معدل إتمام التدريب

تعريف معدل إتمام التدريب

معدل إتمام التدريب (بالإنجليزية: Training Completion Rate) نسبة من أتمّوا برنامجًا تدريبيًا إلى من أُسند إليهم أو التحقوا به، مضروبة في 100. فإذا أُسند البرنامج إلى 80 موظفًا وأتمّه 60 فالمعدل 60 ÷ 80 × 100 = 75%. وهو يجيب عن سؤال بسيط: من بين من طلبت المنشأة منهم أن يتدربوا، كم أنهوا التدريب فعلًا؟

ويُستخرج من نظام إدارة التعلم، وهو النظام الذي يستضيف المحتوى ويسجّل من أكمله ومتى. ولا يغني الرقم عن سؤال الأثر: فإتمام الدورة لا يلزم منه التعلّم، وعدم إتمامها لا يلزم منه التخلف عن شيء مفيد.

متى يُعدّ الموظف قد أتمّ؟

الكلمة تحتمل أكثر من معنى، ولا يصلح الرقم للمقارنة بأرقام أخرى إلا حين يُحدَّد المعنى:

• فتح كل الوحدات: أسهل التعريفات وأضعفها، لأن الصفحة المفتوحة لا تعني أن أحدًا قرأها.
• اجتياز اختبار: يبلغ فيه الموظف درجة معلنة، فيدل الرقم على أنه أجاب إجابات كافية، لا على أنه مرّ بالمحتوى فحسب.
• حضور نسبة معلنة من الجلسات: وهو الأقرب إلى التدريب الحضوري.

وتختلف الأرقام باختلاف التعريف في البرنامج الواحد، والمهم أن يُكتب التعريف بجانب الرقم وألا يتغير بين فترة وأخرى. ويصير الرقم مضللًا حين يحتوي البرنامج على وحدات اختيارية ويُشترط إتمامها كلها، فيُعدّ غير متمّ من أنهى كل ما يلزمه وترك وحدة إضافية، ولذلك يُحدَّد الإتمام بالوحدات اللازمة وحدها. وفي البرنامج الذي يجمع أسلوبين كما في التعلم المدمج يلزم أن يُحدَّد هل الإتمام هو إتمام الجزأين معًا أم أحدهما.

من يدخل في المقام؟

هذا موضع الاختلاف الأكبر، وتتعدد فيه الاختيارات:

• من أُسند إليهم: الأوسع، ويشمل من لم يفتح البرنامج أبدًا. وهو يقيس استجابة المنشأة كلها.
• من بدؤوا: يُستبعد من لم يبدأ، فيقيس الرقم قدرة البرنامج على إبقاء من دخل فيه.
• من حلّ موعد إتمامهم: يُحذف من لم يحلّ موعده بعد، لأنه لا يُحسب مقصّرًا وهو ما زال في المهلة.

والمعدل كله يتغير بالاختيار. وصيغته قريبة من صيغة معدل إتمام التقديم، وهي ما أُرسل من طلبات مقسومًا على ما بدئ منها. لكن ذاك يقيس تقديم مرشح على وظيفة، لا إتمام موظف لتدريب، ومقامه جماعة أخرى.

دورة أُسندت إلى ثمانين موظفًا

ولنقدّر دورة افتراضية أُسندت إلى 80 موظفًا بموعد إتمام معلوم. حالتهم بعد الموعد: أتمّها 50 في وقتها، وأتمّها 10 متأخرين، وبدأها 12 ولم ينهوها، ولم يفتحها 8. والمجموع 50 + 10 + 12 + 8 = 80. فيخرج من الأرقام نفسها أكثر من معدل:

• الإتمام في الموعد: 50 ÷ 80 × 100 = 62.5%.
• الإتمام في أي وقت: (50 + 10) ÷ 80 × 100 = 75%.
• الإتمام بين من بدؤوا: عدد من بدؤوا 50 + 10 + 12 = 72، فالنسبة 60 ÷ 72 × 100 = 83.3%.
• معدل البدء: 72 ÷ 80 × 100 = 90%.

ونُقرّب الأرقام العشرية إلى جزء من عشرة. وقراءتها معًا أنفع من أي منها: عشرة بالمئة لم يفتحوا الدورة أصلًا، وهذه مشكلة إسناد أو تنبيه، أما من بدؤوا فأتمّ أكثرهم، فيبدو أن محتوى الدورة ليس السبب الرئيس للتخلف.

ثم أسندت المنشأة الدورة نفسها إلى 20 موظفًا جددًا لم يحلّ موعدهم ولم يُتمّها منهم أحد بعد. فإن أُدخلوا في المقام صار المعدل 60 ÷ 100 × 100 = 60%، فيبدو أن الأداء تراجع من 75% إلى 60% دون أن يتغير شيء مما فعله أحد. ولذلك يُعدّ حذف من لم يحلّ موعده شرطًا لمقارنة سليمة.

متى يتم الإتمام خلال المهلة؟

يُظهر منحنى الإتمام ما لا يُظهره الرقم النهائي. ففي الدورة نفسها بلغ المتمّون 18 بنهاية الأسبوع الأول، و36 بنهاية الثاني، و50 عند الموعد بنهاية الثالث. فالنسب التراكمية من 80: 18 ÷ 80 = 22.5%، و36 ÷ 80 = 45%، و50 ÷ 80 = 62.5%. وأكثر ما أُنجز في الأسبوعين الأخيرين، فمن بين الخمسين أتمّ 32 بعد الأسبوع الأول.

وهذا يوحي بأن التنبيه قبل الموعد بأسبوع قد يفيد، لا لأن الموظفين مقصّرون، بل لأن الناس يؤجلون ما لا يحلّ موعده. والحكم بفشل الدورة عند رؤية 22.5% بنهاية الأسبوع الأول تسرّع، لأن هذا الشكل قد يكون معتادًا في الأعمال ذات الموعد.

هل يُقارَن البرنامج الإلزامي بالاختياري؟

لا يُقارَن، لأن من أُلزم يختلف عمّن اختار. فلو أتمّ 46 من 50 موظفًا برنامجًا إلزاميًا بقرار من المنشأة، أي 46 ÷ 50 × 100 = 92%، وأتمّ 18 من 45 موظفًا دورة مهارات اختيارية، أي 18 ÷ 45 × 100 = 40%، وهي أرقام افتراضية، فلا يُستنتج أن البرنامج الإلزامي أفضل. الإلزام يرفع الرقم بذاته، والاختيار يقيس رغبة الناس في المحتوى. ويُقرأ كل منهما بما يناسبه: الأول يقيس هل وصل الإسناد وهل عُوّق أحد، والثاني يقيس هل أقنع المحتوى من لم يُلزمه أحد.

حدود ما يدل عليه الإتمام

يدل الإتمام على أن الموظف مرّ بالبرنامج، ولا يدل على شيء من أربعة أسئلة تتدرج في نموذج كيركباتريك: هل رضي المشارك، وهل تعلّم، وهل غيّر سلوكه في العمل، وهل تغيّرت نتيجة عمل يمكن قياسها. فمنشأة تحقق 100% في الإتمام قد لا تعرف شيئًا عن أيٍّ منها.

ولا يدل كذلك على المنفعة المالية، وهي ما يحسبه عائد الاستثمار في التدريب بعد أن تُحدَّد الكلفة والمنفعة. والإتمام شرط لازم لأي منفعة، ولا يكفي لإثباتها. وكذلك لا يُعرف من الرقم هل كان البرنامج لازمًا أصلًا، وهو ما يسبقه تحليل الاحتياجات التدريبية قبل أن تصرف المنشأة ميزانية على دورة.

ما الذي يرفع الإتمام وما الذي يخفضه؟

• طول البرنامج وتوقيته: برنامج طويل في أسبوع مزدحم يتخلف عنه من لا وقت له. والتدريب الموزع يقسّمه إلى جلسات قصيرة بينها فواصل، فيسهل إتمامه، والمجموع الزمني قد يبقى كما هو.
• الإسناد دون تهيئة: موظف يصله بريد يطلب منه دورة لا يعرف لماذا، فيؤجلها.
• التنبيه والمتابعة: يرفع الإتمام ما يصل الموظف من تذكير قبل الموعد وما يسأله عنه مديره.
• عناصر الألعاب: يستعمل التلعيب نقاطًا وشارات إتمام داخل نظام إدارة التعلم، وهو ينفع حين يكون السلوك المطلوب مرغوبًا في ذاته لكنه يحتاج دفعة للبدء.
• مهلة لا تناسب العمل: موعد يقع في أثقل أسابيع الإغلاق أو الموسم يخفض الإتمام مهما كان البرنامج جيدًا، فيُختار موعد يعرفه المديرون من قبل ويرتّبون عليه جداولهم.
• الإلزام دون معنى: يرتفع الرقم بالضغط، ثم يتحول الإتمام إلى نقر على الوحدات بلا قراءة، فيتحسن المعدل ويضيع الغرض.

وماذا عن الموظف الجديد؟

لا يصلح موعد واحد للجميع حين يلتحق الناس في أيام مختلفة. فيُحسب موعد الإتمام للموظف الجديد من يوم مباشرته، كثلاثين يومًا مثلًا، لا من تاريخ ثابت في التقويم. وإلا ظهر من التحق قبل الموعد بيومين مقصّرًا وهو لم يرَ البرنامج. وهذا من عمل تهيئة الموظف الجديد، ويُسأل عندئذ عن البرامج الأولى التي لا بد أن تُنجز مبكرًا وتلك التي يحتمل تأجيلها.

كتابة الرقم في التقرير

الرقم دون أطرافه لا يُقرأ. فتُكتب العبارة كاملة: «معدل الإتمام 75% بتعريف إتمام الوحدات كلها واجتياز الاختبار، من أُسند إليهم وحلّ موعدهم حتى نهاية الربع». وتُكتب عناصره: التعريف والمقام والفترة. وهذا السطر يمنع أن يقارن قارئ رقمًا بآخر بتعريف مختلف، وأن تحتجّ إدارة بنسبة قيست بشرط أيسر.

ويُضاف إليه عدد من أُسند إليهم بجانب النسبة، لأن 75% من 80 موظفًا تعني تخلّف عشرين، و75% من أربعة تعني تخلّف واحد، وتخلّف اثنين من أربعة يخفض النسبة إلى 50% وقد لا يعني مشكلة في البرنامج. وبهذا يُقرأ الرقم بحجمه.

ماذا يُفعل بمن لم يُتمّ؟

أول ما يُسأل: لماذا؟ فمن لم يفتح الدورة قد لا تصله الرسائل، ومن توقف في الوحدة الخامسة قد وجدها غامضة أو طويلة، ومن لم يجد وقتًا يحتاج إلى أن يُرفع عنه عمل لا أن يُحاسَب. وأقرب موضع لهذا السؤال الاجتماع الفردي بين الموظف ومديره، لأنه لقاء يملك الموظف جدول أعماله.

ولا يُعامل التخلف عن الإتمام معاملة تقصير قبل أن تُعرف أسبابه. فالموظف الذي يُلام يتعلم أن ينقر لينهي، ولا يتعلم المحتوى، فيرتفع الرقم وتضيع الفائدة.

وقراءتنا أن يُرفع إلى الإدارة معدل الإتمام مفصَّلًا بحسب القسم وبحسب الوحدة التي يتوقف عندها الناس، لا رقمًا واحدًا للمنشأة. فالرقم الواحد يقول: 75%، والمفصَّل قد يُظهر، في حالة افتراضية، أن معظم من تخلّف توقف عند الوحدة نفسها، فيُصلح المحتوى بدل أن يُلام الموظفون.