تصميم الفواتير والمستندات التجارية في قيود

يشرح هذا المقال كيف تصمم مستنداتك التجارية في قيود وتعدّل شكلها بنفسك: الوصول إلى المصمم، وضبط اللغة والقالب وحجم الطباعة، وربط خانات التصميم ببيانات النظام، والتحقق من مطابقة الفاتورة لمتطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك (ZATCA) قبل الاستخدام.

المستندات القابلة للتصميم: فواتير المبيعات، فواتير المشتريات، الفواتير البسيطة، عروض الأسعار، أوامر الشراء، السندات، الإشعارات الدائنة، الإشعارات المدينة، القيود المحاسبية اليدوية.

المسار في قيود

الإعدادات › الإعدادات العامة › إعدادات المستند المطلوب

الخطوات

1. افتح الإعدادات من القائمة الجانبية، ثم الإعدادات العامة.
2. اختر إعدادات المستند الذي تريد تصميمه من القائمة العلوية: إعدادات فواتير المبيعات، إعدادات فواتير المشتريات، إعدادات الفواتير البسيطة، إعدادات عروض الأسعار، إعدادات أوامر الشراء، إعدادات السندات، إعدادات الإشعارات الدائنة، إعدادات الإشعارات المدينة، إعدادات القيود المحاسبية اليدوية.
3. انزل إلى أسفل الصفحة واضغط تجربة المصمم الجديد. وإذا كنت تستخدم المصمم الجديد بالفعل، فسيظهر لك خيار فتح المصمم، فاضغط عليه.

الخيارات الأساسية في المصمم

تظهر هذه الخيارات بجانب التصميم:

• لغة المستند: العربية أو الإنجليزية. ولإنشاء مستند بلغتين معاً، اختر لغة واحدة ثم أضف الترجمة يدوياً داخل التصميم، مثل كتابة Product Name بجانب اسم المنتج.
• القوالب: 5 قوالب جاهزة تستخدمها مباشرة أو تعدّل عليها، ويمكنك كذلك البدء بتصميم فارغ من الصفر.
• حجم ورق الطباعة: A4 أو A5 أو 80 ملم.
• الاتجاه: يضبط اتجاه الصفحة.

مصمم رأس وذيل الصفحة

تخصص رأس الصفحة وذيلها لكل نوع مستند بشكل مستقل، ويظهر الإعداد على جميع صفحات المستند دون تداخل مع المحتوى. راجع إضافة الترويسة والتذييل في الفواتير.

رأس الصفحة

• إضافة شعار الشركة مع التحكم في حجمه وموضعه.
• إدراج اسم الشركة وعنوانها وبيانات التواصل.
• تحديد عنوان المستند، مثل «فاتورة ضريبية» أو «إشعار دائن».
• إضافة حقول نصية حرة كالرقم الضريبي أو رقم السجل التجاري.

ذيل الصفحة

• إدراج نصوص قانونية أو بنكية أو أي محتوى مخصص.
• إضافة فاصل بصري بين الذيل ومحتوى المستند.

خصائص عامة

• كل عنصر قابل للمحاذاة يميناً أو يساراً أو في المنتصف بشكل مستقل.
• يُطبق الإعداد على كل نوع مستند على حدة.
• يظهر الرأس والذيل على جميع الصفحات ويثبت عليها.
• معاينة فورية قبل الحفظ.

مناطق شاشة المصمم

تنقسم الشاشة إلى ثلاث مناطق من الأعلى إلى الأسفل:

1. رأس الصفحة: مربع تحرير له شريط أدوات للتنسيق (خط عريض، مائل، الألوان، المحاذاة وغيرها). تضيف فيه شعار الشركة على جهة، وبيانات الشركة بجواره: الاسم، العنوان، الرقم الضريبي، وأي معلومات إضافية.
2. محتوى الفاتورة: يحتوي على نوع المستند، وبيانات العميل (الاسم، العنوان، الرقم الضريبي)، وتفاصيل الفاتورة (الرقم، تاريخ الإصدار، تاريخ الاستحقاق، المبلغ المستحق)، وجدول الأصناف بالأسعار والكميات والضريبة، والإجماليات والمبلغ كتابةً، والشروط والأحكام.
3. تذييل الصفحة: مربع تحرير آخر له شريط أدوات مشابه، تضيف فيه ما تشاء مثل رمز QR أو نصوص قانونية أو بيانات بنكية.

نافذة الخيارات قبل الحفظ

عند حفظ التصميم تظهر نافذة بعنوان الخيارات تحتوي على أربع قوائم منسدلة: اللغة، القوالب، حجم الصفحة، الاتجاه. وفي أسفل النافذة زران:

• معاينة: يظهر بإطار مميز، ويعرض شكل المستند النهائي قبل اعتماده.
• حفظ: يثبّت التصميم بشكل نهائي.

قوائم المصمم

قائمة ملف

• مستند جديد: يبدأ تصميم فاتورة من الصفر.
• استعادة آخر مسودة: يعود إلى آخر نسخة محفوظة من التصميم للقالب نفسه وأثناء عملية التصميم. لا تستعيد نسخة بعد الحفظ ولا نسخة قالب آخر.
• معاينة: يعرض الفاتورة كما ستبدو بعد الطباعة أو الإرسال.
• طباعة: يطبع الفاتورة مباشرة.

قائمة تحرير

• تراجع (Undo) وإعادة (Redo): للتراجع عن آخر إجراء أو إعادته.
• قص (Cut) ونسخ (Copy) ولصق (Paste): للتعامل مع المحتوى.
• لصق كنص (Paste as text): يلصق المحتوى نصاً عادياً دون تنسيق.

قائمة عرض

• أدوات المساعدة البصرية (Visual aids): تساعد في التنسيق البصري.
• إظهار الأحرف غير المرئية (Show invisible characters): يعرض المسافات وعلامات الجدولة.
• إظهار الكتل (Show blocks): يعرض التقسيمات غير الظاهرة لمعرفة مواقع التنسيق.
• معاينة (Preview) وملء الشاشة (Fullscreen).

قائمة إدراج

• ارتباط (Link): يضيف روابط تشعبية.
• خط أفقي (Horizontal line): يضيف خطاً فاصلاً، وهو مهم لإغلاق الفاتورة حسب متطلبات الهيئة. لا يمكن تغيير لونه.
• فاصل صفحات (Page break): يقسم الفاتورة إلى صفحات متعددة.
• مسافة غير منقسمة (Non-breaking space): يضيف مسافة لا تنقسم.
• التاريخ والوقت (Date and time): يضيف تاريخ العملية ووقتها حسب متطلبات الهيئة.

قائمة التنسيق

• تنسيقات النص: غامق، مائل، تسطير، يتوسطه خط، رمز مرتفع، رمز منخفض، رمز.
• التنسيقات (Formats) والكتل (Blocks): تنسيقات جاهزة وتنسيق الكتل النصية.
• أنواع الخطوط وأحجامها (Font family / Font sizes): لاختيار نوع الخط وحجمه.
• محاذاة (Alignment) وارتفاع السطر (Line height).
• لون النص والخلفية (Text color / Background color).
• مسح التنسيق (Clear formatting): يزيل جميع التنسيقات المطبقة.

قائمة الأدوات

• عدد الكلمات (Word count): يحسب عدد الكلمات في المستند.

قائمة جدول

• جدول (Table) وخلية (Cell) وصف (Row) وعمود (Column): خيارات تنسيق الجدول ومكوناته.
• فرز (Sort): يفرز البيانات داخل الجدول.
• خصائص الجدول (Table properties) وحذف جدول (Delete table).

قائمة تعليمات

• تعليمات (Help): للوصول إلى المساعدة والدعم.

ربط خانات التصميم ببيانات النظام

هذه أهم نقطة في التصميم. لربط أي خانة في الفاتورة ببيانات النظام حتى تتحدث تلقائياً مع كل فاتورة، ضع المؤشر في موضع البيانات المطلوب، ثم اضغط زر (…) في شريط الأدوات. تظهر لك القوائم التالية:

المنشأة

اسم المنشأة، الشعار، العنوان، رقم المجموعة الضريبية، معرفات إضافية، الرقم الضريبي، البريد الإلكتروني للمنشأة، الهاتف.

الجهة (العميل أو المورد)

الاسم، الهاتف الرئيسي، الهاتف البديل، البريد الإلكتروني الرئيسي، البريد الإلكتروني البديل، الرقم الضريبي، عنوان الفوترة، عنوان الشحن، الرقم المرجعي، معرفات إضافية للعميل، اسم المنشأة.

تفاصيل المستند

نوع المستند، المرجع، الحالة، تاريخ الإصدار، تاريخ الاستحقاق، تاريخ التوريد، الموقع، الوصف، المبلغ المستحق، الإجمالي قبل الخصم، الخصم، الإجمالي قبل الضريبة، قيمة الضريبة، حساب الدفع، المبلغ المدفوع، المجموع، ضمان حسن التنفيذ، صورة QR Code، الشروط والأحكام، ملاحظات، نوع الفاتورة، المعاملات الخاصة، طريقة الدفع، القيمة كتابة بالعربية، القيمة كتابة بالإنجليزية.

الصفوف (بنود الفاتورة)

رقم الصف، سعر الوحدة، الكمية، نوع الوحدة، الضريبة، الضريبة %، الخصم، الإجمالي قبل الضريبة، المجموع، الإجمالي قبل الخصم.

يجب أن تكون الصفوف داخل جدول واحد فقط، ولا يمكن تكرارها.

تفاصيل المنتج

اسم المنتج بالعربي، اسم المنتج بالإنجليزي، وصف المنتج، الباركود، الرقم التسلسلي، صورة المنتج، اسم الصنف.

اليوم والوقت

اليوم، الوقت.

الحقول الإضافية

الحقول التي عرّفتها مسبقاً من الإعدادات ثم الحقول الإضافية.

قاعدة أساسية: لا تكتب البيانات المتغيرة يدوياً

أي بيانات تتغير من فاتورة إلى أخرى، اربطها بحقل النظام ولا تكتبها نصاً ثابتاً. فلو كتبت رقم 456 يدوياً في خانة الإجمالي قبل الضريبة، سيظهر الرقم نفسه في كل الفواتير مهما تغيرت القيم. الحل: احذف الرقم اليدوي، ثم اضغط (…) واختر تفاصيل المستند ثم الإجمالي قبل الضريبة.

ولإخفاء حقل لا تريده في التصميم، راجع إخفاء أي حقل من تصميم الفاتورة.

التحقق من مطابقة الفاتورة لمتطلبات الهيئة

تتحقق بنفسك من مطابقة تصميم فاتورة المبيعات لمتطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، سواء كانت فاتورة ضريبية أو فاتورة ضريبية مبسطة، من داخل مصمم فواتير المبيعات.

الخطوات

1. افتح الإعدادات، ثم الإعدادات العامة، ثم إعدادات فواتير المبيعات.
2. انزل إلى أسفل الصفحة واختر مصمم الفواتير الضريبية أو مصمم الفواتير الضريبية المبسطة أو تجربة المصمم الجديد.
3. اطّلع على الخانة التوضيحية بجانب التصميم، وفيها العبارة: «لموافقة متطلبات الفاتورة الضريبية، يجب إضافة البنود التالية:».
4. راجع البنود: تظهر علامة صح بجانب البنود المضافة بشكل صحيح، وعلامة خطأ بجانب البنود غير المضافة التي يجب استكمالها، ويظهر رمز علامة التعجب ( ! ) بجانب بعض البنود لتوضيح سبب المتطلب أو عرض تفاصيل إضافية.

البنود التي يتحقق منها المصمم

• تفاصيل المستند: نوع الفاتورة، تاريخ الإصدار، المعاملات الخاصة، طريقة الدفع، تاريخ التوريد، المرجع، قيمة الضريبة، صورة كود QR، المجموع.
• بيانات المنشأة: اسم المنشأة، الرقم الضريبي، العنوان، الرقم الضريبي للمجموعة.
• بيانات الجهة: الاسم، عنوان الفوترة، الرقم المرجعي، الرقم الضريبي، الرقم الضريبي للمجموعة.
• تفاصيل المنتج: اسم المنتج بالعربي.
• الصفوف: سعر الوحدة، الكمية، الخصم، نسبة الضريبة (%)، قيمة الضريبة.

عدم ظهور علامة الصح بجانب أي بند يعني أن الفاتورة غير مطابقة لمتطلبات الهيئة، فاستكمل البنود الناقصة قبل اعتماد التصميم أو استخدامه في إصدار الفواتير.

ترقيم الصفحات تلقائياً

تضيف ترقيماً تلقائياً للصفحات لكل نوع من المستندات التجارية متعددة الصفحات عبر مصمم المستندات، وتضبط تنسيق الترقيم بشكل مستقل لكل نوع مستند. ويظهر الترقيم بشكل موحد على جميع صفحات المستند المُنشأ.

1. افتح مصمم المستندات الخاص بنوع المستند الذي تريد تخصيصه، مثل الفاتورة الضريبية أو الإشعار الدائن.
2. انتقل إلى منطقة تذييل الصفحة أسفل شاشة المصمم، وضع المؤشر داخل مربع التحرير في موضع رقم الصفحة.
3. اضغط قائمة إدراج من شريط الأدوات العلوي في منطقة التذييل.
4. اختر رقم الصفحة، فتظهر قائمة فرعية بتنسيقات الترقيم المتاحة.
5. حدد التنسيق المناسب لمنشأتك من الخيارات المتاحة.
6. اضبط المحاذاة يميناً أو يساراً أو في المنتصف من أدوات التنسيق في شريط أدوات التذييل. هذه الخطوة اختيارية.
7. اضغط معاينة للتأكد من ظهور الترقيم على جميع الصفحات، ثم اضغط حفظ.

تنسيقات الترقيم المتاحة

• الصفحة 1: كلمة «الصفحة» متبوعة برقم الصفحة الحالية.
• الصفحة 1 من 3: رقم الصفحة الحالية مع إجمالي عدد الصفحات بصيغة كاملة.
• 1 من 3: رقم الصفحة الحالية مع إجمالي عدد الصفحات بصيغة مختصرة.
• 1: رقم الصفحة الحالية فقط.
• -1-: رقم الصفحة محاطاً بشرطتين.
• 1/3: رقم الصفحة وإجمالي الصفحات بصيغة الكسر.

المصمم الافتراضي

للتعديل والتصميم إذا كنت تستخدم المصمم الافتراضي، افتح الإعدادات ثم الإعدادات العامة ثم إعدادات المستند المطلوب من الخيارات العلوية، وأزل علامة الصح عن خيار استخدام التنسيق الافتراضي. بعدها تضبط:

• اللغة: لغة المستند.
• حجم الورق: A4 أو A5.
• نمط المسافة: مضغوط أو واسع.
• رأس الصفحة: تصمم فيه الفاتورة وتضيف البيانات بوضع المؤشر في الموضع المطلوب، ثم تختار من شريط الأدوات: المنشأة، الجهة، تفاصيل المستند، اليوم والوقت، الحقول الإضافية.
• الأعمدة المعروضة: تضيف أو تزيل أعمدة جدول المنتجات وتفاصيل المستند، ومنها رقم الصف، تفاصيل المنتج، صورة المنتج، اسم المنتج بالإنجليزي، اسم المنتج بالعربي، الرقم التسلسلي، وصف المنتج، الباركود، اسم الصنف، تفاصيل الوحدة، الكمية، نوع الوحدة، سعر الوحدة، المدينة، الموقع، التفاصيل المالية، الضريبة، الضريبة %، الخصم، الإجمالي قبل الضريبة، المجموع.

ثم تضيف ما تشاء من بيانات في أسفل الصفحة، وتحفظ.

حدود المصمم الافتراضي

• مكان الباركود وجدول المنتجات: لا يمكن التحكم بموضع باركود الفاتورة أو باركود المنتج ولا بموضع جدول المنتجات في التصميم الافتراضي. فإذا رغبت في تعديل مواقع هذه العناصر أو في تعديلات أوسع، فاستخدم المصمم الجديد.
• ترقيم الصفحات: غير متاح في المصمم الافتراضي.

الرجوع إلى التصميم الافتراضي

1. افتح الإعدادات، ثم الإعدادات العامة، ثم إعدادات المستند المطلوب.
2. انزل إلى أسفل الصفحة واضغط التصميم الافتراضي.
3. اضغط موافق على الرسالة التأكيدية.

حالات خاصة

الخصم الإجمالي لا يظهر في الطباعة

1. افتح الإعدادات، ثم فواتير المبيعات، وفعّل خيار خصم إجمالي للمستند، ثم احفظ.
2. افتح المصمم وأضف من (…) ثم تفاصيل المستند: الإجمالي قبل الخصم، وإجمالي الخصم، والإجمالي بعد الخصم قبل الضريبة.

عنوان الفاتورة غير صحيح

• في المصمم الجديد: عدّل النص مباشرة في خانة العنوان.
• في المصمم الافتراضي: ألغِ خيار استخدام التنسيق الافتراضي وعدّل العنوان من الترويسة.

الحقول الإضافية لا تظهر

1. افتح الإعدادات، ثم الحقول الإضافية، ثم فواتير المبيعات، وأضف الحقل.
2. أضف الحقل في التصميم من (…) ثم الحقول الإضافية.
3. عبّئ الحقل عند إنشاء الفاتورة من تبويب المعلومات الإضافية.

رمز QR يظهر في صفحة منفصلة

• صغّر حجم الخط داخل الجداول.
• قلّل ارتفاع الصفوف وأزل المسافات الزائدة.
• جرّب حجم ورق أكبر، مثل A4 بدلاً من A5.
• استخدم معاينة قبل الطباعة.
• تحقق من إعدادات الطابعة، ومنها الهوامش.

رقم واحد مكرر لجميع الأصناف عند الطباعة

يظهر الإجمالي قبل الضريبة بشكل صحيح داخل النظام عند وجود أكثر من صنف في الفاتورة، لكنه يظهر رقماً واحداً ثابتاً ومكرراً لجميع الأصناف عند الطباعة. السبب أن الرقم الظاهر في الطباعة مُدخل يدوياً داخل مصمم الفواتير وليس مربوطاً بحقل النظام. والحل:

1. افتح مصمم الفواتير.
2. ابحث عن الخانة التي يظهر فيها الرقم المكرر.
3. احذف الرقم المكتوب يدوياً.
4. أضف حقل الإجمالي قبل الضريبة الصحيح بدلاً منه.
5. احفظ التصميم وجرّب الطباعة مرة أخرى.

خدمة تصميم المستندات من قيود

إذا احتجت تصميم الفاتورة عبر قيود وبطريقة احترافية، فاطلب خدمة تصميم الفواتير. التصميم منفصل لكل نوع مستند، فالفاتورة وعرض السعر والإشعار الدائن يُطلب كل منها على حدة، ولكل نوع قيمة مستقلة. راجع الخدمات الاحترافية في قيود.

1. اضغط الخدمات الاحترافية في البرنامج.
2. اختر خدمة تصميم الفواتير.
3. اضغط تواصل مع الفريق.

يصلك بريد إلكتروني بتأكيد استلام الطلب، ثم يتواصل معك فريق الخدمات الاحترافية ويرسل لك عرض السعر. ويتم التواصل خلال يومي عمل لتحديد موعد الخدمة.

ملاحظات

• نسخ التصميم من إكسل: تنسخ تصميمك من ملف إكسل وتلصقه في المصمم الجديد، وتُربط المكونات تلقائياً. فإذا كان لديك «العدد: 20»، اضغط تفاصيل المنتج ثم الكمية لربطها. ولإضافة عمود أو حذفه، ضع المؤشر على الجدول لتظهر التفاصيل.
• الصور المنسوخة: الصور المنسوخة من ملف إكسل لا تنعكس في المصمم الجديد، فأضفها مرة أخرى يدوياً من خلال المصمم.
• حفظ الفاتورة: يجب أن يحتوي الجدول على مكونات تفاصيل المنتج، بصف واحد على الأقل.
• خانات الصفوف: لا يمكن تكرارها مرتين في الفاتورة، ويجب أن تكون ضمن جدول.
• الخطوط: تعدّل نوع الخط والتنسيق من أيقونة التنسيق في القائمة العلوية للمصمم، ولا يمكن إضافة أنواع خطوط جديدة.
• الباركود: الباركود مشفر، فتحقق منه من خلال تطبيقات خاصة متوافقة مع متطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك.
• عنوان «فاتورة ضريبية»: يجب إضافته للمنشآت المسجلة في ضريبة القيمة المضافة.

محتوى مساعد

• الدورة التدريبية لتصميم الفواتير: شرح بالفيديو.
• العرض التفاعلي لتصميم الفواتير: يوضح عملياً طريقة تصميم الفواتير واختيار القوالب والخيارات المتاحة لتعديل التصميم بشكل سريع.