تعريف تصحيح سجل الحضور
تصحيح سجل الحضور (بالإنجليزية: Attendance Regularisation) هو الإجراء الذي يُعدَّل به قيد في سجلّ الحضور والانصراف بعد تسجيله، بطلب من الموظف أو بملاحظة من مديره، وباعتماد موثّق يبقى أثره في السجلّ.
والقيد المصحَّح ليس خطأً في كل حال. فالسجلّ يوثّق ما التقطته الأداة، وما التقطته الأداة قد يخالف ما جرى فعلًا: يوم عمل ميداني لم يمرّ فيه الموظف بالجهاز، أو انقطاع في الشبكة، أو نسيان التسجيل عند المغادرة. والتصحيح هو الباب النظيف الذي يدخل منه هذا الفرق إلى السجلّ.
الأسباب التي يوجد الإجراء لأجلها
- مهمّة خارج المقرّ أو زيارة عميل في أول اليوم أو آخره.
- عطل في جهاز التسجيل أو انقطاع الشبكة في وقت التسجيل.
- إذن معتمد لم ينتقل إلى السجلّ، فيظهر الموظف متأخّرًا وهو مأذون.
- نسيان التسجيل عند الحضور أو الانصراف.
- تعدّد المواقع، حين يبدأ الموظف يومه في فرع وينهيه في آخر.
ما يجعل الإجراء منضبطًا
- مهلة معلومة للتقديم، فطلب يُقدَّم بعد أشهر يُطلب فيه من الجميع أن يتذكّروا.
- سبب مكتوب لا اختيار من قائمة وحده، ودليل حيث يوجد.
- معتمِد واحد معروف لكل حالة، حتى لا يصبح الاعتماد مسألة من يُسأل أولًا.
- أثر ظاهر في السجلّ: القيد الأصلي، والقيد بعد التصحيح، ومن اعتمده ومتى.
والعنصر الرابع هو الذي يفصل بين تصحيح وتعديل. فسجلّ يُكتب فوقه بلا أثر لم يعد سجلًّا لما جرى، بل سجلًّا لآخر رأي فيه. وقيمة سجلّ الحضور كلها في أنه يُظهر ما كان مسجّلًا في تاريخ بعينه، لا الحالة الأخيرة وحدها.
ما يُبنى على السجلّ بعد إغلاقه
سجلّ الحضور ليس غاية في نفسه: عليه تُبنى حسابات لاحقة، فمنه ما ينتقل إلى مسير الرواتب بوصفه مستحقّات أو خصومات، ومنه ما يُقرأ في معدل التغيب بوصفه غيابًا غير مخطّط له. ولذلك يُغلق باب التصحيح قبل إغلاق الفترة لا بعده، وإلّا صار التصحيح تعديلًا لحساب تمّ.
وما يترتب على الغياب أو التأخّر من أثر في الأجر ليس موضع هذه الصفحة. فالحسم من الأجر له في نظام العمل سبب مأذون به وسقف يخصّ ذلك السبب وسقف إجمالي، وتفصيله بمواده في صفحة الحسم من الأجر. وما يُعدّ مخالفة تستوجب جزاءً فمرجعه ما ينصّ عليه نظام العمل أو لائحة تنظيم العمل المعتمدة للمنشأة، وتفصيله في صفحة الإجراءات التأديبية.
ما لا يصلح التصحيح له
- ليس بديلًا عن طلب الإجازة: يوم كامل خارج العمل يُعالَج بطلب إجازة لا بقيد حضور يُضاف.
- ليس بديلًا عن تعديل الجدول: التصحيح يُصلح ما سُجِّل، وتعديل الجدول يغيّر ما هو متوقَّع أصلًا، وهو قرار جدولة موضعه العمل بنظام الورديات وما شابهه من ترتيبات.
- ليس أداة لإخفاء نمط: تكرار الطلبات من موظف واحد أو في فريق واحد معلومة إدارية في ذاتها، وإخفاؤها بالاعتماد التلقائي يحرم المنشأة من المؤشّر الوحيد المتاح.
أين يُقدَّم الطلب
موضعه الطبيعي بوابة الخدمة الذاتية للموظف، فالطلب يُنفَّذ من مصدره ويُتابَع الموظف حالته بنفسه. وهذا ينقل الإجراء ولا يُلغي مسؤولية المنشأة عن صحّته، فالاعتماد يبقى قرار من يملكه، والسياسة تُحسم قبل أن تُبنى عليها الشاشة.
وما سبق تعريف بالمفهوم وبما ورد في الأنظمة، لا استشارة نظامية.
أدِر موظفي منشأتك على قيود HR
سجل حضور وانصراف لكل موظف عبر الفروع، ونظرة عامة لحضور اليوم، وساعات التأخير والعمل الإضافي تنتقل إلى المسير.
نظام مستقل باشتراكه الخاص، والربط مع قيود المحاسبة متاح الآن.