طريقة ارجاع فاتورة مشتريات او جزء منها ( اصدار اشعار مدين ) How to Add a debit notes

الإشعار المدين هو مستند يُنشأ عند الرغبة في إرجاع سلع اشتُريت من مورد، سواء كانت الفاتورة الأصلية مدفوعة أو غير مدفوعة. يؤدي الإشعار إلى ثلاثة آثار فورية:

1. يعكس كميات المواد المُرجعة على المخزون تلقائياً عند إنشائه.

2. يُنشئ قيداً محاسبياً تلقائياً يعكس حركة المخزون والضريبة وحساب المورد.

3. يُضيف حالة “مسترجعة” بجانب فاتورة المشتريات المرتبطة به.

أولاً: خطوات إنشاء الإشعار المدين

1. التوجه إلى صفحة فواتير المشتريات اذهب إلى المشتريات ← فواتير المشتريات.

2. إنشاء الإشعار المدين اضغط على “إشعارات مدينة” من الخيارات العلوية، ثم اختر “إنشاء إشعار مدين”، وقم بتعبئة البيانات التالية:

• اختر المورد الذي اشتريت منه السلع.

• حدد تاريخ إصدار الإشعار.

• عبّئ حقل “مرجع فاتورة المشتريات الأصلية” ، يجب أن يتكون من حروف وأرقام فقط ولا يتجاوز 50 حرفًا. في حال الإدخال الخاطئ سيظهر التنبيه: “external_parent_reference يجب أن يتكون من حروف وأرقام فقط وأن لا يتعدى 50 حرف”.

3. تحديد المنتجات المراد إرجاعها

• اختر المنتج وأدخل الكمية المراد إرجاعها (يمكن إرجاع جزء من الفاتورة وليس بالضرورة إرجاعها كاملة).

• يمكنك إضافة الشروط والأحكام أو الملاحظات الخاصة.

• يمكنك رفع مرفق مثل الصورة الأصلية للفاتورة لحفظها إلكترونيًا.

ثانياً: الخيارات المتاحة بعد حفظ الإشعار المدين

بعد إنشاء الإشعار المدين، ستُضاف حالة “مسترجعة” بجانب فاتورة المشتريات المرتبطة به، وبعد تخصيص الإشعار أو إرجاع الأموال تتحول حالة الفاتورة من “موافق عليه” إلى “دفعت” أو “دفعت جزئياً” بجانب خيار ” مسترجعة ” , 

للوصول إلى الخيارات المتاحة: المشتريات ← الإشعارات المدينة، ثم اختيار الإجراء المناسب:

عرض: لاستعراض تفاصيل الإشعار. في حال وجود إرجاع أموال أو تخصيص، تظهر التفاصيل أسفل المجموع ، مثال: “دفعت بواسطة سند قبض REC1 2026-03-01” أو “دفعت بواسطة إشعار مدين DBN1-Mar-26”.

طباعة: لطباعة الإشعار المدين.

تحميل PDF: لتحميل الإشعار بصيغة PDF.

تخصيص الإشعار المدين: لتخصيص مبلغ الإشعار على فواتير موافق عليها أو غير مدفوعة.

إلغاء تخصيص الإشعار المدين: لإلغاء التخصيص السابق.

إرجاع أموال: لإنشاء سند يُثبت إرجاع الأموال نقدًا أو على حساب بنكي.

حذف: لحذف الإشعار المدين.

ثالثاً: السيناريوهات المختلفة بعد إنشاء الإشعار

يختلف الإجراء بعد إنشاء الإشعار المدين بحسب حالة الفاتورة الأصلية. هناك ثلاثة سيناريوهات رئيسية:

السيناريو الأول: الفاتورة مدفوعة بالكامل

1. انتقل إلى: المشتريات ← الإشعارات المدينة.

2. اضغط على “إرجاع أموال” مقابل الإشعار المدين.

3. حدد الحساب الذي سيُودع فيه المبلغ المسترد (نقدية أو حساب بنكي).

4. اضغط حفظ ، سيؤثر المبلغ على حساب البنك أو الصندوق فوراً.

ستتحول حالة الفاتورة من “موافق عليه” إلى “دفعت، مسترجعة”.

السيناريو الثاني: الفاتورة موافق عليها وغير مدفوعة

1. انتقل إلى: المشتريات ← الإشعارات المدينة.

2. اضغط على “تخصيص إشعار مدين”.

3. اختر الفاتورة أو الفواتير غير المدفوعة وخصص المبلغ عليها.

4. يمكن تخصيص المبلغ على أكثر من فاتورة حتى استنفاد كامل المبلغ.

ستتحول حالة الفاتورة إلى “دفعت، مسترجعة”، وسيظهر رقم الإشعار المدين أسفل مجموع الفاتورة عند استعراضها.

️ إذا لم يظهر رقم الإشعار أسفل الفاتورة عند الضغط على عرض مقابل فاتورة المشتريات، فهذا يعني أن التخصيص لم يتم بعد.

السيناريو الثالث: الفاتورة مدفوعة جزئياً

1. يُخصَّص الإشعار المدين على الجزء غير المدفوع من الفاتورة.

2. يُستخدم “إرجاع أموال” للجزء الذي تم دفعه فعلاً لإثبات استرداده.

رابعاً: حالات الإشعار المدين

غير مستعمل: لم يخصص على فاتورة بعد. مع ذلك، القيد المحاسبي يُنشأ تلقائياً فور إنشاء الإشعار والموافقة عليه وينعكس على كشف حساب المورد ويتعدل المخزون بغض النظر عن حالة التخصيص. التخصيص هو لربط الإشعار المدين بفاتورة المشتريات الخاصة به بحيث تتحول حالتها إلى “دفعت” ولا تبقى معلقة، ولتسهيل معرفة الإشعار المدين المرتبط بكل فاتورة.

مستعمل جزئيًا: تم تخصيص جزء منه، والرصيد المتبقي متاح للتخصيص على فواتير أخرى.

مستعمل: تم استخدام كامل المبلغ.

مسوده : بحال تم حفظ الاشعار المدين كمسوده للتعديل عليها لاحقاً قبل اعتماده. 

بانتظار الموافقة : سيظهر عند حفظ الاشعار المدين من قبل مستخدم لا يملك صلاحية الموافقة على الاشعارات المدينة.

الصلاحيات اللازمة لانشاء او حذف او تعديل او الموافقة على الاشعار المدين: 

يتم منح المستخدم صلاحية انشاء او حذف او تعديل او الموافقة على الاشعار المدين من خلال الذهاب الى الاعدادات ومن ثم المستخدمين ومن ثم اختيار ” ادارة المناصب ” من الخيارات العلوية ومن ثم الضغط على تعديل بجوار المنصب المطلوب وتفعيل خيارات ”  الانشاء/ التعديل / الحذف / الموافقة ” مقابل الاشعار المدين.

خامساً: الأثر المحاسبي والمخزوني

القيد المحاسبي: يُنشأ تلقائيًا عند إنشاء الإشعار المدين، يعكس فيه حركة المخزون والضريبة وحساب المورد. يمكن الاطلاع عليه من: التقارير ← دفتر القيود.

المخزون: تنعكس الكميات المرتجعة تلقائيًا على المخزون عند إنشاء الإشعار المدين.

حساب البنك/الصندوق: يتأثر فقط بعد الضغط على “إرجاع أموال” وليس عند مجرد إنشاء الإشعار.

سادساً: حذف الإشعار المدين أو الفاتورة

حذف الإشعار المدين: يمكن حذف الإشعار المدين في جميع الأحوال من خلال أيقونة الحذف مقابله في قائمة الإشعارات المدينة.

حذف فاتورة المشتريات: إذا كانت الفاتورة موافق عليها يمكن حذفها مباشرة. أما إذا كانت مرتبطة بإشعار مدين أو سند، فلن تظهر أيقونة الحذف، ويجب أولًا حذف الإشعار المدين أو السند المرتبط، وبعدها ستظهر أيقونة الحذف وتتمكن من حذف الفاتورة. عند حذف الفاتورة، يُحذف القيد المحاسبي المرتبط بها تلقائيًا.

ملاحظة هامة :

– اشعار المدين ما يطلع عليه QR Code لأنه مو ضمن مستندات الفوترة الإلكترونية اللي تتطلب QR.

– عند انشاء الاشعار المدين سيتم اضافة حالة ” مسترجعة ” بجانب فاتورة المشتريات التي تم اضافتها في خانة فاتورة المشتريات الاصلية اثناء انشاء الاشعار المدين , وبعد تخصيص الاشعار المدين او ارجاع الاموال تتحول حالة الفاتورة من موافق عليه الى دفعت او دفعت جزئياً بجناب حالة ” مسترجعة ” وسيظهر رقم الاشعار الدائن او السند المرتبط بالفاتورة اسفل مجموع الفاتورة عند الضغط على عرض بجوار الفاتورة وبحال لم يظهر فذلك يعني انه لم يتم تخصيص الاشعار المدين على الفاتورة او ارجاع الاموال.

– إذا كانت فاتورة المشتريات فيها خطأ في البيانات، وكانت الكمية الموجودة فيها تم بيعها بالفعل، فلن تتمكن من إرجاع فاتورة المشتريات مباشرة؛ لأن الكمية لم تعد متوفرة في المخزون.

الحل:

1. قم أولًا بإضافة فاتورة مشتريات جديدة بالبيانات أو الكمية الصحيحة.

2. بعد ذلك ستتوفر الكمية في المخزون.

3. ثم يمكنك إرجاع فاتورة المشتريات القديمة التي تحتوي على الخطأ.

4. دورة تدريبية

لمزيد من التفاصيل، شاهد الدورة التدريبية التي تشرح طريقة استرجاع الفواتير: رابط الدورة التدريبية

https://www.youtube.com/watch?v=nXOtPVU1QZU

الكلمات المفتاحية للاستفسار

كيف أرجع فاتورة مشتريات، مرتجع شراء، إنشاء إشعار مدين، كيف أسترجع مبلغ فاتورة، الفرق بين تخصيص الإشعار وإرجاع الأموال، تم استرجاع فاتورة ولم يؤثر على البنك، هل إشعار المدين ينعكس على المخزون، أقدر أحذف إشعار مدين، كيف أخصص إشعار مدين على أكثر من فاتورة، how to create debit note، إشعار مدين لمنتجات.

مردودات مشتريات