كيفية دفع كامل فاتورة المشتريات أو جزء منها وربط السندات بالفواتير والمشاريع

كيفية دفع فاتورة المشتريات (كامل أو جزئي) في قيود

يمكنك سداد فاتورة المشتريات بالكامل أو جزئيًا في قيود بطريقتين أساسيتين. اختيار الطريقة يعتمد على طريقة عملك وعدد الفواتير التي ترغب بسدادها.

أولًا: فهم سريع قبل البدء

• سند المورد هو الذي يُنشئ القيد المحاسبي ويُثبت المبلغ المدفوع فعليًا للمورد.

• تخصيص السند لا يُنشئ قيدًا جديدًا، وإنما:

  • يغيّر حالة الفاتورة.

  • يغيّر حالة السند (مستعمل / مستعمل جزئيًا).

• بدون تخصيص سند، تبقى الفاتورة موافق عليها حتى لو كان هناك سند منشأ.

حالات فاتورة المشتريات

قد تظهر فاتورة المشتريات بإحدى الحالات التالية:

• مسودة

• بانتظار الموافقة

• موافق عليها

• دفعت

• دفعت جزئيًا

• متأخرة

الذي يغيّر حالة الفاتورة فعليًا هو تخصيص السند عليها
إذا لم يتم تخصيص أي سند → تبقى الحالة موافق عليها

الطريقة الأولى: الدفع من قائمة الفواتير (الأنسب لفاتورة محددة)

الخطوات

1. اذهب إلى:
   المشتريات → فواتير المشتريات

2. ابحث عن الفاتورة المراد سداداها

3. اضغط على دفع مقابل الفاتورة من الخيارات الظاهرة مقابل الفاتورة,

4. اختر أحد الخيارين:

الخيار (أ): إنشاء سند جديد

• حدّد:

  • حساب الدفع (صندوق / بنك).

  • تاريخ السند.

  • مبلغ السند (كامل أو جزئي).

  • الوصف (اختياري).

  • المشروع أو الموقع (اختياري ، للتقارير فقط).

• اضغط حفظ.

الخيار (ب): استخدام سند سابق

• اختر رقم السند الموجود.

• أدخل المبلغ المراد تخصيصه على الفاتورة.

• اضغط حفظ.

النتيجة

• يتم تخصيص السند على الفاتورة.

• تتغير حالة الفاتورة إلى:

  • دفعت (إذا تم السداد كاملًا).

  • دفعت جزئيًا (إذا كان السداد جزئيًا).

الطريقة الثانية: الدفع من سندات الموردين (الأنسب لعدة فواتير)

إنشاء سند جديد ثم تخصيصه

1. اذهب إلى:
   المشتريات → سندات الموردين

2. اضغط + لإضافة سند جديد.

3. عبّئ:

   • المورد.

   • التاريخ.

   • الحساب.

   • قيمة السند.

4. اضغط حفظ.

5. بعد الحفظ، اضغط دفع مقابل السند.

6. ستظهر جميع فواتير المورد غير المسددة:

   • اختر فاتورة واحدة أو عدة فواتير.

   • أدخل المبلغ المخصص لكل فاتورة.

7. احفظ.

استخدام سند موجود مسبقًا

• من نفس قائمة سندات الموردين:

  • اضغط دفع مقابل السند.

  • خصّصه على الفواتير المطلوبة.

حالة السند بعد التخصيص

• غير مستعمل: لم يُخصص على أي فاتورة.

• مستعمل جزئيًا: تم تخصيص جزء من المبلغ.

• مستعمل: تم تخصيص كامل المبلغ.

حالة السند تظهر في قائمة سندات الموردين ضمن عمود الحالة.

الأثر المحاسبي (مهم)

• يتم إنشاء القيد المحاسبي تلقائيًا فور إنشاء سند المورد.

• القيد يعكس المبلغ المدفوع فعليًا (كامل أو جزئي).

• تخصيص السند لا يُنشئ قيدًا جديدًا، بل يغيّر الحالة فقط.

• يمكنك مراجعة القيد من:
  التقارير → دفتر القيود 

إلغاء التخصيص أو حذف السند

إلغاء تخصيص السند

• عند إلغاء التخصيص:

  • تعود حالة السند إلى غير مستعمل.

  • تعود حالة الفاتورة إلى موافق عليها.

حذف سند المورد

• يمكن حذف السند حتى لو كان مستعملًا.

• عند الحذف:

  • تُلغى جميع التخصيصات تلقائيًا.

  • تتغير حالات الفواتير المرتبطة إلى موافق عليها.

نقاط مهمة يجب الانتباه لها

• يمكن:

  • تخصيص سند واحد على عدة فواتير لنفس المورد.

  • تخصيص أكثر من سند على نفس الفاتورة.

• لا يوجد حد أقصى لعدد السندات على الفاتورة.

• ربط السند بمشروع أو موقع:

  • اختياري.

  • لا يؤثر على القيد المحاسبي.

  • يُستخدم فقط في التقارير والتصفية.

الصلاحيات المطلوبة

لإنشاء أو تخصيص سندات الموردين، يجب أن يمتلك المستخدم صلاحيات:

• إنشاء سندات الموردين.

• الموافقة على سندات الموردين.

• (اختياري) تعديل السندات.

وذلك من:
الإعدادات → المستخدمين → إدارة المناصب → صلاحيات سندات الموردين

متى أستخدم كل طريقة؟

• استخدم الدفع من داخل الفاتورة إذا:

  • تريد سداد فاتورة واحدة بسرعة.

• استخدم سندات الموردين إذا:

  • لديك عدة فواتير لنفس المورد.

  • تريد توزيع مبلغ واحد على أكثر من فاتورة.