جرد المخزون في قيود
ما هو جرد المخزون؟
جرد المخزون هو عملية مقارنة الكميات الفعلية الموجودة في المستودع مع الكميات المسجّلة في النظام. إذا وجدت فرقًا بين الكميتين، يقوم النظام بتعديل رصيد المخزون تلقائيًا ليتطابق مع الواقع، وينشئ القيد المحاسبي المناسب لتسجيل هذا الفرق.
هل ميزة جرد المخزون متاحة في باقتك؟
- الباقات الجديدة: متوفرة في الباقة الاحترافية والباقة المتقدمة، وغير متوفرة في الباقة الأساسية
- الباقات القديمة (منتهية): متوفرة في باقة قيود بلان وباقة بريميوم وباقة أدفانس، وغير متوفرة في باقة بلس وباقة لايت
كيف تصل إلى صفحة جرد المخزون؟
من القائمة الجانبية اضغط على المنتجات والتكاليف، ثم من الخيارات العلوية في الصفحة اضغط على جرد المخزون. ستظهر لك قائمة بجميع عمليات الجرد السابقة.
ما المعلومات التي تظهر في قائمة عمليات الجرد؟
تظهر لكل عملية جرد المعلومات التالية:
- الموقع: المستودع الذي تمت عليه عملية الجرد
- حسابات الإيراد: الحساب المحاسبي المرتبط بالكميات الزائدة
- حسابات المصروف: الحساب المحاسبي المرتبط بالكميات الناقصة
- التاريخ: تاريخ إجراء الجرد
- الحالة: الحالة الحالية لعملية الجرد
حالات جرد المخزون
تمر عملية الجرد بإحدى الحالات التالية:
- مسودة: تم حفظ الجرد دون اعتماده، ولا يزال قابلاً للتعديل ولم يُنشئ أي أثر محاسبي بعد
- بانتظار الموافقة: تم إنشاء الجرد من مستخدم لا يملك صلاحية الاعتماد، ويحتاج إلى موافقة من مستخدم آخر يملك هذه الصلاحية
- تمت العملية: تم اعتماد الجرد وأصبح نهائيًا وأُنشئ له قيد محاسبي تلقائي
الخيارات المتاحة لكل عملية جرد
تظهر مقابل كل عملية جرد في القائمة مجموعة من الخيارات تختلف بحسب حالة الجرد:
- عرض: لاستعراض تفاصيل عملية الجرد كاملةً
- تحميل PDF: لتحميل نسخة من الجرد
- تعديل: يظهر هذا الخيار فقط إذا كانت حالة الجرد مسودة أو بانتظار الموافقة
- إكمال العملية: يظهر إذا كانت حالة الجرد مسودة أو بانتظار الموافقة، وبالضغط عليه يتم اعتماد الجرد مباشرة
- حذف: لحذف عملية الجرد مع ما يترتب عليها (تفاصيل الحذف موضّحة أدناه)
كيف تُنشئ جرد مخزون جديد؟
الخطوة الأولى: في أعلى صفحة جرد المخزون اضغط على إنشاء جرد مخزون.
الخطوة الثانية: تعبئة بيانات الجرد
- الموقع (إلزامي): اختر المستودع الذي تريد جرده، ولن تتمكن من إضافة المنتجات إلا بعد تحديد الموقع
- التاريخ (إلزامي): تاريخ إجراء الجرد
- الوصف (إلزامي): حقل إلزامي لإضافة ملاحظة توضيحية
- حساب الإيراد للكميات الزائدة (إلزامي): الحساب المحاسبي الذي سيُسجَّل فيه أي زيادة في المخزون. يجب أن يكون حساب إيراد أو حقوق ملكية، ومن مستوى الحساب الثالث فأكثر وغير متفرع، حيث إذا كان متفرعًا لن يظهر وستظهر فروعه بدلاً منه
- حساب التكلفة للكميات الناقصة (إلزامي): الحساب المحاسبي الذي سيُسجَّل فيه أي نقص في المخزون. يجب أن يكون حساب مصاريف أو حقوق ملكية، ومن مستوى الحساب الثالث فأكثر وغير متفرع، حيث إذا كان متفرعًا لن يظهر وستظهر فروعه بدلاً منه
الخطوة الثالثة: إضافة المنتجات وتعبئة الكميات
في جدول المنتجات ستجد الأعمدة التالية لكل منتج:
- المنتجات: اسم المنتج المراد جرده
- الكمية الحالية: الكمية المسجّلة في النظام حاليًا، تظهر تلقائيًا
- الكمية الفعلية: أدخل هنا الكمية التي عددتها فعلياً في المستودع
- الفرق: يحتسبه النظام تلقائيًا وهو الفرق بين الكمية الفعلية والكمية الحالية:
- فرق بالموجب باللون الأخضر: يعني أن الكمية الفعلية أكبر من المسجّلة، وسيتم إضافة هذا الفرق للمخزون
- فرق بالسالب باللون الأحمر: يعني أن الكمية الفعلية أقل من المسجّلة، وسيتم خصم هذا الفرق من المخزون
- القيمة المتوسطة: متوسط تكلفة المنتج الذي سيُستخدم في احتساب القيمة المالية لفرق الجرد. سيستخدم النظام متوسط التكلفة الحالي للمنتج تلقائيًا، ولا يمكن إدخال قيمة مختلفة
يمكنك إضافة أكثر من منتج بالضغط على إضافة المزيد. كما يمكنك المسح بواسطة الباركود مباشرة من خلال زر المسح بواسطة الباركود في أعلى الشاشة لتسريع عملية الجرد.
الخطوة الرابعة: يمكنك رفع مرفقات ذات صلة بالجرد من قسم المرفقات أسفل الشاشة.
الخطوة الخامسة: يمكنك ربط جرد المخزون بمشروع معين (مركز تكلفة) من خلال تبويبة المعلومات الإضافية وتحديد اسم المشروع.
الخطوة السادسة: بعد تعبئة جميع البيانات لديك خياران:
- حفظ كمسودة: إذا أردت مراجعة الجرد أو إكماله لاحقًا
- حفظ وموافقة: لاعتماد الجرد مباشرة وإنشاء القيد المحاسبي التلقائي
ماذا يحدث عند اعتماد الجرد؟
بمجرد الموافقة على جرد المخزون، يقوم النظام تلقائيًا بـ:
- تحديث كميات المخزون لتتطابق مع الكميات الفعلية المُدخَلة
- إنشاء قيد محاسبي تلقائي يعكس الفرق، وذلك كالتالي:
- إذا كان هناك زيادة في المخزون: يرفع النظام رصيد حساب المخزون مقابل حساب الإيراد أو حقوق الملكية
- إذا كان هناك نقص في المخزون: يخفض النظام رصيد حساب المخزون مقابل حساب المصروف أو حقوق الملكية
يمكنك الاطلاع على القيد المحاسبي من خلال التقارير ← دفتر القيود.
هل يمكن التعديل على جرد المخزون بعد اعتماده؟
لا، لا يمكن التعديل مباشرة على عملية جرد بعد اعتمادها. التعديل متاح فقط إذا كانت حالة الجرد مسودة أو بانتظار الموافقة. إذا احتجت تصحيح جرد معتمد، الحل الوحيد هو حذفه وإعادة إنشائه بالبيانات الصحيحة.
حذف جرد المخزون
ما الذي يحدث عند الحذف؟ عند حذف عملية جرد المخزون يتم تلقائيًا:
- إلغاء تأثير الجرد على كميات المخزون وإعادتها لما كانت عليه
- حذف القيد المحاسبي التلقائي المرتبط بالجرد ورقمه المرجعي
متى لا يمكن الحذف؟ إذا كان حذف الجرد سيؤدي إلى جعل رصيد المخزون سالبًا، لن يسمح النظام بالحذف وستظهر رسالة خطأ:
“حذف هذا القيد سيتسبب بإنقاص المخزون لأقل من صفر”
لفهم سبب هذا الخطأ، اضغط على عرض بجانب الجرد وتحقق من عمود الفرق:
- فرق بالموجب باللون الأخضر: يعني أن هذا الجرد أضاف كميات للمخزون. عند حذفه ستُخصم هذه الكميات، لذلك يجب أن يكون رصيد المخزون الحالي في الموقع أكبر من أو يساوي هذا الفرق على الأقل
- فرق بالسالب باللون الأحمر: يعني أن هذا الجرد خصم كميات من المخزون. عند حذفه ستُضاف هذه الكميات مجددًا، وهذا لا يسبب أي مشكلة
صلاحية الحذف لا يظهر زر الحذف إلا للمستخدمين الذين يملكون صلاحية حذف جرد المخزون. يمكن التحكم في هذه الصلاحية من خلال الإعدادات ← المستخدمون ← إدارة المناصب ← تعديل بجانب المنصب ← تفعيل خيار الحذف مقابل بند جرد المخزون.
استيراد جرد المخزون
يمكنك استيراد بيانات الجرد من ملف Excel بدلاً من إدخالها يدويًا، وذلك من خلال زر استيراد جرد المخزون في أعلى صفحة قائمة الجرد.
خيارات التصفية في صفحة جرد المخزون
يمكنك تصفية قائمة عمليات الجرد حسب:
- الموقع: لعرض جرد موقع محدد فقط
- حسابات الإيراد وحسابات المصروف: للتصفية حسب الحسابات المحاسبية
- الحالة: لعرض عمليات بحالة معينة (مسودة، تمت العملية، بانتظار الموافقة)
- التاريخ: لتحديد فترة زمنية معينة
- الحقول الإضافية: إذا كانت لديك حقول مخصصة
