ترقيم المستندات باستخدام السنة المالية

تتيح ميزة ترقيم المستندات باستخدام السنة المالية التحكم في تسلسل أرقام المستندات المالية وربطها بالشهر أو بالسنة المالية، مما يساعد على:

• تنظيم المستندات

• تحسين المتابعة المحاسبية

ملاحظة مهمة:
هذه الميزة تطبّق على المستندات الجديدة فقط، ولا تؤثر على أي مستندات سابقة.

أولًا: المستندات التي تطبّق عليها الميزة

يمكن استخدام ترقيم المستندات بالسنة المالية على المستندات التالية:

• فواتير المبيعات

• فواتير المشتريات

• فواتير المشتريات البسيطة

• عروض الأسعار

• أوامر الشراء

• سلف الموظفين

• مكافآت الموظفين

• خصومات الموظفين

ثانيًا: آلية الترقيم المتاحة

بعد تفعيل الميزة، يمكن اختيار طريقة إعادة تعيين تسلسل الأرقام كالتالي:

مستند / شهر

• يتم إعادة تعيين تسلسل الأرقام تلقائيًا مع بداية كل شهر.

مستند / سنة

• يتم إعادة تعيين تسلسل الأرقام تلقائيًا مع بداية كل سنة مالية.

ملاحظات : 

• يعتمد النظام على السنة المالية المعرفة في الإعدادات، وليس بالضرورة السنة الميلادية.

• يتم إلحاق الشهر والسنة المالية بجانب رقم المستند.

ثالثًا: تأثير تفعيل الميزة على المستندات

عند تفعيل ميزة ترقيم المستندات بالسنة المالية:

• لا يتم تعديل أي مستند سابق

• يتم تطبيق الترقيم فقط على المستندات الجديدة 

• يتم الترقيم بشكل آلي

• يتم تحديث الرقم المرجعي  بإضافة الشهر والسنة المالية حسب الترقيم المضاف مسبقاً للمستندات. 

رابعًا: التعديل اليدوي على رقم المستند

يمكن تخصيص رقم المستند نفسه يدويًا (رقم البداية أو الرقم أثناء الإنشاء).

شرط التعديل اليدوي

يجب تفعيل خيار قابلية التعديل من خلال المسار التالي:

• الإعدادات

• الإعدادات العامة

• إعدادات المستند المطلوب (من الخيارات العلوية)

الشهر والسنة المالية يتم إضافتهما تلقائيًا من النظام.

خامسًا: إيقاف الميزة

يمكن إيقاف ميزة ترقيم المستندات باستخدام السنة المالية في أي وقت.

عند إيقافها:

• يستمر النظام بالعمل وفق الإعداد الجديد

• دون التأثير على أي مستندات سابقة

سادسًا: الصلاحيات المطلوبة

يمكن ضبط إعدادات ترقيم المستندات من قبل:

• أي مستخدم لديه صلاحية الوصول إلى الإعدادات العامة

سابعًا: خطوات إعداد والتحكم بترقيم المستندات

1️⃣ التأكد من تعريف السنة المالية

• انتقل إلى:
  الإعدادات → السنوات المالية

• تأكد من إضافة وتعريف السنة المالية بشكل صحيح.

2️⃣ إعداد ترقيم المستند

1. انتقل إلى الإعدادات → الإعدادات العامة.

2. اختر إعدادات المستند المطلوب من الخيارات العلوية.

3. حدّد:

   • رقم المعرف مثل : INV

   • ابتداء رقم التسلسل مثل : 1

4. (اختياري) فعّل أو عطّل قابلية التعديل.

5. اضغط حفظ.

بعد ضبط الترقيم السابق و تفعيل ميزة ترقيم المستندات حسب السنة المالية يظهر الرقم المرجعي لاول فاتورة مبيعات على سبيل المثال : INV1-Jan-26

3️⃣ تفعيل الترقيم بناءً على السنة المالية

1. من الإعدادات → الإعدادات العامة.

2. انتقل إلى قسم إعدادات ترقيم المستندات التجارية.

3. فعّل خيار:
   “استخدم تسلسل الأرقام بناءً على السنة المالية للمنشأة”

4. اختر طريقة إعادة تعيين التسلسل:

   • مستند / شهر

   • مستند / سنة

5. اضغط حفظ.

يتم تطبيق الإعداد فورًا على المستندات الجديدة فقط.

 

ملاحظة : 

• ارقام قيود المحاسبة اليدوية ستبقى مستمرة على نفس التسلسل لكل سنة ولا يمكن الابتداء من جديد في كل سنة ولا يمكن اعادة تعيين الرقم التسلسلي الخاص بها.