كيفية إدارة وتعديل بيانات المنتجات في النظام: توضيح الفروق بين المنتج الجديد والمنتج المستخدم في فواتير أو حركات مخزنية، الحقول القابلة للتعديل والمقفلة، إجراءات التعامل مع القيود والأخطاء، استخدام خيار الأرشفة لإنشاء منتج جديد بالبيانات الصحيحة

تقدر تعدل على بيانات المنتج، لكن يعتمد على إذا كان المنتج استخدم في عمليات مثل فواتير المبيعات أو المشتريات أو أي حركة مخزنية، أو لسه ما تم استخدامه.

الاحتمالات

1. المنتج ما عليه أي حركة
تقدر تعدل كل شيء فيه.
يعني تقدر تغيّر:

• الاسم العربي

• الاسم الإنجليزي

• الرقم التسلسلي

• الصنف

• الوصف

• الشروط والأحكام

• الباركود

• الضريبة

• تحويل الوحدات

• صورة المنتج

• سعر البيع

• سعر الشراء

• حالة المنتج إذا كان نقاط بيع أو لا

• الحقول الإضافية

2. المنتج عليه حركات أو عمليات تمت عليه
هنا التعديل يكون محدود.
تقدر تعدل فقط:

• الاسم العربي

• الاسم الإنجليزي

• الرقم التسلسلي

• الصنف

• الوصف

• الشروط والأحكام

• الباركود

• الضريبة

• تحويل الوحدات

• صورة المنتج

• سعر البيع

• سعر الشراء

• حالة نقاط البيع

• الحقول الإضافية

لكن ما تقدر تعدل:

• وحدة القياس

• حالة المنتج (مخزن أو غير مخزن)

• حساب المبيعات

• حساب الشراء

لو حاولت تحفظ بعد تعديل بيانات لا يمكن تعديلها ، راح يطلع لك تنبيه:

حصل خطأ أثناء التحديث – لا يمكن التعديل

الشرح المفصل

المنتج داخل النظام يشبه “سجل رسمي” لكل العمليات اللي تصير عليه.
إذا المنتج جديد وما استخدمته في فواتير أو مشتريات، تقدر تغير كل بياناته بدون مشكلة لأن النظام ما سجل عليه أي تأثير محاسبي.

لكن بعد ما يصير على المنتج أي حركة، النظام يقفل تعديل بعض الحقول الحساسة مثل:

• وحدة القياس لأنها تحدد كميات المخزون والتكلفة.

• حالة المنتج (مخزن أو غير مخزن) لأنها المنتج المخزن يؤثر على حساب المخزون اما المنتج الغير مخزن يؤثر بحساب التكلفة مباشرة.

• حسابات المبيعات والمشتريات لأنها تأثر على الأرباح والخسائر في التقارير.

لو تغيرت هذه القيم بعد وجود عمليات، ممكن تخرب التقارير المالية أو يظهر فرق في المخزون، لذلك النظام يمنع تعديلها.

مثال بسيط:
لو المنتج مسجل كمخزن ثم غيرته إلى غير مخزن، النظام ما يقدر يعرف وين راحت الكمية الموجودة فعلاً، وبيصير فيه خطأ في الحسابات.

لهذا السبب الحل يكون واضح:

• لو الخطأ في حسابات المبيعات أو الشراء، تقدر ترفع طلب تعديل للفريق التقني من خلال الدعم بالشات.

• لو الخطأ في وحدة القياس أو حالة التخزين، لازم تستخدم خيار “الأرشفة” للمنتج، وبعدها تنشئ منتج جديد بالبيانات الصحيحة.

المنتج المؤرشف ما يختفي، لكنه يوقف عن الاستخدام.
يبقى موجود في النظام، وتقدر تشوف كل الفواتير القديمة اللي استخدمته.

الحلول المقترحة

1. إذا تقدر تحذف العمليات المرتبطة بالمنتج
احذفها، وعدل البيانات واحفظ.

2. إذا ما تقدر تحذف العمليات
افتح تذكرة عبر الشات للفريق التقني واطلب تعديل الحسابات التالية فقط:

• حساب المبيعات

• حساب الشراء

3. بيانات لا يمكن تعديلها حتى بطلب تقني

• وحدة القياس

• حالة المنتج (مخزن أو غير مخزن)

في هالحالة:
أرشف المنتج من خلال خيار الأرشفة الموجود مقابل اسمه في صفحة المنتجات والتكاليف.
ثم أضف منتج جديد بالبيانات الصحيحة.

بعد الأرشفة، المنتج ما يظهر ضمن المنتجات الفعالة لكنه يبقى في النظام مع كل الفواتير القديمة اللي صدرت عليه.

ملاحظة :

علشان تعدل كمية منتج معين لازم تدخل على جرد المخزون وذلك من خلال الذهاب الى المنتجات والتكاليف ومن ثم اخرت جرد المخزون من الخيارات العلوية ومن ثم اضغط على انشاء جرد مخزون , حدد الموقع ومن ثم المنتج وادخل الكمية الفعلية الجديدة ومن احفظ الجرد. 

وعلشان تضيف كمية لمنتج معين تقدر إما تضيف فاتورة مشتريات للمنتج او من خلال ادخال ارصدة افتتاحية للمنتجات.