تعريف تحليل السبب الجذري للاستقالات
تحليل السبب الجذري للاستقالات (بالإنجليزية: Attrition Root Cause Analysis) طريقة تعود بحالات ترك العمل إلى العامل الذي أنتجها فعلًا، بدل الوقوف عند السبب الذي ذكره الموظف عند مغادرته. مخرجها ليس وصفًا للظاهرة، وإنما عاملٌ واحد أو أكثر تملك المنشأة تغييره.
السبب المعلن والسبب الجذري
السبب المعلن هو ما يُكتب في الخطاب أو يُقال في المقابلة: «فرصة أفضل»، «ظروف شخصية». وهو صحيح بوصفه إفادة، ولا يصلح وحده أساسًا لقرار، لأنه يصف القرار النهائي للموظف ولا يصف ما دفعه إليه.
والسبب الجذري هو الذي لو تغيّر لتغيّر القرار. والاختبار بينهما واحد: اسأل هل تملك المنشأة تغيير هذا العامل. «فرصة أفضل» لا تملكه، وفارق الأجر عن سوقه وجدول المناوبات وعلاقة المدير المباشر عوامل تملكها.
كيف يُجرى: خمس خطوات
- حدّد الحالة بدقة: أي وظيفة، أي إدارة، أي مدة خدمة، وأي فترة زمنية. تحليلٌ يُجرى على «الاستقالات» كلها دفعةً واحدة ينتهي إلى وصف عام.
- اجمع الوقائع لا الانطباعات: تواريخ الالتحاق والترقية وتغيير المدير وتعديل الأجر وطلبات النقل والإجازات المرفوضة.
- ابنِ تسلسلًا زمنيًّا لكل حالة، ثم انظر أين تلتقي الحالات. التقاء الحالات عند حدث واحد يستحق التتبّع ولو اختلفت أسبابها المعلنة.
- اسأل «لماذا» حتى تصل إلى عامل قابل للتغيير، وقف عند أول عامل يملكه قرار داخلي. الاستمرار بعده ينتهي إلى مقولات عامة عن السوق.
- اختبر السبب على حالات لم تنتهِ باستقالة. إن وُجد العامل نفسه عند من بقي، فالسبب ناقص ويحتاج عاملًا ثانيًا يفسّر الفرق.
خطآن يفسدان التحليل
الأول: الاكتفاء بحالة واحدة. حالة واحدة تكشف احتمالًا ولا تثبت سببًا، والقرار المبني عليها يعدّل نظامًا كاملًا لأجل واقعة.
الثاني: التوقف عند أول سبب معقول. المعقولية ليست دليلًا. والسبب الذي يستحق أن يُبنى عليه هو الذي صمد أمام محاولة نقضه بحالة تخالفه.
المعدّل العام يخفي التركّز: حسبة توضّح ذلك
أكثر ما يُبدأ به هذا التحليل رقمٌ واحد على مستوى المنشأة، وهو الرقم الذي لا يدلّ على موضع المشكلة. ولنفرض منشأة فيها 200 موظف غادرها خلال سنة 24 موظفًا:
- المعدّل العام: 24 ÷ 200 = 12%.
- إدارة فيها 20 موظفًا غادر منها 9: 9 ÷ 20 = 45%.
- بقية المنشأة، 180 موظفًا غادر منهم 15: 15 ÷ 180 = 8.3%.
فالرقم 12% لا يصف أيًّا من الحالتين. وهو وسطٌ بين حالة تستدعي النظر وحالة لا تستدعيه، ومن قرأه وحده انتهى إلى قرار يُطبَّق على 180 شخصًا لأجل ما وقع عند 20.
والحسبة نفسها تُقرأ في الاتجاه المعاكس: المعدّل 12% يظهر أيضًا لو غادر من كلّ إدارة موظف أو اثنان بلا تركّز في موضع. والحالتان متطابقتان في الرقم ومختلفتان في كلّ شيء بعده، لأنّ الأولى تشير إلى عامل موضعي والثانية تشير إلى عامل يعمّ المنشأة. ولهذا كان تحديد الحالة بدقة أوّل الخطوات لا آخرها.
والتركّز يُقرأ في الزمن كما يُقرأ في الموضع. فلو كان 7 من التسعة قد غادروا خلال ثمانية أشهر متتالية، صار السؤال عمّا وقع قبل تلك الأشهر، لا عمّا يقع في الإدارة على وجه العموم. وهذا هو التسلسل الزمني الذي تطلبه الخطوة الثالثة، والذي بلا معنى إن بقي النظر على مستوى المنشأة كلّها.
ويبقى تنبيه لازم على هذه الحسبة نفسها: نسبةٌ تُحسب على عدد صغير تتحرّك حركة كبيرة لأسباب لا علاقة لها بما يُبحث عنه. فمغادرة اثنين من إدارة فيها 6 أشخاص تُنتج 33%، وهو رقم يبدو مفزعًا ولا يحتمل أن يُبنى عليه وحده.
أربعة أشياء يُسمّى بها وليست هي
هذا التحليل يُذكر في سياق أدوات أخرى تشترك معه في الموضوع وتفترق عنه في السؤال، ومن استعمل إحداها في موضعه حصل على مخرَج من نوع آخر ثم بنى عليه قرارًا لا يحتمله:
- مقابلة الخروج. مخرجها إفادة شخص واحد في لحظة انصرافه، وهي مُدخَل نافع ومصدرها صاحب المصلحة في إنهاء المحادثة بسلام. فهي تُجمع ولا يُبنى عليها وحدها، وهذا التحليل هو ما يقرأ عشرًا منها معًا بحثًا عن الملتقى.
- معدّل ترك العمل. هذا قياسٌ يقول كم، ولا يقول لماذا. وهو الذي يفتح التحليل ولا يقوم مقامه، والحسبة أعلاه تبيّن أنّه قد يُغلق السؤال بدل أن يفتحه إن قُرئ على مستوى واحد.
- استطلاع آراء العاملين. هذا يُسأل فيه من بقي، ومن بقي ليس هو من غادر. وقيمته في أنّه يوفّر طرف المقارنة الذي تحتاجه الخطوة الخامسة، لا في أنّه يفسّر مغادرة وقعت.
- تقدير احتمال المغادرة. سؤاله عمّن قد يغادر، وسؤال هذا التحليل عمّا أخرج من خرج. والأول تقديرٌ إلى الأمام يُصيب ويُخطئ، والثاني تتبّعٌ إلى الوراء لوقائع حدثت. ومخرَج الأول قائمة أسماء تحتاج حذرًا في تداولها، ومخرَج الثاني عاملٌ يُغيَّر.
حالات تُبطل الاستنتاج إن لم تُفرَز
- إنهاء الخدمة من المنشأة. هذا ليس تركًا للعمل بقرار الموظف، وخلطه بالاستقالات يخلط قرار المنشأة بقرار الأفراد، فينتهي التحليل إلى تفسير سياستها بأسباب الموظفين.
- انتهاء عقد محدد المدة بانقضاء مدته. نهايةٌ كانت في تصميم العلاقة منذ أوّلها، فعدّها حالةً تحتاج سببًا جذريًّا يُنتج سببًا لواقعة ليست مشكلة.
- الموسمية. المغادرة التي تتكرّر في الوقت نفسه من كل سنة تحتاج أن تُقارن بالسنة التي قبلها لا بالربع الذي قبلها، وإلا قُرئ نمطٌ ثابت على أنّه تدهور جديد.
- المدة بين السبب والمغادرة. الحدث الذي أنتج القرار قد يسبق يوم الاستقالة بأشهر، فنافذة النظر التي تقف عند الشهر الأخير تلتقط أثر القرار ولا تلتقط سببه.
- النظر في المغادرين وحدهم. هذا هو أكثر ما يُنتج سببًا يبدو متينًا: عاملٌ يوجد عند كل من غادر، ثم يتبيّن أنّه موجود عند أكثر من بقي أيضًا. والمقارنة بمن بقي ليست خطوة تحسينية في آخر التحليل، هي التي تفصل بين ما اقترن بالمغادرة وما أنتجها.
حدود البيانات التي يقوم عليها
ما يُجمع هنا بيانات موظفين، وهي بيانات شخصية بحكم نظام حماية البيانات الشخصية، الذي يعرّف البيانات الشخصية بأنها ما يُعرّف الفرد تحديدًا أو يجعل التعرف عليه ممكنًا بصورة مباشرة أو غير مباشرة.
وأثر ذلك في التحليل عملي: النتيجة تُعرض بوصفها نمطًا على مستوى الوظيفة أو الإدارة، لا بوصفها ملفًّا مقارنًا بين أشخاص مسمَّين. وما يُعرض على من لا يحتاجه لأداء عمله يوسّع دائرة الاطلاع بلا غرض يبرّره.
ويُنبَّه إلى أنّ خطوات هذا التحليل نفسها معالجةٌ لهذه البيانات. فالجمع والحفظ والاسترجاع والاستعمال والإفصاح والمشاركة داخلةٌ في المعالجة بنصّ النظام، فلا يُقال إنّ البيانات كانت موجودة أصلًا وإنّما أُعيد النظر فيها. وإعادة النظر استعمالٌ، وتجميع ما كان متفرّقًا في صورة واحدة تُقرأ إفصاحٌ ومشاركةٌ عند من تصل إليه.
وثمّ حدٌّ منهجي ينضمّ إلى هذا الحدّ النظامي: ما يُجمع عن شخص من غير طريقه يبقى رأيًا لقائله، لا واقعةً عنه. فسؤال الزملاء عن سبب مغادرة زميلهم يُنتج انطباعات تُسجَّل ثم تُقرأ بعد أشهر بوصفها وقائع، وهذا هو الباب الذي يدخل منه الخطأ الثاني المذكور أعلاه، لأنّ الانطباع المتكرّر يكتسب معقوليةً بالتكرار وحده.
ما لا تقطع به هذه الصفحة
- معدّل دوران مرجعي يُقاس عليه، لقطاع أو لحجم منشأة. لا نملك قياسًا منشورًا نسنده إليه.
- ترتيبًا للأسباب بحسب قوّتها. ترتيبٌ كهذا ادّعاءُ قياس، ولا نملك قياسًا.
- عدد الحالات الذي يكفي لإثبات نمط. لا نملك قاعدة منشورة نسندها إليه، والذي يمكن قوله أن حالة واحدة لا تكفي.
- الأرقام الواردة في الحسبة أعلاه. هي مضروبة للإيضاح لا منقولة عن قياس، والمقصود بها بيان كيف يخفي الوسط الحسابي التركّز، لا اقتراح نسبة يُقاس عليها.
- مدة النظر التي تُفتح عليها الحالة. اخترنا الإشارة إلى أنّ السبب قد يسبق المغادرة بأشهر، ولا نملك مدة منشورة نسندها إلى مصدر، فتُحدَّد من تسلسل الحالات نفسها.
- ما يلزم نظامًا في معالجة هذه البيانات على وجه التفصيل. ما ذُكر أعلاه هو تعريف البيانات الشخصية وما تشمله المعالجة، وما وراء ذلك من موادّ لم يُقرأ في هذه المراجعة، فلا يُلخَّص هنا ولا يُفهم من سكوته إباحة.
قبل أن يُبنى قرار على هذا
التحليل الذي ينتهي إلى «ضعف الولاء» أو «سوق العمل» لم ينتهِ إلى شيء، لأنه سلّم النتيجة إلى عامل خارج يد المنشأة. والتحليل الذي ينتهي إلى فارق أجر في وظيفة بعينها، أو إلى مدير تتكثّف عنده الحالات، أو إلى مسار ترقية مسدود بعد سنتين، ينتهي إلى قرار يمكن اتخاذه وقياس أثره بعد اتخاذه.
أدِر موظفي منشأتك على قيود HR
ملفات الموظفين والعقود والوثائق، ومسير الرواتب والحضور والإجازات في نظام واحد.
نظام مستقل باشتراكه الخاص، والربط مع قيود المحاسبة متاح الآن.