تتعرف في هذه المقالة على طريقة إنشاء فواتير المشتريات بشكل مجمع عبر رفع ملف إكسل واحد، بدلا من إدخال كل فاتورة يدويا.
خطوات الاستيراد
المشتريات › فواتير المشتريات › استيراد
- افتح صفحة فواتير المشتريات واضغط على «استيراد» للوصول إلى صفحة الاستيراد.
- حمل نموذج إكسل الجاهز من الخطوة الأولى. يحتوي النموذج على جميع الأعمدة المطلوبة لبيانات الفاتورة وبنودها، وتأتي الحقول المنسدلة مثل الضريبة والموقع وخيار «شامل الضريبة» محملة مسبقا بالقيم المعتمدة في حسابك.
- عبئ بيانات الفاتورة وبنودها في النموذج.
- ارفع الملف من الخطوة الثالثة. يجري النظام تحققا فوريا قبل بدء المعالجة.
الحقول الإلزامية للفاتورة
- الرقم المرجعي أو التسلسل
- الرقم المرجعي للمورد
- الموقع
وعلى مستوى البند، رمز المنتج إلزامي.
فاتورة تضم أكثر من منتج
كرر نفس الرقم المرجعي في صفوف متعددة، فيتعرف النظام على هذه الصفوف كبنود لفاتورة واحدة. وفي فواتير المشتريات تكتب بيانات الفاتورة الرئيسية في الصف الأول فقط، ولا حاجة إلى تكرارها في الصفوف التالية.
حجم الملف وطريقة المعالجة
الملفات التي تحتوي 100 صف أو أقل تعالج فورا، وتظهر نتيجة العملية وأخطاء الصفوف على الشاشة مباشرة. أما الملفات التي تزيد على 100 صف فتعالج في الخلفية، ويصلك تقريرها بالبريد الإلكتروني، ويمكنك التنقل في النظام بحرية أثناء المعالجة.
الصلاحيات وحالة الفاتورة
تتبع الفواتير المستوردة صلاحية المستخدم نفسها المتبعة في الإنشاء اليدوي. إذا كنت تملك صلاحية الاعتماد تنشأ الفواتير «معتمدة» مع قيد محاسبي فوري، وإذا لم تكن تملكها تنشأ «بانتظار الموافقة». انتبه إلى ذلك عند استيراد كميات كبيرة لأول مرة.
الترقيم المقفل
إذا كان ترقيم الفواتير في حسابك مضبوطا على «مقفل»، يهمل النظام الرقم المرجعي في الترقيم ويعطي الفاتورة تسلسلا تلقائيا. ويبقى الرقم المرجعي مستخدما لتجميع بنود الفاتورة الواحدة.
تقرير الاستيراد
يصلك بريد إلكتروني باسم «تقرير استيراد فواتير المشتريات». وعند نجاح العملية بالكامل يتضمن التقرير جدولا يربط كل رقم مرجعي أدخلته برقم الفاتورة الذي أعطاه النظام، وهو مفيد بشكل خاص عند استخدام الترقيم المقفل. وعند وجود أخطاء يسرد التقرير كل فاتورة فاشلة مع رقم صفها في الملف وسبب الخطأ. وتعرض جداول التقرير حتى 200 صف، فإن استوردت أكثر من ذلك فراجع أرقام الفواتير من قائمة فواتير المشتريات.
أكثر أسباب فشل الصفوف تكرارا
- مطابقة المرجع بالاسم: الرقم المرجعي للمورد يطابق حقل «الرقم المرجعي» في سجل المورد، لا اسم المورد.
- الخصم مرتين: لا يقبل النظام إدخال الخصم بالنسبة المئوية وبالقيمة معا في نفس البند.
- نموذج قديم: إذا كان الملف مبنيا على نسخة قديمة بقيم منسدلة غير معتمدة حاليا في حسابك، يتوقف الاستيراد ويطلب منك تحميل النموذج الحديث.
- ملف فارغ: تظهر رسالة خطأ وتتوقف العملية.
- رمز المنتج فارغ: رمز المنتج إلزامي في بنود فواتير المشتريات.
ملاحظات
- يستوعب النموذج حتى 5000 صف، ورؤوس الأعمدة محمية من التعديل أو الحذف.
- تاريخ التوريد يأخذ تاريخ الإصدار افتراضيا إذا تركته فارغا.
- يمكن حذف فاتورة المشتريات المستوردة.
- تسجل كل محاولة استيراد في تقرير النشاط تحت نوع المعاملة «استيراد» مع اسم المستخدم وتوقيت التنفيذ. وبالضغط على «التفاصيل» يظهر اسم الملف وإجمالي الفواتير وعدد الناجحة والفاشلة ونتيجة العملية.
- الخاصية متاحة لجميع العملاء تلقائيا، دون أي إعداد أو ترقية.
- لفواتير المبيعات نموذج منفصل وقواعد مختلفة، وتجد شرحها في استيراد فواتير المبيعات عبر قالب إكسل.
