رصيد الإجازة السنوية: الاستحقاق والترحيل والتصفية عند نهاية الخدمة

رصيد الإجازة السنوية ليس رقمًا يظهر في نهاية العام، بل التزام يتراكم يومًا بيوم منذ أول يوم عمل، وتحكمه ثلاث مواد متصلة في نظام العمل السعودي: المادة 109 التي تحدد الاستحقاق، والمادة 110 التي تضبط الترحيل، والمادة 111 التي تفرض التصفية عند انتهاء الخدمة. وكثير من أخطاء إدارة الإجازات تنشأ من قراءة واحدة معزولة عن الأخريين.

هذا الدليل يشرح كيف يُبنى رصيد الإجازة السنوية ويُرحَّل ويُصفَّى، وأين تقع الحدود التي لا يجوز تجاوزها، وما الذي يجب أن يسجله نظامك في كل مرحلة حتى يكون الرقم صحيحًا يوم يُسأل عنه.

1. استحقاق الإجازة السنوية: 21 يومًا أم 30؟

تنص المادة 109 على إجازة سنوية لا تقل عن 21 يومًا، ترتفع إلى ما لا يقل عن 30 يومًا متى أتمّ العامل 5 سنوات متصلة في خدمة صاحب العمل نفسه. وصيغة «لا تقل عن» مقصودة: هذه أرضية لا سقف، ولصاحب العمل أن يمنح أكثر منها في العقد أو لائحة تنظيم العمل، وما منحه زيادة يصبح حقًا تعاقديًا يلتزم به.

وثلاثة عناصر في هذه المادة تحدد كل الحسابات التي تليها:

• «متصلة»: الانتقال من الأرضية الأدنى إلى الأعلى مشروط باتصال الخدمة لدى صاحب العمل نفسه. فالخدمة المتقطعة لا تُجمَّع تلقائيًا لبلوغ السنوات الخمس.
• الدفع المقدم: أجر الإجازة يُصرف قبل بدايتها لا مع راتب الشهر التالي. وهذا التزام صرف لا يظهر في جداول كثيرة، ويجب أن يعرفه من يجهز مسير الرواتب.
• سنة الاستحقاق: النص يربط التمتع بالإجازة بسنة استحقاقها، ولا يحدد هل تبدأ هذه السنة من تاريخ التحاق العامل أم من بداية السنة التقويمية. فالمنشأة التي توحّد الأرصدة على السنة التقويمية تحتاج سياسة مكتوبة في لائحتها تشرح كيف تعالج السنة الأولى والأخيرة لكل موظف.

من يحدد موعد الإجازة؟

تحديد الموعد حق لصاحب العمل، لا للعامل. لكنه حق مقيد بالتزام صريح في المادة نفسها: أن يُشعِر العامل بالموعد قبل 30 يومًا على الأقل.

وعليه، فالإشعار المتأخر مخالفة لنص صريح لا مجرد ممارسة إدارية سيئة. أما إلغاء إجازة سبق تحديدها فلا يفصّله النص، وتُضبط معالجته في اللائحة الداخلية.

وعمليًا، هذا يعني أن نظامك يجب أن يحتفظ بتاريخ الإشعار نفسه لا بتاريخ الإجازة وحده. فإن وقع خلاف لاحق، السؤال سيكون: متى أُشعر العامل؟ ولا جواب له إلا سجل مؤرخ.

2. هل يسقط رصيد الإجازة غير المستخدم؟

تقرر المادة 109 أيضًا أن العامل يتمتع بإجازته في سنة استحقاقها، وأنه لا يجوز له التنازل عنها أو أن يتقاضى بدلًا نقديًا بدلًا من التمتع بها أثناء الخدمة.

هذه الجملة صحيحة تمامًا، ومقروءة وحدها تعطي انطباعًا خاطئًا بالكامل: أن الرصيد غير المستخدم يسقط. وهو لا يسقط. المادة 111 تقابلها مباشرة وتقرر أن العامل يستحق أجرًا عن أيام الإجازة المستحقة إذا ترك العمل قبل استعمالها، وأنه يستحق كذلك أجر الإجازة عن أجزاء السنة بنسبة ما قضاه منها في العمل.

فالمادتان متسقتان لا متعارضتان، والتمييز بينهما زمني:

• أثناء الخدمة: الإجازة تُؤخذ راحةً، ولا يجوز استبدالها بمال. والغاية ظاهرة، وهي أن الراحة السنوية حق للعامل في بدنه لا في جيبه.
• عند انتهاء الخدمة: ما لم يُؤخذ يجب أن يُدفع. لا خيار فيه ولا تنازل عنه.

أي نموذج عقد أو لائحة داخلية تنقل نص المادة 109 دون المادة 111 تكون قد كتبت نصف القاعدة، وتركت القارئ يفهم عكس ما قرره النظام. وهذا تحديدًا ما يجب أن تتجنبه عند صياغة سياسة الإجازات لديك.

3. ترحيل رصيد الإجازة السنوية إلى السنة التالية وحدوده

تعالج المادة 110 ما يحدث حين لا تُستخدم الإجازة في سنتها، وتضع ثلاثة مسارات مختلفة لكل منها شرطه:

1. ترحيل بطلب العامل: للعامل أن يؤجل إجازته أو أيامًا منها إلى السنة التالية، بموافقة صاحب العمل. فالتأجيل هنا قرار مشترك لا حق منفرد.
2. تأجيل بقرار صاحب العمل: لصاحب العمل أن يؤجل إجازة العامل بعد نهاية سنة استحقاقها إذا اقتضت ظروف العمل ذلك، وفي حدود 90 يومًا.
3. ما بعد 90 يومًا: التأجيل أبعد من ذلك لا يصح إلا بموافقة العامل كتابةً، وبحد أقصى لا يتجاوز نهاية السنة التالية لسنة الاستحقاق.

والحد الأخير هو الأهم عمليًا، لأنه سقف مطلق: لا يوجد في المادة مسار يسمح بترحيل رصيد سنتين أو ثلاث إلى ما لا نهاية. والمنشأة التي تُراكم على موظف رصيدًا يمتد لسنوات تبني التزامًا ماليًا متضخمًا خارج الإطار الذي رسمه النظام للتأجيل.

ويلزم التمييز هنا بين أمرين يخلط بينهما كثيرون: سقف المادة 110 يقيّد التأجيل المشروع، ولا يُسقط الاستحقاق نفسه. فتجاوز المنشأة لحدود التأجيل مخالفة في إدارة الإجازة، لكن الأيام التي لم يتمتع بها العامل تبقى قائمة وتُصفَّى نقدًا عند انتهاء الخدمة بموجب المادة 111. أي أن المنشأة لا تكسب بتجاوز السقف شيئًا، بل تجمع مخالفةً إلى التزام مالي مؤجل.

مثال تطبيقي على سقف الترحيل

افترض موظفًا سنة استحقاقه تبدأ في 1 مارس 2025 وتنتهي في 28 فبراير 2026، ولديه 21 يومًا لم يستخدم منها شيئًا. تتابع المسارات على هذا النحو:

• حتى 28 فبراير 2026: هذه سنة الاستحقاق نفسها، والأصل أن تُؤخذ الإجازة داخلها.
• من 1 مارس 2026 وحتى 29 مايو 2026: نافذة 90 يومًا التي تجيزها المادة 110 لصاحب العمل إذا اقتضت ظروف العمل التأجيل. ولا تحتاج هذه النافذة موافقة كتابية من العامل.
• بعد 29 مايو 2026: لا يصح الاستمرار في التأجيل إلا بموافقة العامل كتابةً.
• 28 فبراير 2027: نهاية السنة التالية لسنة الاستحقاق، وهي السقف المطلق. لا يوجد في المادة مسار يمدد هذه الأيام إلى ما بعده.

والفائدة العملية من رسم هذه التواريخ أن نظامك يستطيع التنبيه قبل بلوغ كل حد منها بدل اكتشاف التجاوز بعد وقوعه. فالتنبيه المفيد هنا ليس «لديك رصيد متراكم»، بل «أيام سنة 2025 تبلغ سقفها في 28 فبراير 2027».

ما الذي يجب أن يسجله نظامك هنا

ثلاثة عناصر لا يكفي بدونها أن تعرف الرصيد وحده:

• سنة استحقاق كل يوم مرحَّل، لا مجرد إجماليه. فمن دونها لا يمكن معرفة أي الأيام بلغ سقفه.
• أساس الترحيل: هل جاء بطلب العامل وموافقة صاحب العمل، أم بقرار صاحب العمل لظروف العمل؟ فالمساران مختلفان في شروطهما.
• الموافقة الكتابية متى تجاوز التأجيل 90 يومًا. وهي مستند يجب أن يكون مرفقًا في ملف الموظف، لا تفاهمًا شفهيًا.

4. تصفية رصيد الإجازة نقدًا عند انتهاء الخدمة

عند انتهاء العلاقة العمالية تُصفَّى الأيام المستحقة غير المستخدمة نقدًا، بأي سبب انتهت العلاقة. والمادة 111 تضيف عنصرًا ثانيًا كثيرًا ما يُغفل: أجر الإجازة عن أجزاء السنة بنسبة ما قضاه العامل منها في العمل.

أي أن الموظف الذي ترك العمل في منتصف سنة استحقاقه لا يخرج بلا شيء عن تلك السنة، بل يستحق نسبة منها. وحساب يتجاهل الجزء ويكتفي بالسنوات الكاملة يعطي رقمًا أقل من المستحق.

ويظهر هنا حد يجب ذكره بصراحة: نظام العمل لا ينص على معادلة حسابية واحدة لتحويل أيام الإجازة إلى مبلغ. النص يقرر الاستحقاق، لا طريقة احتسابه تفصيلًا. وتقوم الممارسة عادةً على أجر اليوم مضروبًا في عدد الأيام المستحقة، لكن تحديد الأجر الذي يُبنى عليه اليوم الواحد مسألة تحسمها اللائحة الداخلية والعقد. فإن كنت تصمم سياسة، اكتب الأساس صراحة فيها بدل تركه للاجتهاد عند كل استحقاق.

ولحساب المستحقات الأخرى المصاحبة لانتهاء الخدمة، تفيدك حاسبة مكافأة نهاية الخدمة، ويمكنك تقدير الرصيد المتبقي عبر حاسبة رصيد الإجازات.

5. سجل الإجازة مستند لا خانة

كل ما سبق يفترض وجود سجل يمكن الرجوع إليه. وفي الخلاف، لا يُسأل عن الرصيد الظاهر اليوم، بل عن كيف وصل إلى ما وصل إليه. ولهذا يجب أن يحفظ السجل الوقائع لا النتيجة وحدها:

• تاريخ التحاق الموظف، لأنه أصل قياس السنوات الخمس المتصلة، وأساس سنة الاستحقاق متى اعتمدت لائحتك تاريخ الالتحاق أساسًا لها.
• كل طلب إجازة بتاريخه: متى قُدّم، ومن راجعه، ومتى اعتُمد أو رُفض، وسبب الرفض إن وقع.
• تاريخ إشعار الموظف بموعد الإجازة الذي حدده صاحب العمل، وهو ما تقيسه مهلة 30 يومًا.
• الأيام المستخدمة فعلًا مقابل الأيام المعتمدة، فقد يعتمد الطلب ثم لا تُستخدم المدة كاملة.
• نوع كل إجازة مفصولًا: سنوية، مرضية، زواج أو وفاة، وضع. فالخلط بينها يفسد الرصيد السنوي في الاتجاهين.
• قرارات الترحيل بأساسها وتواريخها، والموافقة الكتابية متى لزمت.

والفارق بين سجل يحفظ هذه الوقائع وجدول يحفظ رقمًا واحدًا هو الفارق بين أن تُجيب عن سؤال وأن تعيد بناء الجواب من الذاكرة بعد سنوات.

اتصال السجل بالحضور وبالمسير

رصيد الإجازة ليس سجلًا معزولًا. يوم الإجازة المعتمد يجب ألا يظهر غيابًا في سجل الحضور، ويجب أن يُعامل في مسير الرواتب على أساسه الصحيح لا على أساس الخصم. وحين تُدار هذه السجلات الثلاثة في ملفات منفصلة، تنشأ الفجوة المعتادة: إجازة معتمدة في ملف، وغياب مسجل في ملف آخر، وخصم ظهر في المسير بناءً على الثاني.

وأجر الإجازة نفسه يُصرف مقدمًا بموجب المادة 109، وهذا التزام صرف له توقيت مختلف عن دورة الراتب الشهرية، ويجب أن يعرفه من يجهز المسير قبل اعتماده لا بعده.

6. الإجازات الأخرى مستقلة عن الرصيد السنوي

خطأ إداري متكرر هو خصم أيام إجازة نص عليها النظام استقلالًا من الرصيد السنوي. وهذه الإجازات مستقلة بذاتها:

• الإجازة المرضية (المادة 117): تُحسب السنة من أول إجازة مرضية، وفيها 30 يومًا بأجر كامل، ثم 60 يومًا تالية بثلاثة أرباع الأجر، ثم 30 يومًا دون أجر، متصلة كانت أو متقطعة.
• إجازة الزواج والوفاة (المادة 113): 5 أيام عند الزواج، أو عند وفاة الزوج أو الزوجة أو أحد الأصول أو الفروع، و3 أيام عند وفاة أخ أو أخت.
• إجازة الوضع (المادة 151): 12 أسبوعًا بأجر كامل، منها 6 أسابيع بعد الوضع إلزامية، وللعاملة توزيع الستة الباقية كما ترى ابتداءً من مدة لا تتجاوز 4 أسابيع قبل التاريخ المتوقع، وقابلة للتمديد شهرًا واحدًا دون أجر.
• الراحة الأسبوعية (المادة 104): يوم الجمعة أصلًا، مدفوعة الأجر، لا تقل عن 24 ساعة متصلة، ولا يجوز تعويضها بمال. ولصاحب العمل استبدال يوم آخر بها لبعض العمال بعد إبلاغ مكتب العمل المختص.
• أيام الأعياد والمناسبات (المادة 112): إجازات مدفوعة في المناسبات التي تحددها اللائحة.

ولأن لكل نوع سجله واحتسابه، فإن نظامًا يخلط بينها جميعًا في عداد واحد يعطي رصيدًا سنويًا خاطئًا في الاتجاهين معًا.

7. ساعات العمل النظامية وأثرها على احتساب يوم الإجازة

الرصيد يُقاس بالأيام، لكن اليوم نفسه يستند إلى إطار ساعات محدد. وتقرر المادة 98 حدًا أقصى قدره 8 ساعات يوميًا أو ثمان وأربعون ساعة أسبوعيًا، ويُخفَّض للعمال المسلمين في رمضان إلى 6 ساعات يوميًا أو 36 أسبوعيًا. وتنص المادة 102 على أن فترات الراحة والصلاة والطعام لا تدخل ضمن ساعات العمل الفعلية.

وهذا يعني أن حساب أجر يوم الإجازة في منشأة تعمل بنظام الساعات لا يستقيم دون تعريف مكتوب لليوم المعياري لديها. وهي مسألة تُحسم في اللائحة الداخلية، لأن النظام يضع الحد الأقصى ولا يحدد لك اليوم المحاسبي.

8. حالات في احتساب رصيد الإجازة

والالتباس العملي موضعه الحالات الطرفية لا القاعدة العامة. وهذه بعضها، وما يقرره النص في كل منها:

موظف التحق في منتصف السنة

لا ينتظر العامل سنة كاملة ليبدأ استحقاقه. المادة 111 تقرر صراحة استحقاق أجر الإجازة عن أجزاء السنة بنسبة ما قضاه العامل منها في العمل. فالاستحقاق يتراكم تناسبيًا منذ البداية، وما يُنظَّم هو موعد التمتع به لا أصل نشوئه.

موظف استقال قبل إتمام 5 سنوات

الأرضية المطبقة على رصيده هي 21 يومًا لا 30، لأن الارتفاع إلى 30 مشروط بإتمام 5 سنوات متصلة. أما تصفية ما تراكم له على هذه الأرضية فواجبة بالكامل بموجب المادة 111، ولا علاقة لها بسبب ترك العمل. وهنا يلزم التمييز: تخفيض المادة 85 عند الاستقالة يرد على مكافأة نهاية الخدمة، لا على رصيد الإجازة، ولهذا التخفيض نفسه استثناءات تقررها المادتان 87 و81 لا يتناولها هذا الدليل. فالمكافأة ورصيد الإجازة استحقاقان مختلفان، يخضع كل منهما لمواده الخاصة، وخلطهما يعطي رقمًا خاطئًا.

موظف بلغ خمس سنوات في منتصف سنة استحقاق

النص يربط الارتفاع بإتمام 5 سنوات متصلة، ولا يفصّل كيف تُعامل السنة التي يقع فيها هذا الإتمام. وهذه مسألة تحسمها اللائحة الداخلية بسياسة مكتوبة، ويجب أن تكون مكتوبة قبل أن تقع الحالة لا بعدها.

موظف طُلب منه العمل خلال إجازته

النظام يجعل الإجازة راحةً لا مبلغًا، ويمنع الاستبدال النقدي أثناء الخدمة، فاستدعاء موظف من إجازته لا يحوّل أيامه إلى بدل نقدي. أما كيفية إعادة جدولة الأيام التي لم يتمتع بها فمسألة لا يفصّلها النص، وتُضبط في اللائحة الداخلية مسبقًا.

عطلة رسمية تتخلل الإجازة السنوية

أيام الأعياد والمناسبات مقررة استقلالًا في المادة 112، والراحة الأسبوعية مقررة في المادة 104 ولا يجوز تعويضها بمال. ومعاملة هذه الأيام حين تقع داخل مدة إجازة سنوية مسألة لا يفصّلها النص المذكور، فتُضبط في اللائحة الداخلية. والمهم أن تكون القاعدة واحدة مطبقة على الجميع ومكتوبة مسبقًا.

9. قائمة تحقق قبل اعتماد رصيد إجازة موظف

قبل أن تعتمد رصيد إجازات موظف، تأكد من أن نظامك يجيب عن هذه الأسئلة بمستند لا بذاكرة:

• هل الأرضية المطبقة صحيحة: 21 يومًا، أم 30 بعد 5 سنوات متصلة؟
• هل يُحتسب استحقاق جزء السنة للملتحقين والمنتهية خدمتهم في منتصف السنة؟
• هل يُسجَّل تاريخ إشعار الموظف بموعد إجازته، وهل يسبقها بمدة 30 يومًا؟
• هل يُعرف لكل يوم مرحَّل سنةُ استحقاقه، بحيث يمكن كشف ما تجاوز سقف نهاية السنة التالية؟
• هل الموافقة الكتابية محفوظة متى تجاوز التأجيل 90 يومًا؟
• هل الإجازات المرضية والزواج والوفاة والوضع مفصولة تمامًا عن الرصيد السنوي؟
• هل أجر الإجازة يُصرف مقدمًا كما تقضي المادة 109؟
• هل أساس احتساب أجر اليوم مكتوب في اللائحة الداخلية بدل أن يُجتهد فيه؟

10. لماذا يتحول رصيد الإجازة الخاطئ إلى مشكلة

الرصيد الخاطئ لا يظهر أثره وقت وقوعه. يظهر عند انتهاء خدمة موظف، حين تتحول أيام متراكمة على مدى سنوات إلى مبلغ واحد مستحق الدفع، وحين يصبح السؤال عن مستند لا عن تقدير. وفي تلك اللحظة تكون الفجوة بين ما سجلته المنشأة وما يقرره النظام قد تراكمت هي الأخرى.

وأغلب هذه الفجوات لا تنشأ من نية، بل من أن أرصدة الإجازات تُدار في ملف منفصل عن سجل الحضور، ومنفصل عن مسير الرواتب، ومنفصل عن ملف الموظف. فكل تعديل يُكتب أكثر من مرة، وتتأخر نسخة عن أخرى، ولا أحد يعرف أي نسخة هي الصحيحة.

وهذا ما يعالجه قيود HR: سير عمل واحد من طلب الإجازة حتى اعتمادها، ورصيد يُخصم تلقائيًا عند الاعتماد، وسجل كامل لكل طلب في ملف الموظف نفسه الذي يحمل عقده وحضوره وراتبه. وحسابات أرصدة الإجازات ونهاية الخدمة والعمل الإضافي مبنية داخل النظام. وهو نظام موارد بشرية مستقل باشتراكه الخاص، والربط مع قيود المحاسبة متاح الآن.

وللإجازة المرضية وإجازات المناسبات، انظر الإجازة المرضية وإجازات المناسبات. ولإجازة الوضع، انظر إجازة الوضع في نظام العمل السعودي.

ولمزيد من الأدلة والنماذج في إدارة شؤون الموظفين، تصفح مركز الموارد البشرية.

الأسئلة الشائعة

كم يوم إجازة سنوية يستحق الموظف؟

تقرر المادة 109 من نظام العمل السعودي إجازة سنوية لا تقل عن 21 يومًا، ترتفع إلى ما لا يقل عن 30 يومًا متى أتمّ العامل 5 سنوات متصلة في خدمة صاحب العمل نفسه. وأجر الإجازة يُدفع مقدمًا قبل بدايتها.

هل يسقط رصيد الإجازة إذا لم يستعمله الموظف؟

لا يسقط. المادة 109 تمنع التنازل عن الإجازة أو أخذ بدل نقدي عنها أثناء الخدمة، لكن المادة 111 تقرر أن العامل يستحق أجرًا عن أيام الإجازة المستحقة إذا ترك العمل قبل استعمالها. فالمنع يخص الاستبدال النقدي أثناء الخدمة، والتصفية واجبة عند انتهائها.

إلى متى يجوز ترحيل رصيد الإجازة إلى السنة التالية؟

تضع المادة 110 ثلاثة مسارات: تأجيل بطلب العامل وبموافقة صاحب العمل، وتأجيل بقرار صاحب العمل لظروف العمل في حدود 90 يومًا بعد سنة الاستحقاق، وما بعد ذلك لا يصح إلا بموافقة العامل كتابةً وبحد أقصى لا يتجاوز نهاية السنة التالية لسنة الاستحقاق.

هل تُخصم الإجازة المرضية من الرصيد السنوي؟

لا. الإجازة المرضية مقررة استقلالًا في المادة 117، وفيها 30 يومًا بأجر كامل، ثم 60 يومًا تالية بثلاثة أرباع الأجر، ثم 30 يومًا دون أجر. وكذلك إجازة الزواج والوفاة في المادة 113 وإجازة الوضع في المادة 151، كلها مستقلة عن الرصيد السنوي.

متى يُصرف أجر الإجازة السنوية؟

تنص المادة 109 على أن أجر الإجازة يُدفع مقدمًا، أي قبل بداية الإجازة لا مع راتب الشهر التالي. وهذا التزام صرف له توقيت مختلف عن دورة الراتب الشهرية.

هل يحدد نظام العمل معادلة لتحويل أيام الإجازة إلى مبلغ؟

لا. النظام يقرر الاستحقاق ولا ينص على معادلة حسابية واحدة لاحتسابه، ولا يحدد اليوم المحاسبي الذي يُبنى عليه أجر اليوم الواحد. وهذه مسألة تُحسم في عقد العمل ولائحة تنظيم العمل، والأولى أن تُكتب فيها صراحة بدل تركها للاجتهاد عند كل استحقاق.

المراجع النظامية

كل ما ورد في هذا الدليل مستند إلى نظام العمل السعودي: المادة 81 والمادة 87 (استثناءات على تخفيض مكافأة نهاية الخدمة)، والمادة 85 (تخفيض المكافأة عند الاستقالة)، والمادة 98 (ساعات العمل)، والمادة 102 (فترات الراحة)، والمادة 104 (الراحة الأسبوعية)، والمادة 109 (الاستحقاق السنوي وتحديد الموعد وعدم جواز التنازل والصرف المقدم)، والمادة 110 (الترحيل وحدوده)، والمادة 111 (التصفية عند ترك العمل وأجزاء السنة)، والمادة 112 (أيام الأعياد)، والمادة 113 (إجازة الزواج والوفاة)، والمادة 117 (الإجازة المرضية)، والمادة 151 (إجازة الوضع).

وعن أثر تعديلات المرسوم الملكي م/44 لعام 1446 للهجرة، النافذة منذ 19 فبراير 2025: المواد 98 و104 و109 و111 و81 و87 لم تطلها تعديلات، بينما عُدّلت المادة 151 بها. أما المادة 110 التي يقوم عليها هذا الدليل، والمواد 102 و112 و113 و117 و85، فلم يقف هذا الدليل لها على حالة تعديل صريحة، فلا يصح الجزم بأنها عُدّلت أو لم تُعدّل. والرجوع في ذلك إلى النص النظامي المحدَّث.

وهذا الدليل شرح تنظيمي لا استشارة قانونية. وعند نزاع قائم أو حالة خاصة، يبقى النص النظامي وجهة الاختصاص هما المرجع.