إنشاء المسبح ومضخته وفلتره في فاتورة مبيعات واحدة، والعربون الذي دفعه المالك قبل الحفر يسدد جزءا منها.
سواء أنشأت مسبحا لفيلا أو لاستراحة، يدخل الإنشاء خدمة بسعرها، وتدخل المعدات منتجات في الفاتورة نفسها.
برنامج محاسبة للمسابح في السعودية يبدأ من فاتورة تجمع ما يتسلمه المالك: المسبح الذي أنشأته، والمضخة والفلتر اللذين ركبتهما. في الرياض أو جدة أو الدمام يدفع صاحب الفيلا عربونا قبل أن يبدأ الحفر، ثم يدفع الباقي بعد التسليم. أضف في قيود الإنشاء منتجا من نوع «خدمة» والمضخة والفلتر منتجين، وسجل العربون سند قبض باسم العميل، ثم أصدر فاتورة المبيعات واستعمل السند في سداد جزء منها.
1. أين تختلط أرقام شركة المسابح؟
قبل أن تختار برنامج محاسبة لشركة مسابح، انظر إلى ما يحدث اليوم: عربون يقبضه المشرف ويبقى في دفتر إيصالات، ومشتريات كل مسبح تختلط بمشتريات غيره، وكلور يحمله فريق الصيانة كل أسبوع ولا يعرف أحد رصيده، وعقود صيانة شهرية تصدر فواتيرها متأخرة.
عربون في دفتر الإيصالات
يدفع مالك الفيلا عربونا قبل أن تبدأ المعدات الحفر، فيكتب له المشرف إيصالا ورقيا يضيع بين الأوراق حتى يوم التسليم.
مع قيود: سجل العربون سند قبض باسم المالك، واستعمله في سداد جزء من فاتورة المسبح حين تصدرها.
مسبح بلا أرقام خاصة
تنفذ ثلاثة مسابح في الوقت نفسه، وتصل فواتير الموردين لها كلها إلى ملف واحد، فلا تعرف ما أنفقته على مسبح بعينه.
مع قيود: سجل عقد كل مسبح مشروعا، واختره في فواتير المبيعات والمشتريات التي تخصه، بحسب اشتراكك.
كلور بلا رصيد
تشتري الكلور ومواد المسابح الكيميائية بالكرتون، ويحمل فريق الصيانة منها كل أسبوع، ثم لا يعرف أحد كم بقي في المستودع.
مع قيود: اجعل الكلور صنفا مخزنا يرتفع رصيده بفاتورة المشتريات، وصحح الرصيد بالكمية الفعلية في جرد المخزون، بحسب اشتراكك.
صيانة شهرية تنتظر الفاتورة
تتعاقد مع فنادق واستراحات ومجمعات سكنية على صيانة مسابحها كل شهر، وفواتير هذه العقود تصدر حين يتذكرها المحاسب، لا حين يحل الشهر.
مع قيود: اجعل فاتورة الشهر الأول مستند معاملة متكررة شهرية، بحسب اشتراكك.
2. مسبح فيلا من عرض السعر إلى عقد الصيانة
مالك فيلا في الرياض يريد مسبحا في فناء بيته، ثم صيانته كل شهر بعد التسليم. تابع طلبه في خمس محطات، وكل محطة تضيف سطرا إلى بطاقة الرحلة.
المحطة 1: يطلب المالك عرض سعر
أرسل له عرض سعر بالإنشاء والمضخة والفلتر وتاريخ انتهاء العرض، وحين يصبح موافقا عليه حوله إلى فاتورة مبيعات.
المحطة 2: يدفع العربون قبل الحفر
سجل باسمه سند قبض بالعربون قبل أن تصدر أي فاتورة، ويبقى السند غير مستعمل إلى أن تخصصه لفاتورة.
المحطة 3: تشتري المضخات من المورد
سجل فاتورة المشتريات بعدد المضخات وسعر الوحدة، فيرتفع رصيدها في المخزون لأنها أصناف مخزنة.
المحطة 4: يتسلم المالك المسبح
أصدر فاتورة المبيعات بالإنشاء والمضخة والفلتر، واستعمل سند العربون في سداد جزء منها، فتبقى مدفوعة جزئيا حتى يدفع المالك الباقي.
المحطة 5: تبدأ الصيانة الشهرية
وافق على فاتورة صيانة الشهر الأول، ثم اجعلها مستند معاملة متكررة شهرية تنشئ فاتورة كل شهر بالحالة التي تختارها.
ولكل باقة نطاقها، وبعض ما في هذه الرحلة يحتاج باقة أعلى، ففريق المبيعات يدلك على ما يناسب شركتك.
3. برنامج محاسبة للمسابح في السعودية: ست مهام من الحفر إلى الصيانة
يترك كل مسبح تنشئه أثرا في الدفاتر قبل التسليم وبعده: عربون يقبض، ومعدات تشترى وتباع، وكلور ينقص من المستودع، وعقد صيانة يتكرر. وفي ما يلي ست مهام يمسك قيود حساباتها.
الإنشاء خدمة، والمضخة والفلتر منتجان
عرّف الإنشاء، وما تبيعه من أعمال أخرى كتركيب الإضاءة أو تجديد البلاط، منتجات من نوع «خدمة»: لا تخزن، وتباع فقط، ولكل منها سعر بيع افتراضي وحساب إيراد ووحدة قياس وضريبة. وعرّف المضخة والفلتر منتجين بسعر بيعهما، ثم ضع الثلاثة بنودا في فاتورة مبيعات واحدة بالضغط على أضف المزيد، وغير سعر الوحدة في أي بند حين تتفق مع المالك على سعر آخر.
عرض سعر قبل الحفر
يقارن المالك بين أكثر من شركة قبل أن يوقع، فأرسل له، بحسب اشتراكك، عرض سعر بتاريخ انتهاء، أو احفظه ملف PDF، وحين يصبح موافقا عليه حوله إلى فاتورة مبيعات. ولا يتحرك المخزون بعرض السعر قبل تحويله، والعرض الذي يحمل مضخات أكثر مما في مخزونك لا يتحول. ولنسخته الورقية نموذج عرض سعر.
العربون وحساب المالك
من قائمة المبيعات اختر سندات العملاء، وأنشئ سند قبض باسم المالك بالعربون قبل أي فاتورة، فيبقى غير مستعمل إلى أن تخصصه. وحين تصدر فاتورة المسبح اضغط دفع واستعمل السند في سداد جزء منها، ثم سجل ما يدفعه بعد التسليم بسند قبض آخر على الفاتورة نفسها، ويعرض كشف حساب العميل رصيده. أما مقارنة الذمم المدينة بين الفترات في تقرير أعمار ديون العملاء فتتاح بحسب اشتراكك. ولا يدعم قيود قوائم أسعار خاصة بكل عميل، فالسعر الذي تتفق عليه مع فندق أو مجمع تكتبه في بند الفاتورة.
عقد المسبح مشروع بأرقامه
لا يوفر قيود ميزة مباشرة لإضافة العقود، فالبديل الموثق أن تسجل عقد كل مسبح مشروعا في المهام والمشاريع، يحمل رقم العقد وتاريخ بدايته ونهايته وقيمته، بحسب اشتراكك. واختر المشروع في «المعلومات الإضافية» في فاتورة المبيعات وفي كل فاتورة مشتريات تخص ذلك المسبح، ثم اعرض قائمة الدخل مصفاة بالمشروع من «تحليل متقدم» لترى أرقامه وحده، بحسب اشتراكك. وما تشتريه للمسبح ولا تخزنه، كالإسمنت وأنابيب التمديد، عرّفه أولا «مصروفا» في المنتجات والتكاليف قبل أن تضيفه بندا في فاتورة المشتريات، بحسب اشتراكك.
الكلور في المخزون، والمستهلك منه في الجرد
اجعل الكلور ومواد المسابح الأخرى والمضخات أصنافا مخزنة، يرتفع رصيدها مع كل فاتورة مشتريات من المورد وينخفض حين تبيعها للمالك في فاتورة مبيعات، بحسب اشتراكك. ولا يتوفر في قيود سند صرف مخزني مباشر، فالكلور الذي يحمله فريق الصيانة إلى المسابح يبقى في رصيده حتى تجرد المستودع. أنشئ، بحسب اشتراكك، جرد مخزون لموقع المستودع، واختر حساب التكلفة للكميات الناقصة، وأدخل الكمية الفعلية، فيظهر الفرق بمتوسط التكلفة ويقيد على ذلك الحساب. ويعرض تقرير تكلفة المنتج وهامش الربح لكل صنف الكمية المتوفرة ومتوسط تكلفة الوحدة، ويحتاج تفعيل المشتريات والمخزون.
عقد الصيانة الشهري معاملة متكررة
وافق أولا على فاتورة صيانة الشهر الأول، ثم افتح المحاسبة واختر المعاملات المتكررة وأنشئ معاملة جديدة، بحسب اشتراكك. اجعل نوع التكرار شهريا، وحدد تاريخ بداية التكرار، ونهاية بتاريخ معين أو بعدد أقصى من التكرارات، وأرفق الفاتورة الموافق عليها مستندا، ثم اختر أن تنشأ الفواتير مسودة أو بانتظار الموافقة أو موافقا عليها. ولك أن تسجل عقد الصيانة نفسه مشروعا تربط به فواتيره، بحسب اشتراكك.
4. فواتير المسابح وهيئة الزكاة والضريبة والجمارك
لمالك فيلا أم لفندق؟
هذان نوعا الفاتورة الضريبية بحسب المشتري:
- لعميل فرد: فاتورة ضريبية مبسطة تسلمها له عند البيع، وتبلغ إلى الهيئة خلال 24 ساعة من إصدارها.
- لفندق أو شركة أو جهة حكومية: يصدر لها قيود فاتورة ضريبية تصدقها الهيئة أولا، ثم تصل إلى العميل، والربط معها في المرحلة الثانية بحسب اشتراكك.
ضريبة كل بند
لكل خدمة ولكل منتج ضريبة افتراضية تختارها من الضرائب المعرفة في منشأتك، تظهر في بند الفاتورة ولك أن تعدلها هناك. والنسبة الأساسية لـضريبة القيمة المضافة في المملكة 15%. ويجمع تقرير نموذج الإقرار الضريبي أرقام فواتيرك في نهاية كل فترة، ثم تقدم الإقرار بنفسك عبر بوابة الهيئة.
الربط مع الهيئة في المرحلة الثانية متاح بحسب اشتراكك، فاسأل المبيعات عنه.
دليلك إلى شروط الفاتورة الضريبية في السعودية
5. حسابات المسابح بينك وبين محاسبك
في قيود يفتح محاسبك، أو مكتب المحاسبة الذي يتابع شركتك، الدفاتر نفسها: أنت تسأل عن المالكين والعقود، وهو يراجع المستندات والتقارير.
ما تتابعه أنت
- رصيد كل مالك وكل فندق في كشف حساب العميل.
- حالة كل سند قبض: مستعمل أو مستعمل جزئيا أو غير مستعمل.
- أرقام كل مسبح في قائمة الدخل المصفاة بمشروعه، بحسب اشتراكك.
- عقود الصيانة المتكررة وحالة كل منها: مجدولة أو نشطة أو مكتملة، بحسب اشتراكك.
ما يراجعه محاسبك
- المستندات كلها: فواتير المبيعات وسندات القبض والإشعارات الدائنة، وفواتير المشتريات وعمليات جرد المخزون بحسب اشتراكك.
- قائمة الدخل والميزانية العمومية وميزان المراجعة.
- تقرير نموذج الإقرار الضريبي في نهاية كل فترة.
- التقارير مصدرة بصيغتي Excel وPDF.
ولمحاسبك حساب مستخدم في قيود بالدور والصلاحيات التي تحددها، بحسب عدد المستخدمين في اشتراكك.
6. منتجات أخرى من قيود
تمسك قيود للمحاسبة دفاتر الشركة، أما رواتب عمال الإنشاء وفنيي الصيانة وحضورهم فمكانها قيود HR، وهو منتج مستقل باشتراكه الخاص.
قيود HR
لشركة مسابح لها عمال وفنيون في أكثر من فرع.
قيود HR نظام موارد بشرية سعودي، والربط مع قيود المحاسبة متاح الآن.
- مسير رواتب بالمستحقات والبدلات والخصومات والسلف، وملف حماية الأجور جاهز من المسير نفسه.
- الحضور والانصراف عبر الفروع، وساعات التأخير والعمل الإضافي تنتقل إلى المسير.
- كل وثيقة في ملف الموظف، كالإقامة والعقد، بتاريخ انتهائها وتنبيه قبله.
7. أسئلة شائعة
أي فاتورة أصدر لمالك فيلا، وأيها لفندق أو شركة؟
مالك الفيلا عميل فرد، فتصدر له فاتورة ضريبية مبسطة تبلغ إلى الهيئة خلال 24 ساعة من إصدارها. أما الفندق أو الشركة أو الجهة الحكومية فيصدر لها قيود فاتورة ضريبية تصدقها الهيئة قبل أن تصل إليها، والربط مع الهيئة في المرحلة الثانية متاح بحسب اشتراكك.
كيف أسجل العربون الذي يدفعه المالك قبل الحفر؟
من قائمة المبيعات اختر سندات العملاء، ثم أنشئ سند عميل باسم المالك بمبلغ العربون واحفظه. يبقى السند غير مستعمل ما دام لم يخصص لفاتورة، فإذا أصدرت فاتورة المسبح فاضغط دفع فيها وسددها من ذلك السند، كليا أو جزئيا.
كيف أصدر فاتورة الصيانة الشهرية دون أن أكتبها كل شهر؟
وافق على فاتورة صيانة الشهر الأول، ثم ادخل إلى المحاسبة واختر المعاملات المتكررة، بحسب اشتراكك، واضغط إنشاء معاملة متكررة. اجعل نوع التكرار شهريا، وحدد تاريخ بداية التكرار ونهاية بتاريخ أو بعدد أقصى من التكرار، وأرفق الفاتورة الموافق عليها مستندا، ثم اختر هل تنشأ الفواتير مسودة أو بانتظار الموافقة أو موافقا عليها.
كيف أسجل الكلور الذي يستهلكه فريق الصيانة؟
لا يتوفر في قيود سند صرف مخزني مباشر. فمن المنتجات والتكاليف افتح جرد المخزون، بحسب اشتراكك، وأنشئ جردا لموقع المستودع، واختر حساب التكلفة للكميات الناقصة، ثم أدخل الكمية الفعلية من الكلور، فيظهر الفرق ويقيد على ذلك الحساب.
هل ينظم قيود زيارات الصيانة ويوزع الفنيين على المسابح؟
قيود برنامج محاسبة، وما نعرضه في هذه الصفحة هو فواتير المبيعات وسندات القبض والإشعارات الدائنة وأرصدة العملاء، ومعها عروض الأسعار والمشاريع وفواتير المشتريات والمخزون وجرد المخزون والمعاملات المتكررة بحسب اشتراكك. أما تنظيم زيارات الصيانة وتوزيع الفنيين على المسابح فلا نعرضهما هنا.
هل تشمل التجربة المجانية المخزون وعروض الأسعار وعقود الصيانة؟
لا. تبدأ التجربة المجانية بالمحاسبة وفواتير المبيعات وسندات العملاء والإشعارات الدائنة، ولا تشمل عروض الأسعار والموردين وفواتير المشتريات والمصروفات والمنتجات المخزنة وجرد المخزون والمعاملات المتكررة والمشاريع وتقرير أعمار ديون العملاء، ولا الربط مع الهيئة في المرحلة الثانية ولا أكثر من مستخدم واحد. فهذه تتاح بحسب اشتراكك، ونطاق كل اشتراك يختلف، فاسأل المبيعات عن الاشتراك المناسب لشركتك.
بهذا تجتمع حسابات شركة المسابح في مكان واحد: الإنشاء والمعدات في فاتورة، والعربون في سند قبض، وكشف حساب لكل مالك.
