يشرح هذا المقال شروط الرقم المرجعي في المستندات التجارية في قيود: الحد الأقصى لطوله وهو 50 حرفًا، والحروف والرموز المسموح بها، وما يحدث إذا تركت الحقل فارغًا، مع أمثلة على أرقام مقبولة وأخرى مرفوضة.
ما الرقم المرجعي، ومتى تحتاج هذه الشروط؟
الرقم المرجعي هو رقم المستند الذي يظهر عليه، ويستخدم في التقارير والقيود والمتابعة المحاسبية. ويتيح لك برنامج المحاسبة من قيود إدخال رقم مرجعي يصل إلى 50 حرفًا في المستندات التجارية، ومنها فواتير المبيعات، والإشعارات الدائنة والمدينة، وفواتير المشتريات، وأوامر الشراء، وعروض الأسعار. تحتاج هذه الشروط في الحالات التالية:
- اعتماد ترقيم داخلي طويل يجمع رمز الفرع أو السنة أو نوع العملية في رقم واحد.
- نقل المستندات إلى قيود من نظام آخر عبر الربط البرمجي (API) مع الاحتفاظ بالرقم نفسه في النظامين.
- معرفة سبب رفض رقم مرجعي أدخلته عند إنشاء مستند أو تعديله.
اطلع على إعلان إصدار الحد الجديد لمعرفة ما تغير.
المسار في قيود
الإعدادات › الإعدادات العامة › إعدادات المستند المطلوب
الخطوات
- افتح الإعدادات، ثم الإعدادات العامة، ثم تبويب إعدادات نوع المستند الذي تعمل عليه، مثل «إعدادات فواتير المبيعات».
- تأكد أن خيار قابلية التعديل في ترقيم هذا النوع مفعّل حتى تستطيع كتابة الرقم المرجعي بنفسك (يظهر في فواتير المبيعات باسم «قابل للتعديل»)، ثم احفظ.
- أنشئ المستند أو افتحه للتعديل.
- اكتب الرقم المرجعي بطول لا يتجاوز 50 حرفًا، وفق الشروط في القسم التالي.
- احفظ المستند. وإذا تركت الرقم المرجعي فارغًا، يولده النظام تلقائيًا.
الحقول
يقبل حقل الرقم المرجعي القيمة إذا تحققت فيها الشروط التالية كلها:
- الطول: 50 حرفًا كحد أقصى، بعد أن كان الحد 25 حرفًا.
- الحروف والرموز: حروف وأرقام، مع إمكانية استخدام الشرطة (-) والشرطة السفلية (_).
- آخر خانة: ينتهي الرقم المرجعي برقم.
- عدم التكرار: لا يتكرر الرقم المرجعي ضمن نوع المستند نفسه.
حالات خاصة
أمثلة على أرقام مقبولة
- INV-2026-000123: حروف وأرقام وشرطات، وينتهي برقم.
- RYD_BRANCH-SALES-2026-10-000045: رقم طويل يجمع الفرع والسنة والشهر، وطوله أقل من 50 حرفًا.
أمثلة على أرقام مرفوضة
- INV-2026-A: ينتهي بحرف لا برقم.
- INV/2026/123: يحتوي على الشرطة المائلة (/)، وهي ليست من الرموز المسموح بها.
- رقم مستخدم مسبقًا في فاتورة مبيعات أخرى: مكرر ضمن نوع المستند نفسه.
إدخال المستندات عبر الربط البرمجي
يطبق الحد نفسه والشروط نفسها عند إنشاء المستندات أو تعديلها عبر الربط البرمجي (API)، فلا ترفض العملية بسبب طول رقم لا يتجاوز 50 حرفًا.
ملاحظات
- لضبط بادئة فواتير المبيعات ورقم بداية تسلسلها، راجع ضبط تسلسل الرقم المرجعي لفواتير المبيعات.
- ولضبط ترقيم عروض الأسعار، راجع ضبط تسلسل الرقم المرجعي لعروض الأسعار.
أسئلة شائعة
ما الحد الأقصى لطول الرقم المرجعي في قيود؟
50 حرفًا، بعد أن كان الحد 25 حرفًا.
ما المستندات التي يشملها الحد الجديد؟
المستندات التجارية، ومنها فواتير المبيعات، والإشعارات الدائنة والمدينة، وفواتير المشتريات، وأوامر الشراء، وعروض الأسعار.
ما الحروف والرموز المسموح بها في الرقم المرجعي؟
الحروف والأرقام، مع الشرطة (-) والشرطة السفلية (_)، على أن ينتهي الرقم المرجعي برقم.
هل يطبق الحد نفسه عبر الربط البرمجي (API)؟
نعم. يطبق الحد بشكل موحد عند إنشاء المستندات أو تعديلها من داخل النظام أو عبر الربط البرمجي.
ماذا يحدث إذا لم أدخل رقمًا مرجعيًا؟
يولد النظام الرقم المرجعي تلقائيًا كما هو معتاد.
