شرح إضافة سند قبض أو سند صرف للعميل وربطه بفواتير المبيعات

شرح إضافة سند قبض أو سند صرف للعميل وربطه بفواتير المبيعات

يوفّر نظام قيود إمكانية إدارة دفعات العملاء بشكل دقيق من خلال سندات العملاء، سواء لتحصيل مبالغ مقابل فواتير مبيعات صادرة، أو لإرجاع مبالغ للعميل عند إلغاء أو إرجاع فاتورة.

ما هو سند العميل؟

سند العميل هو مستند مالي يُستخدم في إحدى الحالتين:

• سند قبض: لإثبات استلام مبلغ من العميل مقابل فواتير المبيعات التي تم إصدارها له.

• سند صرف: لإرجاع مبلغ للعميل في حال:

  • إرجاع فاتورة مبيعات.

  • استرداد دفعة قام العميل بسدادها مسبقًا.

خطوات إضافة سند قبض أو صرف للعميل

1) الوصول إلى سندات العملاء

• من القائمة المنسدلة المبيعات

• اختر سندات العملاء

• اضغط على إنشاء سند جديد

2) تعبئة بيانات السند

عند فتح صفحة إنشاء السند، قم بإدخال البيانات التالية:

• رقم المرجع
  يظهر تلقائيًا برقم متسلسل، ويمكنك تعديله يدويًا عند الحاجة.

• اسم الجهة (العميل)
  اختر العميل من قائمة العملاء المضافة مسبقًا.

• الحساب
  حدد حساب التحصيل أو الصرف (مثل: حساب بنكي، نقدية).

• نوع السند

  • سند قبض

  • سند صرف

• وصف السند
  حقل اختياري لكتابة توضيح مختصر.

• التاريخ
  حدد تاريخ السند.

• المبلغ
  أدخل قيمة السند (يمكن أن تكون كاملة أو جزئية).

• تنبيه: لكي تتمكن من ربط السند بفاتورة، يجب أن تكون عملة السند مطابقة لعملة الفاتورة تماماً , حيث ستظهر لك الفواتير من نفس العملة.

3) تخصيص و ربط السند بالفواتير اثناء انشاء السند

يمكنك ربط السند بالفواتير بطريقتين:

• التخصيص التلقائي حسب أقدمية الفواتير
  عند تفعيل الخيار ()، يتم توزيع مبلغ السند تلقائيًا على فواتير العميل حسب الأقدمية.
  ملاحظة: هذا الخيار متاح فقط من نسخة الويب ولا يظهر في تطبيق الجوال. إذا سأل العميل عنه من التطبيق، وجّهه لاستخدام المتصفح (Chrome/Safari) من الجوال لفتح قيود من الويب.

• التخصيص اليدوي
  عند عدم تفعيل الخيار، يمكنك:

  • اختيار فاتورة محددة من القائمة في الأسفل.

  • تحديد المبلغ المراد تخصيصه لكل فاتورة.

يمكن توزيع سند واحد على أكثر من فاتورة لنفس العميل.

4) المرفقات: يمكنك إرفاق صور المستندات (مثل صورة التحويل) من تبويبة المرفقات أسفل صفحة الإنشاء.

• 5) معلومات إضافية (اختياري)

• يمكنك ربط السند بـ:

  • مشروع

  • حقول إضافية
    (بعد تهيئتها من: الإعدادات → الحقول الإضافية)

5) حفظ السند

• اضغط على حفظ

• سيتم نقلك تلقائيًا إلى صفحة إدارة السندات

• بمجرد الضغط على “حفظ”، يُنشئ النظام قيداً محاسبياً تلقائياً يمكنك تتبعهمن خلال التقارير ومن ثم “دفتر القيود”.

• يمكنك:

  • عرض السندات

  • تصفيتها (جميع السندات / سندات العملاء / سندات الموردين)

  • تصدير السندات إلى إكسل من خلال خيار ” تصدير ” اعلى صفحة السندات.

6) ربط السند بفاتورة المبيعات بعد حفظه

بحال تم اضافة سند عميل ولم يتم ربطه بأي فاتورة سيظهر بحالة ” غير مستعمل ” او تم تخصيص جزء فقط من السند على فاتورة سيظهر بحالة ” مستعمل جزئياً ” ويمكنك تخصيصه الى فاتورة من خلال الدخول الى المبيعات ومن ثم سندات العملاء ومن ثم الضغط على خيار ” دفع ” مقابل السند و اختيار اما ” تخصيص السند تلقائيًا حسب أقدمية الفواتير ” او الضغط على رقم الفاتورة المراد التخصيص عليها وكتابة المبلغ المراد تخصيصه وستتحول حالة السند الى ” مستعمل او مستعمل جزئياً بحال لم يتم تخصيصه بالكامل ”

إدارة السندات (التعديل والمرفقات والتحميل)

يوفر النظام مرونة عالية للتعامل مع السندات بعد حفظها:

• تعديل السندات:

  • إذا كان السند “غير مستعمل”: مسموح لك بتعديل كافة البيانات (المبلغ، الجهة، التاريخ، الحساب.. إلخ).

  • إذا كان السند “مستعمل” (مربوط بفاتورة): يمكنك تعديل التاريخ، الوصف، المرفقات، والحساب. أما إذا أردت تعديل المبلغ أو العميل، فيجب أولاً “فك ربط السند” من المستند التجاري.

• إضافة مرفقات لاحقاً: يمكنك الدخول على خيار “عرض” مقابل السند، ثم النزول لأسفل الصفحة والضغط على أيقونة “الدبوس” بجانب صندوق التعليقات لإضافة ملفاتك.

• مشاركة السند: يمكنك تحميل السند كملف PDF بهوية منشأتك وشعارها من قائمة السندات، ثم إرساله للعميل يدوياً عبر الواتساب أو البريد الإلكتروني.

الأثر المحاسبي لسند العميل

• فور إنشاء السند وحفظه:

  • يتم إنشاء قيد محاسبي تلقائي مباشرة.

  • يمكن الاطلاع عليه من:

    • التقارير → دفتر القيود

    • مع إمكانية طباعة القيد من أيقونة الطباعة.

• عند تخصيص السند على فاتورة:

  • لا يتم إنشاء أي قيد محاسبي جديد.

  • التخصيص يهدف فقط إلى:

    • ربط السند بالفاتورة.

    • تغيير حالة السند والفاتورة.

حالات السند في النظام

تظهر حالة السند في قائمة سندات العملاء كالتالي:

• غير مستعمل
  لم يتم تخصيصه على أي فاتورة.

• مستعمل جزئيًا
  تم تخصيص جزء من مبلغ السند وبقي جزء غير مخصص، ويمكن استخدامه لاحقًا.

• مستعمل
  تم تخصيص كامل مبلغ السند على الفواتير.

تأثير السند على حالة فاتورة المبيعات

بعد تخصيص السند، تتغير حالة الفاتورة كالتالي:

• دفعت
  عند تغطية كامل قيمة الفاتورة.

• دفعت جزئيًا
  عند سداد جزء من قيمة الفاتورة.

• موافق عليه
  في حال عدم تخصيص أي سند عليها.

حذف سند العميل

• يمكن حذف السند في جميع الحالات (غير مستعمل / مستعمل جزئيًا / مستعمل).

• عند حذف السند:

  • يتم حذف القيد المحاسبي المرتبط به تلقائيًا.

  • يبقى رقم القيد المحاسبي محجوزًا ولا يُستخدم مرة أخرى.

  • يعود رصيد العميل كما كان.

  • تتغير حالة الفواتير المرتبطة إلى:

    • موافق عليه

    • أو دفعت جزئيًا (إن وُجدت سندات أخرى).

التعامل مع الدفعات الزائدة من العميل

في حال دفع العميل مبلغًا أكبر من قيمة الفواتير، لديك خياران:

• دفعة مقدمة
  ترك المبلغ غير المخصص واستخدامه لاحقًا لتسديد فواتير قادمة.

• إرجاع المبلغ
  إنشاء سند صرف للعميل بالمبلغ الزائد في حال:

  • كانت الزيادة بالخطأ.

  • أو تم إرجاع فاتورة مبيعات.

صلاحيات المستخدم على سندات العملاء

يمكن التحكم بصلاحيات السندات من خلال:

الإعدادات → المستخدمين → إدارة المناصب
ثم تحديد الصلاحيات التالية مقابل سندات العملاء:

• الإنشاء

• التعديل

• الموافقة

• الحذف

دورة تدريبية

شرح عملي لطريقة إضافة السندات وربطها بفواتير سابقة:
https://www.youtube.com/watch?v=6oeLkzK5NKU&list=PLFxruNicnasPRuNEdfXU1417xKNxZt9GI&index=10

ملاحظة مهمة: السندات في النظام مخصصة حصراً للتعامل مع العملاء والموردين (قبض وصرف). أما العمليات المالية الأخرى التي لا ترتبط بعميل أو مورد محدد، فيتم تسجيلها عبر القيود المحاسبية اليدوية، من خلال: المحاسبة ← قيود محاسبية يدوية ← إضافة قيد محاسبي جديد

ومن أبرز هذه العمليات:

• عهدة موظف ، صرف مبلغ نقدي لموظف أو تسوية عهدته

• سحب صاحب المنشأة ، سحب مبلغ شخصي من الصندوق

• التحويل بين الصندوق والبنك ، إيداع أو سحب نقدي

• المصروفات النقدية المباشرة ، كالإيجار والكهرباء وغيرها

• إضافة رأس المال ، ضخ رأس مال جديد في المنشأة

  الأسئلة الشائعة (FAQ)

• س: كيف أربط سنداً قمت بإضافته سابقاً دون تخصيص؟

  • ج: اذهب إلى سندات العملاء، واضغط على خيار “دفع” الموجود مقابل السند، ثم اختر الفاتورة المراد التخصيص عليها.

• س: هل يختفي رقم القيد المحاسبي عند حذف السند؟

  • ج: نعم، يُحذف القيد، ويظل رقمه “محجوزاً” في النظام لضمان تسلسل القيود ولا يمكن إعادة استخدامه لسند آخر.

• س: هل يمكنني تعديل سند مربوط بفاتورة؟

  • ج: نعم، يمكنك تعديل أغلب البيانات، لكن لتعديل “المبلغ” أو “اسم العميل”، يجب عليك أولاً فك ربطه بالفاتورة.

    كلمات مفتاحية للاستفسار

كيف أضيف سند قبض لعميل؟
وش الخطوات لإدخال سند عميل جديد؟
كيف أسجل استلام دفعة من عميل؟
كيف أربط السند بفاتورة محددة؟
أقدر أوزع السند على أكثر من فاتورة؟
العميل دفع أكثر من الفاتورة، وش الحل؟
كيف أرجع المبلغ الزائد للعميل؟
كيف أستخدم السند كدفعة مقدمة؟
كيف أحذف سند مستعمل؟
كيف أعدل سند قبض فيه مبلغ زايد؟
customer made an overpayment ، how to adjust the remaining balance?