عجز أو فائض في تقرير العهدة بفليفرز

عند إغلاق الوردية بزر إنهاء العمل (End Working) قد يظهر رقم في خانة الفرق (Difference): أحمر يعني عجزًا، وأخضر يعني فائضًا. تشرح هذه المقالة الأسباب الشائعة لهذا الفرق، وكيف تتحقق من كل سبب وتصححه قبل اعتماد تقرير العهدة (Z-Report) محاسبيًا.

الخطوات

الطريقة الصحيحة للتعامل مع أي عجز أو فائض:

1. لا تعتمد التقرير مباشرة.
2. راجع بالتسلسل: الرصيد الافتتاحي، ثم المصروفات المسجلة، ثم طريقة العد، ثم وسائل الدفع.
3. صحح الخطأ إن أمكن تصحيحه.
4. إذا استمر الفرق، سجّله كملاحظة وارفعه إلى الإدارة أو المحاسبة.

الحقول

الحقول التي تراجعها في تقرير العهدة عند ظهور فرق:

• Cash Opening: الرصيد الافتتاحي للدرج كما أدخله الكاشير عند فتح الوردية.
• Cash Should Be: الكاش المفترض وجوده في الدرج بحساب النظام.
• Actual Cash: الكاش الفعلي الموجود في الدرج كما عدّه الكاشير.
• Difference: الفرق بين الاثنين. الرقم باللون الأحمر يعني عجزًا، وباللون الأخضر يعني فائضًا.

مثال: الكاش المفترض حسب النظام 500 ريال، والكاش الفعلي في الدرج 450 ريال، فتكون النتيجة Difference = -50 ريال، أي عجز.

حالات خاصة

السبب الأول: خطأ في الرصيد الافتتاحي (Opening Balance)

يفتح الكاشير الوردية ويُدخل الرصيد الافتتاحي صفرًا، بينما كان في الدرج فعليًا 100 ريال فكة. عندها يحسب النظام أرقامًا خاطئة طوال الوردية، فيظهر فائض وهمي أو عجز غير حقيقي.

1. راجع خانة Cash Opening في تقرير العهدة.
2. اسأل الكاشير: كم كان في الدرج فعليًا عند بدء العمل؟

السبب الثاني: مصروفات غير مسجلة (Unrecorded Cash Out)

يُسحب مبلغ من الدرج لشراء أغراض أو دفع خدمة دون تسجيل العملية داخل النظام، فيصبح الكاش الفعلي أقل من المتوقع ويظهر عجز مباشر في التقرير.

الإجراء المعتمد هو تسجيل كل سحب قبل إغلاق الوردية:

1. اضغط على أيقونة الدرج.
2. اختر سحب نقد (Paid Out).
3. أدخل المبلغ وسبب السحب.
4. احفظ العملية.

السبب الثالث: خطأ في عدّ النقود

يعدّ الكاشير بسرعة، أو ينسى ورقة نقدية، أو يخلط بين فئات العملة.

1. أعد العد بهدوء.
2. رتّب العملات حسب الفئات.
3. عدّ مرتين قبل إدخال الرقم.

السبب الرابع: اختيار وسيلة دفع خاطئة

يدفع الضيف بمدى أو الشبكة، ويضغط الكاشير بالخطأ على كاش. يعتقد النظام حينها أن الكاش دخل الدرج بينما لم يدخل شيء فعليًا، فيصبح الكاش المتوقع أعلى من الكاش الفعلي ويظهر عجز.

1. راجع تقرير وسائل الدفع.
2. قارن مبيعات الكاش بالكاش الموجود فعليًا في الدرج.

ملاحظات

• وجود عجز أو فائض لا يعني بالضرورة سرقة، فالسبب غالبًا إجراء غير صحيح.
• الرصيد الافتتاحي هو أساس كل الحسابات.
• زر Paid Out ليس خيارًا ثانويًا، بل إجراء إلزامي مع كل سحب نقدي.
• اختيار وسيلة الدفع الخاطئة من أكثر أسباب العجز شيوعًا.