شرح حالات السند (غير مستعمل ، مستعمل ، مستعمل جزئيًا)، طريقة تخصيص السند على الفواتير، وإلغاء التخصيص

توضيح معنى حالة السند

(غير مستعمل ، مستعمل ، مستعمل جزئيًا)
وطريقة تخصيص السند على الفواتير

أولًا: ما المقصود بحالة السند؟

حالة السند توضح ما إذا كان السند مرتبطًا بفواتير أم لا، ولا تؤثر بحد ذاتها على إنشاء القيد المحاسبي، وإنما تُستخدم لتنظيم السداد وربط السند بالفواتير.

تظهر حالة السند في قائمة السندات ضمن عمود باسم (الحالة).

أنواع حالات السند:

1) غير مستعمل

يكون السند بحالة غير مستعمل إذا:

• تم إنشاء السند

• ولم يتم تخصيصه على أي فاتورة بعد

يمكن استخدام السند غير المستعمل لتسديد أي فاتورة لاحقًا.

2) مستعمل جزئيًا

يصبح السند مستعمل جزئيًا إذا:

• تم تخصيص جزء من قيمة السند على فاتورة

• وبقي جزء آخر غير مخصص

يبقى الجزء المتبقي متاحًا للاستخدام على فواتير أخرى لنفس العميل أو المورد.

3) مستعمل

يصبح السند مستعمل إذا:

• تم تخصيص كامل قيمة السند على فاتورة واحدة أو عدة فواتير

• ولم يعد هناك أي رصيد متبقٍ في السند

مثال توضيحي سريع

سند بقيمة 1,000 ريال:

• تم تخصيص 1,000 ريال على فاتورة واحدة
  → حالة السند: مستعمل

• تم تخصيص 600 ريال على فاتورة وبقي 400 ريال
  → حالة السند: مستعمل جزئيًا
  → يمكن استخدام الـ 400 ريال على فاتورة أخرى

ثانيًا: هل يمكن ربط السند بأكثر من فاتورة؟

نعم.
يمكن توزيع السند الواحد على عدة فواتير بشرط:

• أن تكون الفواتير لنفس العميل أو المورد الذي أُنشئ السند له

ثالثًا: طرق تخصيص السند على الفواتير

الطريقة الأولى: من قائمة الفواتير

(مناسبة عند سداد فاتورة محددة)

1. اذهب إلى:

   • المبيعات → فواتير المبيعات
     أو

   • المشتريات → فواتير المشتريات

2. اضغط دفع مقابل الفاتورة

3. اختر استخدام سند سابق

4. اختر السند غير المستعمل أو المستعمل جزئيًا

5. أدخل مبلغ التخصيص واحفظ

الطريقة الثانية: من قائمة السندات

(مناسبة عند توزيع سند على عدة فواتير)

1. اذهب إلى:

   • المبيعات → سندات العملاء
     أو

   • المشتريات → سندات الموردين

2. اضغط عرض أو دفع مقابل السند

3. ستظهر جميع الفواتير غير المسددة للعميل أو المورد

4. اختر الفواتير وحدد المبلغ لكل فاتورة

5. احفظ التخصيص

هذه الطريقة أسهل عند وجود عدة فواتير تريد سدادها بسند واحد.

رابعًا: ماذا يحدث عند إلغاء التخصيص أو حذف الفاتورة؟

هل يمكن حذف فاتورة مخصص عليها سند؟

لا.
لا يمكن حذف الفاتورة إذا كان عليها سند مخصص، إلا بعد إلغاء ربط السند أولًا.

طرق إلغاء ربط السند بالفاتورة:

الطريقة الأولى: من داخل الفاتورة

1. افتح الفاتورة (عرض)

2. اضغط على رقم السند الظاهر أسفل “المجموع”

3. ستظهر الفواتير المرتبطة

4. اضغط حذف مقابل الفاتورة المطلوبة

الطريقة الثانية: من داخل السند

1. اذهب إلى قائمة السندات

2. اضغط عرض بجانب السند

3. ستظهر الفواتير المرتبطة بالسند

4. اضغط حذف مقابل الفاتورة

بعد إلغاء التخصيص:

• تعود حالة السند إلى غير مستعمل

• ويمكن استخدامه مرة أخرى على فواتير أخرى

ملاحظة:
لا يمكن حذف فاتورة مبيعات إذا كانت خاضعة للفوترة الإلكترونية، حتى بعد إلغاء التخصيص.

خامسًا: هل لحالة السند أثر محاسبي؟

لا.
حالة السند (مستعمل / غير مستعمل) هي حالة ربط فقط.

القيد المحاسبي:

• يتم إنشاؤه مباشرة عند إصدار السند

• يظهر في:

  • التقارير → دفتر القيود

• ويمكن البحث عنه باستخدام الرقم المرجعي للسند

تغيير حالة السند لا ينشئ قيودًا جديدة ولا يعدّل القيد المحاسبي.

سادسًا: هل الشرح يشمل سندات العملاء والموردين؟

نعم.
نفس المفهوم والسلوك ينطبق على:

• سندات العملاء

• سندات الموردين

كلمات مفتاحية للاستفسار

وش معنى السند غير مستعمل؟
وش الفرق بين مستعمل ومستعمل جزئيًا؟
كيف أخصص سند على فاتورة؟
هل أقدر أستخدم سند واحد لأكثر من فاتورة؟
ليش ما أقدر أحذف الفاتورة؟
كيف أفك ربط السند عن الفاتورة؟
وين أشوف حالة السند؟
وش معنى استخدام سند سابق؟