تدقيق الموارد البشرية

تعريف تدقيق الموارد البشرية

تدقيق الموارد البشرية (بالإنجليزية: HR Audit، وتُكتب أيضًا Human Resources Audit) فحص منظم تجريه المنشأة لوظيفة الموارد البشرية فيها، فيقارن ما هو قائم من سجلات وسياسات وإجراءات وممارسات بمعيار حُدد قبل الفحص، وينتهي بنتائج مكتوبة وتوصيات لكل منها صاحب وموعد. وهذا التعريف من صياغتنا، وليس نقلًا عن مصدر بعينه، فاسم الممارسة يُستعمل في المراجع بصيغ متعددة، كما يظهر من عنوان أحد الأعمال في القائمة الآتية الذي يجمع «HR audit» و«staff audit» و«personnel audit».

وهو ممارسة إدارية تضعها المنشأة لنفسها، فليس مراجعة محاسبية للدفاتر، ولا تفتيشًا تجريه جهة حكومية من خارج المنشأة، ولا تقييمًا لأداء موظف بعينه، ولا تقريرًا بأن إجراءه يحسّن نتيجة ما.

ما مصادر المفهوم؟

تحققنا في Crossref من بيانات الأعمال الآتية، وهي تثبت وجودها لا مضمونها:

• ويلر (Wheeler): فصل «HUMAN RESOURCES AUDIT» في كتاب «Human Resource Development»، دار إلسفير، عام 1994، الصفحات 31 إلى 41.
• أولالا وكاستيو (Olalla, Castillo): مقال «Human resources audit» في «International Advances in Economic Research»، المجلد 8، العدد 1، عام 2002، الصفحات 58 إلى 64.
• ساوزر وسيمز (Sauser, Sims): فصل «Human Resources Management Audit» في كتاب «Legal and Regulatory Issues in Human Resources Management»، دار إميرالد، عام 2014، الصفحات 27 إلى 49.
• بالتس (Balz): فصل «Human Resources Governance and Compliance: Human Resources Audit and Investigations» في «Handbook of Human Resources Management»، دار سبرينغر، عام 2016، الصفحات 1137 إلى 1152.
• غارغ (Garg): مقال «HR Audit: A Contemporary Issue» في «Journal of Advances and Scholarly Researches in Allied Education»، المجلد 15، العدد 6، عام 2018، الصفحات 18 إلى 23.
• بيليايفا (Bieliaieva): مقال «International practice of the concepts use of “HR audit”, “staff audit”, “personnel audit”» في «Economics. Ecology. Socium»، المجلد 3، العدد 3، عام 2019، الصفحات 94 إلى 101.
• رشيد وسراج الدين وزميلهما (Rashid, Sirajuddin, Ali Shah): مقال «Human Resource (HR) Audit: Compliance of Labor Laws and HR Effectiveness in Pakistan» في «Jinnah Business and Economics Research Journal»، عام 2022، الصفحات 34 إلى 56.

ولم نطّلع على نص أيٍّ من الأعمال السبعة. واستفدنا من عناوينها وحدها في موضعين: أن اسم الممارسة يرد بأكثر من صيغة، وأن عملًا واحدًا على الأقل ربط التدقيق بالتزام قوانين العمل في بلد بعينه هو باكستان. ولا ننسب إلى أي منها نتيجة ولا رقمًا. والخطوات والحدود الواردة بعد ذلك من صياغتنا، لا من هذه الأعمال.

بماذا يختلف عن مفاهيم قريبة؟

• تدقيق المهارات: حصر لمهارات العاملين والتحقق منها بأدلة، فموضوعه قدرات الأفراد، أما تدقيق الموارد البشرية فموضوعه سجلات الوظيفة وإجراءاتها وسياساتها. والتفصيل في حصر القدرات وأدلتها تحت تدقيق المهارات.
• تحليلات الموارد البشرية: استعمال بيانات الموظفين للإجابة عن أسئلة إدارية بأرقام. فهي تحلل بيانات موجودة، والتدقيق يسأل قبل ذلك: هل السجلات نفسها مكتملة، وهل الإجراء يُتبع كما كُتب؟ ويرد في تحليلات الموارد البشرية تفصيل الدرجات الأربع للتحليل.
• لوحة الامتثال: عرض مجمّع لحالة المنشأة إزاء التزاماتها النظامية في لحظة واحدة. فهي عرض لحال الالتزامات، أما التدقيق فعمل له نطاق وتاريخ يبدأ بهما وينتهي. ويُرجع إلى لوحة الامتثال لمعرفة ما يحمله سطر اللوحة الصالح.
• ملف الموظف: المجموعة المنظمة من المستندات والبيانات التي تحفظها المنشأة عن كل عامل. وقد تكون ملفات الموظفين مادة يفحصها التدقيق، لا بديلًا عنه. ومكونات الملف وطريقة حفظه مشروحة في ملف الموظف.

مثال افتراضي: تدقيق عينة من 20 ملف موظف

لنفترض منشأة افتراضية فيها 80 ملف موظف، قرر فريق التدقيق فيها فحص عينة من 20 ملفًا، أي 20 ÷ 80 = 25% من الملفات. وضع الفريق بنفسه قائمة من 5 بنود يُراد وجودها في كل ملف: عقد موقّع، ونسخة سارية من وثيقة الهوية، ووصف وظيفي، وسجل لرصيد الإجازات، وجهة اتصال للطوارئ. فعدد الفحوص 20 × 5 = 100 فحص.

وكانت النتائج كما يلي:

• عقد موقّع: موجود في 18 ملفًا من 20، أي 90%، والناقص 2.
• نسخة سارية من وثيقة الهوية: في 16 ملفًا، أي 80%، والناقص 4.
• وصف وظيفي: في 11 ملفًا، أي 55%، والناقص 9.
• سجل رصيد الإجازات: في 17 ملفًا، أي 85%، والناقص 3.
• جهة اتصال للطوارئ: في 9 ملفات، أي 45%، والناقص 11.

فالبنود الموجودة 18 + 16 + 11 + 17 + 9 = 71 من 100، أي 71%، والناقصة 2 + 4 + 9 + 3 + 11 = 29، أي 29%، ومجموع النسبتين 100%. وبندان فقط هما الوصف الوظيفي وجهة الطوارئ يحملان 9 + 11 = 20 من 29 نقصًا، أي نحو 69%. واكتملت البنود الخمسة في 6 ملفات من 20، أي 30%، فبقي 14 ملفًا ناقصًا يحمل مجموعها 29 نقصًا، بمتوسط 29 ÷ 14 = 2.07 أي نحو 2.1 نقص للملف.

ثم صاغ الفريق كل نتيجة في ثلاثة أجزاء: الحال (جهة الطوارئ غائبة في 11 ملفًا من 20)، والمعيار (القائمة التي وضعها الفريق)، والمطلوب (أن يستكمل مسؤول الملفات الجهات الناقصة خلال شهر، وأن يُعاد فحص العينة نفسها بعد انتهائه). ورتّب النتائج من الأكثر نقصًا إلى الأقل، فبدأت بجهة الطوارئ بنسبة نقص 55% ثم الوصف الوظيفي بنسبة 45%.

وكلفة الفحص 15 دقيقة للملف، أي 20 × 15 = 300 دقيقة، وهي 5 ساعات، وإذا قسّمها مراجعان فلكل منهما 2.5 ساعة. والأرقام كلها افتراضية وُضعت للتوضيح، ولا تمثل منشأة ولا دراسة. ونسبة 71% تصف العينة وحدها، ولا تنتقل إلى الملفات الثمانين كلها إلا إذا اختيرت العينة بطريقة تمثلها، وعشرون ملفًا لا تعطي إلا إشارة تقريبية ولا نحسب لها هامش خطأ. والقائمة تقيس وجود المستند لا جودته، فعقد موقّع قد يكون قديمًا أو ناقص البنود وهو محسوب موجودًا.

كيف يُجرى التدقيق عمليًّا؟

الخطوات الآتية من وضعنا، وليست نقلًا عن عمل بعينه:

• تحديد النطاق: جزء من الوظيفة، كالتعيين أو الملفات أو الإجازات، لا الوظيفة كلها في مرة واحدة.
• تحديد المعيار قبل الفحص: سياسة مكتوبة في المنشأة، أو شرط في عقد، أو نص نظامي يُرجع في تفسيره إلى مختص. فالفحص بلا معيار معلن يتحول إلى انطباع.
• اختيار العينة وتسجيل طريقة اختيارها: ليعرف قارئ النتائج ما الذي تمثله الأرقام.
• جمع الأدلة: مستند أو سجل في نظام أو ملاحظة لإجراء يُنفَّذ، لا إفادة شفوية وحدها.
• صياغة كل نتيجة: الحال، والمعيار، والفرق بينهما.
• ترتيب النتائج وتسمية صاحب وموعد لكل منها.
• إعادة الفحص: في موعد معلن، لأن التدقيق دون متابعة يبقى تقريرًا.

من يجريه؟

يمكن تصور ثلاثة أنماط لمن يجري التدقيق: فريق الموارد البشرية نفسه، أو وحدة التدقيق الداخلي أو الامتثال إن وُجدت، أو طرف خارجي كمستشار. وهذا التقسيم من وضعنا لا من مصدر. ورأي منا أن الفريق الذي يفحص عمله بنفسه أسهل تنظيمًا وأضعف استقلالًا، وأن الطرف الأبعد عن العمل اليومي أقدر على رؤية ما اعتاده أهله، لكنه يحتاج وقتًا ليفهم المنشأة. وللمنشأة أن تختار بحسب حجمها وغرض الفحص.

ما حدود الممارسة؟

• لقطة في وقت واحد: فالنتائج تصف الحال يوم الفحص، ولا تقول شيئًا عما بعده.
• وجود المستند لا جودته: فالنسبة المئوية للبنود الموجودة لا تقول إن المحتوى صحيح أو حديث.
• حجم العينة وطريقتها: فنتيجة عشرين ملفًا لا تقاس على ثمانين دون شرط، كما في المثال.
• بيانات شخصية: فالمدقق يطّلع على ملفات تحمل بيانات أصحابها، وجانب الخصوصية موضعه خصوصية بيانات الموظفين.
• سياق سعودي غير مفحوص: فلا نعرف دراسة سعودية نعتمدها عن الممارسة في المنشآت السعودية.

كيف يُساء استعماله؟

• أن يتحول إلى بحث عن مقصّر: فموضوعه في تعريفنا السجل والإجراء لا الشخص، ورأي منا أن تحويله إلى بحث عن لوم يدفع الناس إلى إخفاء النقص.
• أن يُكتفى برقم واحد: فنسبة 71% وحدها لا تقول أي البنود هو الناقص، ولا من يملكه، ولا متى يُستكمل.
• أن يُجرى بلا صاحب ولا مهلة: فنتيجة لا يملكها أحد تبقى في التقرير.
• أن يُجرى مرة واحدة ثم يُنسى: فبلا إعادة فحص لا يُعرف هل تغيّر شيء.

ما دور الموارد البشرية؟

يمكن أن تكون الموارد البشرية موضوع التدقيق وطرفًا فيه معًا، فتحدد معه النطاق، وتجهّز السجلات التي يُطلب فحصها، وتتولى متابعة النتائج التي تقع في عملها. أما الحكم على أن إجراءً ما يطابق نصًّا نظاميًّا فمرجعه مختص نظامي، ولا يُستمد من تعريف الممارسة. وإذا كان الفريق هو من يجري التدقيق على نفسه فالأفضل أن يُسجَّل ذلك في التقرير ليعرف قارئه مستوى الاستقلال.

ما الذي تسمح به الأدلة؟

لا نقرر أن التدقيق يرفع الامتثال أو يحسّن فعالية الموارد البشرية، ولا أن منشأة تجريه تخطئ أقل من غيرها. فلم نقرأ نص أيٍّ من الأعمال السبعة المسجلة في Crossref، ولم نقف في مراجعنا على دراسة سعودية نعتمدها، فلا ننسب إلى مصدر أثرًا ولا رقمًا. وعنوان العمل الباكستاني يدل على أن باحثين درسوا الامتثال والفعالية في سياق بعينه، ولا نعرف ما وجدوه.

فالأولى أن تُعامل الممارسة وقفة منظمة لمقارنة ما هو قائم بمعيار معلن، وأن يُحكم عليها بما يظهر في المنشأة نفسها: هل استُكملت النتائج التي سُمّي لها صاحب، وهل ظهر النقص نفسه حين أُعيد الفحص. وما يُقرر بعد ذلك يعتمد على حجم المنشأة وطبيعة عملها.