تقرير الأداء السنوي

تعريف تقرير الأداء السنوي

تقرير الأداء السنوي (بالإنجليزية: Annual Performance Report) تقرير تعدّه المنشأة عن أداء كل عامل لديها مرة كل سنة على الأقل، وفق نماذج تضعها لذلك. وسنده المواد 18 و19 و20 من النموذج الموحد للائحة تنظيم العمل، وهو الملحق 1 من اللائحة التنفيذية لنظام العمل.

ويقول النص «تقارير عن الأداء بصفة دورية»، ولا يستعمل لفظ «سنوي» ولا اسم «تقييم»، فالفعل «يُقيَّم» وحده يرد في المادة 19. والسنوية مستفادة من عبارة «مرة كل سنة على الأقل»، وليست تسمية في النص.

نصوص المواد 18 و19 و20 من النموذج الموحد

تنص المادة 18 من النموذج الموحد على أن «تُعِدُّ المنشأة تقارير عن الأداء بصفة دورية، مرة كل سنة على الأقل لجميع العاملين وفقًا للنماذج التي تضعها لذلك». وتشترط أن تتضمن التقارير ثلاثة عناصر:

• الكفاءة. «المقدرة على العمل، ودرجة إتقانه».
• السلوك. «سلوك العامل، ومدى تعاونه مع رؤسائه، وزملائه، وعملاء المنشأة».
• المواظبة.

وتنص المادة 19 من النموذج على أن «يُقيَّم أداء العامل في التقرير بالتقديرات التي تحددها المنشأة، على أن يتبع في ذلك مقياس من خمسة مستويات». وتنص المادة 20 منه على أن يُعدّ التقرير بمعرفة الرئيس المباشر للعامل، وأن يعتمده «صاحب الصلاحية»، وأن يُخطَر العامل بصورة منه فور اعتماده، وأنه يحق له التظلم منه وفقًا لقواعد التظلم في اللائحة.

والنموذج الموحد ليس مادة من نظام العمل. فهو يلزم المنشأة بقدر ما اعتمدته في لائحة تنظيم العمل. وأرقام مواده تتكرر في صكوك أخرى، فالمادة 18 من اللائحة التنفيذية نفسها تتناول أمرًا مختلفًا هو اعتماد نماذج عقود العمل الموحدة، ولهذا تُذكر كل مادة هنا مع اسم الصك.

كيف يتكون التقرير في ثلاث مراحل

ترتب المادة 20 من النموذج أطراف التقرير في ثلاث مراحل، وهذا ترتيب مستخلص من نصها:

• الإعداد. بمعرفة الرئيس المباشر للعامل، لا إدارة الموارد البشرية ولا العامل نفسه.
• الاعتماد. من «صاحب الصلاحية» في المنشأة. وهو لفظ يستعمله النموذج، ولم نقف في المواد التي قرأناها على تعريف له.
• الإخطار. يُخطَر العامل بصورة من التقرير «فور اعتماده».

ويفيد الإخطار بصورة أن العامل يحصل على مضمون التقرير نفسه لا على علم بوجوده. وهذه قراءة منا لعبارة «بصورة من التقرير».

ما يرتبط بالتقرير في النموذج الموحد

التقرير الدوري يتحول في النموذج إلى معيار في موضعين، وفيهما اسم المادة والصك معًا:

• العلاوة. تنص المادة 21 من النموذج الموحد في فقرتها الأولى على أنه يجوز للمنشأة منح العاملين علاوات سنوية تُحدَّد نسبتها بناءً على المركز المالي للمنشأة. وفي فقرتها الثانية يكون العامل «مؤهلًا لاستحقاق العلاوة متى حصل في تقريره الدوري على مستوى متوسط على الأقل في النموذج الذي تضعه المنشأة»، وذلك بعد مضي سنة كاملة من تاريخ التحاقه بالعمل أو من تاريخ حصوله على العلاوة السابقة. وهي غير المادة 21 من اللائحة التنفيذية نفسها التي تتناول السخرة. وتعرض صفحة العلاوة السنوية العلاوة في موضعها من نظام العمل.
• الترقية. تشترط المادة 22 من النموذج الموحد في بندها «ب» للترقية إلى وظيفة أعلى أمورًا، منها «حصوله على مستوى فوق المتوسط على الأقل في آخر تقرير دوري». وتقضي المادة 23 منه بأنه إذا توافرت الشروط في أكثر من عامل فالمفاضلة تبدأ بترشيح صاحب الصلاحية، ثم «الحاصل على تقدير أعلى». وتجيز الفقرة 5 من البند «ب» من المادة 22 لإدارة المنشأة منح العامل ترقية استثنائية وفق الضوابط التي تضعها، فالتقرير ليس الطريق الوحيد إلى الترقية. وهي غير المادة 22 من اللائحة التنفيذية نفسها.

وكلمتا «متوسط» و«فوق المتوسط» تعودان إلى مقياس تضعه المنشأة بنفسها بنص المادة 19 من النموذج، فاسم المستوى الثالث والرابع عند منشأة قد لا يطابق اسمهما عند غيرها. وأسماء المستويات الخمسة غير محددة في النص.

والأهلية للعلاوة ليست استحقاقًا تلقائيًا. فالفقرة الأولى من المادة 21 من النموذج تجعل منح العلاوات جائزًا، والفقرة الثانية تضع شرط الأهلية، والفقرة الثالثة تجيز لإدارة المنشأة منح العامل علاوة استثنائية وفق الضوابط التي تضعها، فالتقرير ليس الطريق الوحيد إلى العلاوة. ولا يلزم من تحقق الشرط الثاني منح العلاوة إن لم تقرر المنشأة منحها.

مثال محسوب: عاملة تُقيَّم بعد عام

افترض عاملة التحقت بمنشأة يوم 1 مارس 2025، ومقياس المنشأة خمسة مستويات أسماؤها مفروضة للتوضيح: ضعيف، دون المتوسط، متوسط، فوق المتوسط، ممتاز. والأرقام والأسماء توضيحية.

• التقرير الأول. أعدّه رئيسها المباشر في مارس 2026 بمستوى «متوسط»، واعتمده صاحب الصلاحية، وأُخطرت بصورة منه فور اعتماده.
• العلاوة. مرّت سنة كاملة من الالتحاق، والمستوى «متوسط» وهو الحد الأدنى الذي تذكره المادة 21 من النموذج، فهي مؤهلة للعلاوة. فإن قررت المنشأة منح العلاوات للعام وكان أجرها الأساسي 8,000 ريال وحددت نسبة 3%، فالعلاوة 8,000 × 3% = 240 ريالًا. وتحديد النسبة بحسب النص يرجع إلى المركز المالي للمنشأة.
• الترقية. المستوى «متوسط» أدنى من «فوق المتوسط»، فلا يتحقق بتقريرها الشرط الثالث في المادة 22 من النموذج. وتبقى الشروط الأخرى في النص مستقلة عنه.
• التظلم. إن رأت أن التقرير ظلمها فلها التظلم بحسب المادة 20 من النموذج، ويرد حكمه في القسم التالي.

التظلم من التقرير

تحيل المادة 20 من النموذج إلى «قواعد التظلم المنصوص عليها في هذه اللائحة»، وهي في المادة 71 من النموذج الموحد. وتقرر فقرتها الأولى أن للعامل التظلم كتابة إلى الجهة المختصة بالمنشأة خلال ثلاثين يومًا، عدا أيام العطل الرسمية، من تاريخ إبلاغه بالقرار أو الإجراء المتظلَّم منه، وأنه لا يُضار من تقديم تظلمه، وأنه يُخطَر بنتيجة البت فيه في ميعاد لا يتجاوز خمسة عشر يومًا، عدا أيام العطل الرسمية، من تاريخ تقديمه. وتقرر فقرتها الثانية حق الاعتراض أمام المحاكم العمالية خلال ثلاثين يومًا، عدا أيام العطل الرسمية، من رفض التظلم أو انتهاء مدة البت فيه، أيهما أقرب.

وعدّ التقرير داخلًا في «أي تصرف أو إجراء» بنص المادة 71 قراءة منا، لأن المادة 20 أحالت إليها صراحة. والمادة 71 من النموذج غير المادة 71 من نظام العمل، فتلك تتناول ما يسبق توقيع الجزاء التأديبي. وتفصيل التظلم في صفحة التظلم الوظيفي.

ما لا يقرره النموذج في التقرير

قرأنا المواد الثلاث، ولم نقف فيها على نص يقرر الأمور الآتية:

• طريقة التقييم. لا يفرض النموذج أسلوبًا بعينه، فلا نص على الترتيب التنازلي ولا المقارنة الزوجية ولا على المقياس البياني بوصفه أسلوبًا للتقييم، وكل ما تحدده المادة 19 هو أن يكون المقياس من خمسة مستويات. وللمنشأة اختيار أسلوبها، وتعرض صفحة مقياس التقدير البياني أحد الأساليب من غير أن ينص النموذج عليه.
• نسبة العاملين في كل مستوى. لا يقرر النص حصة من العاملين لكل مستوى، فلا نقول إنه يفرض توزيعًا إلزاميًا ولا إنه يمنعه.
• أسماء المستويات. تتركها المادة 19 من النموذج لتقديرات المنشأة.
• موعد السنة. هل هي السنة التقويمية أم سنة التحاق كل عامل، وفي أي شهر يصدر التقرير.
• مهلة الإعداد والإخطار. لا يحدد النص لها مدة سوى لفظ «فور اعتماده» في الإخطار.
• رد العامل. هل يوقع على استلام الصورة أو يكتب ملاحظاته على التقرير.
• تعديل التقرير. هل يجوز تعديله بعد اعتماده إن ثبت خطؤه.
• أثر إغفال التقرير. ما يترتب على المنشأة إن لم تعدّه، وما يصير إليه شرط العلاوة والترقية عندئذ.
• من يشملهم لفظ «جميع العاملين». هل يدخل فيه العامل تحت التجربة أو بعض الوقت، فالنص لا يستثني أحدًا منه ولا يوضح نطاقه.

ما يشبه التقرير وليس هو

• معايير الأداء. أوصاف مكتوبة لما يُعدّ مقبولًا في وظيفة، وتعرضها صفحة معايير الأداء. والتقرير تطبيق لمقياس على أداء عامل بعينه.
• تقييم 360 درجة. طريقة لجمع آراء أطراف متعددة، وتعرضها صفحة تقييم 360 درجة. والمادة 20 من النموذج تجعل الإعداد بمعرفة الرئيس المباشر، وليس فيها ما يمنع المنشأة من الاستعانة بآراء أخرى في جمع المعلومات.
• خطة تحسين الأداء. أداة لمعالجة أداء دون المطلوب، وتعرضها صفحة خطة تحسين الأداء، ولا ذكر لها في المواد الثلاث.
• الجزاء التأديبي. مبني على مخالفة وإجراءات تسبقه، وتقرره مواد الجزاءات من النموذج ونظام العمل. وتقرير الأداء ليس جزاءً، والمواد الثلاث لا تجعله أساسًا لجزاء.
• معايرة التقييمات. مراجعة لتجانس التقييمات بين مديرين، وتعرضها صفحة معايرة التقييمات، وليست في النموذج.

أخطاء شائعة في إعداد التقرير

تقع في تقدير الأداء أخطاء معروفة في أدبيات الموارد البشرية. ولا يذكرها النموذج، لكنها تؤثر في المستوى الذي يتحدد به أثر التقرير على العلاوة والترقية:

• الميل إلى الوسط. يعطي المقيِّم أغلب العاملين المستوى الأوسط، وتعرضه صفحة خطأ النزعة المركزية. وأثره في هذا الباب أن يتجمع العاملون عند مستوى قد يكون هو الحد الأدنى لأهلية العلاوة بنص المادة 21 من النموذج، بحسب تسمية المنشأة لمستوياتها.
• أثر الحداثة. يغلب على التقدير ما وقع في الأسابيع الأخيرة من السنة.
• الاختلاف بين المديرين. مدير يعطي مستوى مرتفعًا وآخر منخفضًا لعاملين متقاربين.

والنص لا يعالج هذه الأخطاء، فمعالجتها من تنظيم المنشأة.

ما يحسن توثيقه

هذه توصية تطبيقية، وليست شروطًا في المواد:

• نموذج مكتوب. أن يحمل النموذج العناصر الثلاثة في المادة 18 من النموذج الموحد، وأن تُعرَّف مستوياته الخمسة بأوصاف مكتوبة.
• تاريخ الاعتماد وتاريخ الإخطار. أن يُدوَّن التاريخان، فيعرف العامل والمنشأة منهما بداية مدة التظلم.
• الصورة المسلَّمة. أن يوقع العامل على استلام صورة من التقرير.
• الربط بالعلاوة والترقية. أن تُكتب في لائحة المنشأة المستويات الخمسة بأسمائها، مع بيان أيها يُعدّ «متوسطًا» وأيها «فوق المتوسط»، فلا يُجتهد في ذلك عند كل دورة.
• الحفظ. أن يُحفظ التقرير في ملف العامل، وتعرض صفحة ملف الموظف محتوى الملف المعتاد.

وما سبق تعريف بالمفهوم وبنصوص نظام العمل ولائحته التنفيذية حيث ذُكرت، لا استشارة نظامية.