التحقق من المراجع

تعريف التحقق من المراجع

التحقق من المراجع (بالإنجليزية: Reference Check) هو أن تسأل المنشأة أشخاصًا عملوا مع المرشح عن أدائه وسلوكه وطريقة عمله، لتكمل بآرائهم ما عرفته من المقابلات. وقد يسمّي هؤلاء الأشخاص المرشح نفسه، وقد تصل إليهم المنشأة بطريق آخر، ويُسمَّون المراجع أو المرجعيات. فالمنشأة في هذه الخطوة لا تتثبت من وثيقة صدرت، وإنما تجمع تقديرًا من أناس رأوا المرشح في العمل.

ويهم هذا المفهوم مسؤول التوظيف والمدير الذي سيتبعه المرشح وصاحب المنشأة، لأن المقابلة تعرض ما يقوله المرشح عن نفسه في وقت محدود، أما المرجع فقد يعرض ما رآه في مدة أطول. والتعريف ممارسة إدارية في التوظيف، لا حكم نظامي.

ما الفرق بينه وبين فحص الخلفية؟

يختلف النوعان في طبيعة ما يُجمع. أما فحص الخلفية فيتحقق من وقائع تقبل الإثبات مما قدمه المرشح: المؤهل والمسميات ومدد العمل. وأما التحقق من المراجع فنتيجته تقدير شخص، وهو قابل للتفاوت بين مرجع وآخر، ولا تُثبته وثيقة ولا تنفيه.

وقد تختلف طريقة التعامل مع النتيجة تبعًا لذلك. فمؤهل لا أصل له واقعة تُعرض على صاحب القرار. أما رأي مرجع عن مرشح فيُقرأ بوصفه رأيًا يُوزن مع غيره، ولا يُبنى عليه وحده حكم قاطع. وهذا تقدير منا في كيفية القراءة، وليس قاعدة مقررة.

من الذي يُسأل؟

يختلف المرجع بحسب ما تريد المنشأة أن تعرفه عن المرشح، ونقترح أن تُختار الفئات بحسب متطلبات الوظيفة:

• المدير المباشر السابق: قد يعرف ما أُسند إلى المرشح وكيف أدّاه وكيف تعامل مع التوجيه.
• زميل في المستوى نفسه: قد يعرف طريقة التعاون وتقاسم العمل.
• موظف كان يتبع المرشح: قد يكون مفيدًا في وظائف الإشراف، لأنه رأى أسلوب المرشح في الإدارة من موضع التابع.
• عميل أو شريك عمل: قد يكون مفيدًا في وظائف تتعامل مع الخارج.

وقد يختار المرشح حين يسمّي مراجعه من يتوقع منهم قولًا حسنًا، وهذا احتمال نفترضه وليس نتيجة قيست. ولذلك قد يُسأل المرشح عن مرجع من فئة بعينها، كمديره المباشر الأخير، بدل أن يُترك الاختيار كله إليه.

كيف يختلف عن مفاهيم قريبة منه؟

يشتبه التحقق من المراجع بمفاهيم في التوظيف، ولكل منها سؤال مختلف:

• التوظيف بترشيح الموظفين أن يرشّح موظف في المنشأة مرشحًا من معارفه لشغل وظيفة شاغرة ضمن برنامج معلن. فهو طريق لجلب المرشح قبل الاختيار، أما التحقق من المراجع فيقع على مرشح بلغ مرحلة متقدمة من الاختيار. وقد يجتمع الأمران في مرشح واحد، لكن لكل منهما غرض مستقل.
• فحص المرشح عبر وسائل التواصل مصدره ما نشره المرشح علنًا على الشبكة، وفي التحقق من المراجع يتكلم من عمل مع المرشح ردًّا على سؤال يُوجَّه إليه. فالأول يجمع ما لم يُسأل عنه المرشح، والثاني يجمع ما طُلب من مرجع أن يقوله.
• مقابلة الخروج لقاء مع موظف يغادر المنشأة، ويصف فيه تجربته مع منشأته. أما المرجع في التحقق فهو طرف خارجي يصف مرشحًا قد يلتحق، فاتجاه الوصف مختلف.

وهذه الحدود توضح موضع كل مفهوم من عملية التوظيف، ولا تعني أن منشأة لا تجمع بينها.

ما الذي يُسأل عنه؟

الغاية أن تُجمع شواهد على ما تتطلبه الوظيفة، لا انطباعات عامة. ونقترح أن تُشتق الأسئلة من متطلبات الوظيفة نفسها التي بُنيت عليها المقابلة الممنهجة، وأن يُطرح على كل مرجع يُسأل عن مرشح للوظيفة نفسها السؤال نفسه. ومن صيغ الأسئلة التي نقترحها:

• ما المهام التي أُسندت إلى المرشح في عمله معك، وكيف أدّاها؟
• ما الموقف الذي ظهرت فيه طريقة المرشح في التعامل مع الضغط أو مع خلاف في الفريق؟
• ما الذي كان يحتاج فيه المرشح إلى دعم أو متابعة؟
• لو أُتيح لك أن تعمل معه مرة أخرى، فهل تفعل، ولماذا؟

ونقترح الأسئلة التي تطلب مثالًا بدل سؤال يُجاب عنه بنعم أو لا، لأن المثال يمكن مراجعته مع ما قاله مرجع آخر. وهذا اقتراح منا في صياغة الأسئلة، وليس قائمة مأخوذة من مرجع معتمد.

متى يُجرى؟

لا يحدد التعريف توقيتًا واحدًا. فقد يُجرى بعد المقابلة الأخيرة وقبل عرض العمل، وقد يُجرى بعد عرض مشروط بنتيجته. وفي الحالة الثانية تذكر صفحة عرض العمل أن الشرط يُكتب صراحةً مع ما يترتب عليه إن لم يتحقق، فيعرف المرشح ما يُنتظر منه.

ونقترح أن يعرف المرشح أن هذه الخطوة قائمة وموعدها المتوقع، لأن طول الصمت بين خطوتين قد يُقرأ من جهة المرشح على غير ما تقصده المنشأة. وهذا من باب تجربة المرشح، أي انطباعه عن المنشأة خلال رحلة التوظيف كاملة.

مثال افتراضي على جمع آراء المراجع

لنفترض مرشحين نهائيين، أ وب، لكل منهما 3 مراجع، وأن كل مرجع أعطى درجة من 5 على معيارين: الالتزام بالمواعيد والتعاون. والمقياس في هذا المثال افتراضي ولا يمثل مقياسًا معتمدًا.

• المرشح أ: الالتزام 4 و4 و5، ومجموعها 13، ومتوسطها 13 ÷ 3 = 4.33. والتعاون 3 و4 و3، ومجموعها 10، ومتوسطه 10 ÷ 3 = 3.33.
• المرشح ب: الالتزام 5 و3 و3، ومجموعها 11، ومتوسطها 11 ÷ 3 = 3.67. والتعاون 5 و4 و4، ومجموعها 13، ومتوسطه 13 ÷ 3 = 4.33.

فمتوسط أ في المعيارين 23 ÷ 6 = 3.83، ومتوسط ب 24 ÷ 6 = 4.00. والفرق 4.00 ناقص 3.83 يساوي نحو 0.17 درجة. وفرق بهذا الحجم على مقياس من 5 قد لا يكفي وحده للمفاضلة، فيمكن أن يُقرأ ما ذكره المراجعون من أمثلة وأن يُنظر في توزّع الدرجات: التزام ب موزّع بين 5 و3 و3، وفي هذا ما قد يستحق سؤالًا عن موضع كل درجة.

ولنقدّر الجهد كذلك. إذا كان في الجولة 5 مرشحين نهائيين ولكل منهم 3 مراجع، فعدد الاتصالات 5 × 3 = 15، وإذا استغرق كل اتصال 20 دقيقة فالوقت 15 × 20 = 300 دقيقة، أي 5 ساعات. وإذا اقتصر التحقق على مرشحين نهائيين اثنين فالوقت 2 × 3 × 20 = 120 دقيقة، أي ساعتان. والأرقام افتراضية ولا يُستنتج منها عدد مرجعي للمراجع أو الدقائق.

كيف يُوزن ما يقوله المرجع؟

ما يقوله المرجع رأيه لا واقعة مثبتة، ولذلك نقترح أن يُنظر في أمور تساعد على الوزن:

• قرب المرجع من العمل: هل رأى المرشح بنفسه، أم نقل عن غيره؟
• حداثة العمل المشترك: قد يكون ما جرى قبل سنوات غير ما يجري اليوم.
• اتفاق المراجع: ما يتكرر عند عدة مراجع قد يستحق انتباهًا، وإن كانت الملاحظة المنفردة قد تستحق كذلك سؤالًا عن مثالها.
• المثال لا الوصف: عبارة مثل «ممتاز» تحتاج إلى سؤال عما يقوم عليها.

وهذه معايير نقترحها للقراءة، وليست مقياسًا معتمدًا. ولم نقف في مراجعنا على قدرة تنبؤية للتحقق من المراجع مقيسة بنسبة نحيل إليها. وقد يظهر أثره في جودة التعيين بعد أشهر، وهي المقياس الذي يجيب عن سؤال: هل كان التعيين جيدًا؟ فلا يُعرف يوم التحقق نفسه هل أصاب القرار.

كيف تُساء الممارسة؟

قد تظهر في الممارسة صور يُسمّى فيها الفعل تحققًا وهو شيء آخر:

• التحقق شكلي: يُسأل المرجع عن صحة مدة العمل فقط، فيصير الفعل فحص خلفية بصيغة اتصال.
• أسئلة موجِّهة: تُصاغ بحيث تقترح الجواب، كأن يُسأل المرجع هل كان المرشح ملتزمًا دائمًا، فقد يوافق دون مثال.
• أسئلة مختلفة لكل مرشح: يصعب معها مقارنة المرشحين.
• ما يُقال لا يُدوَّن: فقد تختلف الذاكرة عن الواقع حين يُراجع القرار.
• الاتصال دون علم المرشح: قد يربك المرشح أو يضعه في موقف مع جهة عمله الحالية.

وهذه الصور من واقع التفكير في الممارسة، وليست نتائج دراسة قيست.

ما موقع موافقة المرشح وبياناته؟

نقترح أن يُبلَّغ المرشح قبل أي اتصال، وأن يُسأل عمّن يُتصل به ومتى، وبخاصة إن كان المرجع صاحب عمل حالي. وهذا ترتيب إداري مقترح في معاملة المرشح، وليس بيانًا لما يوجبه نظام أو يبيحه.

وما يُجمع عن المرشح من آراء قد يُعدّ بيانات تتعلق به، وللمنشأة أن تنظر في صفحتي خصوصية بيانات الموظفين وحقوق صاحب البيانات الشخصية في المبدأ العام. ولا يقرر هذا التعريف شيئًا فيما يجوز جمعه أو حفظه أو الاتصال به، فمن كانت عنده مسألة من هذا النوع فمرجعه من يملك الرأي النظامي في المنشأة.

ما الأسئلة التي يطرحها مسؤول التوظيف؟

• ما الذي نريد أن نعرفه عن المرشح ولم تكشفه المقابلات؟
• من الذين تشملهم قائمة المراجع، ومن سمّاهم؟
• هل تُطرح الأسئلة نفسها على كل المراجع للوظيفة الواحدة؟
• أين يُدوَّن ما قيل، ومن يقرؤه؟
• هل أُبلغ المرشح بالخطوة وبموعدها؟

والأسئلة لا تعطي درجة، وإنما تكشف مواضع قد تحتاج إلى ضبط في الممارسة.

ما حدود الفكرة؟

لا يقدّم التعريف رقمًا لعدد المنشآت التي تتحقق من المراجع، ولا لنسبة السير الذاتية المبالغ فيها، ولا لعدد المراجع الملائم لوظيفة بعينها، فلم نقف في مراجعنا على أرقام نثق بنسبتها إلى مصدر معلوم. ولا يقرر ما إذا كان رأي مرجع واحد يكفي لرفض مرشح أو قبوله، فذلك قرار تتحمله المنشأة بحسب الوظيفة وما اجتمع لديها.

وليس التحقق من المراجع بديلًا عن المقابلة ولا عن فحص الخلفية، وهو أداة يُنظر في نتيجتها مع غيرها. وما يُقال عن مرشح في هذه الخطوة قد يتأثر بعلاقة المرجع به، ولذلك يبقى القرار قرار المنشأة لا قرار المرجع.

كيف تستفيد المنشأة منه؟

نقترح أن تكتب المنشأة لكل وظيفة قصيرة الأسئلة التي تُطرح على المراجع، وأن تحدد من يُجري الاتصال ومن يدوّن ما قيل. وبذلك تصير الخطوة جزءًا من مسار التوظيف يُراجَع كما تُراجَع بقية خطواته، لا مكالمة تُجرى بحسب الوقت المتاح.

وهذه توصية تطبيقية منا، وليست جزءًا من التعريف. فالتحقق من المراجع يُعرَّف بأنه جمع آراء من عملوا مع المرشح، ويُحكم عليه بما أضافه إلى القرار بعد التعيين.