مجموعات موارد الموظفين

تعريف مجموعات موارد الموظفين

مجموعات موارد الموظفين (بالإنجليزية: Employee Resource Groups) مجموعاتٌ يكوّنها الموظّفون طوعًا حول خاصّيةٍ أو اهتمامٍ مشترك، تُعترف بها المنشأة وتُسند إليها راعيًا من الإدارة، وغرضُها أن يجد أصحابُ حالٍ واحدة موضعًا يتشاورون فيه وأن يصل إلى الإدارة ما لا يصلها من الأفراد.

والقيد الذي يميّزها أنّها طوعيّةٌ مفتوحة لا تمثيليّة. فهي لا تُنتخب ولا تنوب عن أحد، ولا يتكلّم عضوٌ فيها باسم فئةٍ لم تختره. وهي تنقل تجربةً ولا تقدّم مطلبًا نيابةً عن جماعة، وهذا الفارق هو ما تُبنى عليه بقيّة أحكامها في هذه الصفحة.

ما ليست هي، وهذا أوّل ما يُضبط

أشيعُ خطأٍ في هذا الباب أن تُخلط بلجنةٍ لها محلٌّ في النصوص.

فـلجنة العمال لجنةٌ قائمة في المنشأة ممثِّلةٌ لعمالها، ويُرتَّب على وجودها أثرٌ بعينه في التصرّف بحصيلة الغرامات، وتفصيلُ ذلك في صفحتها ولا يُعاد هنا. ومجموعةُ الموارد لا تمثّل أحدًا ولا يترتّب على وجودها أثرٌ من هذا النوع، فلا تقوم مقامها ولا تُعدّ بديلًا عنها. ومنشأةٌ أنشأت مجموعةً وظنّت أنّها استوفت بها ما يتّصل باللجنة قد خلطت بين ترتيبٍ داخلي اختياري وبين موضعٍ له نصّه.

وهي كذلك ليست حلقة الجودة، وإن تشابهتا في الطوع وفي الدورية. فحلقة الجودة موضوعها عملُ أعضائها أنفسهم في موقع عملٍ واحد، ومخرجُها توصيةٌ في ذلك العمل. ومجموعةُ الموارد موضوعها تجربةُ أعضائها في المنشأة لا مهمّةٌ يؤدّونها، وأعضاؤها من أقسامٍ متفرّقة لا من موقعٍ واحد.

وهي ليست قناة شكوى. فما كان شكوى فردٍ في حقّه فله مسارُه المكتوب، وموضعه التظلم الوظيفي، وما كان من قبيل الإيذاء فله مسارٌ آخر تتناوله صفحة التحرش في مكان العمل بمواعيده وإجراءاته. ونقلُ واقعةٍ فرديّة إلى اجتماع مجموعةٍ طوعية يُخرجها من مسارها ويُضيّع مواعيده.

أربعة أوصاف يقوم بها الترتيب

• الطوع. العضوية اختيار، وضمُّ أحدٍ إليها بقرارٍ يجعلها مهمّةً تُؤدَّى.
• الانفتاح. تُفتح لمن يشاركهم الحال ولمن يريد فهمه، لأنّ قصرها على الفئة يحوّلها إلى جماعةٍ مغلقة يُنسب إليها ما لم تقله.
• راعٍ من الإدارة. شخصٌ مسمّى يملك أن يُوصل ما يُرفع إلى موضعه. ومجموعةٌ بلا راعٍ تجتمع ولا يصل منها شيء.
• تفويضٌ مكتوب. يُكتب فيه ما تتناوله وما لا تتناوله، وإلى من تُرفع مخرجاتها، وفي أيّ مدّةٍ يُردّ عليها.

والرابع أثقلها أثرًا. فالمجموعة التي لا يُردّ على ما ترفعه مرّتين تتوقّف عن الرفع، ثمّ يُقرأ توقّفها رضًا. وهذا هو المآل نفسه الذي تعرضه صفحة نظام الاقتراحات: أنّ ما يُسكت الناس ليس الرفض وإنّما غيابُ الجواب.

ما يُكتب في التفويض

التفويض ورقةٌ قصيرة تُكتب قبل أوّل اجتماع، وغيابُ بندٍ منها هو ما يُنتج أكثر ما يُنسب إلى هذه المجموعات من إخفاق:

• الغرض في جملةٍ واحدة، ومن يُدعى إليها، وهل العضوية مفتوحة لغير أصحاب الحال.
• ما تتناوله وما لا تتناوله بالتسمية، حتّى لا يُقاس الحدّ في كلّ اجتماع من جديد.
• إلى من تُرفع مخرجاتها، ومن يملك الردّ، وفي أيّ مدّة.
• ما يُنفق عليها من وقتٍ في أوقات العمل ومن مبلغٍ إن وُجد، ومن يعتمده.
• ما يُنشر من محاضرها وما لا يُنشر. فالمجموعة التي يُنقل عنها بلا ضابط يمتنع أعضاؤها عن القول فيها، وتعود إلى ما كانت قبلها.

والبند الأخير يُغفَل كثيرًا، وأثره أنّ ما يُقال في هذه المجموعات يخصّ أشخاصًا بأعيانهم في الغالب، فيصير نقلُه بلا اتّفاقٍ سابق كشفًا لم يأذن به صاحبه.

الأنواع الشائعة وما يصلح له كلٌّ منها

• حول حالٍ مشتركة، كمجموعةٍ لمن لهم ترتيباتٌ خاصّة في طريقة العمل. وهي أقربها إلى إظهار عوائق لا يراها من ليس فيها، وأشدّها حاجةً إلى ضبط ما يُنشر.
• حول طورٍ وظيفي، كمجموعةٍ لمن التحقوا حديثًا أو لمن انتقلوا إلى الإشراف أوّل مرّة. وهي أنفعها في كشف ما نقص في التهيئة، وموضعُ ما تُنتجه صفحة تهيئة الموظف الجديد.
• حول مهنةٍ أو تخصّص يمتدّ عبر أقسامٍ عدّة. وهي أقربها إلى نقل المعرفة بين من لا يجمعهم هيكل، وأبعدها عن أن تُقرأ مطلبًا لفئة.
• حول موقعٍ جغرافي، كمجموعةٍ لفرعٍ بعيد عن المركز. وهي تُظهر ما يقع من فرقٍ في التطبيق بين الفروع، وهو فرقٌ لا يظهر في سياسةٍ مكتوبة لأنّ المكتوب واحد.

والأنواع الأربعة لا تُقاس بمقياسٍ واحد: ما يُرجى من الثاني تحسّنٌ يظهر في شهور، وما يُرجى من الأوّل معلومةٌ قد لا تتحوّل إلى قرارٍ أبدًا وتبقى نافعةً في قراءة ما يقع.

الراعي: ما دوره وما ليس دوره

دور الراعي أن يفتح الطريق إلى من يملك القرار، وأن يضمن أنّ ما يُرفع يُقرأ ويُردّ عليه في مدّته. وليس دوره أن يرأس الاجتماع ولا أن يقرّر ما يُبحث فيه، فحضورُه بهذه الصفة يجعل الاجتماع عرضًا عليه بدل أن يكون تشاورًا.

وأنفع ترتيبٍ في هذا أن يحضر بعض الاجتماعات لا كلَّها، وأن يكون حضورُه معلومًا قبله لا مفاجئًا، لأنّ الحضور المفاجئ يغيّر ما يُقال في الجلسة كلّها ولا يُعرف أثرُه فيما كُتب بعدها.

حدّ الموضوع: ما يُرفع وما يخرج عنها

المجموعة تنقل تجربةً وتقترح، ولا تقرّر. وحين يمسّ ما تقترحه أجرًا أو ساعات عملٍ أو جزاءً أو مهمّةً مسندة إلى وظيفة، فموضعُه ما كتبته المنشأة في وثائقها، لا اتّفاقٌ يقع في اجتماع. وتفصيل هذا القيد وموضع الجزاءات منه معروضٌ في صفحة حلقة الجودة وفي صفحة الإجراءات التأديبية، ولا يُستعار حكمه من هنا.

وما يصلح أن يُرفع منها في العادة ثلاثة أصناف: ما يتّصل بتجربة الالتحاق والتهيئة، وما يتّصل بترتيباتٍ عمليّة في مكان العمل، وما يتّصل بوضوح المسارات وإتاحتها. وهذه كلُّها أمورٌ تُقرأ من التجربة ولا تظهر في رقم، ومن هنا منفعتها.

حسبة الكلفة والحجم الأدنى

الترتيب يُنفق ساعاتٍ قبل أن يُنتج شيئًا، والرقم يُحسب. خذ منشأةً فيها 600 موظّف، ومجموعةً تخصّ فئةً تمثّل 12% منهم، أي 72 شخصًا، شارك منهم 25%، أي 18 عضوًا فاعلًا:

• ساعات الحضور: 18 عضوًا في 12 اجتماعًا في ساعة، أي 216 ساعة في السنة.
• وقت المنسّق خارج الاجتماع: 12 في 3 ساعات، أي 36 ساعة.
• وقت الراعي: 12 في ساعة، أي 12 ساعة.

فالمجموع 264 ساعة في السنة، أي نحو 14.7 ساعة لكلّ عضوٍ فاعل. وهذا هو الرقم الذي يُقارَن بما خرج من المجموعة، لا عددُ الاجتماعات ولا عددُ الحاضرين.

ويُقرأ من الحسبة نفسها حدٌّ أدنى للحجم. فلو كانت الفئة المعنيّة 20 شخصًا وشارك منهم الربع، لكان الأعضاء الفاعلون 5. ومجموعةٌ بهذا العدد يُعطّلها غيابُ اثنين، ويصير اجتماعُها الشهري رهنًا بجدول ثلاثةٍ من الناس. فالترتيب في هذه الحال يُنشأ اسمًا ولا يقوم، والأنفع منه ترتيبٌ أخفّ: لقاءٌ فصليّ مفتوح، أو سؤالٌ يُضمّ إلى استبيان النبض.

ما يُفسده

• إنشاؤها بقرارٍ من الإدارة بلا طالبٍ لها. فهي تقوم على رغبةٍ قائمة، وإنشاؤها ابتداءً يُنتج اجتماعًا يحضره من كُلّف به.
• تحميلها ما ليس لها. كأن يُطلب منها أن تعالج حالةً فرديّة، أو أن تُسأل عن مؤشّرٍ لا تملك أسبابه.
• جعلها بديلًا عن قرارٍ مؤجَّل. فإحالةُ مسألةٍ معلومة إلى مجموعةٍ طوعية تُشعر بأنّ شيئًا يجري، وتُنفق فيها أشهرٌ ثمّ تعود المسألة إلى موضعها الأوّل.
• قصرُها على فئةٍ ومنعُ غيرها. فيُقرأ ما يخرج منها مطلبَ فئةٍ على غيرها، وهو عكس ما أُنشئت له.
• قياسُها بعدد الأعضاء. فالعدد يُرضي في تقرير، والذي يُقاس به الترتيب ما رُفع منه وما رُدّ عليه وما تغيّر بعده.

ما يُقاس بها وما لا يُقاس

هذه أداةٌ تُنتج قولًا لا رقمًا، ولا يصحّ أن يُحمَّل عليها مؤشّرٌ لا تملك أسبابه. فمجموعةٌ تُسأل عن معدّل بقاء فئةٍ في المنشأة تُسأل عمّا تقرّره الأجور والمسارات وسلوك المديرين، ولا تملك من ذلك شيئًا.

وما يصلح أن يُنظر فيه أمران: ما رُفع منها وما جرى عليه، ثمّ ما ظهر بعد ذلك في أدوات القياس القائمة، كـتفاعل الموظفين مقروءًا على الفئة المعنيّة لا على المنشأة جملةً. والقراءة على المنشأة جملةً تُخفي الفئة الصغيرة داخل المتوسّط، فلا تقول شيئًا عن الترتيب الذي أُنشئ لها.

هل يوجد نصٌّ في السعودية يوجب إنشاء مجموعات موارد الموظفين؟

لم يرد في مراجعنا نصٌّ كهذا، ويتّصل بالسؤال منزلةُ ما وُصف من الممارسة، ومرجعُ مسائل تمثيل العمال والتظلّم والجزاءات، وما يخصّ العدد والحجم:

• النص النظامي في السعودية: لم نقف في مراجعنا على نصٍّ في السعودية يوجب على صاحب العمل إنشاء مجموعات موارد الموظفين أو ينظّمها أو يرتّب على وجودها أثرًا، ولا على ما يقرّر علاقتها بالترتيبات المنصوص عليها في المنشأة، فهي ممارسةٌ إدارية اختيارية تُنشئها المنشأة بقرارها وتحكمها وثائقُها.
• منزلة ما سبق من وصف: ما ذُكر أعلاه عن مجموعات موارد الموظفين وصفٌ للممارسة لا نقلٌ عن نصّ.
• تمثيل العمال والتظلّم والجزاءات: من كانت له مسألةٌ تمسّ تمثيل العمال أو التظلّم أو الجزاءات فمرجعُه صفحاتُها ونصوصُها، لا هذا التعريف.
• العدد والحجم ونسبة المشاركة: لا يقرّر هذا التعريف عددًا موصى به من المجموعات ولا حجمًا ولا نسبةَ مشاركةٍ تُعدّ مقبولة، والأرقام في المثال أعلاه مفروضةٌ لبيان طريقة الحساب.

وما سبق تعريف بالمفهوم وبنصوص نظام العمل حيث ذُكرت، لا استشارة نظامية.

مصطلحات ذات صلة

• لجنة العمال
• حلقة الجودة
• نظام الاقتراحات
• الرفاهية الوظيفية
• تفاعل الموظفين