إنشاء وتسجيل فاتورة مشتريات أو مصاريف في النظام

• شرح كيفية إنشاء وتسجيل فاتورة مشتريات أو مصاريف : 

   

  1. التوجه إلى صفحة فواتير المشتريات:

     • اذهب إلى القائمة المنسدلة المشتريات، ثم اختر الفواتير، ثم اضغط على فاتورة جديدة الموجودة في أعلى الصفحة.

  2. إدخال البيانات الأساسية:

     • المرجع: يمكنك كتابة رقم المرجع  ” وهو رقم فريد , لا يمكن تكراره لاكثر من فاتورة ” 

     • وصف الفاتورة: إضافة وصف الفاتورة إذا كان موجودًا.

     • اسم المورد: اختر اسم المورد من القائمة أو اضغط على + لإضافة مورد جديد مع تفاصيله.

     • تاريخ الإصدار: حدد تاريخ إصدار الفاتورة.

  3.  

  • شروط الدفع: ويمكن التعديل عليها ولمعرفة كيفيتها يمكنك الدخول الى شروط الدفع

  • تاريخ الاستحقاق : حدد التاريخ الذي تصبح فيه الفاتورة مستحقة ( لا يمكن تحديد تاريخ معين للفواتير 

  • تاريخ التوريد : حدد التاريخ الذي سيتم استلام فيه البضاعة.

  • الموقع: حدد موقع الفاتورة إذا كان مخصصًا.

  • اختيار السلع أو المصاريف:

    • اختر السلع أو المصروفات المدرجة في الفاتورة او اختر خيار ” انشاء منتج ” لانشاء منتج جديد من الفاتورة مباشرة حيث ستظهر لك قائمة منبثقة لانشاء المنتج. إذا كانت أكثر من قطعة أو مصروف، اضغط على أضف المزيد لإضافة المزيد من البنود.

  • إضافة الشروط والملاحظات:

    • إذا كان هناك شروط وأحكام أو ملاحظات على الفاتورة، قم بإضافتها.

    • إرفاق مرفق: يمكنك رفع مرفقات مثل صورة الفاتورة أو مستندات إضافية.

  • حفظ الفاتورة:

    • حفظ كمسودة: إذا كنت ترغب في تعديل الفاتورة لاحقًا.

    • حفظ وموافقة: إذا كنت ترغب في إضافة الفاتورة بشكل نهائي.

  • طريقة الاطلاع على القيود المحاسبية المنعكسة عن فاتورة المبيعات والفواتير البسيطة وفواتير المشتريات وسندات القبض والصرف وطباعتها

    • بعد إنشاء فاتورة المبيعات أو سند القبض او فاتورة المشتريات او سندات الصرف والموافقة عليها ينشأ القيد المحاسبي تلقائي.

    • تقدر تشوف القيد من التقارير تحت تقرير دفتر القيود.

    • القيد ما يظهر داخل صفحة الفاتورة ولا داخل قيود المحاسبة اليدوية.

    • تقرير دفتر القيود هو المكان الوحيد اللي يعرض قيود فواتير المبيعات وسندات القبض ويعطيك خيار الطباعة.

    • الفاتورة المسودة ما تنعكس في التقارير وما يطلع عنها أي قيد محاسبي.

   

  الخيارات التي تظهر بعد اضافة فاتورة المشتريات :

  ستظهر لك فواتير المشتريات والخيارات التالية مقابل كل فاتورة ( عرض , طباعة , تحميل PDF , دفع , نسخ , حذف ” بحال غير مرتبطه باشعار مدين او سند ” .

  الرسم البياني في صفحة فواتير المشتريات :

  يظهر في أعلى صفحة فواتير المشتريات رسم بياني يوضح حالات الفواتير وعدد الفواتير وقيمتها لكل حالة، ويتأثر هذا الرسم البياني بالتصفية المفعّلة.

  بخصوص طلب حذف أو إخفاء الرسم البياني: لا تتوفر حالياً أي صلاحية لإخفاء الرسم البياني أو حذفه، وسيظهر تلقائياً لأي مستخدم يملك صلاحية الوصول إلى فواتير المشتريات.

  ملاحظات إضافية:

   

  • تأكد من إدخال كافة التفاصيل بشكل صحيح قبل الموافقة على الفاتورة.

  • الفاتورة تصبح سارية بعد الموافقة عليها.

  • الرسم البياني الذي يظهر اعلى فواتير المشتريات والذي يوضح حالات الفواتير لا يمكن حذفه او اخفاءه وسيظهر لأي مستخدم لديه صلاحية الدخول الى فواتير المشتريات.

الخيارات التي تظهر بعد اضافة فاتورة المشتريات :

ييظهر لك في اعلى صفحة فواتير المشريات رسم بياني يوضح حالات الفواتير وعدد الفواتير وقيمتها لكل حالة ويتأثر الرسم البياني بالتصفية المفعلة ولا يوجد صلاحية لاخفاءه عن المستخدمين بحال لدى المستخدم صلاحية فواتير المشتريات , وستظهر لك فواتير المشتريات والخيارات التالية مقابل كل فاتورة ( عرض , طباعة , تحميل PDF , دفع , نسخ , حذف ” بحال غير مرتبطه باشعار مدين او سند ” .

•  

  •  

   

  حالات المستندات التجارية

   

  •  

  • إذا تجاوز المستند تاريخ الاستحقاق، يعرض النظام حالة إضافية “متأخرة” بجانب الحالة الحالية مثل:

    • “موافق عليها ، متأخرة”.

    • “مدفوع جزئياً، متأخرة”.

  • حالة “متأخرة” تظهر فقط مع المستندات اللي حالتها:

    • موافق عليه.

    • مدفوع جزئيًا.

  • الهدف من الحالة هو متابعة المستندات غير المسددة بعد تاريخ الاستحقاق بشكل أوضح.

  • عند انشاء الاشعار المدين سيتم اضافة حالة ” مسترجعة ” بجانب فاتورة المشتريات التي تم اضافتها في خانة فاتورة المشتريات الاصلية اثناء انشاء الاشعار المدين , وبعد تخصيص الاشعار المدين او ارجاع الاموال تتحول حالة الفاتورة من موافق عليه الى دفعت او دفعت جزئياً بجناب حالة ” مسترجعة ” وسيظهر رقم الاشعار الدائن او السند المرتبط بالفاتورة اسفل مجموع الفاتورة عند الضغط على عرض بجوار الفاتورة وبحال لم يظهر فذلك يعني انه لم يتم تخصيص الاشعار المدين على الفاتورة او ارجاع الاموال.

  • حالة “مسترجعة” ما تغيّر الحالة المالية للمستند لكنها توضح أنه تم إرجاعه كليًا أو جزئيًا.

• لارجاع فاتورة المشتريات بعد انشاؤها :

• التوجه إلى صفحة فواتير المشتريات:

  • اذهب إلى فواتير المشتريات.

• إنشاء إشعار مدين:

  • اضغط على إشعارات مدينة من الخيارات العلوية ، ثم اختر إنشاء إشعار مدين.

  • اختر المورد الذي اشتريت منه السلع.

  • حدد تاريخ إصدار الإشعار.

  • عبئ ” مرجع فاتورة المشتريات الاصلية ” و يجب ان يتكون من حروف وأرقام فقط وان لا يتعدى 50 حرف وبحال تم اضافته بشكل خاطئ سيظهر لك التنبيه التالي : ” external_parent_reference يجب ان يتكون من حروف وأرقام فقط وان لا يتعدى 50 حرف “

• تحديد المنتجات المراد إرجاعها:

  • اختر المنتج الذي ترغب في إرجاعه وادخل الكمية.

  • يمكنك أيضًا إضافة الشروط والأحكام أو الملاحظات الخاصة بك.

  • يمكنك رفع مرفق مثل الصورة الأصلية للفاتورة لحفظها إلكترونيًا.

• يتم الضغط على ” حفظ وموافقة ” اسفل الاشعار الدائن لاعتماده بشكل نهائي او ” حفظ كمسوده ” لحفظه دون اعتماده للتعديل عليه لاحقاً.

•  

  •  

   

   

   

  لمعرفة التفاصيل أكثر، يمكنك الاطلاع على الرابط التالي:

  https://www.qoyod.com/knowledge-base-docs/%d8%a5%d9%86%d8%b4%d8%a7%d8%a1-%d9%81%d8%a7%d8%aa%d9%88%d8%b1%d8%a9-%d8%b4%d8%b1%d8%a7%d8%a1/

  اليك دورة تدريبية تشرح المبيعات والمشتريات في قيود : 

  https://www.youtube.com/watch?v=Kcz3kUxQ8lI

   كلمات مفتاحية :

   

      – كيف اضافة  فاتورة مشتريات .
      – طريقة اضافة فاتورة شراء .
      – كيف اضيف فاتورة شراء .
      – كيف اضيف فاتورة مشتريات .