بطاقة تقييم المقابلة

تعريف بطاقة تقييم المقابلة

بطاقة تقييم المقابلة (بالإنجليزية: Interview Scorecard) نموذج مكتوب يسجّل فيه المقابِل تقديره لكل مرشح على معايير اتُّفق عليها لوظيفة بعينها قبل أن تبدأ المقابلات. ويتضمن لكل معيار وزنًا وسلّمًا واضح الدرجات وخانة للدليل الذي بُني عليه الحكم. فهو أداة تسجيل لا أداة سؤال: الأسئلة تُطرح في المقابلة، والبطاقة تحفظ ما سُمع منها بصورة تقبل المقارنة.

وهي الوجه الكتابي لـالمقابلة الممنهجة، أي المقابلة التي تُطرح فيها الأسئلة نفسها بالترتيب نفسه على كل المرشحين وتُقيَّم إجاباتهم بسلّم محدد مسبقًا. فإذا غابت البطاقة بقيت المقابلة ممنهجة في أسئلتها وحدها، وصارت درجاتها انطباعات تُكتب بعد انتهاء الجلسة.

ما الذي تتضمنه البطاقة؟

• المعايير: الصفات والقدرات التي يتطلبها العمل، وتُشتق من تحليل الوظائف لا من تقدير المقابِل الشخصي.
• الوزن: نصيب كل معيار في الدرجة النهائية، ومجموع الأوزان 100.
• السلّم: وصف لما تعنيه كل درجة بعبارة قابلة للملاحظة، فلا تكون الدرجة 4 عند مقابِل ما تكون 3 عند غيره.
• الدليل: ما قاله المرشح أو فعله، مكتوبًا بعبارته لا بوصف عام. والفرق بين «متواصل ممتاز» و«شرح كيف أعاد صياغة تقرير شهري لعميل غاضب» هو الفرق بين انطباع ودليل.
• التوصية: قرار المقابِل بعد الدرجات، مع ما قد يسبقه من حد أدنى لا يُتجاوز.

وتتسع البطاقة لأنواع مختلفة من الأسئلة. فتسجّل إجابات أسئلة المقابلة السلوكية، وهي التي تطلب وصف موقف حدث فعلًا، وتسجّل إجابات المقابلة الموقفية، وهي التي تعرض موقفًا لم يقع بعد وتسأل ماذا سيُفعل فيه. ولكل نوع سلّمه، فالجواب في الأولى واقعة وفي الثانية نية.

كيف تغيّر الأوزان نتيجة المرشحين؟

لنفترض أن بطاقة وظيفة محاسب أول تحمل المعايير الآتية بأوزانها: المعرفة الفنية 50، وحل المشكلات 20، والتواصل 20، والعمل ضمن فريق 10. والسلّم من 1 إلى 5. وهذه أرقام افتراضية.

• المرشح الأول: 5 و3 و2 و2. فمعدله البسيط (5 + 3 + 2 + 2) ÷ 4 = 3.0.
• المرشح الثاني: 3 و4 و4 و3. ومعدله البسيط (3 + 4 + 4 + 3) ÷ 4 = 3.5.

فبالمعدل البسيط يتقدم الثاني. لكن حين تُحتسب الأوزان يتقدم الأول: 5 × 0.5 + 3 × 0.2 + 2 × 0.2 + 2 × 0.1 = 3.7، أي 74%، مقابل 3 × 0.5 + 4 × 0.2 + 4 × 0.2 + 3 × 0.1 = 3.4، أي 68%. والترتيب انقلب لأن المعرفة الفنية أثقل وزنًا من بقية المعايير، وكل ما جرى أن الحساب طبّق ما قررته المنشأة.

وبذلك تكون الأوزان هي القرار الحقيقي في البطاقة. ولذلك تُكتب قبل أن يُرى أي مرشح، فإذا غُيّرت بعد رؤية الدرجات صار تغييرها طريقة لتبرير اختيار مال إليه المقابِل سلفًا. ويُضاف إلى الأوزان حد أدنى لمعيار حاسم، كألّا تقل المعرفة الفنية عن 3، فلا يغطي تفوق في معيار ضعفًا في المعيار الحاسم.

كيف تُبنى بطاقة لوظيفة جديدة؟

تبدأ البطاقة من الوظيفة لا من نموذج جاهز. فيُستخرج من تحليل الوظيفة ما يفصل بين من ينجح فيها ومن يتعثر، ويُختصر في عدد من المعايير تتسع له الجلسة. ثم يُقرر وزن كل معيار بحسب ما يترتب على الإخفاق فيه: فمعيار يعطّل العمل كله إذا غاب يأخذ وزنًا أكبر من معيار يمكن تعويضه بالتدريب.

ثم يُكتب لكل معيار وصف ببنود قابلة للملاحظة، ونقترح أن يشمل الدرجات الدنيا والوسطى والعليا على الأقل. ففي معيار حل المشكلات مثلًا: الدرجة 1 أن يصف المشكلة دون أن يحلل أسبابها أو يطرح خيارات، والدرجة 3 أن يحدد الأسباب ويقترح حلًّا واحدًا ويجرّبه، والدرجة 5 أن يقارن بين خيارات ويختار بمعيار معلن ثم يشرح كيف تحقق من النتيجة. وتُترك الدرجتان 2 و4 لما يقع بين الأوصاف. وتُجرَّب البطاقة على مقابلة تجريبية قبل اعتمادها، فيظهر هل يفهم مقابِلان الوصف نفسه.

ما الذي يُكتب في خانة الدليل؟

يُكتب ما قاله المرشح أو فعله وله صلة بالمعيار، بعبارته أو بقرب منها. فإذا سُئل عن خلاف مع زميل في معيار العمل ضمن فريق، كان الدليل الجيد سطرًا مثل «ذكر أنه طلب اجتماعًا مع زميله وعرض عليه جدولًا مشتركًا للمهام»، لا سطرًا مثل «يبدو متعاونًا». الأول يُراجَع ويُناقش، والثاني رأي لا يمكن اختباره.

ويُترك خارج الخانة كل ما لا علاقة له بمعايير الوظيفة: العمر أو الحالة العائلية أو ما يُقال عن المرشح من خارج المقابلة. فإذا ورد شيء من ذلك في الجلسة لم يُسجَّل، وإذا سُجّل فقد صار في سجل التقييم ما لا ينبغي أن يبني عليه قراره من يقرأه.

كيف تُسجَّل درجات أكثر من مقابِل؟

في المقابلة أمام لجنة، وهي جلسة يجلس فيها مرشح واحد أمام عدة مقابلين، يسجّل كل عضو بطاقته وحده قبل أن يتكلم أحد. فإذا ناقشوا قبل التسجيل ثبّت أول المتكلمين رأي الباقين. لنفترض أن ثلاثة مقابلين أعطوا المرشح في التواصل 2 و4 و5. المتوسط 3.67، والفرق بين الأدنى والأعلى 3 درجات.

والمتوسط في هذا المثال يخفي التباين. فالفرق الكبير علامة على أن مقابِلًا رأى ما لم يره غيره، أو أن السلّم يُفهم بطرق مختلفة. ونقترح قاعدة تُكتب سلفًا: كل فرق بدرجتين فأكثر في معيار واحد يستدعي أن يعرض كل مقابِل الدليل الذي بنى عليه درجته، ثم يجوز لكل منهم أن يعدّل درجته، مع كتابة سبب التعديل.

كيف يُدمج رأي المقابلة مع بقية أدوات الاختيار؟

البطاقة تلخص المقابلة، والمقابلة إحدى مراحل الاختيار. فإذا اشتملت العملية على اختبار عينة العمل، وهو مهمة قصيرة مأخوذة من العمل نفسه تُقيَّم بمعيار مكتوب، جُمعت الدرجتان بأوزان تقررها المنشأة سلفًا.

لنفترض أن درجة المقابلة 74% وأن درجة الاختبار 80%، والأوزان 60 للمقابلة و40 للاختبار. فالدرجة المجمعة 74 × 0.6 + 80 × 0.4 = 76.4%. ولو كانت الأوزان 50 و50 لصارت 77.0%. والفرق صغير في هذا المثال، لكنه قد يقلب الترتيب بين مرشحين متقاربين، ولذلك تُكتب الأوزان قبل بداية التقييم كما تُكتب أوزان المعايير.

أين لا تفيد البطاقة؟

لا تفيد حين يكون عدد المرشحين قليلًا. فإذا عُيّن 3 من 4 دخلوا مرحلة الاختيار فالنسبة 0.75 (عدد من عُيّن ÷ عدد من دخل المرحلة، وهي نسبة الاختيار)، ويصير التعيين قبولًا أكثر منه اختيارًا، فتتحول البطاقة إلى توثيق لقرار اتُّخذ. وفي المقابل إذا عُيّن واحد من عشرة دخلوها فالنسبة 0.1، وللبطاقة حينئذ مجال واسع لتفرز.

ولا تفيد كذلك حين لا يُدرَّب المقابلون على استعمالها، أو حين تُملأ بعد القرار لتسويغه، أو حين يُطلب منها أن تنفي كل خطأ في التقدير. فهي تنظّم الحكم ولا تغني عنه.

ماذا يُقال للمرشح الذي لم يُقبل؟

يحتاج المرشح إلى أن يعرف أن القرار بُني على معايير الوظيفة، فيُبلَّغ بالمعايير التي قُيّم عليها لا بدرجاته التفصيلية ولا بما قاله غيره. ويُكتب الرد بعبارة تصف قرار المنشأة لا شخص المرشح. وتُبقي المنشأة باب المراسلة مفتوحًا لمن أراد أن يفهم موضع الفارق، ويُجاب من يسأل بما يتصل بالمعايير وحدها.

ما الذي يُفسد البطاقة؟

• الكتابة بعد الجلسة بأيام: فتحل الذاكرة الانتقائية محل الملاحظة.
• درجة بلا دليل: درجة 5 دون سطر يبررها لا يمكن مراجعتها ولا الدفاع عنها.
• انتقال الانطباع بين المعايير: فإذا أعجب المرشحُ المقابِلَ في معيار رفع درجاته في بقية المعايير، وهو ما يسمى تأثير الهالة. وعلاجه أن يُسجَّل كل معيار على حدة بدليله.
• الحكم المبكر: أن يتكون رأي في الدقائق الأولى ثم تُقرأ بقية الإجابات من خلاله، وهو خطأ الانطباع الأول.
• كثرة المعايير: بطاقة فيها اثنا عشر معيارًا قد لا تتسع الجلسة لاختبارها، فقد يُملأ بعضها بالتخمين.
• معايير لا تخص الوظيفة: كالمظهر أو الأسلوب في الحديث الاجتماعي، فتدخل في الدرجة سمات لا يحتاجها العمل.

كيف تُراجَع البطاقة بعد التعيين؟

تظهر قيمتها بعد شهور. فتقارن المنشأة درجات من عُيّنوا بما ظهر من أدائهم بعد مدة محددة، وهذا جانب من جوانب جودة التعيين. فإذا كان معيار أخذ وزنًا كبيرًا ولم يرتبط بالأداء في أي حالة، أُعيد النظر في وزنه أو في السلّم الذي يقيسه.

وللمراجعة حدود ينبغي ذكرها. فالعينة قد تكون صغيرة في الوظيفة الواحدة، والمرفوضون لا يُعرف أداؤهم، فلا يُعرف هل كانوا سيفشلون. ولذلك لا تُعدَّل الأوزان بقفزة بعد تعيين أو اثنين، وتُجمع نتائج دفعات قبل أن تُغيَّر. وتُراجَع البطاقة كذلك حين يتغير العمل نفسه: وظيفة أضيفت إليها مهام جديدة تحتاج إلى معيار لم يكن في البطاقة.

وتُحفظ البطاقات بحسب سياسة المنشأة في حفظ سجلات التوظيف، فهي تبيّن على أي معايير بُني القرار. ونقترح ألا يُستعمل ما كُتب فيها عن مرشح لم يُعيَّن في غير الغرض الذي جُمع من أجله.