عربون الزبون في سند قبض ينتظر فاتورته، ورقم الساعة في وصف بندها.
ساعة يطلبها زبون فيدفع عربونها اليوم، وسوار يقصره له المحل حين يستلمها، وكل ذلك في فاتورة واحدة.
برنامج محاسبة لمحلات الساعات في السعودية يبدأ من العربون الذي يدفعه الزبون حين يطلب ساعة غير معروضة. في محل بالرياض أو جدة أو الخبر يسجل البائع العربون بسند قبض للعميل دون فاتورة، فيبقى السند غير مستعمل حتى تصل الساعة. وحين يستلمها الزبون تصدر فاتورة مبيعات بالساعة وبخدمة تقصير السوار، وتكتب رقم الساعة في خانة الوصف بجانب اسمها، ثم تخصص العربون على الفاتورة وتسجل الباقي بسند قبض، فتظهر الفاتورة بحالة دفعت.
1. أين تضيع أرقام محل الساعات؟
قبل أن تختار برنامج محاسبة لمحل ساعات، راجع أين تضيع أرقامك اليوم: أرقام الساعات المبيعة في دفتر جانبي، وعرابين مكتوبة على ورق، وأجرة البطارية والسوار خارج أي فاتورة، وتكلفة كل ساعة في ذاكرة صاحب المحل.
رقم الساعة في دفتر جانبي
يكتب البائع الرقم التسلسلي لكل ساعة باعها في دفتر بجانب الطاولة، فإذا عاد الزبون بعد أشهر قلب الصفحات بحثا عنه.
مع قيود: اكتب رقم الساعة في خانة الوصف بجانب اسمها في بند الفاتورة، فيظهر في معاينة الفاتورة ونسخة PDF.
عربون على ورقة
يدفع الزبون عربونا لساعة يطلبها من الوكيل، فيكتب البائع المبلغ على ورقة، ولا يعرف المحاسب لمن هو حين تصل الساعة.
مع قيود: سجل العربون بسند قبض باسم العميل دون فاتورة، فيبقى غير مستعمل حتى تخصصه على فاتورته.
البطارية والسوار خارج الفاتورة
يغير المحل بطارية ساعة أو يقصر سوارها، فيقبض أجرة صغيرة لا تظهر في أي فاتورة.
مع قيود: أضف تغيير البطارية وتقصير السوار خدمات لكل منها سعر بيع افتراضي، وأصدر بها فاتورة مبيعات وحدها أو مع الساعة.
تكلفة كل ساعة في الذاكرة
تشتري الساعة نفسها من الوكيل بسعر يختلف من شحنة إلى أخرى، فلا تعرف كم كلفتك القطعة المعروضة.
مع قيود: سجل الساعة صنفا مخزنا وأدخل شحناتها بفواتير المشتريات، فيعرض تقرير تكلفة المنتج وهامش الربح متوسط تكلفة الوحدة، بحسب اشتراكك.
2. ساعة واحدة في دفاترك: من العربون إلى ما بعد البيع
تابع طلب ساعة واحدة من يوم العربون إلى آخر الشهر، في خمس محطات تضيف كل منها سطرا إلى بطاقة الرحلة.
المحطة 1: يدفع الزبون عربون ساعة طلبها
من سندات العملاء أنشئ سند عميل باسمه بمبلغ العربون دون فاتورة، فيبقى السند غير مستعمل حتى تخصصه.
المحطة 2: تصل الساعة من الوكيل
سجل فاتورة المشتريات باسم المورد بساعتين من الصنف نفسه، فتزيد كميته في المخزون ويظهر ما عليك له.
المحطة 3: يستلم الزبون ساعته
أصدر فاتورة مبيعات بالساعة وبخدمة تقصير السوار، واكتب رقم الساعة في خانة الوصف، ثم اضغط دفع واختر استخدام سند سابق لتخصيص العربون عليها.
المحطة 4: يدفع الزبون الباقي
سجل الباقي بسند قبض على الفاتورة، فتظهر الفاتورة بحالة دفعت، ويصبح السندان مستعملين.
المحطة 5: آخر الشهر تسأل كم كلفتك الساعة
افتح تقرير تكلفة المنتج وهامش الربح، فترى للصنف الكمية المتوفرة ومتوسط تكلفة الوحدة من أسعار فواتير المشتريات، ويحتاج التقرير تفعيل المشتريات والمخزون.
نطاق كل باقة يختلف، وبعض القدرات في هذه الصفحة تحتاج باقة أعلى، فراجع ما يناسب محلك مع فريق المبيعات.
3. برنامج محاسبة لمحلات الساعات في السعودية: ما يغطيه قيود في محلك
من العربون إلى البطارية الجديدة، هذه ست مهام يغطيها قيود في محل الساعات.
رقم الساعة في وصف البند
حين تضيف الساعة إلى بند فاتورة المبيعات تظهر بجانب اسمها خانة الوصف، فاكتب فيها الرقم التسلسلي للساعة أو لونها. والوصف اختياري، تكتبه لكل فاتورة على حدة دون أن يتغير المنتج نفسه، ولا يؤثر في السعر ولا في القيود المحاسبية. ويظهر في معاينة الفاتورة ونسخة PDF، وفي الفاتورة المطبوعة إن كان حقل وصف المنتج في قالبها بمصمم الفواتير.
العربون حتى تصل الساعة
أنشئ من سندات العملاء سند عميل بمبلغ العربون دون فاتورة، فيبقى غير مستعمل. وحين تصدر فاتورة الساعة اضغط دفع بجانبها، واختر استخدام سند سابق، ثم أدخل مبلغ التخصيص، فيصبح السند مستعملا، أو مستعملا جزئيا إن بقي منه مبلغ. وفي تقرير كشف حساب العميل ترى فواتير الزبون وسنداته معا.
البطارية والسوار والتصليح
أضف من المنتجات والتكاليف كل خدمة يقدمها المحل، كتغيير البطارية وتقصير السوار وتصليح الساعة، واختر لها نوع المنتج خدمة، وحدد سعر بيعها الافتراضي وحساب الإيرادات الذي تسجل عليه. وتعدل السعر في الفاتورة إن اختلف العمل. والخدمة لا تخزن ولا تشترى، فتجمع في فاتورة واحدة الساعة وما قدمته لها من خدمات.
الساعات المخزنة ومتوسط تكلفتها
اجعل كل ساعة صنفا مخزنا له سعر شراء وسعر بيع، بحسب اشتراكك. وسجل كل شحنة من الوكيل بفاتورة مشتريات فتزيد كميتها في المخزون، بحسب اشتراكك. ويعرض تقرير تكلفة المنتج وهامش الربح لكل صنف الكمية المتوفرة ومتوسط تكلفة الوحدة المحسوب من أسعار فواتير المشتريات، ويحتاج تفعيل المشتريات والمخزون.
ساعة عادت إلى المحل
إن أعاد الزبون ساعة فافتح فاتورتها واضغط إرجاع فاتورة، فينشأ إشعار دائن بتفاصيلها، ثم احذف منه ما لم يرجع. فينخفض حساب العميل بقيمة الإشعار، وتبقى الفاتورة الأصلية دون حذف، وبجانب حالتها «مسترجعة». وإن كانت الفاتورة مدفوعة فاختر إرجاع أموال، فينشأ سند صرف من الصندوق أو البنك. وترجع الساعة إلى المخزون إن كانت صنفا مخزنا، بحسب اشتراكك.
الخصم وسعر الزبون الدائم
لا يدعم قيود قائمة أسعار لكل عميل. فإن خفضت السعر لزبون دائم فعدل سعر الوحدة في بند فاتورته، أو أضف على البند خصما بنسبة مئوية أو بمبلغ. ولكل مستخدم حد أعلى لنسبة الخصم تحدده من إعدادات المستخدمين، ويتاح أكثر من مستخدم بحسب اشتراكك.
4. فواتير محل الساعات وهيئة الزكاة والضريبة والجمارك
لزبون فرد أم لشركة لها رقم ضريبي؟
يحدد قيود نوع الفاتورة من الرقم الضريبي للعميل، لا من قيمة الفاتورة ولا من نسبة ضريبتها.
- لعميل بلا رقم ضريبي، كزبون يشتري ساعة لنفسه: فاتورة ضريبية مبسطة تسلمها له، وتبلغ إلى الهيئة خلال 24 ساعة من إصدارها.
- لشركة لها رقم ضريبي، كشركة تشتري ساعات هدايا لموظفيها: يصدر لها قيود فاتورة ضريبية تصدقها الهيئة أولا، ثم تصل إلى العميل، والربط معها في المرحلة الثانية بحسب اشتراكك.
الضريبة على الساعة والخدمة
لكل منتج وخدمة ضريبته الافتراضية، تختارها من الضرائب المعرفة في منشأتك، وتظهر في بند الفاتورة ويمكن تعديلها، ولك أن تدخل السعر شاملا الضريبة بخيار شامل. وضريبة القيمة المضافة نسبتها الأساسية في المملكة 15%. وحين تصدر إشعارا دائنا لساعة أعيدت يعكس قيده ضريبة بنوده. وفي نهاية الفترة يجمع تقرير نموذج الإقرار الضريبي أرقامك، ثم تقدم الإقرار بنفسك عبر بوابة الهيئة.
الربط مع الهيئة في المرحلة الثانية متاح بحسب اشتراكك، فاسأل المبيعات عنه.
دليلك إلى شروط الفاتورة الضريبية في السعودية
5. ما تتابعه في محل الساعات وما يراجعه محاسبك
إن كان لمحلك محاسب أو مكتب محاسبة، فهو يقرأ في قيود الأرقام نفسها التي تتابعها أنت من خلف طاولة العرض.
ما تتابعه أنت
- العرابين التي لم تخصص بعد، في قائمة سندات العملاء بحالة غير مستعمل.
- ما على كل زبون في تقرير كشف حساب العميل.
- فواتير البطارية والسوار والتصليح.
- الكمية المتوفرة من كل ساعة ومتوسط تكلفتها، بحسب اشتراكك.
ما يراجعه محاسبك
- فواتير المبيعات والإشعارات الدائنة وسندات القبض، وفواتير المشتريات بحسب اشتراكك.
- قائمة الدخل والميزانية العمومية وميزان المراجعة.
- تقرير نموذج الإقرار الضريبي في نهاية كل فترة.
- تصدير التقارير إلى Excel وPDF.
أضف محاسبك مستخدما بالدور والصلاحيات التي تحددها، بحسب عدد المستخدمين في اشتراكك.
6. منتجات أخرى من قيود
تمسك حسابات المحل في قيود للمحاسبة، ولبائعيك وفنيي التصليح منتج آخر من قيود: قيود HR، باشتراكه الخاص.
قيود HR
لمحل ساعات له بائعون وفنيون في أكثر من فرع.
قيود HR نظام موارد بشرية سعودي، والربط مع قيود المحاسبة متاح الآن.
- مسير رواتب بالمستحقات والبدلات والخصومات والسلف، وملف حماية الأجور جاهز من المسير نفسه.
- الحضور والانصراف عبر الفروع، وساعات التأخير والعمل الإضافي تنتقل إلى المسير.
- كل وثيقة في ملف الموظف، كالإقامة والعقد، بتاريخ انتهائها وتنبيه قبله.
7. أسئلة شائعة
أي فاتورة أصدر لزبون فرد، وأيها لشركة لها رقم ضريبي؟
يحدد قيود نوع الفاتورة من الرقم الضريبي للعميل: للزبون الذي لا رقم ضريبيا له فاتورة ضريبية مبسطة تبلغ إلى الهيئة خلال 24 ساعة من إصدارها، وللشركة التي لها رقم ضريبي فاتورة ضريبية تصدقها الهيئة قبل وصولها إلى العميل، والربط معها في المرحلة الثانية بحسب اشتراكك.
هل يحفظ قيود الرقم التسلسلي لكل ساعة على حدة؟
لا. الرقم التسلسلي في قيود رقم تعريف فريد للمنتج نفسه تضعه حين تنشئه، لا لكل قطعة منه. فاكتب رقم الساعة في خانة الوصف بجانب اسمها في بند فاتورة المبيعات، فيظهر في معاينة الفاتورة ونسخة PDF، ولا يؤثر في السعر ولا في القيود المحاسبية.
كيف أسجل عربون ساعة طلبها زبون ولم تصل بعد؟
من المبيعات افتح سندات العملاء واضغط إنشاء سند عميل، واختر العميل وأدخل مبلغ العربون واحفظ، فيبقى السند غير مستعمل لأنه لم يخصص على فاتورة. وحين تصل الساعة أصدر فاتورتها، واضغط دفع بجانبها، واختر استخدام سند سابق، ثم اختر سند العربون وأدخل مبلغ التخصيص واحفظ.
كيف أصدر فاتورة لتغيير بطارية أو تصليح ساعة؟
من المنتجات والتكاليف اضغط إنشاء المنتجات والتكاليف، واختر نوع المنتج خدمة، واكتب اسمها، وحدد وحدة قياسها وضريبتها وسعر بيعها الافتراضي وحساب المبيعات، ثم احفظ. وتضيف الخدمة إلى فاتورة المبيعات كما تضيف الساعة، ولك أن تعدل سعرها في الفاتورة، ولا تنقص بها أي كمية من المخزون لأن الخدمة لا تخزن.
هل تشمل التجربة المجانية المخزون ومتوسط التكلفة؟
لا. تبدأ التجربة المجانية بالمنتجات والخدمات وفواتير المبيعات وسندات العملاء والإشعارات الدائنة وتقرير كشف حساب العميل، ولا تشمل الأصناف المخزنة ولا الموردين وفواتير المشتريات ولا أكثر من مستخدم واحد ولا الربط مع الهيئة في المرحلة الثانية. ونطاق كل باقة يختلف، فراجع ما يناسب محلك مع فريق المبيعات.
كيف أخصم ساعة أعادها الزبون من فاتورته؟
من المبيعات افتح فواتير المبيعات، واضغط عرض بجانب الفاتورة، ثم إرجاع فاتورة أسفلها، فينشأ إشعار دائن بكل تفاصيلها. احذف البنود التي لم ترجع، كخدمة تقصير السوار، واحفظ الإشعار. فإن كانت الفاتورة غير مدفوعة فاضغط تخصيص إشعار دائن وخصصه عليها، وإن كانت مدفوعة فاختر إرجاع أموال، فينشأ سند صرف من الصندوق أو البنك.
وهكذا تجتمع أرقام محل الساعات في مكان واحد: عربون كل زبون، وفاتورة كل ساعة، وما قدمه المحل لها من خدمة.
