زمن التعيين

تعريف زمن التعيين

زمن التعيين (بالإنجليزية: Time to Hire) عدد الأيام التي يستغرقها مرشح بعينه من لحظة دخوله عملية التوظيف حتى قبوله عرض العمل. فهو مؤشر عن رحلة المرشح لا عن عمر الشاغر. وتتوقف بدايته على التعريف المعتمد: تقديم المرشح طلبه، أو أول اتصال به إن بدأ الاتصال من المنشأة. وينتهي بقبوله العرض، لا بمباشرته العمل.

ويستعمله مسؤول التوظيف ليعرف كم ينتظر المرشح بين خطوات العملية، وأين يتأخر، وهل تختلف الرحلة من قناة إلى أخرى. ولأن بدايته ونهايته تحتملان أكثر من موضع، يحتاج أي رقم إلى بيان طرفيه قبل أن يُقارَن بشيء.

ما الذي يميّزه عن وقت شغل الوظيفة؟

يقيس زمن التعيين رحلة مرشح واحد، ويقيس وقت شغل الوظيفة عمر الشاغر. وقد أشارت تلك الصفحة إلى مؤشر آخر يقيس المدة بين تقدم المرشح وقبوله العرض، ويبدأ من فعل المرشح لا من فتح الشاغر، وهذا هو زمن التعيين. ولهذا يكون زمن التعيين في العادة أقصر من وقت شغل الوظيفة للشاغر نفسه، لأن الأيام التي تسبق وصول المرشح، كاعتماد الطلب ونشر الإعلان، لا تدخل فيه.

• وحدة القياس: المرشح الذي قُبل في زمن التعيين، والشاغر في وقت شغل الوظيفة.
• البداية: دخول المرشح العملية، لا اعتماد طلب شغل الوظيفة.
• النهاية: قبول العرض، وتعدّ صفحة وقت شغل الوظيفة نهاية مؤشرها هي المباشرة.
• ما يقوله: كم انتظر هذا المرشح، لا كم بقي القسم بلا موظف.

وللاسم ظل آخر ينبغي الانتباه إليه. فتذكر صفحة تكلفة التوظيف مؤشرًا باسم «وقت التوظيف» يقيس الأيام من فتح الشاغر حتى قبول العرض، وهو بداية مختلفة عن بداية زمن التعيين. فقد يُسمّى الاثنان باسم واحد في وثيقتين، وتفرّقهما بدايتاهما. ولهذا يُكتب مع كل رقم طرفاه.

البداية هي القرار: مثال على مرشحين من قناتين

تظهر أهمية تحديد البداية حين يدخل المرشحون العملية من بابين مختلفين. في مثال افتراضي لبيان البنية، عُيّن ستة مرشحين، ثلاثة تقدموا بأنفسهم، وثلاثة تواصل معهم المسؤول أولًا ثم طلب منهم تقديم طلب رسمي.

• المتقدمون بأنفسهم: بين التقديم وقبول العرض 18 و24 و30 يومًا، ومتوسطها 72 ÷ 3 = 24 يومًا.
• المتواصَل معهم: بين أول اتصال وقبول العرض 35 و41 و47 يومًا، وقد قدّموا طلباتهم الرسمية بعد 28 و30 و31 يومًا من أول اتصال، فبين التقديم وقبول العرض 7 و11 و16 يومًا، ومتوسطها 34 ÷ 3 ≈ 11.3 يومًا.

فإذا بدأ العدّ من التقديم كان متوسط المجموعتين معًا (72 + 34) ÷ 6 ≈ 17.7 يومًا، وبدا المتواصَل معهم أسرع من المتقدمين بأنفسهم، 11.3 يومًا مقابل 24. وإذا بدأ من أول اتصال كان المتوسط (72 + 123) ÷ 6 = 32.5 يومًا، وانقلب الترتيب: 41 يومًا للمتواصَل معهم مقابل 24. والمرشحون أنفسهم والعملية نفسها، وتغيّرت النتيجة لأن البداية تغيرت. فمنشأة تقارن بين قناتين بدأ عدّهما من نقطتين مختلفتين تحكم على القناتين بالبداية لا بالأداء.

والقاعدة التي تخرج من هذا أن تُعتمد بداية واحدة لكل المرشحين، وأن تُسجّل في النظام تواريخ أول اتصال وتاريخ الطلب الرسمي معًا، ليمكن حساب الرقمين وعرضهما. وتعرّف صفحة البحث عن المرشحين الوصول إلى المرشحين قبل أن يتقدموا، وهو الذي ينتج عنه هذا الفرق في نقطة البداية.

كيف يُحسب لمجموعة من المرشحين؟

يُحسب لكل مرشح بطرح تاريخ البداية من تاريخ قبول العرض، ثم يُجمع الناتج على مستوى المجموعة. وتغيّر الرقم قرارات في الحساب منها:

• وحدة الأيام: أيام تقويمية أم أيام عمل. والأولى أبسط، والثانية أقرب إلى ما ينتظره المرشح فعلًا حين تتخللها عطل. ويُثبَّت أحدهما في كل الفترات.
• الدالة: المتوسط أو الوسيط. وحالة واحدة طويلة ترفع المتوسط ولا ترفع الوسيط، ولهذا يُعرض الوسيط مع المتوسط وأطول حالة، كما تبين صفحة وقت شغل الوظيفة في مؤشرها.
• المجموعة: تُنسب الحالة إلى الشهر الذي قُبل فيه العرض، لا إلى الشهر الذي تقدم فيه المرشح. فإذا نُسبت إلى شهر التقديم بدا شهر التقديم الأخير أسرع مما هو، لأن من لم يقبلوا بعدُ لم يدخلوا فيه.

وآخر هذه القرارات أقلها ظهورًا. فلنفترض أن عشرة مرشحين تقدموا في شهر واحد، قبل ستة منهم في الشهر نفسه، وبقي أربعة في العملية. من حسب في آخر الشهر زمن التعيين على الستة أخرج أربعة سيطول انتظارهم، فيظهر الرقم أقصر مما سيكون عليه حين يُغلق الشهر على الجميع. ولهذا يُنتظر إغلاق المجموعة قبل أن يُقارَن رقمها بما قبله.

من لا يدخل في الحساب؟

لا يُحسب زمن التعيين إلا لمن قبل العرض. فالمرشحون الذين انسحبوا في منتصف العملية، أو رفضوا العرض، أو استُبعدوا، لا يدخلون في الرقم، ولو كانوا هم الذين أطالوا العملية. وهذا يجعل الرقم يبدو أفضل كلما كثر الانسحاب بعد انتظار طويل.

وإذا وصل اثنا عشر مرشحًا إلى مرحلة العرض فقبل ثمانية ورفض أربعة، فزمن التعيين محسوب على الثمانية وحدهم. ولو كان انتظار الأربعة أطول من انتظار الثمانية، لما ظهر ذلك في الرقم. وقبول ثمانية من اثني عشر، أي الثلثين، يفيد في قراءة الرقم ولا يغني عنه. ولذلك يُعرض مع زمن التعيين عدد من وصلوا إلى العرض وعدد من قبلوه. وتتناول صفحة عرض العمل العرض الذي تنتهي عنده الرحلة.

أين يقع التأخير؟

الرقم الإجمالي لا يدل على موضع التأخير. والذي يدل عليه هو تقسيمه على مراحل رحلة المرشح، بحسب تواريخ كل مرحلة، وبحساب وسيط كل مرحلة لا متوسطها، لأن حالة واحدة طويلة تُحرّف المتوسط. وتفيد في هذا أداة تسجّل تاريخ كل انتقال، وهي ما تعرضه صفحة نظام تتبّع المتقدمين، وتعرض صفحة خط إمداد المرشحين المراحل التي يُقسَّم إليها.

وقد لا تكون أكثر المراحل تأخرًا هي الأكثر عملًا، فقد يكون التأخر انتظارًا بين خطوتين، كانتظار موعد مقابلة أو توقيع على قرار. وهذه أيام لا يعمل فيها أحد على المرشح، ولا تظهر في أي إجراء، وتظهر في الفرق بين تاريخي مرحلتين متتاليتين. وقد يكون علاجها ترتيبًا لمن يقرر ومتى، لا إسراعًا في الفرز.

ما الذي يُسجَّل لكل مرشح؟

يتيح حساب أي تعريف لاحقًا أن تُسجَّل لكل مرشح تواريخ أساسية: أول اتصال إن وُجد، وتقديم الطلب، ودخول كل مرحلة، وتقديم العرض، وقبوله أو رفضه. فإذا غابت التواريخ لم يمكن أن يُحسب إلا ما سُجّل، ولا يُستعاد تاريخ فات. ومنشأة تسجّل تاريخ القبول وحده تعرف ما انتهى إليه المرشح ولا تعرف أين أمضى انتظاره. وتكون هذه التواريخ في العادة في نظام تتبّع المتقدمين إن استُعمل، ويُتأكد من أن كل مرحلة تُسجَّل بتاريخها لا بحالتها فقط.

ما بعد القبول: الإشعار والمباشرة

ينتهي زمن التعيين بقبول العرض، ولا يدخل فيه ما بعده. وبين القبول والمباشرة مدة قد تكون الأطول في الرحلة، لأن المرشح قد يكون على رأس عمل آخر ويلتزم تجاه صاحب عمله بإشعار، وتتناول صفحة فترة الإشعار هذا الالتزام. ولا يقرر مؤشر زمن التعيين شيئًا عن هذه المدة، ولذلك يُقرأ مع وقت شغل الوظيفة الذي يمتد إلى المباشرة، وهو الأنسب لمن أراد أن يعرف كم بقي الموقع بلا شاغل.

لماذا يتحرك الرقم؟

إذا هبط زمن التعيين بين فترتين، فقد تنتجه أسباب مختلفة، واحد منها فقط تحسّن حقيقي:

• تسارعت العملية: قصرت الفواصل بين المراحل. وهذا هو التحسن، ويُتحقق منه بمقارنة أزمنة المراحل لا الرقم الإجمالي.
• تغيّر من يدخل الحساب: قبل العرض مرشحون أقل وأسرع، وانسحب من كان سيطول انتظاره. فيهبط الرقم وقد خسرت المنشأة من كان يمكن أن ينضم.
• تغيّرت البداية: أُعيد تعريف نقطة العدّ، كما في المثال أعلاه، فتحرك الرقم دون أن تتحرك العملية.

ولذلك يُسأل عن كل هبوط: هل انخفضت أزمنة المراحل، وهل ثبت عدد من قبلوا، وهل بقيت البداية كما كانت؟ فإن كان الجواب «لا» في أحدها لم يكن الرقم دليلًا على تحسن.

علاقته بما حوله من مؤشرات

• تجربة المرشح: يمسّ طول الانتظار ما يشعر به المرشح، وتعرض صفحة تجربة المرشح هذا الجانب. ويُقرأ الرقم مدخلًا إلى سؤال التجربة لا بديلًا عنه.
• جودة التعيين: قد يُظن أن أقصر مدة أفضل، لكن صفحة جودة التعيين تقيس النتيجة بعد شهور، ولا نملك قياسًا نقول به إن تقصير الزمن يرفع الجودة أو يخفضها.
• مصدر التعيين: يمكن تقسيم زمن التعيين على القنوات فيظهر أي قناة أسرع، وتبيّن صفحة مصدر التعيين كيف يُنسب التعيين إلى قناته. وتُقارن القنوات في زمنها إذا اتحدت بداية العدّ فيها، كما في المثال أعلاه.

ما المدة المقبولة لزمن التعيين؟

تتغير المدة بحسب المهنة وحالها في السوق، وبحسب البداية المعتمدة، تقديم الطلب أو أول اتصال، والنهاية عند قبول العرض. فرقم «الزمن الجيد» الذي لا يُذكر معه طرفاه لا يصلح للمقارنة. ولم نقف في مراجعنا على مرجع منشور لمدد هذا المؤشر في السوق السعودي، ولا على نص يفرض قياسه على منشأة.