زمن بلوغ الإنتاجية

تعريف زمن بلوغ الإنتاجية

زمن بلوغ الإنتاجية (بالإنجليزية: Time to Productivity) المدّةُ بين مباشرة الموظّف عمله وبلوغه الأداء المعتاد لدوره. فهو يبدأ حيث ينتهي مؤشّرٌ آخر: تقرّر صفحة وقت شغل الوظيفة أنّ المباشرة نهايته، وأنّ الموظّف الذي باشر أغلق الشاغر ولم يسدّ أثره بعد.

والمدّتان معًا تصفان الأثر الكامل لخروج شخصٍ من وظيفة: الأولى كم بقيت الوظيفة بلا شاغل، والثانية كم بقيت بشاغلٍ لم يبلغ بعد. ومنشأةٌ تقيس الأولى وحدها ترى نصف الأثر وتراه في نصفه الأقصر عادةً.

وهو مؤشّرٌ يصف الدور والمنشأة معًا لا الموظّف وحده. فالمدّة نفسها تطول في دورٍ لم يُوصف وتقصر في دورٍ وُصف، وتطول عند مديرٍ لا يجد وقتًا وتقصر عند مديرٍ خصّص له ساعةً أسبوعية، والموظّف في الحالين واحد. ومن قرأ الرقم حكمًا على من عُيِّن فقد نسب إليه ما ليس من فعله.

الطرف الثاني هو القرار كلّه

الطرف الأوّل لا خلاف فيه: يوم المباشرة. والطرف الثاني عبارةٌ تحتاج تعريفًا قبل أن تُقاس، لأنّ «الأداء المعتاد» يحتمل ثلاثة مراجع، ولكلٍّ منها مدّةٌ مختلفة:

• وسيط الفريق. يُبلغ أسرع، ويتحرّك المرجع نفسه كلّما تغيّر الفريق، فقد يبلغه الموظّف بتراجع غيره.
• أعلى أداءٍ في الفريق. يُبلغ أبطأ بكثير، وقد لا يُبلغ أبدًا، فلا يصلح طرفًا لمؤشّرٍ يُنتظر إغلاقه.
• مستوى مكتوب للدور، يُوصف بمخرجاتٍ معلومة ولا يتغيّر بتغيّر من في الفريق. أثبتها، وأكثرها كلفةً في الإعداد.

والثالث هو الذي يجعل الرقم قابلًا للمقارنة بين فترتين وبين فريقين. فمؤشّرٌ مرجعه وسيطٌ متحرّك يخبرك بموقع الموظّف من زملائه ولا يخبرك بمدّةٍ يمكن أن تقصر أو تطول.

ويُضاف إلى ذلك شرطٌ لا يُستغنى عنه: أن يكون البلوغ مستقرًّا لا لحظيًّا. فأسبوعٌ واحد يبلغ فيه الموظّف المستوى لا يُغلق المؤشّر، ويُشترط عادةً استمرارٌ لمدّةٍ تُعلن سلفًا حتى لا يُغلق المؤشّر على موسمٍ خفيف.

حسبة كلفة المنحدر

الكلفة هنا ليست ما يُدفع للموظّف، فذاك يُدفع على كلّ حال. الكلفة هي ما لم يُنتَج خلال المدّة. وتُقدَّر بضرب طول المدّة في قيمةٍ شهرية للدور في نسبة ما لم يُنتَج.

خذ دورًا قُدّرت قيمته الشهرية بـ18,000 ريال، ومدّة بلوغٍ طولها 4 أشهر يبلغ فيها الموظّف في المتوسّط 50% من الأداء المعتاد. فما لم يُنتَج هو 4 مضروبة في 18,000 مضروبة في 0.5، أي 36,000 ريال.

ولو قُصّرت المدّة إلى 2.5 شهر مع بقاء المتوسّط نفسه، لصار ما لم يُنتَج 22,500 ريال، بفرقٍ مقداره 13,500 ريال عن الحالة الأولى.

المدّة وحدها لا تكفي

وهنا تظهر مشكلةٌ في استعمال المؤشّر هدفًا. خذ الدور نفسه بمدّة بلوغٍ طولها 3 أشهر فقط، لكنّ متوسّط الأداء فيها 30%. فما لم يُنتَج هو 3 مضروبة في 18,000 مضروبة في 0.7، أي 37,800 ريال.

فالمدّة الأقصر كلّفت 105% من كلفة المدّة الأطول. والسبب أنّ الذي يُكلّف هو المساحة تحت المنحنى لا طول قاعدته، والمؤشّر لا يقيس إلّا القاعدة.

ويترتّب على ذلك أنّ منشأةً تكافئ على تقصير المدّة وحدها تدفع فرقًا نحو إعلان البلوغ مبكّرًا، وهو تقصيرٌ في الرقم لا في الواقع. والمعالجة أن يُقرأ المؤشّر مع متوسّط الأداء خلال المدّة، أو أن يُستعمل ما لم يُنتَج بالريال مؤشّرًا بدلًا عنه.

ومثالٌ آخر على الأمر نفسه: منحنيان يبلغ كلاهما في أربعة أشهر بمتوسّط 50%. الأوّل يصعد بالتدريج من صفرٍ إلى المئة، والثاني يبقى عند الصفر شهرين ثمّ يبلغ المئة في الشهرين الأخيرين. المتوسّط واحد والكلفة في الحسبة واحدة، وأثرهما في الفريق مختلف تمامًا: الثاني يعني شهرين لا يصل فيهما شيء، وهو ما يُخطَّط له في توزيع العمل لا ما يُكتشف في الشهر الثاني.

من أين تُقرأ نسبة الأداء

الحسبة أعلاه تحتاج رقمين: طول المدّة، وهو تاريخان؛ ونسبة الأداء خلالها، وهي الرقم الذي يُرتجل عادةً. وللأدوار في هذا حالان:

• دورٌ له مخرجٌ يُعدّ، كعدد الطلبات المعالجة أو الحالات المغلقة. فالنسبة هنا قسمةٌ مباشرة على المستوى المكتوب للدور، وتُقرأ شهريًّا بلا اجتهاد.
• دورٌ لا مخرج معدود له. فالنسبة هنا تقديرٌ بشري، ولا يصلح إلّا بثلاثة قيود: أن يُؤخذ على سلّمٍ ثابتٍ معلن، وأن يكون مرساه المستوى المكتوب لا حال الموظّف في نظر مديره، وأن يُؤخذ في مواعيد ثابتة لا عند الحاجة إلى الرقم.

وتقديرٌ يُجمع في نهاية المدّة بأثرٍ رجعي لا يصلح بحال، لأنّ من يعرف أنّ الموظّف بلغ يقرأ الأشهر السابقة على ضوء ذلك. والفرق بين تقديرٍ شهريٍّ محفوظ وتقديرٍ يُستذكر بعد أربعة أشهر ليس فرقًا في الدقّة، وإنّما في أنّ الثاني ليس قياسًا.

الرقم يُقرأ على دفعة لا على شخص

مدّة موظّفٍ واحد لا تقول شيئًا يُبنى عليه، لأنّها تحتمل من أسباب الفرد ما لا يُحصى. والقراءة تكون على دفعةٍ من المعيَّنين في فترةٍ واحدة وفي أدوارٍ متقاربة.

وفي القراءة على الدفعة تنبيهٌ عملي. خذ 9 معيَّنين في ربعٍ واحد، بلغ 8 منهم في 3 أشهر، وبلغ واحدٌ في 9 أشهر. فالمتوسّط هو حاصل جمع 24 و9 مقسومًا على 9، أي 3.67 شهر، والوسيط 3 أشهر. فالمتوسّط يزيد على الوسيط بنحو 22%، وحالةٌ واحدة هي التي فعلت ذلك.

ولذلك يُعرض الوسيط ومعه عدد من تجاوز مدّةً تُعلن، لا المتوسّط وحده. والحالة الشاذّة نفسها هي أنفع ما في الدفعة: سببها يُبحث فرديًّا، وقد يكون في الدور لا في الشخص، وقد يكون أنّ الدور نفسه لم يكن موصوفًا حين عُيّن فيه.

المنقول من الداخل حالةٌ أخرى

الموظّف الذي انتقل إلى الدور من داخل المنشأة يبدأ بمعرفةٍ لا يملكها القادم من خارجها: يعرف من يسأل، ويعرف كيف تُقضى الأمور، ويحمل علاقاتٍ قائمة. ويبدأ في الوقت نفسه بعبءٍ لا يحمله الخارجي: توقّعٌ بأنّه يعرف، فيُترك بلا تهيئة.

وخلط الحالتين في متوسّطٍ واحد يُنتج رقمًا لا يصف أيًّا منهما. فتُفصل قراءة التنقّل الوظيفي الداخلي عن قراءة التعيين الخارجي، ويُقارن كلٌّ منهما بنفسه عبر الفترات.

ما يقصّر المدّة وما لا يقصّرها

• ترتيب ما يحتاجه الموظّف قبل يومه الأوّل. الصلاحيات والأدوات والوصول إلى ما يعمل عليه. وتأخيرها يُنشئ أيامًا لا يُنتَج فيها شيء لسببٍ لا علاقة له بالموظّف، وهي أوّل ما يُقاس لأنّها أسهل ما يُصلَح.
• تعاقبٌ في المهامّ لا دفعةٌ واحدة. مهمّةٌ كاملة صغيرة تُسلَّم مبكّرًا تُنتج تعلّمًا أسرع من حضورٍ طويل في مهامّ غيره.
• وجود مرجعٍ بشريٍّ معلوم. وقت سؤالٍ مضمون خيرٌ من باب مفتوحٍ لا يُطرق. وموضع هذا الترتيب في تهيئة الموظف الجديد.
• وصفٌ مكتوب للدور قبل التعيين. فمن لا يعرف ما يُنتظر منه بالتحديد يقضي أسابيعه الأولى في استنتاجه، والاستنتاج أبطأ من القراءة. وما يُبنى عليه هذا الوصف موضعه تحليل الوظائف.
• ما لا يقصّرها: زيادة ساعات التدريب في الأسبوع الأوّل، وكثرة الاجتماعات التعريفية. هذه تملأ الوقت ولا تُنتج مخرجًا يُقاس عليه البلوغ. وكذلك تكليفه مبكّرًا بعملٍ كبيرٍ يُنتظر تسليمه بعد شهرين، فهو يؤخّر أوّل إشارةٍ عن موقعه إلى ما بعد نصف المدّة.

ثلاثة أشياء ليست هي

• جودة التعيين. تلك تصف المستوى الذي بلغه الموظّف، وهذا يصف المدّة التي استغرقها. وموظّفان يبلغان المستوى نفسه في مدّتين مختلفتين يتساويان في الأولى ويفترقان في الثانية.
• تكلفة التوظيف. تلك تُحسب حتى المباشرة، وهذه تبدأ عندها. وجمعهما في رقمٍ واحد يجمع كلفةً دُفعت بكلفةٍ لم تُدفع.
• فترة التجربة. تلك مدّةٌ لها في نظام العمل أحكامها، ولا تُقرأ بوصفها مدّةً للبلوغ. وقد تنتهي قبل أن يبلغ الموظّف وقد تنتهي بعده، والخلط بينهما يجعل قرارًا تعاقديًّا يُتّخذ بمؤشّرٍ إداري.

ما لا تقطع به هذه الصفحة

• مدّةً نموذجية لدورٍ أو لمستوى. الأرقام أعلاه مفروضة لبيان البنية، ولا نملك مرجعًا منشورًا للسوق السعودي نسند إليه مدّة.
• أنّ قيمة الدور تساوي كلفته. الثمانية عشر ألفًا في المثال تقديرٌ لقيمةٍ شهرية، وليست الأجر ولا كلفة التوظيف، وتقديرها في منشأةٍ بعينها ليس ممّا تحسمه هذه الصفحة.
• منحنى البلوغ. افتراض التدرّج المنتظم تبسيطٌ للحساب، والمنحنى الفعلي يختلف بالدور وبالموظّف.
• أثر تقصير المدّة في بقاء الموظّف. لم نقف في مراجعنا على قياسٍ لهذا السوق نسنده إليه.

قبل أن يُقاس

ثلاثة أشياء تُكتب قبل أوّل قياس. ما المستوى الذي يُعدّ بلوغًا، وبأيّ مخرجاتٍ يُوصف؟ وكم يجب أن يستمرّ ليُعدّ مستقرًّا؟ ومن يُقرّر أنّه بلغ، وبأيّ بيان؟

وسؤالٌ رابع يُطرح على المؤشّر نفسه بعد سنةٍ من استعماله: هل نقص لأنّ التهيئة تحسّنت، أم لأنّ تعريف البلوغ خفّ، أم لأنّ من عُيِّن في هذه السنة كان أقرب إلى الدور ابتداءً؟ فالثلاثة تعطي الاتّجاه نفسه في الرسم البياني، وواحدٌ منها فقط إنجاز.

مصطلحات ذات صلة

• تهيئة الموظف الجديد
• خطة الثلاثين والستين والتسعين يومًا
• جودة التعيين
• وقت شغل الوظيفة
• نظام الصديق المقرب