ربط العملاء بالمواقع وصلاحيات المواقع.
- إن أردت تسجيل بيانات متابعة إضافية عن المندوبين، فطريقة الحقول الإضافية ما زالت تعمل وتكمل هذا الحقل. راجع إضافة حقل مخصص لربط العميل بالمندوب.
- ولمقارنة مبيعات المندوبين وأرباحهم في قائمة الدخل، راجع تتبع مبيعات وأرباح كل مندوب.
أسئلة شائعة
من أين أعين مندوب المبيعات للعميل؟
من حقل «مندوب المبيعات» في صفحة تعديل بيانات العميل، أو من جدول «العملاء المعينون» في صفحة بيانات المستخدم. المساران يؤديان النتيجة نفسها.
هل أستطيع تعيين أكثر من مندوب للعميل الواحد؟
نعم. الحقل متعدد الاختيار ويقبل مندوبا واحدا أو أكثر، ويمكنك إزالة أي منهم في أي وقت.
لماذا لا يظهر مستخدم معين في قائمة المندوبين؟
لأن القائمة لا تعرض إلا المستخدمين الذين لديهم صلاحية الوصول إلى موقع العميل. راجع صلاحيات المواقع الممنوحة لذلك المستخدم.
من يستطيع تعيين المندوب أو إزالته؟
المستخدمون الذين لديهم صلاحية التعديل على العملاء.
هل يمنع التعيين المندوب من رؤية بقية العملاء؟
صلاحية الموقع هي الأساس في الوصول إلى العملاء، وتعيين المندوب يضيف تنظيما فوقها ولا يتجاوزها. والعملاء غير المسندين لأي مندوب يبقون متاحين حسب صلاحيات الموقع المعتادة.
ما التقارير التي يظهر فيها أثر التعيين؟
تقارير العملاء عند عرضها حسب العميل، مثل كشف حساب عميل/مورد وتقرير العملاء المدينون وأعمار ديون العملاء. ولا يشمل ذلك التقارير المالية مثل قائمة الدخل والميزانية العمومية، ليقرأها المحاسبون كاملة.
كيف أعرف من غير تعيين المندوب ومتى؟
من تقرير عمليات المستخدمين، فهو يسجل عمليات التعيين والإزالة مع اسم من قام بالتغيير ووقته والقيمة السابقة والجديدة.
