الدوران الطوعي

تعريف الدوران الطوعي

الدوران الطوعي (بالإنجليزية: Voluntary Turnover) هو مغادرة الموظف منشأته بقرار منه هو، ويُقاس بنسبة من غادروا بقرارهم خلال فترة إلى متوسط عدد العاملين في الفترة نفسها. ففي التعريف قرارٌ يُصنَّف وقسمةٌ تُحسب. والتصنيف موضع الصعوبة، لأن مغادرة واحدة قد تبدو من الخارج قرار الموظف وهي في حقيقتها نتيجة ظرف صنعته المنشأة. أما القسمة فمألوفة، ويتوقف عليها اختيار المقام.

ويقتصر هذا المصطلح على ما بدأه الموظف. أما من أنهت المنشأة علاقتهم بها، فلهم تصنيف آخر ورقم آخر هو ما يُقاس في الدوران غير الطوعي، ولا يدخلون في بسط هذه النسبة ولا في مقامها بصفتهم مغادرين. ويُكتب الرقم دائمًا بمدته ومقامه وقاعدة تصنيفه، فرقم بلا هذه العناصر لا تمكن مقارنته بغيره.

من يُعدّ مغادرًا بقراره؟

الاستقالة الصريحة هي الحالة الواضحة، وحولها حالات حدّية تحتاج إلى قاعدة مكتوبة تُطبَّق على الجميع. فإذا انتهى عقد محدد المدة ولم يُجدَّد، فالمعيار من قرّر عدم التجديد: الموظف الذي رفض العرض يُعدّ مغادرًا بقراره، وإن لم تعرض المنشأة تجديدًا فالمغادرة من جانبها. وإذا قدّم الموظف استقالته بعد أن أُبلغ بأن إنهاء خدمته قادم، فالتصنيف الأقرب أنها مغادرة بقرار المنشأة وإن حملت ورقة استقالة.

وإذا انتهت العلاقة باتفاق الطرفين، وهو ما تتناوله صفحة إنهاء العقد بالتراضي، فللمنشأة أن تضعها في فئة ثالثة مستقلة، أو أن تنسبها إلى الطرف الذي بدأ الحديث فيها. المهم ألا تتبدل القاعدة من حالة إلى أخرى. وللتقاعد والوفاة والعجز عن العمل فئات خاصة بها، فلا يصح حسابها دورانًا طوعيًا ولا غير طوعي. وهذا التصنيف إداري لأغراض القياس، ولا يقرر وصفًا لانتهاء العلاقة ولا حقوقًا يرتبها.

كيف يُحسب؟

نسبة الدوران الطوعي = عدد من غادروا بقرارهم في الفترة ÷ متوسط عدد العاملين في الفترة × 100. ولنأخذ منشأة افتراضية فيها 250 موظفًا في أول السنة و270 في آخرها، غادرها خلال السنة 39 موظفًا بقرارهم، وأنهت هي خدمة 6 آخرين. فمتوسط العاملين (250 + 270) ÷ 2 = 260، والنسبة 39 ÷ 260 = 15.0%. أما الستة فلا يدخلون في البسط.

وللمقام أثر لا يُهمل. فلو قُسم العدد نفسه على عدد أول السنة لخرجت النسبة 39 ÷ 250 = 15.6%، ولو قُسم على عدد آخرها لخرجت 39 ÷ 270 = 14.4%. فالمنشأة النامية التي تحسب على أول السنة تُظهر دورانًا أعلى مما لو حسبت على آخرها، والمغادرات واحدة. ونقترح المتوسط، وإن تفاوت عدد العاملين بين الشهور تفاوتًا كبيرًا فمتوسط أرقام نهايات الشهور. ويُكتب المقام بجانب الرقم.

ويحتاج الحساب إلى سجل واحد تُدوَّن فيه كل مغادرة بتاريخها ومدة خدمة صاحبها ودوره، وإلى خانة تُسجَّل فيها فئة المغادرة وقت إنهاء الإجراءات لا بعد شهور. فإذا ترك التصنيف إلى آخر السنة، ضاعت التفاصيل التي كانت تحدده: من بدأ الحديث، وما قيل في المقابلة، وهل عُرض على الموظف بديل. ويراجع المسؤول عن السجل الفئة مرة واحدة قبل اعتمادها، ثم لا تُعدَّل إلا بسبب مكتوب.

لماذا لا يكفي الرقم الإجمالي؟

يجتمع في الرقم الإجمالي من تخسر المنشأة برحيله ومن لا يُذكر لرحيله أثر، فيظهران كأنهما سواء. والخطوة الأولى لتفكيكه تصنيف المغادرين بحسب ما تأسف له المنشأة وما لا تأسف له. وتُكتب معايير الأسف قبل وقوع المغادرة لا بعدها، كأن يكون الموظف في الدور الحرج، أو في أعلى فئات التقييم، أو أن يملك مهارة يصعب تعويضها في المنشأة. فإذا كُتبت المعايير بعد أن رحل الشخص، مالت إلى تبرير ما حدث.

وفي المثال السابق، لنفترض أن 12 من الـ39 يستوفون المعايير المكتوبة وأن 27 لا يستوفونها. فنسبة المغادرة المؤسفة 12 ÷ 260 = 4.6%، وغير المؤسفة 27 ÷ 260 = 10.4%، ومجموعهما 15.0% كما كان. فالمنشأة التي تقرأ 15% وحدها لا تعرف أن حصة ما يؤلمها منها أقل من الثلث (12 ÷ 39 = 30.8%). ولا يعني ذلك أن الباقي لا يستحق نظرًا، فبعض من لا تأسف المنشأة لمغادرتهم يغادرون لسبب إداري قابل للتصحيح.

أين تتركز المغادرات؟

التفكيك الثاني بمدة الخدمة. لنفترض أن الـ39 توزعوا هكذا: 14 غادروا قبل إتمام سنة، و15 بين سنة و3 سنوات، و10 بعد أكثر من 3 سنوات. وكان متوسط عدد العاملين في هذه الفئات 70 و110 و80، ومجموعها 260 كما في المثال. فنسب المغادرة في الفئات 14 ÷ 70 = 20.0%، و15 ÷ 110 = 13.6%، و10 ÷ 80 = 12.5%. وفي هذا المثال تزيد نسبة المغادرة بين من لم يُتمّوا السنة الأولى على نسبتها بين من بعدهم، وهو ما لا يظهر في الرقم الإجمالي.

وتُقرأ هذه الفئة مع زمن بلوغ الإنتاجية، لأن الموظف الذي يغادر في شهوره الأولى لا يكون قد بلغ الأداء المعتاد لدوره، فتكون المنشأة قد دفعت كلفة تعيينه وتهيئته ولم تحصل على ما يقابلها. ولا ننسب هذا النمط إلى منشآت أخرى. فالتوزيع في المثال حسابي لا واقعي، وتتحقق كل منشأة من توزيع مغادراتها هي.

ما الذي تكلفه المغادرة؟

الكلفة لا تظهر في سجل واحد، وإنما تتفرق بين تكلفة التوظيف، ووقت المدير في الفرز والمقابلات، ومدة الدور الشاغر، وفترة بلوغ البديل أداءه المعتاد. وتقدير الكلفة يبدأ بفرض تضعه المنشأة من واقع تعييناتها، فلا نقترح رقمًا مرجعيًا عامًا.

لنفترض مثلًا أن كل مغادرة تكلّف ما يعادل 4 أشهر من أجر الوظيفة، وهو افتراض بغرض الحساب وليس نسبة مقررة. فالمغادرات الـ39 تعادل 39 × 4 = 156 شهرًا من الأجور. وأجور 260 موظفًا في السنة تساوي 260 × 12 = 3,120 شهرًا. فتبلغ الكلفة 156 ÷ 3,120 = 5.0% من أجور السنة. فإن كانت الكلفة الفعلية في هذه المنشأة شهرين لا أربعة فالنسبة 2.5%، وإن كانت ستة فهي 7.5%. فالذي يُبنى عليه القرار هو تقدير الكلفة لا نسبة الدوران وحدها، لأن 15% نفسها قد تبرر تدخلًا في منشأة ولا تبرره في أخرى.

ما الذي لا يثبته الرقم؟

لا يثبت الدوران الطوعي أن الموظفين ساخطون. فقد يغادر الموظف لانتقال أسرته إلى مدينة أخرى، أو لدراسة، أو لعرض لا تستطيع المنشأة مجاراته. وما يُحصى في الرقم هو عدد المغادرين، لا ما قالوه. ولمعرفة الأسباب أدوات أخرى: مقابلة الخروج تجمع إفادة المغادر لحظة رحيله، وتحليل السبب الجذري للاستقالات يعيد الحالات إلى عامل تملك المنشأة تغييره، ومقابلة الاستبقاء لقاء يُسأل فيه من لم يغادر بعد عما يبقيه.

ويُحذر من استخدام الرقم هدفًا يُحاسب عليه المدير. فالمدير الذي يُحاسب على خفضه قد يمتنع عن إنهاء تكليف من لا يناسب الدور، أو يدفع موظفًا إلى ترك العمل بصيغة تُصنَّف على غير الطوعية، فينخفض الرقم وتتراجع جودة الفريق. وهو مؤشر للقراءة، وليس درجة تُمنح.

كيف يختلف عن المفاهيم المجاورة؟

تقوم مؤشرات هذا الباب على أسئلة متمايزة. فـمعدل الاستبقاء يقيس كم بقي من جماعة معلومة في تاريخ البداية، فمقامه عدد البداية لا المتوسط، ولا يدخل فيه من التحق بعدها. ومعدل الاستقرار يقيس كم من العاملين الحاليين بلغ حدًّا زمنيًا معلنًا، فهو يعدّ من بقي لا من غادر. أما الدوران الطوعي فيعدّ من غادر بقراره، ومقامه متوسط العاملين.

وأما التناقص الطبيعي للعمالة فمفهوم آخر: هو انخفاض عدد شاغلي الوظائف حين لا تُملأ الشواغر. فالمغادرة الطوعية مدخل له، لكن التناقص الطبيعي ينتج عن قرار الإحلال بعدها. والمنشأة التي تُحلّ كل مغادر لا ينقص عددها، ولو بلغ الدوران الطوعي فيها 15%.

كيف يُقرأ على مدى الزمن؟

الرقم الربعي لا يُضرب في أربعة ليصير سنويًا، إلا مع تحفظ. لنفترض أن 12 موظفًا غادروا بقرارهم في ربع سنة متوسط عدد العاملين فيه 260، فالنسبة الربعية 12 ÷ 260 = 4.6%، وإذا ضُربت في 4 ظهرت 18.5%. فإذا ظهر بعد انتهاء السنة أن 27 موظفًا غادروا في الأرباع الباقية، فالسنة 12 + 27 = 39، أي 15.0%. ففرق 3.5 نقطة بين القراءة المضروبة والفعلية يرجع إلى أن مغادرات ذلك الربع جاءت أكثر من سائر الأرباع.

ولذلك يُقارن الربع بالربع نفسه من السنة السابقة إن كانت المنشأة تعرف أن لعملها مواسم، لا بالربع الذي سبقه. وفي القسم الصغير يغيّر موظف واحد الرقم تغييرًا كبيرًا: قسم فيه 8 موظفين غادره اثنان فنسبته 25%، فإن غادره ثالث صارت 37.5%. فتُعرض الأعداد بجانب النسب، أو تُجمع الأقسام الصغيرة في فئة واحدة.

هل توجد نسبة مقبولة؟

لم نقف في مراجعنا على نسبة مرجعية نعتمدها، ولا نقترح رقمًا من عندنا. فالرقم يتغير بتغير تعريف الطوعي، واختيار المقام، وحجم المنشأة، وطبيعة عملها، وسوق العمل الذي تُنافس فيه على موظفيها. والمقارنة المفيدة هي مقارنة المنشأة بنفسها عبر فترات بالقاعدة ذاتها، ثم بين أقسامها وفئات خدمتها.

وإذا أرادت المنشأة أن تبدأ بما يُنجز بسرعة، فلتكتب قاعدة التصنيف وتطبقها على مغادرات السنة الماضية، ثم تحسب النسبة الإجمالية وتفككها بالمعايير المكتوبة ومدة الخدمة. فإن ظهر تركز في فئة بعينها كان لها السؤال الأول، وإن لم يظهر فالرقم الإجمالي يكفي مؤقتًا. وبهذا يصير الدوران الطوعي سؤالًا عن من يغادر ولماذا وبأي كلفة، لا مجرد نسبة تُعرض في تقرير.