نظام الاقتراحات

تعريف نظام الاقتراحات

نظام الاقتراحات (بالإنجليزية: Suggestion System) قناةٌ معلنة قائمة يقدّم فيها أيّ موظّف فكرةً لتحسين العمل، لها مسارٌ معلوم، وجهةٌ معلومة تنظر فيها، ومدّةٌ معلومة يُردّ فيها على صاحبها.

والذي يجعله نظامًا هو التزام الردّ الذي تكتبه المنشأة على نفسها، لا الصندوق ولا النموذج الإلكتروني. فقناةٌ تستقبل ولا تردّ ليست نظامًا ناقصًا، وإنّما هي أرشيفٌ يعلم به المشاركون بعد دورتين فيكفّون.

خمسة أشياء تُكتب قبل فتح القناة

• من يقدّم: أكلّ موظّف أم فئات بعينها، وهل يُقبل المجهول، وماذا يترتّب على قبوله من تعذّر الردّ على صاحبه.
• ما الذي يُقدَّم: نطاقُ الاقتراح المقبول، وما هو خارجه صراحةً. وهذا البند هو الذي يمنع أن تتحوّل القناة إلى ما ليس لها، وسيأتي تفصيله.
• إلى من يصل: جهةٌ مسمّاة لا بريدٌ عامّ، لأنّ البريد العامّ يعني أنّ أحدًا لا يملكه.
• في كم يُردّ: مدّةٌ مكتوبة، ولو كان الردّ بأنّ الفكرة قيد النظر ومتى يُبتّ فيها.
• ماذا يحدث بعد القبول: من ينفّذ، ومن يموّل، وكيف يعلم صاحب الفكرة أنّها نُفّذت. فالاقتراح الذي قُبل ولم يُنفَّذ ولم يُخبَر صاحبه أسوأ أثرًا من اقتراحٍ رُدّ بوضوح.

حسبة القناة: أين تنكسر

القناة تُقاس بالمعدّل لا بالحالة. خذ منشأةً فيها 300 موظّف، وبلغت نسبة المشاركة في الربع 4%:

• عدد الاقتراحات في الربع: 300 × 4% = 12 اقتراحًا، أي 48 في السنة.
• زمن النظر في الواحد بين قراءة واستفسار وكتابة ردّ: 45 دقيقة، فالمجموع في الربع 12 × 45 = 540 دقيقة، أي 9 ساعات، و36 ساعة في السنة.
• فإن نُفّذ منها 3 في الربع، فنسبة التنفيذ 3 على 12 = 25%، وكلفة الفكرة المنفَّذة الواحدة 9 ساعات مقسومة على 3، أي 3 ساعات نظر.

وهذه أرقامٌ محتملة. والكسر يقع حين ترتفع المشاركة دون أن ترتفع الطاقة. فلو كانت اللجنة تجتمع شهريًّا وتُنهي 4 اقتراحات في الجلسة، فطاقتها 12 في الربع، وهي تساوي الوارد تمامًا. ثمّ ارتفعت المشاركة إلى 8%، أي 300 × 8% = 24 اقتراحًا في الربع:

• الزيادة المتراكمة كلّ ربع: 24 ناقص 12 = 12 اقتراحًا.
• بعد أربعة أرباع: 12 × 4 = 48 اقتراحًا في الانتظار.
• ومدّة انتظار من يقدّم في ذلك الحين: 48 مقسومة على طاقة 12 في الربع = 4 أرباع، أي سنة كاملة قبل أن يصل دوره.

والنتيجة أنّ نجاح الحملة الداخلية في مضاعفة المشاركة هو نفسه ما أوقف القناة. ولهذا فإنّ الرقم الذي يُثبَّت قبل الإعلان ليس عدد الأفكار المرجوّ، بل طاقة النظر: كم اقتراحًا يُبتّ فيه في الشهر، ومن يفعل ذلك، وضمن أيّ وقتٍ من وقته. ومن لم يُثبّته ضمن لنفسه طابورًا.

ما لا يُوضَع في هذه القناة

أخطر ما يقع لنظام الاقتراحات أن يُستعمل بابًا لما له بابٌ آخر، فيضيع الأمران معًا:

• التظلّم من قرار. شكوى الموظّف من قرارٍ أو إجراءٍ أو جزاءٍ يخصّه ليست اقتراحًا، ولها مسارها ومددها. فالتظلّم من قرار الجزاء يُقدَّم كتابةً للجهة المختصّة لدى صاحب العمل خلال ثلاثين يومًا، عدا أيام العطل الرسمية، من تاريخ الإبلاغ بالقرار، بمقتضى المادة 72 من نظام العمل. ووصولُه إلى صندوق الاقتراحات لا يُعدّ تقديمًا للجهة المختصّة، والمدّة تمضي وصاحبها ينتظر ردًّا على «فكرة». وتفصيله في التظلم الوظيفي.
• البلاغ عن مخالفة. البلاغ موضوعه واقعةٌ يُراد التحرّي عنها، ويحتاج معالجةً تختلف في سرّيتها وفي من يطّلع عليها وفي سرعة الاستجابة. وإدخاله في طابور اقتراحات التحسين يُعالَج فيه بعد شهرين. وموضعه الإبلاغ عن المخالفات المؤسسية.

والعلاج بندٌ واحد في نموذج التقديم: سؤالٌ في أوّله عن نوع ما يُقدَّم، وتحويلٌ تلقائي إلى القناة الصحيحة، وإخبارُ صاحبه بأنّه حُوِّل وإلى أين. فالمشكلة ليست أنّ الموظّف لا يعرف الفرق، وإنّما أنّ القناة المفتوحة أمامه واحدة.

المكافأة على الاقتراح

كثير من هذه الأنظمة يربط الاقتراح المقبول بمكافأة، وهي ممّا يُكتب أساسه قبل أوّل حالة: على أيّ شيء تُصرف، وبأيّ مقدار أو بأيّ قاعدة، ومن يقرّر. ويستقيم أن تكون مبلغًا ثابتًا للاقتراح المنفَّذ، ويستقيم أن تكون نسبةً من وفرٍ مقاس، والثانية تحتاج قياسًا متّفقًا عليه قبل التنفيذ لا بعده، وإلّا صار الخلاف على قيمة الوفر هو المخرج الوحيد لكلّ حالة ناجحة. وأداةُ الصرف السريع في هذا الباب هي الحوافز الفورية.

ويُكتب معها أمران يُغفلان: ما الحكم إذا قدّم أكثر من موظّف الفكرة نفسها في مدّةٍ متقاربة، وما الحكم إذا كان الاقتراح في صميم عمل مقدّمه ووظيفته. وترك هذين بلا جواب يُحوّل أوّل حالة ناجحة إلى خصومة.

الردّ بالرفض هو العمل الحقيقي للقناة

ثلاثة أرباع ما يصل في الحسبة أعلاه لا يُنفَّذ، فالغالب على عمل القناة هو الردّ بالرفض لا بالقبول. وهذا هو البند الذي تُهمَل صياغته، مع أنّه هو الذي يقرّر أيبقى الناس يكتبون أم يكفّون.

والردّ النافع يقول شيئًا واحدًا زائدًا على الرفض: لماذا. وأسباب الرفض في الغالب أربعة، وكلٌّ منها يفتح على صاحبه بابًا مختلفًا:

• نُفّذ من قبل ولم يُعلم به. وهذا رفضٌ يكشف عيبًا في الإعلام الداخلي لا في الفكرة، ويُعالَج بإخبار صاحبها أين يجدها.
• جُرّب وأُوقف لسبب. فيُذكر السبب، وإلّا عاد الاقتراح نفسه من شخصٍ آخر بعد أشهر.
• خارج ما تملك المنشأة تغييره، كأمرٍ يُقرَّر في موضعٍ آخر أو يرتبط بالتزامٍ قائم. وهذا رفضٌ لا يُصلحه تحسين الفكرة.
• مؤجَّل لأولوية أو لكلفة. وهذا وحده الذي يُقال فيه «قد يُعاد النظر»، ويُقيَّد بموعدٍ لا يُترك مفتوحًا.

ومن ردّ بالأربعة على وجهها أبقى القناة حيّة وإن لم ينفّذ شيئًا في ربعٍ كامل. ومن ردّ بعبارةٍ واحدة على الجميع أغلقها وهو ينفّذ ثلاثًا.

ما ليس هو

• حلقة الجودة. تلك مجموعةٌ قائمة من موقع عمل واحد تجتمع دوريًّا، تحلّل مشكلات عملها هي وتتابع أثر ما نُفّذ. ونظام الاقتراحات قناةٌ فردية بلا اجتماع ولا تحليل مشترك ولا متابعةٍ لاحقة يقوم بها صاحب الفكرة. والفرق عمليّ: القناة تتّسع لثلاثمئة مشارك وفكرةٍ واحدة من كلّ واحد، والحلقة تتّسع لستّة ومتابعةٍ مستمرّة.
• استبيان النبض. ذاك يسأل المنشأةُ فيه الموظّفين سؤالًا تختاره هي، ومخرجه قياسٌ مجمَّع. ونظام الاقتراحات يبدأ من الموظّف بموضوعٍ يختاره هو، ومخرجه حالةٌ يُردّ عليها باسمها.
• التغذية الراجعة المستمرة. تلك عن أداء الأشخاص وتجري بين الموظّف ومديره، وهذا عن طريقة العمل ويتجاوز خطّ التبعية بحكم تصميمه.
• صندوق في الممرّ. الصندوق وسيلة استقبال لا نظام. والفارق بينهما البنود الخمسة أعلاه، وأهمّها الرابع.

حالات لا تستقيم فيها القناة

• المنشأة التي لا تملك ميزانيةً للتنفيذ. القناة تُنتج أفكارًا أكثرها يحتاج مالًا أو وقتًا، فإن لم يكن لأيّها مخرج تحوّل الردّ إلى اعتذارٍ متكرّر، وهو أسرع ما يُغلق قناة.
• القناة التي تمرّ بالمدير المباشر. كثير من الاقتراحات يمسّ طريقةً وضعها ذلك المدير، فجعلُه محطّةً في المسار يحجب بابًا كاملًا من الأفكار قبل أن يُقرأ.
• القناة المجهولة بلا بديل. قبولُ الاقتراح المجهول يرفع المشاركة ويمنع الردّ والاستفسار، فتُفقد نصف قيمة الفكرة. والأسلم أن يُتاح الوجهان ويُقال لكلٍّ ما يترتّب عليه.
• الإطلاق بحملةٍ من غير طاقةِ نظرٍ مثبَّتة. وهذه هي الحالة التي حسبتها أعلاه، ونهايتها معروفة قبل أن تبدأ.

ما لا تقطع به هذه الصفحة

• نسبة مشاركةٍ متوقَّعة ولا نسبة تنفيذ. الأرقام أعلاه مثال حسابي لبيان أين تنكسر القناة، لا معيارًا ولا توصية.
• أثر هذه الأنظمة في الإنتاجية أو في تفاعل الموظفين. لا نملك قياسًا منشورًا نسنده إليه.
• لمن تعود الفكرة التي يقدّمها الموظّف، ولا ما يترتّب على تقديمها من حقوق. لم نقف في ما قرأناه على ما يحسم ذلك، فلا نبني عليه هنا حكمًا، وموضعه ما يُكتب في سياسة المنشأة وما يُقرأ من مصادره.
• حكم صرف المكافأة ووصفها. هذا يُقرأ من لائحة المنشأة المعتمدة ومن نصّ موضعه، لا من هذه الصفحة.
• نصًّا يتناول أنظمة الاقتراحات باسمها. لم نقف عليه في ما قرأناه، فلا يُكتب أنّها مطلوبة ولا أنّها ممنوعة.

قبل أن تُعلن القناة

أفضل ما يُفعل قبل الإعلان أن يُقلب الترتيب: تُثبَّت الطاقة أوّلًا، ثمّ يُعلن. فيُقال لمن سيتولّى النظر كم اقتراحًا يُنهي في الشهر، ويُشتقّ من ذلك حجم الإعلان ونطاقه: قسمٌ واحد أوّلًا، أو موضوعٌ واحد، أو فترةٌ محدودة. فالقناة الضيّقة التي تردّ في أسبوعين تبني ثقةً تتّسع بها لاحقًا، والقناة الواسعة التي تردّ بعد سنة تُغلق نفسها وتُغلق معها ما يُفتح بعدها بأيّ اسم.

وما سبق تعريف بالمفهوم وبنصوص نظام العمل حيث ذُكرت، لا استشارة نظامية.

مصطلحات ذات صلة

• حلقة الجودة
• التغذية الراجعة المستمرة
• الإبلاغ عن المخالفات المؤسسية
• استبيان النبض
• الحوافز الفورية