شرح تصميم الفواتير في قيود
مقدمة
يمكن في قيود تصميم شكل الفاتورة بالشكل الذي يناسب المنشأة، سواء عبر:
- استخدام أحد القوالب الجاهزة والتعديل عليه
- أو تصميم فاتورة جديدة بالكامل من الصفر
ويشمل ذلك:
- إضافة شعار المنشأة
- إضافة بيانات العميل
- إضافة بيانات الفاتورة
- تنسيق جدول المنتجات
- إضافة الإجماليات
- إضافة الشروط والأحكام
- إضافة رمز QR
- إضافة بيانات المنشأة أسفل الفاتورة
كل ذلك يتم من خلال مصمم الفاتورة داخل إعدادات النظام.
أولاً: تجهيز بيانات المنشأة قبل البدء في التصميم
قبل تصميم الفاتورة، يجب أولاً التأكد من أن بيانات المنشأة الأساسية مضافة بشكل صحيح، لأن المصمم يسحب كثيرًا من هذه البيانات تلقائيًا.
المسار
الإعدادات → الإعدادات العامة
البيانات التي يجب التحقق منها
داخل الإعدادات العامة، تأكد من وجود البيانات التالية:
- شعار المنشأة
- اسم المنشأة
- البريد الإلكتروني
- رقم الهاتف
- عنوان المنشأة
- العملة
- الرقم الضريبي
ملاحظات مهمة
- هذه البيانات يتم استخدامها تلقائيًا داخل تصميم الفاتورة
- إذا لم تكن مضافة أو كانت غير صحيحة، فستظهر الفاتورة ناقصة أو ببيانات غير دقيقة
ثانياً: ضبط إعدادات الطباعة العامة
قبل الدخول إلى تصميم الفاتورة، يفضل مراجعة إعدادات الطباعة العامة لأنها تؤثر على المسافات التي تظهر عند طباعة الفاتورة.
المسار
الإعدادات → إعدادات الطباعة العامة
ما الذي يمكن ضبطه هنا؟
يمكن التحكم في:
- مسافة الترويسة العليا: وهي المسافة من أعلى الصفحة
- مسافة الهامش السفلي: وهي المسافة أسفل الصفحة
- الحالات المسموح بطباعتها ( مسوده , بانتظار الموافقة , موافقة عليه/غير مستعمل , دفعت/ مستعمل , دفعت جزئياً/مستعمل جزئياً , ملغي , تمت الفوترة)
مثال
يمكن تقليل المسافة العلوية والسفلية مثل:
- 20 من الأعلى
- 15 من الأسفل
بحسب الشكل المناسب عند المعاينة والطباعة
لماذا هذه الخطوة مهمة؟
لأن التصميم قد يكون جيدًا داخل المصمم، لكن عند الطباعة الفعلية تظهر فراغات كبيرة أو تموضع غير مناسب بسبب إعدادات الهوامش.
ثالثاً : إضافة الملاحظات والشروط والأحكام الافتراضية
يمكن جعل الفواتير تظهر دائمًا بنفس الشروط والملاحظات تلقائيًا.
المسار
الإعدادات ومن ثم الاعدادات العامة ومن ثم اعدادات فواتير المبيعات او اعدادات عروض الاسعار او اعدادات اوامر الشراء ومن ثم قم بتعبئة خانة الشروط والاحكام أو الملاحظات
ما الذي يمكن كتابته هنا؟
يمكن إدخال:
- سياسة الاستبدال والاسترجاع
- رقم الآيبان
- شروط الدفع
- أي ملاحظات ثابتة ترغب المنشأة بظهورها في كل فاتورة
كيف تعمل؟
- ما يتم إدخاله هنا يظهر تلقائيًا في الفواتير
- ويمكن عند إنشاء فاتورة محددة:
- حذف هذه الملاحظات
- أو تعديلها
- أو تغييرها حسب العميل
لماذا هذا مهم؟
حتى لا يضطر المستخدم لكتابة نفس الشروط في كل فاتورة يدويًا.
: الدخول إلى مصمم الفاتورة
المسار
الإعدادات ومن ثم الاعدادات العامة ومن ثم اعدادات المستند مثل اعدادات فواتير المبيعات ومن ثم → مصمم الفاتورة من اسفل الصفحة
عند فتح المصمم، ستظهر صفحة فارغة أو قالب جاهز بحسب اختيارك.
ما الذي يتيحه المصمم؟
المصمم يتيح:
- تصميم صفحة جديدة من الصفر
- أو اختيار قالب جاهز وتعديله
- إضافة جداول
- إضافة صور
- إدراج بيانات ديناميكية من النظام
- التحكم بالألوان
- التحكم بالمحاذاة
- التحكم بحجم الصفحة
- اختيار اللغة
- معاينة الصفحة وطباعتها
مقاسات الصفحة المتاحة
يمكن اختيار:
- A4
- A5
- 80mm
خامساً: الفرق بين استخدام قالب جاهز أو التصميم من الصفر
الخيار الأول: استخدام قالب جاهز
يمكن اختيار أحد القوالب الموجودة، ثم:
- تغيير الألوان
- حذف بعض التفاصيل
- إضافة تفاصيل أخرى
- تعديل ترتيب العناصر
مثال
إذا كان القالب يعرض البريد الإلكتروني للمنشأة وأنت لا تريد ذلك:
- يمكنك حذف البريد من القالب
وإذا كنت تريد إضافة عنوان الفاتورة أو عنوان المنشأة:
- يمكنك إدخاله ضمن البيانات الظاهرة
الخيار الثاني: تصميم فاتورة من الصفر
هذا الخيار أفضل إذا كانت المنشأة تريد شكلًا خاصًا جدًا أو توزيعًا معينًا للبيانات.
وسيتم شرح تصميم الفاتورة من الصفر.
سادساً: بدء تصميم الفاتورة من الصفر
عند التصميم من الصفر، يتم التعامل مع المصمم تقريبًا مثل Word أو Excel.
فكرة العمل
- تضغط Enter للتنقل بين الأسطر
- تضيف جداول
- تضبط عرضها
- تكتب العناوين
- تربط الحقول ببيانات النظام
سابعاً : تصميم رأس الفاتورة
رأس الفاتورة عادة يحتوي على:
- عنوان الفاتورة ( فاتورة ضريبية , فاتورة مبيعات ضريبية ,, الخ )
- شعار المنشأة
- اسم المنشأة
- عنوان المنشأة
- الرقم الضريبي للمنشأة
الخطوات
1) إضافة جدول
من قائمة جدول:
- اضغط على جداول وحدد عدد الاعمدة والصفوف و أضف مثلاً جدولًا مكوّنًا من عمودين
2) ضبط عرض الجدول
- يمكنك من خلال الضغط على الجدول بالماوس والحكم بحجمة من خلال السحب من زوايا الجدول او افتح خصائص الجدول بالضغط على الزر الايمين بالماوس ومن ثم خصائص الجدول
- غيّر العرض من 100% إلى مقاس أصغر
- اجعل المحاذاة إلى الوسط او اليمين او اليسار من خلال خانة ” المحاذاة ” في خصائص الجدول.
3) إضافة الشعار
يمكنك اضافة الشعار داخل الجدول او خارجه و هناك طريقتان:
- إدراج الشعار كصورة من خلال فتح الصور المحفوظة بالجهاز ومن ثم الضغط بالزر الايمين بالماوس ومن ثم النسخ ولصقها في المصمم.
- أو استخدام حقل الشعار من خلال الضغط على ( … ) في شريط الادوات ومن ثم الضغط على خيار ” المنشأة ” واختيار ” الشعار ” .
مع العلم إدراج الشعار كصورة يمنح تحكمًا أكبر في الحجم والثبات داخل التصميم , حيث يمكنك بعد اضافة الشعار كصورة ان يتم الضغط بالماوس على الشعار ومن ثم تكبيره او تصغيره من خلال الزوايا بالسحب والافلات.
3) اضافة بيانات المنشأة في الجدول :
تقدر في الجدول تكتب نصاً ” الرقم الضريبي ” ومن ثم اضافة الكود الخاص به بجانبه ومن خلال الضغط على ( … ) بجانب شريط الادوات ومن ثم اختر المنشأة ومن ثم اختر الرقم الضريبي , وكذلك في العنوان , ورقم الهاتف واي بيانات للمنشأة .
كما ويمكنك كتابة يدوياً اي بيانات ترغب بها .
3) كتابة عنوان الفاتورة
يمكن كتابة:
فاتورة مبيعات ضريبية
ثم:
- توسيط النص ( من خلال تحديد النص ومن ثم من شريط الادوات اختيرا المحاذاة)
- تكبير الخط ( من خلال تحديد النص ومن ثم من قائمة تنسيق اختر احجام الخطوط )
- ويمكن تغيير لون الخط ( من خلال تحديد النص ومن ثم من شريط الادوات ستجد حرف ” A ” وتحته لون , اضغط عليه واختر اللون.
ثامناً: إزالة حدود جدول الرأس
بعد الانتهاء من بيانات المنشأة والشعار:
- يتم فتح خصائص الجدول من الزر الايمن
- ثم تغيير ” عرض الحد ” إلى صفر
- ثم الحفظ
النتيجة
سيظهر:
- بيانات المنشأة
- الشعار
بدون ظهور خطوط الجدول، فيبدو التصميم أنظف وأكثر احترافية.
تاسعاً: إضافة فاصل بين رأس الفاتورة وباقي البيانات
بعد الانتهاء من رأس الفاتورة، يمكن إضافة خط أفقي للفصل بين العنوان والبيانات التالية.
الخطوات
من إدراج
→ اختر خط أفقي
الفائدة
هذا يعطي الفاتورة ترتيبًا أوضح ويفصل بصريًا بين الأقسام.
عاشراً: إضافة بيانات العميل وبيانات الفاتورة
هذا جزء مهم جدًا لأن كثيرًا من المعلومات الأساسية تظهر هنا.
الخطوات
1) إضافة جدول جديد
أضف جدولًا يحتوي تقريبًا على:
- 4 صفوف
- 3 أو 4 أعمدة
2) ضبط عرض الجدول
- غيّر العرض إلى 96% او حسب ما يناسبك
- واجعل المحاذاة إلى الوسط
3) إدخال عنوان قسم العميل
مثل:
مفوتر إلى
وهذا المقصود به الجهة أو العميل الذي صدرت له الفاتورة.
4) إضافة بيانات العميل
يمكن إدراج:
- اسم العميل
- الهاتف الرئيسي
- الرقم الضريبي
- عنوان الفوترة
وهذه البيانات يتم سحبها من ( … ) الموجودة بجانب شريط الادوات ومن ثم الجهة.
الحادي عشر: إضافة بيانات الفاتورة التفصيلية
يمكن داخل نفس الجدول أو بجواره إضافة معلومات خاصة بالفاتورة، مثل:
- رقم الفاتورة
- المرجع
- الموقع
- اسم البائع
- تاريخ الإصدار
- تاريخ الاستحقاق
- تاريخ التوريد
مصدر هذه البيانات
- من يتم سحبها من ( … ) الموجودة بجانب شريط الادوات ومن ثم تفاصيل المستند
- أو من الحقول الإضافية بحال وجدت.
مهم جدًا
إذا كان هناك أكثر من فرع، فإضافة الموقع داخل الفاتورة تكون مفيدة جدًا.
وإذا كانت المنشأة تريد إظهار اسم الموظف أو البائع، فيجب استخدام حقل إضافي لهذا الغرض.
الثاني عشر: استخدام الحقول الإضافية داخل التصميم
هذه نقطة ذكية وليست سطحية.
إذا كان العميل يريد إظهار بيانات ليست افتراضية داخل الفاتورة، مثل:
- اسم البائع
- رقم مندوب المبيعات
- أي حقل خاص بالنشاط
فيمكن إنشاؤه من الحقول الإضافية.
المسار
الإعدادات → الحقول الإضافية
ثم يتم ربط هذه الحقول داخل تصميم الفاتورة وذلك بالضغط على ( … ) الموجود بجانب شريط الادوات ومن ثم اختيار حقول اضافية.
الفائدة
هذا يسمح بتخصيص الفاتورة بحسب احتياج المنشأة، بدل الاكتفاء بالحقول الثابتة فقط.
الثالث عشر: تنسيق عناوين الحقول
بعد إدراج البيانات، يتم تنسيق العناوين مثل:
- مفوتر إلى
- رقم الفاتورة
- تاريخ الإصدار
- تاريخ الاستحقاق
التنسيق المقترح
- جعل النص عريض
- استخدام لون موحد
- غالبًا لون أزرق أو لون قريب من هوية المنشأة
الهدف
تمييز العنوان عن القيمة، حتى تكون القراءة أسهل داخل الفاتورة.
الرابع عشر: إزالة حدود جدول بيانات العميل والفاتورة
مثلما تم مع جدول الرأس يمكنك ازالة حدود الجدول:
- افتح خصائص الجدول
- اجعل عرض الحد = صفر
- احفظ
النتيجة
تظهر البيانات بشكل مرتب ونظيف بدون خطوط ظاهرة حولها.
الخامس عشر: إضافة جدول المنتجات
هذا هو أهم جزء في الفاتورة.
ما الذي يفضّل عرضه في الجدول؟
- المنتج
- الكمية
- سعر الوحدة
- الخصم
- الضريبة
- قيمة الضريبة
- الإجمالي بعد الضريبة
الخطوات
1) أضف جدولًا
يفضل:
- 6 أو 7 أعمدة
- صفين
الصف الأول:
- لعناوين الأعمدة
الصف الثاني:
- للبيانات المرتبطة بالنظام ويتم اضافتها من خلال الضغط على ( … ) بجانب شريط الادوات ومن ثم ” تفاصيل المنتج “
وسيتمدد تلقائيًا بحسب عدد المنتجات في الفاتورة.
2) ضبط عرض الجدول
- اجعل الحجم 90% أو 96% او ما يناسبك
- المحاذاة في الوسط
- يمكنك من خلال زوايا الجدول التحكم بعرض وطول ومساحة كل خانة.
3) كتابة عناوين الأعمدة
مثل:
- المنتج
- الكمية
- سعر الوحدة
- الخصم
- الضريبة
- قيمة الضريبة
- الإجمالي بعد الضريبة
السادس عشر: ضبط عرض الأعمدة بحسب نوع البيانات
هذه نقطة عملية جدًا.
كيف يتم توزيع الأعمدة؟
- عمود المنتج يكون أكبر من غيره لأنه قد يحتوي:
- اسم المنتج
- وصف المنتج
- عمود الكمية صغير
- سعر الوحدة صغير
- الخصم صغير
- الضريبة صغير
- قيمة الضريبة صغيرة
- الإجمالي متوسط أو صغير
السبب
لأن الأعمدة الرقمية لا تحتاج مساحة كبيرة، بينما اسم المنتج والوصف يحتاجان مساحة أكبر.
السابع عشر: تنسيق رأس جدول المنتجات
رأس الجدول يجب أن يكون واضحًا ومميزًا.
التنسيق المقترح
- تحديد الصف العلوي فقط
- فتح خصائص الخلية بالضغط على الزر الايمين بالماوس بعد التحديد
- الذهاب إلى الخصائص المتقدمة
- تعديل:
- عرض الحد
- اللون
- لون الخلفية
وهذا يعطي الجدول شكلًا احترافيًا وواضحًا.
الثامن عشر : ربط أعمدة جدول المنتجات ببيانات النظام
بعد تنسيق الجدول، يتم ربط الأعمدة بالبيانات الديناميكية.
مثال على الحقول
في عمود المنتج يمكن إظهار:
- اسم المنتج بالعربي
- وصف المنتج
البعض يضيف:
- الرقم التسلسلي
- الباركود
- الاسم الإنجليزي
- صورة المنتج
وباقي الأعمدة
- الكمية
- سعر الوحدة
- الخصم
- الضريبة
- قيمة الضريبة
- الإجمالي بعد الضريبة
كلها يتم ربطها من صفوف تفاصيل المنتجات داخل المصمم.
التاسع عشر: إضافة جدول الإجماليات
بعد جدول المنتجات، يتم إضافة جزء منفصل للإجماليات.
ما الذي يظهر فيه؟
- الإجمالي قبل الضريبة
- الضريبة 15%
- الإجمالي بعد الضريبة
- المبلغ المستحق
الخطوات
1) أضف جدولًا
يمكن عمل جدول:
- 4 صفوف
- 4 أعمدة
ثم:
- يمكنك دمج بعض الخلايا ( يتم دمج الخلايا داخل المصمم من خلال تحديد الخلايا المراد دمجها ومن ثم الضغط بالزر الايسر من الماوس ومن ثم خيار خلية ومن ثم ” دمج خلايا )
- تخصيص الجزء الخاص بالعناوين
- تخصيص الجزء الخاص بالقيم
2) إدخال العناوين
مثل:
- الإجمالي قبل الضريبة
- الضريبة 15%
- الإجمالي بعد الضريبة
- المبلغ المستحق
3) ربط القيم
من ( … ) بجاني شريط الادوات اختر تفاصيل المستند ومن ثم :
- الإجمالي قبل الضريبة
- قيمة الضريبة
- الإجمالي بعد الضريبة
- المبلغ المستحق
ماذا يعني المبلغ المستحق؟
هو المتبقي على العميل بعد خصم أي مبلغ تم سداده مسبقًا.
العشرون: إضافة الشروط والأحكام والملاحظات داخل التصميم
بعد الإجماليات، يتم إدراج:
- الشروط والأحكام
- الملاحظات
مصدرها
من خلال ( … ) بجانب شريط الادوات ومن ثم تفاصيل المستند
كيف يتم عرضها؟
يمكن كتابة عنوان:
- الشروط والأحكام
- الملاحظات
ثم جعل العنوان:
- عريض
- بلون محدد
ثم إدراج الكود المرتبط بها من النظام من خلال ( … ) بجانب شريط الادوات ومن ثم تفاصيل المستند
الواحد والعشرون: إضافة رمز QR
الخطوات
- النزول لأسفل الفاتورة
- توسيط المحاذاة
- ومن ثم من خلال ( … ) بجانب شريط الادوات ومن ثم تفاصيل المستند
- إدراج صورة QR Code
مهم
بمجرد إدراج رمز الـ QR داخل التصميم، سيظهر تلقائيًا عند طباعة الفاتورة.
الثاني والعشرون: إضافة تاريخ ووقت إنشاء الفاتورة
هذا ليس مجرد تجميل، بل من المتطلبات المهمة في بعض السياقات.
الخطوات
- اكتب نصًا مثل:
تاريخ ووقت إنشاء الفاتورة - ثم من قائمة إدراج
- أضف التاريخ
- ثم أضف الوقت
يمكن بعد ذلك
- تلوين النص
- جعله أوضح
- إضافة خط أفقي بعده للفصل عن بيانات المنشأة
الثالث والعشرون: حفظ التصميم ثم معاينته على فاتورة فعلية
بعد الانتهاء من التصميم:
- احفظ القالب
- انتقل إلى قسم المبيعات
- قم بطباعة أو معاينة فاتورة موجودة فعليًا
ماذا يجب مراجعته؟
عند المعاينة، راقب:
- هل الألوان واضحة؟
- هل بعض النصوص فاتحة أكثر من اللازم؟
- هل رقم الفاتورة يحتاج مساحة أكبر؟
- هل تاريخ الاستحقاق ظاهر بشكل جيد؟
- هل اسم البائع والموقع ظاهرين بشكل مناسب؟
- هل المبلغ المستحق واضح؟
- هل الملاحظات والشروط تظهر بشكل مرتب؟
- هل الـ QR ظاهر؟
- هل بيانات المنشأة واضحة؟
ثم تم تحديث الصفحة ومعاينة النتيجة مرة أخرى حتى أصبح الشكل مناسبًا.
الرابع والعشرون: إمكانية تخصيص المسميات والبيانات الظاهرة
يمكن تعديل المسميات الظاهرة داخل الفاتورة بحسب القطاع أو احتياج المنشأة.
أمثلة
يمكن إضافة أو تعديل:
- الاسم
- الهاتف
- الرقم الضريبي
- عنوان الفوترة
- عنوان الشحن
- بيانات العميل
- بيانات المنشأة
أي أن التصميم ليس ثابتًا، بل قابل للتخصيص بحسب شكل الفاتورة المطلوبة.
الخامس والعشرون : لماذا يجب تصميم الفاتورة المبسطة أيضًا؟
لأنك إذا صممت فقط:
- الفاتورة الضريبية
وتركت:
- الفاتورة الضريبية المبسطة بدون تصميم
فسوف تظهر بعض الفواتير بالشكل الافتراضي، وليس بالشكل الذي صممته.
الخلاصة العملية
بعد الانتهاء من تصميم الفاتورة الضريبية:
يُفضّل مباشرة تصميم:
- الفاتورة الضريبية المبسطة
بنفس النمط أو بنفس الهوية البصرية للمنشأة ويمكنك نسخ التصميم ولصقه في تصميم الفاتورة المبسطة.
السادس والعشرون : هل يمكن تطبيق نفس الفكرة على مستندات أخرى؟
نعم.
يمكن استخدام نفس منهجية التصميم على مستندات أخرى مثل:
- فواتير المشتريات
- أوامر الشراء
- الإشعارات الدائنة
- الإشعارات المدينة
- مستندات تجارية أخرى داخل النظام
أي أن المصمم ليس محصورًا فقط على فاتورة مبيعات واحدة.
دورة تدريبية مسجلة :
طريقة تصميم الفواتير في قيود أسهل برنامج محاسبي :
كلمات مفتاحية للاستفسار :
- كيف أغير حجم أعمدة جدول المنتجات في الفاتورة؟
