يُستخدم قسم أوامر الشراء لتنظيم طلبات شراء المخزون، سواء كان الطلب من مدير الفرع إلى الإدارة، أو من الإدارة مباشرة إلى المورد. وهو حلقة الوصل بين الطلب والموافقة والفاتورة وزيادة المخزون.
المسار في قيود
القائمة الجانبية › المحاسبة › أوامر الشراء
الخطوات
إنشاء أمر شراء جديد
- ادخل إلى أوامر الشراء، ثم اختر الفرع من أعلى الصفحة لعرض أوامر الشراء الخاصة به أو إنشاء أمر جديد.
- اضغط زر + طلب جديد أعلى الصفحة.
- اضغط إضافة عنصر، واختر المكون المطلوب، مثل اللحم.
- حدد الكمية المطلوبة، مثل 5 كيلو.
- كرر الخطوة إذا كان الطلب يحتوي على أكثر من عنصر.
- اضغط إنشاء الطلب. يظهر الطلب مباشرة بحالة قيد الانتظار (Pending)، أي أنه لم يُعتمد ولم يُستلم بعد.
مراجعة الطلب والموافقة عليه
ينفّذ هذه الخطوة المستخدم بصلاحية Admin أو المسؤول المخوّل بالموافقة.
- ادخل إلى أوامر الشراء وحدد الفرع لعرض أوامر الشراء الخاصة به.
- اضغط عرض على أمر الشراء، وراجع العناصر والكميات.
- اختر موافقة أو رفض.
- عند الضغط على موافقة يسألك النظام: هل تريد إنشاء فاتورة مشتريات؟ اختر نعم، إنشاء فاتورة (Yes, Generate Invoice).
تأكيد أسعار الشراء
قبل إنشاء الفاتورة قد يطلب منك النظام تأكيد سعر الشراء، لأن سعر السوق قد يختلف عن السعر السابق.
- اضغط تعديل بجانب اسم العنصر.
- أدخل سعر الشراء الجديد.
- احفظ التعديل. يُستخدم هذا السعر في حساب تكلفة المخزون، ويؤثر مباشرة على الأرباح لاحقًا.
استلام المخزون
- بعد إنشاء فاتورة المشتريات، يظهر بجانب رقم أمر الشراء زر استلام (Receive).
- اضغط استلام، فيزيد المخزون فورًا. مثال: كان المخزون 20 كيلو، واستُلم 5 كيلو، فيصبح 25 كيلو.
الحقول
حقول أمر الشراء
- الفرع: يُختار من أعلى الصفحة، وأمر الشراء يرتبط بالفرع المختار.
- المكون: العنصر المطلوب شراؤه، ويُختار من قائمة المكونات.
- الكمية المطلوبة: الكمية المراد شراؤها من المكون.
- سعر الشراء: يمكن تعديله قبل إنشاء الفاتورة، ويدخل في حساب تكلفة المخزون.
أعمدة قائمة أوامر الشراء
بعد اختيار الفرع تظهر جميع الطلبات مع البيانات التالية:
- تاريخ ووقت الطلب.
- من أنشأ الطلب.
- حالة الطلب: بانتظار، أو معتمد، أو مرفوض.
- حالة الاستلام.
- من قام بالاستلام.
تساعدك هذه البيانات على متابعة الطلبات المفتوحة، ومعرفة ما استُلم وما لم يُستلم، وتتبع المسؤوليات.
حالات خاصة
متى تستخدم أوامر الشراء
استخدمها عند نقص المخزون في أحد الفروع، أو عند طلب بضاعة جديدة من المورد، أو عند الرغبة في توثيق عملية الشراء قبل استلامها، أو لضمان عدم زيادة المخزون إلا بعد موافقة رسمية.
الطلب في حالة قيد الانتظار
الطلب المنشأ حديثًا يبقى بحالة قيد الانتظار (Pending) حتى يعتمده المسؤول. هذه الحالة تعني أن الطلب لم يُعتمد ولم يُستلم بعد.
ملاحظات
- إنشاء أمر الشراء لا يزيد المخزون.
- الموافقة وحدها لا تزيد المخزون.
- المخزون يزيد فقط عند الضغط على استلام، وهذه هي الخطوة الوحيدة التي تزيد المخزون فعليًا.
- يمكن تعديل سعر الشراء قبل إنشاء الفاتورة.
- أوامر الشراء مرتبطة بالفرع المختار.
- الصلاحيات قد تمنع بعض المستخدمين من الموافقة، أو إنشاء الفاتورة، أو الاستلام.
- قائمة المحاسبة هنا قسم داخل قيود فليفرز، وأوامر الشراء وفواتير المشتريات التي تنشئها فيه لا تنتقل تلقائيًا إلى نظام قيود المحاسبي.
