وقت شغل الوظيفة

تعريف وقت شغل الوظيفة

وقت شغل الوظيفة (بالإنجليزية: Time to Fill) عدد الأيام بين فتح طلب شغل الوظيفة ومباشرة من عُيِّن فيها العمل. فهو مدّةٌ تصف الشاغر نفسه من أوّله إلى آخره، لا مدّة مرحلةٍ من مراحله ولا مدّة مرشّحٍ من مرشّحيه.

وهو من أكثر مؤشّرات التوظيف استعمالًا وأكثرها عرضةً لأن يُقارَن بما لا يُقارَن به، لأنّ طرفيه كليهما قابلان لأن يُوضعا في أكثر من موضع.

طرفان، وكلّ واحد منهما يحتمل موضعين

البداية تحتمل يوم اعتماد طلب شغل الوظيفة، وتحتمل يوم نشر الإعلان. وبينهما في أكثر المنشآت أيّامٌ تُنفق في الاعتماد المالي وفي كتابة الوصف، وهي أيّام تُحسب على المنشأة ولا يراها من يبدأ العدّ من النشر.

والنهاية تحتمل يوم قبول العرض، وتحتمل يوم المباشرة. وهذه الصفحة تعدّ النهاية يوم المباشرة، وهو ما تمشي عليه صفحة معدل الشواغر حين تصف هذا المؤشّر بأنّه «كم يستغرق ملء الشاغر الواحد من فتحه حتى المباشرة».

ويُستعمل في مواضع أخرى طرفٌ أقرب ينتهي بقبول العرض، كما في صفحة تكلفة التوظيف حين تفرّق بين المال والأيّام وتسمّي هذا المؤشّر «وقت التوظيف». والموضعان كلاهما متداول، والفارق بينهما ليس تفصيلًا: هو المدّة التي تفصل بين توقيع الموظّف ومجيئه، وهي في كثيرٍ من التعيينات أطول من كلّ ما سبقها.

فالقاعدة العملية أنّ الرقم يُذكر معه طرفاه، وأنّ منشأةً تغيّر طرفًا بين فترتين لم تُقصّر مدّتها وإنّما قصّرت ما تعدّه.

حسبةٌ على مسارٍ كامل

خذ شاغرًا واحدًا سارت مراحله على هذا النحو، والأيّام مفترضة لبيان البنية:

• من اعتماد الطلب إلى نشر الإعلان: 6 أيّام.
• من النشر إلى إغلاق استقبال الطلبات: 14 يومًا.
• الفرز والمقابلات حتى اختيار المرشّح: 21 يومًا.
• من تقديم العرض إلى قبوله: 5 أيّام.
• من القبول إلى المباشرة: 30 يومًا.

فالمجموع 76 يومًا. ولو انتهى العدّ عند قبول العرض لكان 46 يومًا، أي أقلّ بنسبة تقارب 39%. والمنشأة واحدة، والشاغر واحد، والمدّة التي عاشها القسم بلا موظّف هي الستّة والسبعون يومًا بأيّامها كاملة.

والمرحلة الأخيرة هي أقلّ المراحل خضوعًا لصاحب العمل، لأنّها في الغالب فترة الإشعار التي يلتزم بها المرشّح تجاه صاحب عمله القائم، ومقدارها يُقرأ من عقده ومن وثائق منشأته لا من تقدير المنشأة الجديدة. وقد تُضاف إليها إجراءاتٌ أخرى حين يكون الانتقال من صاحب عملٍ إلى آخر أو حين يكون التعيين من خارج المملكة، ولا تقطع هذه الصفحة في مددها.

ويترتّب على ذلك أنّ خطّة تقصير المدّة تُبنى على المراحل الأربع الأولى، وأنّ منشأةً اجتهدت في تقصير مسارها ثمّ قاست الأثر على الرقم الكلّي قد لا ترى أثرًا يُذكر، لأنّها حسّنت ستّة وأربعين يومًا وتركت ثلاثين لا يد لها فيها.

الرقم الكلّي لا يقول أين يُعمل

ستّة وسبعون يومًا لا تدلّ على تصرّف. والذي يدلّ عليه هو نصيب كلّ مرحلة منها، ويُحسب بقسمة أيّام المرحلة على المجموع: ستّة أيّام للاعتماد والنشر أي نحو 8%، وأربعة عشر للاستقبال أي نحو 18%، وواحد وعشرون للفرز والمقابلات أي نحو 28%، وخمسة للقبول أي نحو 7%، وثلاثون لما بعده أي نحو 39%.

فأكبر ما يملك صاحب العمل تحريكه هو مرحلة الفرز والمقابلات. وتقصيرها من واحدٍ وعشرين يومًا إلى أربعة عشر يخفض المجموع إلى 69 يومًا، أي بنسبة تقارب 9%. وهذا هو المقدار الواقعي لأثر تحسينٍ كبير في أكثر المراحل قابليةً للتحسين، ومن وعد بخفض الرقم إلى النصف وعد بما لا تحتمله بنيته.

ويُنبَّه إلى أنّ تقصير مرحلة الاستقبال يُشترى بثمن: إغلاق الباب بعد أسبوعٍ بدل أسبوعين يقلّل عدد من دخل الاختيار، فيرفع نسبة الاختيار ويضيّق الخيار. فالأيّام المقتطعة من هذه المرحلة تُقتطع من جودة القرار لا من الإجراء.

المتوسّط يخفي الحالة التي تهمّك

خذ سبعة شواغر أُغلقت في ربع سنة، وكانت مددها بالأيّام: 38 و45 و52 و60 و66 و81 و120. فالمجموع 462، والمتوسّط 462 مقسومة على 7، أي 66 يومًا. والوسيط، وهو القيمة التي تتوسّط المرتَّبة، 60 يومًا.

والفارق بين 66 و60 مصدره حالةٌ واحدة استغرقت 120 يومًا. ولو حُذفت لصار متوسّط الستّة الباقية 342 مقسومة على 6، أي 57 يومًا. فالرقم الذي يُعرض على الإدارة يتحرّك تسعة أيّام بحذف شاغرٍ واحد من سبعة.

والقراءة الأصدق أن يُعرض الوسيط مع أطول حالة، لأنّ أطول حالةٍ هي الوحيدة التي تحمل معلومةً قابلة للتصرّف: لماذا استغرقت 120 يومًا، وهل السبب في الوصف أم في الأجر المعروض أم في ندرة المهنة.

الرقم محسوب على من وُظِّف، والأصعب ما زال مفتوحًا

هذا أكثر ما يُغفل في هذا المؤشّر. المدّة لا تُحسب إلّا للشاغر الذي أُغلق، فالشواغر المفتوحة ليست في البسط ولا في المقام، وهي في الغالب أصعبها.

أضف إلى السبعة أعلاه ثلاثة شواغر ما زالت مفتوحة، مضى على أوّلها 95 يومًا، وعلى الثاني 110، وعلى الثالث 140. فهذه الثلاثة ستنتهي إلى مددٍ لا تقلّ عن هذه الأرقام. فلو حُسبت بما مضى عليها إلى اليوم، صار المجموع 462 زائد 345، أي 807، على عشرة شواغر، فيكون المتوسّط 80.7 يومًا على الأقلّ.

فالرقم المعروض 66 والرقم الأدنى الصحيح 80.7، وفارق يقارب خمسة عشر يومًا مصدره أنّ المؤشّر لا يرى إلّا ما نجح. وكلّما تعثّرت المنشأة في وظائفها الصعبة تحسّن رقمها المعروض، لأنّ المتعثّر يبقى خارج الحساب. ولهذا لا يُقرأ هذا المؤشّر وحده، ويُقرأ معه عدد الشواغر المفتوحة وأعمارها.

التعيين من الداخل يُقاس بالقاعدة نفسها

شغلُ الوظيفة بموظّفٍ قائم في المنشأة يُقصّر المدّة في طرفها الأخير ولا يُلغيه. فالمرشّح الداخلي لا يلزمه إشعارٌ لصاحب عملٍ آخر، ويلزمه تسليم ما بيده وانتظار من يحلّ محلّه، وهي مدّةٌ يتّفق عليها مديران لا نصّ يحكمها.

والأهمّ أنّ إغلاق الشاغر من الداخل يفتح شاغرًا ثانيًا في الموضع الذي غادره. فمنشأةٌ تقرأ مؤشّرها على الشاغر الأوّل وحده تسجّل تعيينًا سريعًا وقد صار عندها شاغران: واحد أُغلق وآخر افتُتح. ولهذا يُقرأ هذا المؤشّر في التنقّل الوظيفي الداخلي على السلسلة كلّها لا على حلقتها الأولى، أي حتى يُغلق آخر شاغرٍ نشأ عن النقلة.

وفي المقابل يُختصر في التعيين الداخلي ما ينفق في الاستقطاب والفرز، لأنّ أداء المرشّح معروف بشواهد لا بتقدير. فالمدّة تقصر وسببُ قصرها معرفةٌ متراكمة لا إجراءٌ أسرع، وهذا فرقٌ يُقال عند عرض الرقم حتى لا يُطلب مثله في تعيينٍ خارجي.

ثلاثة أشياء ليست هي

• معدل الشواغر. ذاك لقطةٌ في لحظة تقول كم وظيفة فارغة الآن، وهذا مدّةٌ تصف شاغرًا واحدًا من أوّله إلى آخره، كما تقرّره صفحته.
• مدّة المرشّح. ثمّة مؤشّر آخر يقيس ما بين تقدّم المرشّح وقبوله العرض، فيبدأ من فعل المرشّح لا من فتح الشاغر. وهو يصف تجربة من تقدّم، ولا يصف المدّة التي بقيت فيها الوظيفة فارغة، ولهذا يكون دائمًا أقصر.
• زمن بلوغ الإنتاجية. المباشرة نهاية هذا المؤشّر وبداية غيره. فالموظّف الذي باشر أغلق الشاغر ولم يسدّ أثره بعد، وما بين مباشرته وأدائه المعتاد مدّةٌ تُقاس على حدة، وتُقرأ مع تهيئة الموظف الجديد.

ما يُفسد الرقم

• إعادة فتح الطلب. شاغرٌ أُغلق ثمّ أُعيد فتحه لأنّ المرشّح لم يباشر يُحتسب في بعض الأنظمة طلبًا جديدًا، فتُقسَّم مدّته نصفين قصيرين ويختفي التعثّر من الرقم.
• الطلب الذي يُفتح قبل الحاجة. منشأةٌ تفتح طلباتها مبكّرًا احتياطًا تُطيل الأرقام بلا تعثّر، ومنشأةٌ لا تفتح الطلب إلّا بعد أن يغادر الموظّف تُقصّرها وقد عاشت الفراغ نفسه.
• الجمع بين مهنٍ متباعدة. رقمٌ واحد للمنشأة يجمع وظيفةً تُملأ في ثلاثة أسابيع بأخرى لا تُملأ في أربعة أشهر، فلا يصف أيًّا منهما ولا يُبنى عليه قرار.
• احتساب أيّام التعطّل والإجازات. الأيّام التقويمية تختلف عن أيّام العمل اختلافًا يظهر في الفترات التي تتخلّلها العطل، ومنشأةٌ تخلط الحسابين بين ربعٍ وربع تقارن رقمين غير متجانسين.

ما لا تقطع به هذه الصفحة

• مدّةً مفضّلة. المدّة تتبع المهنة وحال السوق فيها، ولا نملك مرجعًا منشورًا لمدد السوق السعودي حسب المهنة.
• مدّة فترة الإشعار ولا مدد الإجراءات. الثلاثون يومًا في الحسبة رقمٌ مفترض لبيان نسبة المرحلة من المجموع، لا مدّةً نظامية ولا تقديرًا لها. وموضع ذلك صفحة فترة الإشعار وما يحيل عليه من نصوص.
• أثر تقصير المدّة في جودة التعيين. لا نملك قياسًا نسنده إليه، والعلاقة بينهما ليست بدهيّة في اتّجاهٍ واحد.
• موضعًا نظاميًّا لهذا المؤشّر. لم نقف في ما قرأناه على نصّ يفرض قياسه ولا حدًّا لمدّته، فلا يُكتب أنّه مطلوب ولا أنّ تجاوز مدّةٍ فيه مخالفة.

قبل أن يُعرض الرقم

وقت شغل الوظيفة مؤشّرٌ ينفع حين يُعرض بثلاثة أشياء معه: طرفاه، ووسيطه لا متوسّطه وحده، وعدد ما بقي مفتوحًا. وبغير الثالث يكون الرقم أحسن كلّما ساءت الحال، وهذه أسوأ صفةٍ في مؤشّر.

والسؤال الذي يُطرح على كلّ رقمٍ يُعرض: هل تحسّن لأنّنا صرنا أسرع، أم لأنّ الصعب لم يُغلق بعد، أم لأنّنا غيّرنا من أين نبدأ العدّ؟ فثلاثة أسبابٍ تُنتج الحركة نفسها، وواحد منها فقط يستحقّ أن يُقال عنه تحسّن.

مصطلحات ذات صلة

• معدل الشواغر
• طلب شغل الوظيفة
• تكلفة التوظيف
• تهيئة الموظف الجديد
• نسبة الاختيار