تتعرف في هذه المقالة على طريقة إنشاء فواتير المبيعات بشكل مجمع عبر رفع ملف إكسل واحد، بدلا من إدخال كل فاتورة يدويا.
خطوات الاستيراد
المبيعات › فواتير المبيعات › استيراد
- افتح صفحة فواتير المبيعات واضغط على «استيراد» للوصول إلى صفحة الاستيراد.
- حمل نموذج إكسل الجاهز من الخطوة الأولى. يحتوي النموذج على جميع الأعمدة المطلوبة لبيانات الفاتورة وبنودها، وتأتي الحقول المنسدلة مثل الضريبة والموقع وخيار «شامل الضريبة» محملة مسبقا بالقيم المعتمدة في حسابك.
- عبئ بيانات الفاتورة الرئيسية وبنودها في النموذج.
- ارفع الملف من الخطوة الثالثة. يجري النظام تحققا فوريا قبل بدء المعالجة، ثم تعالج العملية في الخلفية، ويمكنك التنقل في النظام بحرية دون انتظار.
الحقول الإلزامية للفاتورة
- الرقم المرجعي
- الرقم المرجعي للعميل
- تاريخ الإصدار
- تاريخ الاستحقاق
- الموقع
وعلى مستوى البند، رمز المنتج أو الباركود إلزامي. وإذا تركته فارغا فيجب إدخال وصف المنتج بدلا منه.
فاتورة تضم أكثر من منتج
كرر نفس الرقم المرجعي في صفوف متعددة، فيتعرف النظام على هذه الصفوف كبنود لفاتورة واحدة. وفي فواتير المبيعات يجب تكرار بيانات الفاتورة الرئيسية في كل صف من صفوف الفاتورة.
وسيلة الدفع والفوترة الإلكترونية
إذا كانت منشأتك في المرحلة الثانية من الفوترة الإلكترونية داخل المملكة، يصبح حقل «وسيلة الدفع» إلزاميا في النموذج. ويبقى اختياريا في غير هذه الحالة.
الصلاحيات وحالة الفاتورة
تتبع الفواتير المستوردة صلاحية المستخدم نفسها المتبعة في الإنشاء اليدوي. إذا كنت تملك صلاحية الاعتماد تنشأ الفواتير «معتمدة» مع قيد محاسبي فوري، وإذا لم تكن تملكها تنشأ «بانتظار الموافقة». انتبه إلى ذلك عند استيراد كميات كبيرة لأول مرة.
تقرير الاستيراد
يصلك بريد إلكتروني باسم «تقرير استيراد الفواتير» يتضمن عدد الفواتير التي أنشئت. وعند وجود أخطاء يسرد التقرير كل فاتورة فاشلة مع رقم صفها في الملف وسبب الخطأ بلغتك في النظام، فتصحح الملف وتعيد رفعه دون الحاجة إلى التواصل مع فريق الدعم.
أكثر أسباب فشل الصفوف تكرارا
- مطابقة المرجع بالاسم: الرقم المرجعي للعميل يطابق حقل «الرقم المرجعي» في سجل العميل، لا اسم العميل.
- الخصم مرتين: لا يقبل النظام إدخال الخصم بالنسبة المئوية وبالقيمة معا في نفس البند.
- نموذج قديم: إذا كان الملف مبنيا على نسخة قديمة بقيم منسدلة غير معتمدة حاليا في حسابك، يتوقف الاستيراد ويطلب منك تحميل النموذج الحديث.
- ملف فارغ: تظهر رسالة خطأ وتتوقف العملية.
- بيانات الفاتورة الرئيسية غير مكررة في كل صف من صفوف الفاتورة متعددة البنود.
ملاحظات
- يستوعب النموذج حتى 5000 صف، ورؤوس الأعمدة محمية من التعديل أو الحذف.
- تاريخ التوريد يأخذ تاريخ الإصدار افتراضيا إذا تركته فارغا.
- لا يمكن حذف الفاتورة المستوردة إذا كانت الفوترة الإلكترونية مفعلة وكان المستخدم يملك صلاحية الاعتماد.
- تسجل كل محاولة استيراد في تقرير النشاط تحت نوع المعاملة «استيراد» مع اسم المستخدم وتوقيت التنفيذ. وبالضغط على «التفاصيل» يظهر اسم الملف وإجمالي الفواتير وعدد الناجحة والفاشلة ونتيجة العملية.
- الخاصية متاحة لجميع العملاء تلقائيا، دون أي إعداد أو ترقية.
- لفواتير المشتريات نموذج منفصل وقواعد مختلفة، وتجد شرحها في استيراد فواتير المشتريات عبر قالب إكسل.
