التصميم والشتلات والتنفيذ في فاتورة واحدة، وكل مبلغ يدفعه العميل في سند قبض باسمه.
سواء نسقت حديقة فيلا أو ساحات مجمع سكني، يدخل التصميم خدمة والشتلات منتجا في الفاتورة نفسها.
برنامج محاسبة لتنسيق الحدائق في السعودية يبدأ من فاتورة تحمل الحديقة كلها: رسمها، وما يزرع فيها، وأجرة تنفيذها. في شركة لاند سكيب في الرياض أو جدة أو الدمام، يوافق العميل على تصميم حديقته، ويدفع مبلغا قبل أن يبدأ العمال، ثم يدفع الباقي حين تكتمل الزراعة. أضف في قيود التصميم والتنفيذ من نوع «خدمة» والشتلات منتجا، وأصدر بها فاتورة مبيعات واحدة، وسجل كل مبلغ يصلك بسند قبض، قبل الفاتورة أو بعدها.
1. أين تضيع أرقام شركة تنسيق الحدائق؟
قبل أن تختار برنامج محاسبة لشركة تنسيق حدائق، راجع أين تتسرب أرقامك: تصميم يرسمه المهندس ولا يظهر في الفاتورة، ومبلغ يدفعه العميل قبل أن تصل الشتلات، وشتلات تشتريها من المشتل ولا تعرف كم بقي منها، وصيانة شهرية لحدائق عملائك تكتب فاتورتها من الذاكرة.
رسم الحديقة بلا بند
يقضي المهندس أياما في تصميم الحديقة، ثم تكتب الفاتورة بالشتلات والتنفيذ وحدهما، فيضيع أجر التصميم.
مع قيود: عرّف التصميم خدمة بسعره، وضعه بندا أول في فاتورة الحديقة.
مبلغ قبل وصول الشتلات
يسلمك صاحب الفيلا مبلغا قبل أن يبدأ العمال، فيبقى في دفتر الإيصالات حتى تكتمل الحديقة.
مع قيود: اجعل المبلغ سند قبض باسمه، وحين تصدر فاتورة الحديقة استعمل السند في سداد جزء منها.
شتلات المشتل بلا رصيد
تشتري من المشتل ثمانين شتلة، يزرع العمال منها ما يحتاجه الموقع، ولا يعرف أحد كم بقي منها.
مع قيود: اجعل الشتلات أصنافا مخزنة، فيزيد رصيدها بفاتورة المشتريات وينقص بفاتورة المبيعات، بحسب اشتراكك.
صيانة شهرية بلا فاتورة
لك عقود صيانة شهرية لحدائق عملائك، من قص العشب إلى التقليم، وفاتورة كل عقد مرهونة بذاكرتك.
مع قيود: حول فاتورة العقد إلى معاملة متكررة شهرية، بحسب اشتراكك.
2. حديقة فيلا واحدة من التصميم إلى الصيانة الشهرية
صاحب فيلا يطلب تصميم حديقته وتنفيذها، ثم صيانتها كل شهر. تابع طلبه في خمس محطات، تسجل كل منها سطرا في بطاقة الرحلة.
المحطة 1: يطلب صاحب الفيلا عرض سعر
قدم له عرض سعر بالتصميم والشتلات والتنفيذ وتاريخ انتهائه، وبعد الموافقة عليه حوله إلى فاتورة مبيعات.
المحطة 2: يدفع قبل بدء العمل
أنشئ باسمه سند قبض بالمبلغ قبل أي فاتورة، وسيظهر غير مستعمل ما دام لم يخصص لفاتورة.
المحطة 3: تشتري الشتلات من المشتل
سجل فاتورة المشتريات من المشتل بكمية الشتلات وسعر الوحدة، فيزيد رصيدها في المخزون لأنها أصناف مخزنة.
المحطة 4: تكتمل الحديقة وتصدر الفاتورة
أصدر فاتورة مبيعات بالتصميم والتنفيذ خدمتين والشتلات بندا، واستعمل سند القبض في سداد جزء منها، فتظهر حالتها مدفوعة جزئيا حتى يدفع العميل الباقي.
المحطة 5: تبدأ الصيانة الشهرية
بعد الموافقة على فاتورة الشهر الأول، اجعلها معاملة متكررة شهرية، فتنشأ كل شهر فاتورة بالحالة التي تختارها.
نطاق كل باقة يختلف، وبعض ما في هذه الصفحة يحتاج باقة أعلى، فراجع ما يناسب شركتك مع فريق المبيعات.
3. برنامج محاسبة لتنسيق الحدائق في السعودية: ست مهام يغطيها قيود
وراء كل حديقة تسلمها حسابات تتراكم: شتلات في المخزون، ومواد تشتريها للموقع، وعقود صيانة شهرية، وعملاء يدفعون على مراحل. وهذه ست مهام يغطيها قيود في شركة تنسيق الحدائق.
التصميم والتنفيذ خدمتان، والشتلة منتج
عرّف التصميم والتنفيذ منتجين من نوع «خدمة»: لا يخزنان، ويباعان فقط، ولكل منهما سعر بيع افتراضي وحساب إيراد ووحدة قياس وضريبة. وعرّف الشتلات منتجا بسعر بيعها، ثم ضع الثلاثة بنودا في فاتورة مبيعات واحدة، وغير سعر الوحدة في أي بند حين تتفق على سعر آخر.
الشتلات والمواد برصيدها
اجعل الشتلات والتربة وأنابيب الري أصنافا مخزنة، فيزيد رصيد المخزون بفاتورة المشتريات من المشتل أو المورد، وينقص حين تبيعها في فاتورة مبيعات. وإن تلفت شتلات قبل زراعتها فصار العدد الفعلي أقل مما في دفاترك، فأدخل الكمية الفعلية في جرد المخزون. ويعرض تقرير تكلفة المنتج وهامش الربح لكل صنف الكمية المتوفرة ومتوسط تكلفة الوحدة، ويحتاج تفعيل المشتريات والمخزون. وتتاح المنتجات المخزنة وفواتير المشتريات وجرد المخزون بحسب اشتراكك.
مشروع لكل حديقة تنفذها
أضف كل حديقة تنفذها مشروعا في المهام والمشاريع، واختره في «المعلومات الإضافية» في فاتورة المبيعات وفي كل فاتورة مشتريات تخصه، ثم اعرض قائمة الدخل مصفاة بالمشروع من «تحليل متقدم» لترى أرقام تلك الحديقة وحدها. وإن دفعت أجرة نقل للتربة، فعرّف النقل «مصروفا» في «المنتجات والتكاليف» قبل أن تضيفه بندا في فاتورة المشتريات. وتتاح المشاريع وفواتير المشتريات والمصروفات بحسب اشتراكك، فاسأل المبيعات عنها.
عقد الصيانة معاملة متكررة
حين توافق على فاتورة الشهر الأول من العقد، اذهب إلى المعاملات المتكررة في قائمة المحاسبة وأنشئ معاملة جديدة، تحدد فيها نوع التكرار شهري وتاريخ بداية التكرار، ثم تجعلها تنتهي في تاريخ معين أو بعد عدد أقصى من التكرارات، وترفق الفاتورة مستندا. ولأن قيود لا يوفر ميزة مباشرة لإضافة العقود، فبديله أن تسجل العقد مشروعا برقمه وتاريخ بدايته ونهايته وقيمته، وتربط به فواتيره. وتتاح المعاملات المتكررة والمشاريع بحسب اشتراكك.
عرض سعر لحديقة قبل تنفيذها
حين يطلب مالك فيلا أو إدارة مجمع سعر التصميم والتنفيذ قبل أن يقرر، قدم له عرض سعر بتاريخ انتهاء، أرسله إليه أو احفظه ملف PDF، وحين يصبح موافقا عليه حوله إلى فاتورة مبيعات. ولا يمس عرض السعر المخزون قبل تحويله، وإن قلت الشتلات المخزنة عن الكمية التي فيه فلن يتحول. ويتاح عرض السعر بحسب اشتراكك، ولنسخته الورقية نموذج عرض سعر.
حساب العميل وما دفعه
أصدر لإدارة المجمع أو للشركة فاتورة مبيعات آجلة، وسجل ما تدفعه بسند قبض على الفاتورة، كاملا أو على أجزاء، وتابع الرصيد في كشف حساب العميل. أما مقارنة الذمم المدينة بين الفترات في تقرير أعمار ديون العملاء فتتاح بحسب اشتراكك. ولا يدعم قيود قوائم أسعار خاصة بكل عميل، فإن اتفقت مع مجمع على سعر مختلف غيرته في بند الفاتورة.
4. فواتير تنسيق الحدائق وهيئة الزكاة والضريبة والجمارك
لصاحب فيلا أم لشركة؟
العميل هو ما يحدد نوع الفاتورة، لا نوع العمل في الحديقة.
- لعميل فرد: فاتورة ضريبية مبسطة تسلمها له عند البيع، وتبلغ إلى الهيئة خلال 24 ساعة من إصدارها.
- لشركة أو جهة حكومية: فاتورة ضريبية تصدقها الهيئة أولا، ثم تصل إلى العميل.
ضريبة على كل بند
لكل خدمة ومنتج ضريبة افتراضية تختارها من الضرائب المعرفة في منشأتك، فتظهر في بند الفاتورة ويمكنك تعديلها. والنسبة الأساسية لـضريبة القيمة المضافة في المملكة 15%. وفي نهاية الفترة يجمع تقرير نموذج الإقرار الضريبي أرقام فواتيرك، ثم تقدم الإقرار بنفسك عبر بوابة الهيئة.
الربط مع الهيئة في المرحلة الثانية متاح بحسب اشتراكك، فاسأل المبيعات عنه.
دليلك إلى شروط الفاتورة الضريبية في السعودية
5. أرقام الحدائق بينك وبين محاسبك
لمحاسبك، أو لمكتب المحاسبة الذي تتعامل معه، الدفاتر نفسها التي تراها في قيود: أنت تسأل عن العملاء والعقود، وهو يراجع المستندات والتقارير.
ما تتابعه أنت
- رصيد كل عميل في كشف حساب العميل.
- حالة كل عرض سعر أرسلته، بحسب اشتراكك.
- عقود الصيانة المتكررة وحالة كل منها: مجدولة أو نشطة أو مكتملة، بحسب اشتراكك.
- الكمية المتوفرة من كل صنف من الشتلات والمواد، بحسب اشتراكك.
ما يراجعه محاسبك
- المستندات كلها: فواتير المبيعات، وفواتير المشتريات بحسب اشتراكك، وسندات القبض، والإشعارات الدائنة.
- قائمة الدخل لكل مشروع بحسب اشتراكك، والميزانية العمومية، وميزان المراجعة.
- تقرير نموذج الإقرار الضريبي في نهاية كل فترة.
- التقارير مصدرة بصيغتي Excel وPDF.
ولمحاسبك حساب مستخدم في قيود بالدور والصلاحيات التي تمنحها له، بحسب عدد المستخدمين في اشتراكك.
6. منتجات أخرى من قيود
تمسك الدفاتر في قيود للمحاسبة، أما عمال الزراعة وفريق المكتب فلهم قيود HR، وهو منتج مستقل باشتراكه الخاص.
قيود HR
لشركة تنسيق حدائق لها عمال في أكثر من فرع.
قيود HR نظام موارد بشرية سعودي، والربط مع قيود المحاسبة متاح الآن.
- مسير رواتب بالمستحقات والبدلات والخصومات والسلف، وملف حماية الأجور جاهز من المسير نفسه.
- الحضور والانصراف عبر الفروع، وساعات التأخير والعمل الإضافي تنتقل إلى المسير.
- كل وثيقة في ملف الموظف، كالإقامة والعقد، بتاريخ انتهائها وتنبيه قبله.
7. أسئلة شائعة
أي فاتورة أصدر لصاحب فيلا، وأيها لشركة؟
لصاحب الفيلا فاتورة ضريبية مبسطة تبلغ إلى الهيئة خلال 24 ساعة من إصدارها، وللشركة أو الجهة الحكومية فاتورة ضريبية تصدقها الهيئة قبل أن تصل إليها. والربط مع الهيئة في المرحلة الثانية متاح بحسب اشتراكك.
كيف أجمع التصميم والشتلات والتنفيذ في فاتورة واحدة؟
من المنتجات والتكاليف أنشئ التصميم والتنفيذ منتجين من نوع «خدمة»، لكل منهما سعر بيع افتراضي وحساب إيراد وضريبة، وأنشئ الشتلات منتجا بسعر بيعها. ثم أنشئ فاتورة مبيعات، وأضف التصميم بندا، واضغط أضف المزيد لتضيف الشتلات والتنفيذ، وعدل سعر الوحدة في أي بند إن اتفقت مع العميل على سعر آخر.
كيف أصدر فاتورة الصيانة الشهرية دون أن أكتبها كل شهر؟
بعد أن توافق على فاتورة الشهر الأول، ادخل إلى المحاسبة ثم المعاملات المتكررة، واضغط إنشاء معاملة متكررة. اختر نوع التكرار شهري وتاريخ بداية التكرار، واجعل الانتهاء بتاريخ أو بعدد أقصى من التكرار، وأرفق الفاتورة مستندا، ثم حدد هل تنشأ الفواتير مسودة أو بانتظار الموافقة أو موافقا عليها. وتتاح المعاملات المتكررة بحسب اشتراكك.
كيف أسجل مبلغا يدفعه العميل قبل بدء التنفيذ؟
من قائمة المبيعات اختر سندات العملاء، وأنشئ سندا باسم العميل بالمبلغ المقبوض. يبقى السند غير مستعمل ما دام لم يخصص لفاتورة، فإذا أصدرت فاتورة الحديقة فاضغط دفع واستعمل السند لسداد جزء منها.
هل يوزع قيود العمال على المواقع ويجدول مواعيد الصيانة والري؟
قيود برنامج محاسبة، وهذه الصفحة تعرض الفواتير والسندات وأرصدة العملاء، ومعها المخزون والمشاريع بحسب اشتراكك. أما توزيع العمال على المواقع وجدولة مواعيد الصيانة والري فليسا مما نعرضه هنا، فاسأل فريق المبيعات عما يناسب شركتك.
هل تشمل التجربة المجانية المخزون وعروض الأسعار وعقود الصيانة؟
لا. تبدأ التجربة المجانية بالمحاسبة وفواتير المبيعات وسندات العملاء والإشعارات الدائنة، ولا تشمل المنتجات المخزنة والموردين وفواتير المشتريات والمصروفات وجرد المخزون وعروض الأسعار والمعاملات المتكررة والمشاريع وتقرير أعمار ديون العملاء، ولا الربط مع الهيئة في المرحلة الثانية. فهذه تتاح بحسب اشتراكك، ونطاق كل اشتراك يختلف، فاسأل المبيعات عن الاشتراك المناسب لشركتك.
بهذا تبقى حسابات شركة تنسيق الحدائق في مكان واحد: التصميم والشتلات والتنفيذ، وما يدفعه العميل، وفاتورة الصيانة في كل شهر.
