المكيف وتركيبه في فاتورة واحدة، ولكل عميل كشف حساب بدفعاته.
سواء كان عميلك فردا أو شركة، فالجهاز بند والتركيب خدمة في الفاتورة نفسها.
برنامج محاسبة للتكييف والتبريد في السعودية يبدأ من فاتورة فيها الجهاز وتركيبه معا. في شركة تكييف في الرياض أو جدة أو الدمام، يشتري العميل مكيفين ويطلب تركيبهما، ويدفع جزءا من المبلغ قبل أن يبدأ العمل وجزءا بعده. أضف المكيف في قيود منتجا والتركيب خدمة، وأصدر بهما فاتورة مبيعات واحدة، وسجل ما يدفعه العميل بسند قبض، قبل الفاتورة أو بعدها.
1. أين تتفرق حسابات شركة التكييف والتبريد؟
قبل أن تختار برنامج محاسبة لشركة تكييف وتبريد، راجع أين تضيع أرقامك اليوم: جهاز يباع في ورقة وتركيبه في أخرى، ومبلغ يدفعه العميل قبل التركيب، وقطع غيار تخرج من المستودع دون أثر، وعقد صيانة شهري تتذكره أنت وحدك.
الجهاز في ورقة، والتركيب في أخرى
يكتب البائع سعر المكيف في فاتورة، ويكتب الفني أجرة التركيب في ورقة منفصلة، فلا تجتمع قيمة الطلب في مكان واحد.
مع قيود: أضف المكيف منتجا والتركيب خدمة، وضعهما بندين في فاتورة مبيعات واحدة.
مبلغ قبل التركيب
يدفع العميل جزءا من المبلغ ليبدأ العمل، فيبقى ما دفعه في إيصال ورقي حتى تصدر الفاتورة.
مع قيود: سجله سند قبض قبل الفاتورة، فيبقى غير مستعمل حتى تسدد به جزءا من فاتورته.
قطعة غيار تخرج دون أثر
تخرج قطعة غيار من المستودع لجهاز عميل، ولا يعرف أحد كم بقي منها.
مع قيود: عرّف قطع الغيار منتجات مخزنة، فيزيد رصيدها بفاتورة الشراء وينقص بفاتورة المبيعات، بحسب اشتراكك.
عقد صيانة في ذاكرتك
لك عقود صيانة شهرية مع مبان وشركات، وفاتورة كل شهر تنتظر أن تتذكرها.
مع قيود: اجعل فاتورة العقد معاملة متكررة شهرية، بحسب اشتراكك.
2. طلب تكييف واحد في دفاترك: من عرض السعر إلى عقد الصيانة
تابع طلبا واحدا لتكييف مبنى، من عرض السعر إلى عقد صيانته، في خمس محطات تضيف كل منها سطرا إلى بطاقة الرحلة.
المحطة 1: يطلب العميل عرض سعر
قدم له عرض سعر بالمكيفات وتركيبها وتاريخ انتهائه، وأرسله إليه أو صدره إلى PDF، ثم حوله إلى فاتورة مبيعات بعد الموافقة عليه.
المحطة 2: يدفع العميل قبل التركيب
سجل ما دفعه سند قبض باسمه قبل أن تصدر الفاتورة، فيبقى غير مستعمل إلى أن تسدد به جزءا من فاتورته.
المحطة 3: تركب المكيفات وتصدر الفاتورة
أصدر فاتورة مبيعات بالمكيفات بنودا والتركيب خدمة، وسدد جزءا منها بسند القبض، فتصبح مدفوعة جزئيا إلى أن يدفع الباقي.
المحطة 4: يبدأ عقد الصيانة
أصدر فاتورة العقد الأولى ووافق عليها، ثم اجعلها معاملة متكررة شهرية، فتنشأ فاتورة كل شهر بالحالة التي تختارها.
المحطة 5: يحتاج جهاز قطعة خارج العقد
أصدر بالقطعة فاتورة مبيعات مستقلة، فينقص رصيدها من المخزون لأنها صنف مخزن.
نطاق كل باقة يختلف، وبعض القدرات في هذه الصفحة تحتاج باقة أعلى، فراجع ما يناسب شركتك مع فريق المبيعات.
3. برنامج محاسبة للتكييف والتبريد في السعودية: ما يغطيه قيود في شركتك
حول كل جهاز تبيعه وتركبه حسابات أخرى: قطع غيار في المستودع، وعقود شهرية، وشركات تدفع على دفعات. وهذه ست مهام يغطيها قيود في شركة التكييف.
المكيف منتج والتركيب خدمة
أضف المكيف منتجا بسعر بيعه، وأضف التركيب من نوع «خدمة»: لا تخزن، وتباع فقط بسعر بيع افتراضي وحساب إيراد تحددهما، ولها وحدة قياس وضريبة. ثم ضعهما بندين في فاتورة مبيعات واحدة، ولك أن تعدل سعر الوحدة في الفاتورة.
قطع الغيار برصيدها
عرّف قطع الغيار منتجات مخزنة، فيزيد رصيد المخزون حين تسجل فاتورة شراء من المورد، وينقص حين تبيع القطعة في فاتورة مبيعات. ويعرض تقرير تكلفة المنتج وهامش الربح لكل قطعة الكمية المتوفرة ومتوسط تكلفة الوحدة، ويحتاج تفعيل المشتريات والمخزون بحسب اشتراكك.
عقد الصيانة معاملة متكررة
أصدر فاتورة العقد الأولى ووافق عليها، ثم افتح المحاسبة، فالمعاملات المتكررة، وأنشئ معاملة متكررة: حدد تاريخ بداية التكرار، ونوعه شهري، وانتهاءه في تاريخ محدد أو بعد عدد من المرات، وأضف الفاتورة مستندا. وتتاح المعاملات المتكررة بحسب اشتراكك.
عرض سعر لتكييف مبنى
حين يطلب مالك مبنى سعر المكيفات وتركيبها قبل أن يقرر، قدم له عرض سعر بتاريخ انتهاء، ثم حوله إلى فاتورة مبيعات بعد الموافقة عليه. ولا يخصم عرض السعر شيئا من المخزون قبل تحويله، ولا يتحول إذا لم تكف الكميات المتوفرة من الأجهزة المخزنة. ويتاح عرض السعر بحسب اشتراكك، ولنسخته الورقية نموذج عرض سعر.
العقد مشروعا في قيود
لا يوفر قيود ميزة مباشرة لإضافة العقود، والبديل أن تضيف العقد مشروعا في المهام والمشاريع، برقمه وتاريخ بدايته ونهايته وقيمته، ثم تربط به فواتيره ومصاريفه. وتتاح المشاريع بحسب اشتراكك، فاسأل المبيعات عنها.
حساب الشركة وما دفعته
أصدر للشركة أو لمالك المبنى فاتورة مبيعات آجلة، وسجل ما يدفعه بسند قبض على الفاتورة، كاملا أو جزئيا. وتابع رصيده في كشف حساب العميل، وقارن الذمم المدينة بين الفترات في تقرير أعمار ديون العملاء بحسب اشتراكك. ولا يدعم قيود قوائم أسعار خاصة بكل عميل، فإن اتفقت مع شركة على سعر آخر عدلته في بند الفاتورة.
4. فواتير التكييف وهيئة الزكاة والضريبة والجمارك
لعميل فرد أم لشركة؟
نوع الفاتورة يتحدد بالعميل، لا بالجهاز.
- لعميل فرد: فاتورة ضريبية مبسطة تسلمها له عند البيع، وتبلغ إلى الهيئة خلال 24 ساعة من إصدارها.
- لشركة أو جهة حكومية: فاتورة ضريبية تصدقها الهيئة أولا، ثم تصل إلى العميل.
ضريبة كل بند
لكل منتج وخدمة ضريبته الافتراضية، تختارها من الضرائب المعرفة في منشأتك، وتظهر في بند الفاتورة ويمكن تعديلها. وضريبة القيمة المضافة نسبتها الأساسية في المملكة 15%. وفي نهاية الفترة يجمع تقرير نموذج الإقرار الضريبي أرقامك من الفواتير، ثم تقدم الإقرار بنفسك عبر بوابة الهيئة.
الربط مع الهيئة في المرحلة الثانية متاح بحسب اشتراكك، فاسأل المبيعات عنه.
دليلك إلى شروط الفاتورة الضريبية في السعودية
5. محاسبك يراجع وأنت تتابع
إن كان لشركتك محاسب أو مكتب محاسبة، فهو يراجع في قيود الأرقام نفسها التي تتابعها أنت، كل منكما من زاويته.
ما تتابعه أنت
- ما بقي على كل عميل وشركة في كشف حساب العميل.
- عروض الأسعار وحالة كل منها، بحسب اشتراكك.
- المعاملات المتكررة لعقود الصيانة بحسب اشتراكك، وحالة كل منها: مجدولة أو نشطة أو مكتملة.
- رصيد كل قطعة غيار في المخزون، بحسب اشتراكك.
ما يراجعه محاسبك
- فواتير المبيعات وسندات القبض والإشعارات الدائنة، وفواتير المشتريات بحسب اشتراكك.
- قائمة الدخل والميزانية العمومية وميزان المراجعة، وأعمار ديون العملاء بحسب اشتراكك.
- تقرير نموذج الإقرار الضريبي في نهاية كل فترة.
- تصدير التقارير إلى Excel وPDF.
أضف محاسبك مستخدما بالدور والصلاحيات التي تحددها، بحسب عدد المستخدمين في اشتراكك.
6. منتجات أخرى من قيود
تمسك حسابات الشركة في قيود للمحاسبة، ولفريق الفنيين والمكتب منتج آخر من قيود: قيود HR، باشتراكه الخاص.
قيود HR
لشركة تكييف لها فنيون في أكثر من فرع.
قيود HR نظام موارد بشرية سعودي، والربط مع قيود المحاسبة متاح الآن.
- مسير رواتب بالمستحقات والبدلات والخصومات والسلف، وملف حماية الأجور جاهز من المسير نفسه.
- الحضور والانصراف عبر الفروع، وساعات التأخير والعمل الإضافي تنتقل إلى المسير.
- كل وثيقة في ملف الموظف، كالإقامة والعقد، بتاريخ انتهائها وتنبيه قبله.
7. أسئلة شائعة
أي فاتورة أصدر لعميل فرد، وأيها لشركة؟
للفرد فاتورة ضريبية مبسطة تبلغ إلى الهيئة خلال 24 ساعة من إصدارها، وللشركة أو الجهة الحكومية فاتورة ضريبية تصدقها الهيئة قبل وصولها إلى العميل. والربط مع الهيئة في المرحلة الثانية متاح بحسب اشتراكك.
كيف أفوتر المكيف وتركيبه في فاتورة واحدة؟
من المنتجات والتكاليف أضف المكيف منتجا بسعر بيعه، وأضف التركيب منتجا من نوع «خدمة» بسعر بيع افتراضي وحساب إيراد وضريبة. ثم أنشئ فاتورة مبيعات، وأضف المكيف بندا، واضغط أضف المزيد لتضيف التركيب بندا ثانيا، وعدل سعر الوحدة إن اتفقت مع العميل على سعر آخر.
كيف أصدر فاتورة عقد الصيانة كل شهر دون أن أكتبها من جديد؟
أصدر فاتورة العقد الأولى ووافق عليها، ثم افتح المحاسبة، فالمعاملات المتكررة، واضغط إنشاء معاملة متكررة. حدد تاريخ بداية التكرار، ونوع التكرار شهري، والانتهاء في تاريخ محدد أو بعد عدد أقصى من التكرار، ثم أضف الفاتورة مستندا، واختر الحالة التي تنشأ بها الفواتير: مسودة أو بانتظار الموافقة أو موافق عليها. وتتاح المعاملات المتكررة بحسب اشتراكك.
كيف أسجل مبلغا يدفعه العميل قبل التركيب؟
من المبيعات افتح سندات العملاء، وأنشئ سند عميل باسمه بالمبلغ الذي قبضته، فيبقى غير مستعمل لأنه لم يخصص لفاتورة. وحين تصدر فاتورة التركيب اختر دفع، وسدد جزءا منها بالسند نفسه.
هل يدير قيود طلبات الصيانة وزيارات الفنيين؟
قيود برنامج محاسبة، والذي نعرضه في هذه الصفحة هو الفواتير والسندات والمخزون وأرصدة العملاء. أما تسجيل طلب الصيانة وجدولة زيارة الفني ومتابعة حالتها فلا نعرضه هنا، فاسأل المبيعات عما يناسب شركتك.
هل أضع سعرا خاصا لعقد شركة أو مبنى؟
لا يدعم قيود قوائم أسعار مخصصة ولا سعرا خاصا لكل عميل. ما يتاح لك أن تعدل سعر الوحدة في بند الفاتورة، أو في عرض السعر بحسب اشتراكك، أو أن تعرف الخدمة المتفق عليها منتجا مستقلا بسعره، مثل صيانة مبنى بعينه.
وهكذا تجتمع حسابات شركة التكييف في مكان واحد: الجهاز وتركيبه، ودفعات العميل، وقطع الغيار، وفاتورة العقد كل شهر.
