طلبية العيادة في فاتورة آجلة، وما ردته وما دفعته في كشف حساب واحد.
علب قفازات وكراتين محاقن لعيادة تسدد بعد أسابيع، وجهاز قياس ضغط لمشتر يدفع عند الاستلام، ولكل صنف وحدته في الفاتورة.
برنامج محاسبة للمستلزمات الطبية في السعودية يبدأ من فاتورة المبيعات التي تصدرها لكل طلبية. في الرياض أو جدة أو الدمام تطلب منك عيادة أو مجمع طبي علب قفازات وكراتين محاقن وجهازي قياس ضغط، ثم تعيد علبتين زادتا عن حاجتها، وتسدد جزءا من المبلغ. أضف أصنافك في قيود منتجات بوحدات قياسها، وأصدر للعيادة فاتورة مبيعات آجلة، واجعل ما ردته إشعارا دائنا، وسجل دفعتها بسند قبض، ثم افتح تقرير كشف حساب العميل لترى الرصيد المستحق.
1. أين تتسرب أرقام تجارة الأجهزة والمستلزمات الطبية؟
قبل أن تختار برنامج محاسبة لشركة أو محل أجهزة ومستلزمات طبية، راجع ما يمر بك في شهر: طلبيات عيادات تسجل في محادثات وأوراق توصيل، وعروض أسعار متفرقة في ملفات، وعلب تعود ولا تخرج من حساب العيادة، وكراتين في المستودع لا يطابق عددها ما في الدفتر.
طلبيات العيادات على الورق
تطلب العيادة بالهاتف وتسدد بعد أسابيع، فيبقى ما أخذته موزعا بين ورقة التوصيل ودفتر المندوب.
مع قيود: أصدر لها فاتورة مبيعات بكل طلبية فتبقى آجلة حتى تسدد، وتابع رصيدها في تقرير كشف حساب العميل.
عروض أسعار في ملفات متفرقة
يطلب قسم المشتريات في المجمع الطبي عرض سعر قبل كل طلبية، فتكتبه في ملف جديد كل مرة، ولا تعرف أي العروض قبلوه.
مع قيود: أرسل عرض السعر من قيود وحوله إلى فاتورة مبيعات بعد الموافقة عليه، بحسب اشتراكك.
علب رجعت وبقيت في الدين
تعيد العيادة علبتين زادتا عن حاجتها، فتعودان إلى المستودع وتبقى قيمتهما فيما عليها.
مع قيود: اجعل ما رجع إشعارا دائنا على فاتورتها، فيقل ما عليها بقيمته، ولا تمس الفاتورة الأصلية.
مستودع لا يطابق الدفتر
محاقن وقفازات وشاش وأجهزة قياس تدخل المستودع بالكرتون وتخرج بالعلبة، فلا تعرف كم بقي من كل صنف.
مع قيود: عرّف أصنافك منتجات مخزنة يزيد رصيدها بفاتورة المشتريات وينقص بفاتورة المبيعات، بحسب اشتراكك.
2. طلبية عيادة واحدة في دفاترك: من طلبها إلى كشف حسابها
تابع طلبية عيادة تتعامل معك بالآجل في خمس محطات، تضيف كل محطة سطرها إلى بطاقة الرحلة.
المحطة 1: تطلب العيادة عرض سعر
أرسل لها عرض سعر بالقفازات والمحاقن وجهازي الضغط وتاريخ انتهاء العرض، ثم حوله إلى فاتورة مبيعات حين توافق عليه.
المحطة 2: تصل الطلبية إلى العيادة
تبقى فاتورة المبيعات آجلة ما دمت لم تسجل عليها سند قبض، ويظهر كل صنف فيها بوحدته.
المحطة 3: تعيد العيادة علبتين زائدتين
اضغط إرجاع فاتورة أسفل الفاتورة، واحذف البنود التي لم ترجع، واجعل كمية القفازات علبتين، ثم خصص الإشعار الدائن على الفاتورة.
المحطة 4: تسدد العيادة جزءا من المبلغ
سجل ما دفعته بسند قبض على الفاتورة، فتصبح مدفوعة جزئيا ويبقى الباقي في رصيدها.
المحطة 5: يطلب محاسب العيادة كشف حسابها
من التقارير افتح تقرير كشف حساب العميل، وحدد العيادة وفترة الطلبية، فيظهر لكل مستند مبلغه المدين أو الدائن ثم الرصيد المستحق، ولك أن تصدره إلى PDF أو Excel.
نطاق كل باقة يختلف، وبعض القدرات في هذه الصفحة تحتاج باقة أعلى، فراجع ما يناسب شركتك مع فريق المبيعات.
3. برنامج محاسبة للمستلزمات الطبية في السعودية: ست مهام يغطيها قيود
بين العيادة التي تطلب، والمورد الذي يشحن، والمستودع الذي يحفظ، هذه ست مهام يتولاها قيود في تجارة المستلزمات الطبية.
لكل صنف وحدة قياسه
حين تنشئ الصنف تختار وحدة قياسه، كالعلبة أو الكرتون أو القطعة، فتظهر في بند الفاتورة مع الكمية، ولا يمكن تغييرها بعد أن تستخدم الصنف في فواتير أو مخزون. وإن كنت تشتري المحاقن بالكرتون وتبيعها بالعلبة فاجعل العلبة وحدتها الأساسية، وأضف الكرتون في تحويل الوحدات بحسب اشتراكك، ولكل منهما سعر شرائه وسعر بيعه، تكتبهما بنفسك ولا يحسبهما النظام من سعر العلبة.
عروض الأسعار لأقسام المشتريات
قبل طلبية مجمع طبي أو مستشفى خاص أرسل، بحسب اشتراكك، عرض سعر بالأصناف وكمياتها وتاريخ انتهائه، أو صدره إلى PDF، ثم حوله إلى فاتورة مبيعات حين يصبح موافقا عليه. ولنسخته الورقية نموذج عرض سعر.
العيادات على الحساب
أصدر للعيادة فاتورة مبيعات دون سند قبض فتبقى آجلة، وسجل كل دفعة منها بسند قبض على الفاتورة، كاملة أو جزئية. ويعرض تقرير كشف حساب العميل، لعيادة واحدة وفترة تختارها، نوع كل مستند والمبلغ المدين والمبلغ الدائن والرصيد المستحق، وتقارن الذمم المدينة بين الفترات في تقرير أعمار ديون العملاء بحسب اشتراكك. ولا تتوفر في قيود حاليا ميزة تحديد حد ائتماني للعميل، فتتابع ما على كل عيادة في كشف حسابها.
ما ترده العيادة
اضغط إرجاع فاتورة من الفاتورة نفسها، فينشأ إشعار دائن بتفاصيلها، ثم احذف ما لم يرجع وعدل الكمية إلى ما رجع فعلا. فيقل حساب العيادة بقيمة الإشعار، وتبقى الفاتورة الأصلية دون حذف، وتظهر بجانب حالتها «مسترجعة». وإن كان الصنف مخزنا عادت كميته إلى المخزون، بحسب اشتراكك.
المخزون وفواتير الموردين
عرّف المستلزمات التي تشتريها بالكمية منتجات مخزنة، فيزيد رصيدها بفاتورة المشتريات من المورد أو المستورد وينقص بفاتورة المبيعات، بحسب اشتراكك. وسدد ما عليك للمورد كاملا أو على دفعات من سندات الموردين، وتابع رصيده في كشف حساب المورد وما بقي للموردين بين الفترات في تقرير أعمار ديون الموردين، بحسب اشتراكك.
سعر متفق عليه مع مستشفى
لا يدعم قيود قوائم أسعار خاصة بكل عميل، فإن اتفقت مع مستشفى أو مجمع طبي على سعر غير سعر البيع الافتراضي غيرت سعر الوحدة في بند فاتورته. ولك أن تخصم من البند نسبة مئوية أو قيمة، وأن تحدد لكل مستخدم في إعدادات المستخدمين الحد الأعلى لنسبة الخصم.
4. فواتير المستلزمات الطبية وهيئة الزكاة والضريبة والجمارك
لمشتر فرد أم لعيادة لها رقم ضريبي؟
يحدد قيود نوع الفاتورة من الرقم الضريبي للعميل، لا من قيمتها ولا من نسبة ضريبتها.
- لمشتر بلا رقم ضريبي، كمن يشتري جهاز قياس ضغط لأحد والديه: فاتورة ضريبية مبسطة تسلمها له، وتبلغ إلى الهيئة خلال 24 ساعة من إصدارها.
- لعيادة أو مستشفى أو شركة لها رقم ضريبي: يصدر لها قيود فاتورة ضريبية تصدقها الهيئة أولا، ثم تصل إلى العميل، والربط معها في المرحلة الثانية بحسب اشتراكك.
ضريبة كل صنف وسببها
تختار لكل صنف ضريبته الافتراضية من الضرائب المعرفة في منشأتك، فتظهر في بند الفاتورة ويمكن تعديلها هناك، وإن اخترت لصنف ضريبة صفرية ظهر لك حقل تختار فيه سبب الضريبة من قائمة. وضريبة القيمة المضافة نسبتها الأساسية في المملكة 15%، ونسبة الصفر في هذا القطاع مرتبطة بالأدوية والمعدات الطبية المؤهلة، ولا تحدد هذه الصفحة أي أصنافك مؤهل، فذلك قرارك مع مستشارك الضريبي. وفي نهاية الفترة يجمع تقرير نموذج الإقرار الضريبي أرقامك، ثم تقدم الإقرار بنفسك عبر بوابة الهيئة.
الربط مع الهيئة في المرحلة الثانية متاح بحسب اشتراكك، فاسأل المبيعات عنه.
دليلك إلى شروط الفاتورة الضريبية في السعودية
5. ما تتابعه في شركتك وما يراجعه محاسبك
إن كان لشركتك محاسب أو مكتب محاسبة، فهو يقرأ في قيود الأرقام نفسها التي تتابعها أنت مع العيادات والموردين.
ما تتابعه أنت
- ما بقي على كل عيادة في تقرير كشف حساب العميل.
- الإشعارات الدائنة لما رجع من العيادات.
- عروض الأسعار المرسلة وحالة كل منها، بحسب اشتراكك.
- رصيد كل صنف في المخزون وما عليك لكل مورد، بحسب اشتراكك.
ما يراجعه محاسبك
- فواتير المبيعات والإشعارات الدائنة وسندات القبض، وفواتير المشتريات بحسب اشتراكك.
- قائمة الدخل والميزانية العمومية وميزان المراجعة، وأعمار ديون العملاء بحسب اشتراكك.
- تقرير نموذج الإقرار الضريبي في نهاية كل فترة.
- تصدير التقارير إلى Excel وPDF.
أضف محاسبك مستخدما بالدور والصلاحيات التي تحددها، بحسب عدد المستخدمين في اشتراكك.
6. منتجات أخرى من قيود
تمسك حسابات الشركة في قيود للمحاسبة، ولمندوبيك وموظفي المستودع منتج آخر من قيود: قيود HR، باشتراكه الخاص.
قيود HR
لشركة مستلزمات طبية لها مندوبون وموظفو مستودع في أكثر من فرع.
قيود HR نظام موارد بشرية سعودي، والربط مع قيود المحاسبة متاح الآن.
- مسير رواتب بالمستحقات والبدلات والخصومات والسلف، وملف حماية الأجور جاهز من المسير نفسه.
- الحضور والانصراف عبر الفروع، وساعات التأخير والعمل الإضافي تنتقل إلى المسير.
- كل وثيقة في ملف الموظف، كالإقامة والعقد، بتاريخ انتهائها وتنبيه قبله.
7. أسئلة شائعة
أي فاتورة أصدر لمشتر فرد، وأيها لعيادة لها رقم ضريبي؟
يحدد قيود نوع الفاتورة من الرقم الضريبي للعميل: للمشتري الذي لا رقم ضريبيا له فاتورة ضريبية مبسطة تبلغ إلى الهيئة خلال 24 ساعة من إصدارها، وللعيادة أو المستشفى أو الشركة التي لها رقم ضريبي فاتورة ضريبية تصدقها الهيئة قبل وصولها إلى العميل، والربط مع الهيئة في المرحلة الثانية متاح بحسب اشتراكك.
هل يحدد قيود الأصناف الخاضعة لنسبة الصفر؟
لا. أنت تختار لكل صنف ضريبته الافتراضية من الضرائب المعرفة في منشأتك، وتظهر في بند الفاتورة ويمكن تعديلها هناك. وإن اخترت ضريبة صفرية ظهر لك حقل لسبب الضريبة تختاره من قائمة. أما أهلية الصنف لنسبة الصفر فراجعها مع هيئة الزكاة والضريبة والجمارك أو مستشارك الضريبي.
كيف أرسل لعيادة عرض سعر ثم أحوله إلى فاتورة؟
من المبيعات افتح عروض الأسعار، بحسب اشتراكك، واضغط عرض أسعار جديد، واختر العيادة وتاريخ الإصدار وتاريخ الانتهاء، وأضف الأصناف بكمياتها، ثم أرسله بأيقونة الإرسال أو احفظه بصيغة PDF، وحين يصبح موافقا عليه اختر تحويل لفاتورة، فتظهر لك فاتورة المبيعات لتراجعها وتحفظها.
كيف أخصم من حساب العيادة علبا ردتها؟
من المبيعات افتح فواتير المبيعات، واضغط عرض بجانب فاتورة العيادة، ثم إرجاع فاتورة أسفلها، فينشأ إشعار دائن بتفاصيلها كلها. احذف بعلامة (×) ما لم يرجع، وعدل الكمية، ثم احفظ. فإن كانت الفاتورة غير مدفوعة خصصت الإشعار عليها، وإن كانت مدفوعة اخترت إرجاع أموال، فينشأ سند صرف من الصندوق أو البنك.
هل يتتبع قيود أرقام التشغيلات وتواريخ الصلاحية ويسجل الأجهزة لدى الجهات الصحية؟
لا. قيود برنامج محاسبة، لا يتتبع أرقام تشغيلات المستلزمات أو تواريخ صلاحيتها، ولا يتتبع الرقم التسلسلي لكل جهاز تبيعه، فالرقم التسلسلي في قيود رقم يعرف الصنف نفسه، ولا يدير تسجيل الأجهزة الطبية أو تراخيصها لدى الجهات الصحية. وما نعرضه في هذه الصفحة هو فواتير المبيعات وسندات القبض والإشعارات الدائنة وكشف حساب العميل، ومعها عروض الأسعار والأصناف المخزنة والمشتريات وأرصدة الموردين بحسب اشتراكك.
هل تشمل التجربة المجانية المخزون وعروض الأسعار؟
لا. تبدأ التجربة المجانية بالمنتجات والخدمات وفواتير المبيعات وسندات العملاء والإشعارات الدائنة وتقرير كشف حساب العميل، ولا تشمل عروض الأسعار ولا الأصناف المخزنة ولا تحويل الوحدات ولا الموردين وفواتير المشتريات وسندات الموردين ولا تقرير أعمار ديون العملاء ولا تقرير أعمار ديون الموردين ولا أكثر من مستخدم واحد ولا الربط مع الهيئة في المرحلة الثانية. ونطاق كل باقة يختلف، فراجع ما يناسب شركتك مع فريق المبيعات.
وهكذا تجتمع حسابات الأجهزة والمستلزمات الطبية في مكان واحد: طلبية كل عيادة في فاتورة، وما ردته في إشعار دائن، وما بقي عليها في كشف الحساب.
