تسجيل الحضور بالنيابة

تعريف تسجيل الحضور بالنيابة

تسجيل الحضور بالنيابة (بالإنجليزية: Buddy Punching) أن يسجّل موظّفٌ حضور زميله أو انصرافه، فيُظهر السجلّ حضورًا لم يقع، أو انصرافًا في غير وقته.

وهو لا يُصنَّف مع التأخّر والغياب، وإن بدا كذلك. فالتأخّر واقعةٌ في الحضور يسجّلها النظام كما هي، وهذا واقعةٌ في السجلّ نفسه: المخالفة فيه أنّ القيد لا يطابق ما جرى. والفرق ليس في الجسامة، وإنّما في محلّ الخلل، وعليه يتوقّف كلّ علاجٍ صحيح.

لماذا يُعامل السجلّ معاملةً خاصّة

سجلّ الحضور ليس تقريرًا إداريًّا يُقرأ ويُطوى. هو المصدر الذي يُشتقّ منه ما يُدفع، وما يُحسم، وما يُرفع في ملفّ حماية الأجور، وما يُعرض عند أيّ نزاع على مدّةٍ أو استحقاق. فإذا فسد القيد فسد معه كلّ ما بُني عليه، والفساد لا يظهر في مكانه بل في مخرجاته.

ومن هنا كان الخطأ الشائع في المعالجة: أن تُقرأ الواقعة على أنّها دقائق ضائعة، فتُعالَج بحسمٍ يقابلها. والدقائق أصغر ما في الأمر؛ وأكبرُه أنّ المنشأة لم تعد تملك سجلًّا تحتجّ به، لا في هذه الواقعة وحدها، بل في مدى الفترة التي كان المسار فيها مفتوحًا.

حسبة تُظهر المقدار

ولنأخذ قسمًا فيه 20 موظّفًا، ثلاثةٌ منهم يُسجَّل لهم انصرافٌ متأخّر عن انصرافهم الفعليّ بنحو 30 دقيقة، في شهرٍ عمله 22 يومًا:

• عن الموظّف الواحد: 30 دقيقة × 22 = 660 دقيقة، أي 11 ساعة في الشهر.
• عن الثلاثة: 33 ساعة في الشهر، أي نحو 396 ساعة في السنة.

و396 ساعة تقارب طاقة موظّفٍ إضافيّ لنحو شهرين وربع، على أساس الشهر الذي بُنيت عليه الحسبة نفسها: 22 يوم عملٍ في الشهر، بثماني ساعاتٍ في اليوم، أي 176 ساعة في الشهر. والناتج يتغيّر بتغيّر هذا الأساس، ولذلك يُذكر معه: فعلى أسبوع عملٍ من 45 ساعة يقارب الرقم شهرين. ومن قال «ثلاثة أشهر» فقد افترض شهرًا من 132 ساعة، وهو أساسٌ لم يُذكر ولا تقوم عليه الحسبة. وهذا في قسمٍ من عشرين شخصًا، بواقع نصف ساعةٍ لثلاثةٍ منهم. وهو ما يجعل المسألة تستحقّ ضبطًا: ليس المبلغ في الواقعة، وإنّما تراكمها الصامت.

وأمّا تحويل هذه الساعات إلى ريالات فيتوقّف على كيفية اشتقاق أجر الساعة من الأجر الشهريّ، وهي مسألةٌ لا تحسمها هذه الصفحة ولا يُنقل فيها رقمٌ تقريبيّ. والساعاتُ وحدها كافيةٌ لبيان الحجم.

موضع الواقعة من نظام العمل

وتقرّر المادة 65 من نظام العمل في واجبات العامل، في بندها الثالث، أن يراعي حسن السلوك والأخلاق أثناء العمل. وهذا هو الواجب الذي تقع الواقعة في محلّه، وهو واجبٌ بالنصّ لا يتوقّف على ورودها في وثيقةٍ داخلية.

وأمّا المعالجة فتمرّ بما يمرّ به كلّ جزاء. فلا يجوز بمقتضى المادة 71 من نظام العمل توقيع جزاءٍ تأديبيّ إلّا بعد إبلاغ العامل كتابةً بما نُسب إليه، واستجوابه، وتحقيق دفاعه، وإثبات ذلك في محضرٍ يودَع في ملفه الخاصّ. والمادة تقرّر هذا الواجب ولا تقرّر أثر مخالفته، فلا يُبنى عليها هنا أثر. وتفصيل المسار في الإجراءات التأديبية، وما يسبقه من تقصٍّ في التحقيق الإداري.

طرفان لا طرفٌ واحد

وخصوصيّة هذه الواقعة أنّ فيها فاعلين اثنين: من سُجِّل له، ومن سجّل عنه. وهذا يقتضي أمرين يُغفلان معًا:

• لكلٍّ منهما إجراؤه المستقلّ. فالمادة 71 من نظام العمل تخاطب العامل المنسوب إليه، ومن نُسب إليه هنا اثنان. فمحضرٌ واحدٌ عن الواقعة لا يقوم مقام إبلاغين واستجوابين وتحقيقَي دفاع.
• ولكلٍّ منهما فعلٌ مختلف. فأحدهما غاب وأثبت حضوره، والآخر أثبت عن غيره ما لا يعلمه. وهما فعلان لا فعلٌ واحد له شريكان، ووصفُ كلٍّ منهما يُكتب على حدة قبل تقدير ما يناسبه.

ويقيّد المادة 70 من نظام العمل ما يُوقَّع بقيدٍ يخصّ هذا الباب: لا يجوز توقيع أكثر من جزاءٍ واحد على المخالفة الواحدة. فمن عالج الواقعة بحسمٍ من الأجر وبإجراءٍ تأديبيّ عنها معًا يلزمه أن يعرف تحت أيّ بابٍ يقع كلٌّ منهما، لأنّهما لا يجتمعان بوصفهما جزاءين عن مخالفةٍ واحدة.

وفي المادة 80 من نظام العمل حالاتٌ تسعٌ يجوز فيها الفسخ دون مكافأةٍ ولا إشعارٍ ولا تعويض، بشرط تمكين العامل من إبداء أسباب اعتراضه على الفسخ، ومنها ثبوت سوء السلوك أو ارتكاب عملٍ مخلٍّ بالشرف أو الأمانة. ولا تقرّر هذه الصفحة أنّ هذه الواقعة من تلك الحالة؛ التكييف في واقعةٍ بعينها لجهته، وما يُقرَّر هنا أنّ الحالة قائمةٌ في النصّ بشرطها المذكور فيه.

كيف يُكتشف، وإشكالُ الإثبات

ولا يُكتشف بالنظر إلى السجلّ فردًا فردًا، لأنّه سليمُ الظاهر بحكم تعريف الواقعة. وإنّما يُكتشف من أنماطٍ تظهر عند المقارنة: قيدان لشخصين يتطابقان إلى الثانية يومًا بعد يوم، أو قيدٌ يُسجَّل من جهازٍ لا يمرّ به صاحبه عادةً، أو قيدُ حضورٍ في يومٍ معتمدةٍ فيه إجازة، أو انصرافٌ يسبق آخر أثرٍ للشخص في نظامٍ آخر بساعة.

وهنا يقع إشكالٌ يستحقّ التسمية: السجلّ الذي يُراد إثبات الواقعة به هو السجلّ المطعون فيه. فلا يصحّ أن يُبنى الإثبات عليه وحده، ويلزم مصدرٌ ثانٍ مستقلّ عنه، ممّا هو قائمٌ أصلًا لغرضٍ آخر: سجلّ فتح الأبواب، أو دخول الأنظمة، أو مخرجات العمل نفسها وتواريخها.

وهذا هو ما تستوفى به «تحقيق الدفاع» في المادة 71 من نظام العمل استيفاءً حقيقيًّا. فالتحقيق فيها ليس تدوينَ إنكارٍ أو إقرار، وإنّما فحصُ ما يقوله العامل على مصدرٍ يمكن أن يكذّبه أو يصدّقه. ومن لم يملك إلّا السجلّ المطعون فيه لا يملك ما يُحقَّق به دفاعٌ أصلًا.

الضبط أنفع من الجزاء

وأصل المسألة في تصميم القيد: أيّ سجلٍّ يمكن أن يُنيب فيه أحدٌ عن أحد؟ فبطاقةٌ تُمرَّر تنتقل من يدٍ إلى يد، وكلمةُ مرورٍ تُقال، ودفترٌ ورقيّ يُوقَّع فيه عن الغائب. وثلاثتها تجعل الإنابة ممكنةً بلا كلفة.

والمعالجة التقنيّة الشائعة هي القياس الحيويّ، وهي تغلق الباب وتفتح غيره: فـالمادة الأولى/11 من نظام حماية البيانات الشخصية تصنّف البيانات الحيويّة ضمن البيانات الحسّاسة. وما يترتّب على هذا التصنيف من أحكامٍ زائدة لم نقرأه لهذه الصفحة، فلا نذكره. والذي يلزم أن يُعلم أنّ اختيار هذه الوسيلة قرارٌ في معالجة بياناتٍ موصوفةٍ بهذا الوصف، لا قرارٌ تقنيّ محض، وموضعه خصوصية بيانات الموظفين.

ويبقى ضابطٌ إداريّ لا يحتاج أداة: أن يكون في الوثيقة المعتمدة نصٌّ صريح على أنّ التسجيل شخصيّ لا يُناب فيه، وأن يُقرأ ذلك على الجميع مسبقًا، وموضعه مدونة السلوك الوظيفي. فما لم يُكتب مسبقًا لا يُحتجّ به لاحقًا بنفس القوّة.

ما ليس هو

• التأخّر والغياب. تلك وقائع يسجّلها النظام على وجهها ويُقاس تكرارها، وموضعها معدل التغيب. وهذه واقعةٌ لا يظهر لها أثرٌ في المعدّل أصلًا، لأنّ السجلّ يقول إنّ الشخص كان حاضرًا.
• تصحيح سجل الحضور. ذاك مسارٌ معلن يُصحَّح به قيدٌ خاطئ بعلم المنشأة وموافقتها، وهذا إدخالٌ لقيدٍ غير صحيح من غير علمها. فالأوّل يعالج الخطأ، والثاني ينشئه.
• الخروج بإذن. من غادر بإذنٍ مسجَّل لم تقع في حقّه واقعة، ولو ظهر انصرافه قبل وقته. والفارق أنّ الإذن قيدٌ في السجلّ لا ثغرةٌ فيه.
• خطأ النظام. قيدٌ مفقودٌ لعطلٍ في الجهاز، أو مزدوجٌ لتمريرةٍ مكرّرة، خللٌ تقنيّ يُصحَّح بمساره المعلن. ونسبتُه إلى الموظّف قبل فحص الجهاز تفتح إجراءً على واقعةٍ لم تقع، وهي أكثر ما يُفقد الثقة في الضبط كلّه.
• العمل خارج مقرّ المنشأة. من يؤدّي عمله في موقعٍ آخر بترتيبٍ معتمد لا يُقاس قيدُه على قيد من يداوم في المقرّ، والمعالجة فيه تبدأ من تعريف ما يُسجَّل أصلًا لا من الاشتباه.

ويبقى أنّ الضبط الذي يُعلن مسبقًا يعمل قبل أن تقع واقعة. فمن يعلم أنّ القيد يُقارَن بمصدرٍ آخر لا يحتاج إلى من يمنعه، ومن لا يعلم ذلك يقرأ سكوت المنشأة إذنًا. والفرق بين الحالين إعلانٌ لا يكلّف شيئًا.

أيّ الجزاءات يناسب تسجيل الحضور بالنيابة؟

لا يعيّن التعريف أيّ الجزاءات يناسب تسجيل الحضور بالنيابة، ومثله في ذلك تكييف الواقعة في حالات المادة 80 من نظام العمل، وأحكام معالجة البيانات الحيويّة، وما يُستردّ عن ساعاتٍ دُفعت بقيدٍ غير صحيح:

• الجزاء المناسب: قائمة المادة 66 من نظام العمل مغلقة، والاختيار منها يتبع ما تقرّره الوثيقة المعتمدة وجسامة ما ثبت، وليس ممّا يقرّره التعريف.
• حالات المادة 80: لا يقرّر التعريف تكييف واقعة التسجيل بالنيابة بالنسبة إلى حالات المادة 80 من نظام العمل، على ما تقدّم.
• البيانات الحيويّة: تصنيف البيانات الحيويّة ضمن البيانات الحسّاسة مذكورٌ أعلاه، وما وراءه من أحكام معالجتها خارج ما قرأناه.
• استرداد الساعات المدفوعة: للحسم من الأجر موادّه وسقوفه في موضعها، وما يُستردّ عن ساعاتٍ دُفعت بناءً على قيدٍ غير صحيح لا يُستنتج من هذا التعريف.

قبل أن تُفتح أوّل واقعة

الترتيب الذي يمنع أكثر الخطأ أن يُفصل السؤالان: ما الذي وقع؟ وما الذي سيُفعل؟ فالأوّل يُستوفى بتقصٍّ يثبت الواقعة بطرفيها ويسمّي لكلٍّ منهما فعله، والثاني لا يُبدأ قبل أن يُستوفى الأوّل. ومنشأةٌ بدأت بالجزاء ثمّ بحثت عمّا يسنده تكون قد عكست الترتيب الذي تقرّره المادة 71 من نظام العمل بنصّها.

ويبقى بعد ذلك السؤال الذي لا يُطرح غالبًا: لماذا كان ممكنًا؟ فواقعةٌ واحدة قد تكون فعل شخص، وتكرارها في قسمٍ بعينه خبرٌ عن القيد لا عن الأشخاص. ومن عالج الثانية بمعالجة الأولى عالج آخر حلقةٍ في السلسلة وترك أوّلها قائمًا.

وما سبق تعريف بالمفهوم وبنصوص نظام العمل حيث ذُكرت، لا استشارة نظامية.

مصطلحات ذات صلة

• تصحيح سجل الحضور
• معدل التغيب
• التحقيق الإداري
• الإجراءات التأديبية
• مدونة السلوك الوظيفي