إضافة عميل كمورد وربط الحسابات لتسوية الأرصدة بينهما في النظام

بحال استفسر العميل عن امكانية اضافة العميل كمورد , نعم تقدر تربط العميل والمورد بنفس الحساب وتتعامل معهم كجهة واحدة بدور مزدوج (عميل + مورد)، وتقدر بعدها تسوي تسوية بين أرصدتهم بسهولة.

الخطوات

1. إضافة أو تعديل المورد

   • ادخل على المشتريات > الموردين

   • اضغط تعديل بجانب المورد

   • فعّل خيار ربط مع عميل

2. اختيار العميل

   • ابحث عن العميل بالاسم أو الرقم المرجعي

   • أو أضف عميل جديد بالضغط على علامة ( + ) بجانب الخانة

3. الحفظ

   • اضغط حفظ

   • الصفحة بتتحدث وتظهر الجهة كـ عميل + مورد

4. التنقل بين الملفات

   • من صفحة المورد اضغط عرض

   • بتلقى خيار العميل المرتبط

   • تقدر تضغط على اسمه وتنتقل مباشرة لملفه

تسوية الأرصدة بين العميل والمورد

بعد الربط تقدر تسوي تسوية مباشرة بين حساباتهم من خلال تخصيص سند سابق.

1. من خلال فواتير المبيعات ابحث عن  فاتورة المبيعات المراد تسويتها.

2. اضغط على زر الدفع > تخصيص سند سابق

3. بتظهر لك قائمة بالفواتير المفتوحة

4. اختر الفواتير وحدد مبلغ التخصيص

5. اضغط حفظ، ويتحدث الرصيد تلقائي للطرفين

ملاحظة مهمة

• بالوقت الحالي، لما تسوي هالحركة ” تسوية واقفال فواتير المبيعات والمشريات ” ، ما راح تظهر مباشرة في:

  • كشف حساب العميل أو المورد

  • ميزان المراجعة

  • الميزانية

  النظام ما ينشئ قيد محاسبي تلقائي، لذلك لازم تسوي قيد تسوية يدوي لتصفية الحسابات بين العميل والمورد.

  جارٍ العمل على أتمتة العملية مستقبلاً، بحيث القيد ينشأ تلقائياً والتقارير المالية تعكس التسوية مباشرة.

الفوائد

• تسوية سريعة بين حساب العميل والمورد المرتبطين

• تقليل الأخطاء وتكرار البيانات

• تحديث الأرصدة تلقائيًا للطرفين

• تسجيل كل العمليات في تقرير النشاط (المبلغ، التاريخ، المستخدم)

ملاحظات هامة

• الربط والتسوية متاحة فقط للمستخدمين المصرّح لهم بإضافة أو تعديل الموردين

• العملية تُسجّل تلقائيًا في تقرير النشاط

• التخصيص يظهر في تفاصيل الفاتورة للطرفين

التقارير المتأثرة من تسوية فواتير المبيعات والمشتريات لنفس العميل/المورد

• صفحة العميل (Customer view page)

  عند الدخول الى قائمة العملاء والضغط على عرض بجوار العميل : 

  • Total outstanding: ينخفض الرصيد الكلي المستحق.

  • Overdue: يقل المبلغ المتأخر إن كانت الفواتير المسوّاة متأخرة.

  • Bills status / Simple Bill status: تتغير حالة الفواتير (موافق عليها → مدفوعة جزئياً/كلياً).

• صفحة المورد (Vendor view page)

  عند الدخول الى قائمة الموردين والضغط على عرض بجوار المورد: 

  • Total outstanding: ينخفض الرصيد الكلي للمورد.

  • Overdue: يقل المبلغ المتأخر.

  • Invoices status / Notes and Returns status: تحديث حالة الفواتير من موافق عليها الى دفعت او دفعت جزئياً.

• تقارير العمليات (Operation reports)

  • Aged open invoices تقرير اعمار ديون العملاء  : انخفاض مبالغ الفواتير المفتوحة وتحديث الأعمار.

  • Aged open bills تقرير اعمار ديون الموردين  : انخفاض مبالغ الفواتير المفتوحة وتحديث الأعمار.

  • A/R by customer تقرير حسابات العملاء المدينون : انخفاض رصيد العميل (Invoices Remaining amounts).

  • A/P by vendor تقرير حسابات الموردين الدائنين : انخفاض رصيد المورد (Bills Remaining amounts).

•  إلغاء التخصيص (إرجاع الفاتورة لحالتها السابقة)

• يمكنك إلغاء التخصيص لإزالة أي عملية تخصيص تمت على الفاتورة (للجهات ذات الدور المزدوج عميل+مورد)، سواء كانت:

  • تخصيص فاتورة عميل مقابل فاتورة مشتريات أو فاتورة مبسطة.

  • تخصيص فاتورة مشتريات أو الفاتورة البسيطة مقابل فاتورة عميل.

   

• يتم تحديث الأرصدة والحالات فوراً، مع تسجيل كامل في تقرير النشاط.

 طريقة الاستخدام

1. افتح صفحة المشتريات/المبيعات المطلوب إلغاء التخصيص عنها.

2. بجانب كل فاتورة ستجد زر إلغاء التخصيص.

3. اختر الفاتورة المراد إلغاء تخصيصها.

4. اضغط تأكيد.

   • ستتم إزالة التخصيص واسترجاع الرصيد المستحق على الفاتورة والطرف المقابل (فاتورة مشتريات/ فاتورة بسيطة) والعكس صحيح

 ما الذي يحدث بعد الإلغاء؟

• تحديث الأرصدة:

  • يرتفع الرصيد المستحق على الفاتورة بمقدار القيمة المُلغى تخصيصها

  • يرتفع الرصيد على المستند المقابل (فاتورة مشتريات/فاتورة مبسطة/ فاتورة المبيعات) بالقيمة نفسها.

• تحديث الحالة:

  • قد تتغير حالة الفاتورة أو المستند المقابل إلى موافق عليها أو مدفوعة جزئياً حسب الرصيد الجديد.

• سجل تدقيق كامل:

  • يتم تسجيل عملية الإلغاء في تقرير النشاط مع: التاريخ/الوقت، المستخدم، المبلغ، والمستندات المتأثرة

الصلاحيات المطلوبة

• صلاحية إنشاء الفواتير.

• إذا لم تتوفر الصلاحيات، لن يظهر زر إلغاء التخصيص.

 القيود والتحقق

• يجب أن يكون التخصيص تابعًا لنفس الجهة.

• لا يمكن الإلغاء إذا كانت الفترة مقفلة محاسبيًا.

• يمنع النظام إدخال مبلغ إلغاء أكبر من المبلغ المخصص القائم.

كلمات مفتاحية للاستفسار : 

• هل أقدر أضيف نفس الشخص كعميل ومورد؟

• فيه طريقة أتعامل فيها مع عميل هو نفسه مورد؟

• كيف أتعامل مع جهة نشتري منها ونبيع لها بنفس الوقت؟

• هل النظام يسمح بإضافة الاسم مرتين؟ مرة عميل ومرة مورد؟

• أقدر أربط بين فواتير البيع والشراء لنفس الجهة؟

• عندي شخص نشتري منه ويشتري منا، وش الطريقة الصحيحة لإدخاله؟

• كيف أسوي تسوية بين حساب العميل والمورد إذا كان نفس الشخص؟

• فيه خيار يخلي العميل يظهر في المشتريات؟

• ليه الاسم ما يطلع لي في فواتير المشتريات رغم إنه موجود عندي عميل؟

• ممكن أتعامل مع نفس الكيان في فواتير المبيعات والمشتريات؟

• لما اعمل اقفال او تسوية فواتير المبيعات وفواتير المشتريات للعميل والمورد لا يظهر بكشف الحساب