كل خدمة في حفل عميلك بند بسعرها، وعربونه سند قبض قبل الفاتورة.
زفافا كان الحفل أو مناسبة لشركة، فالتنظيم والورد والتصوير بنود في فاتورة مبيعات واحدة.
برنامج محاسبة لتنظيم الفعاليات في السعودية يبدأ من فاتورة تجمع كل ما طلبه العميل لحفله. في شركة تنظيم فعاليات في الرياض أو جدة أو الخبر، يتفق العميل على تنظيم حفل زفافه وتنسيق ورد الطاولات وتصوير الحفل، ويدفع عربونا قبل الحفل بأسابيع والباقي بعده. أضف كل خدمة في قيود منتجا من نوع «خدمة» بسعرها، واجمعها في فاتورة مبيعات واحدة، وسجل العربون سند قبض باسم العميل قبل أن تصدر الفاتورة.
1. حفل واحد وأوراق كثيرة: أين تضيع أرقام منظم الحفلات؟
قبل أن تختار برنامج محاسبة لشركة تنظيم حفلات، عد الأوراق التي يتركها حفل واحد: عرض مكتوب في محادثة، وعربون لا يظهر إلا في رسالة البنك، ومبلغ دفعته للمصور مقدما، وفواتير موردين لا يجمعها شيء بفاتورة العميل.
خدمات الحفل في أوراق متفرقة
التنظيم في ورقة، والورد في أخرى، والتصوير في رسالة، والعميل يسأل عن مبلغ واحد.
مع قيود: أضف كل خدمة منتجا من نوع «خدمة» بسعرها، واجمعها بنودا في فاتورة مبيعات واحدة.
عربون العميل في محادثة
يحول العميل العربون قبل الحفل بأسابيع، ولا يبقى منه في دفاترك إلا رسالة البنك.
مع قيود: سجله سند قبض باسمه قبل الفاتورة، فيبقى غير مستعمل حتى تسدد به جزءا منها.
مبلغ دفعته لمورد مقدما
تدفع للمصور أو لمنسق الإضاءة مبلغا مقدما ليثبت لك تاريخ الحفل، ثم يضيع ما دفعته بين الأوراق.
مع قيود: سجله سند مورد مستقلا، فيبقى غير مستعمل حتى تسدد به فاتورته، بحسب اشتراكك.
حفل انتهى ولا تعرف أرقامه
بعد الحفل تتوزع إيراداته ومصاريفه على فواتير كثيرة، فلا ترى أرقامه وحدها.
مع قيود: أضف الحفل مشروعا، واربط به فاتورة العميل وفواتير الموردين، بحسب اشتراكك.
2. حفل زفاف في دفاترك: من عرض السعر إلى ليلة الحفل
يمر الحفل الواحد بخمس محطات قبل أن تكتمل حساباته، وتسجل بطاقة الرحلة رقم كل محطة.
المحطة 1: يطلب العميل عرض سعر
قدم له عرض سعر بخدمات الحفل وتاريخ انتهائه، وأرسله إليه أو صدره إلى PDF، ثم حوله إلى فاتورة مبيعات بعد الموافقة عليه.
المحطة 2: يدفع العميل العربون
سجل العربون سند قبض باسم العميل قبل الفاتورة، فيبقى غير مستعمل إلى أن تخصصه لها.
المحطة 3: تدفع للمصور مقدما
سجل ما دفعته له سند مورد مستقلا، فيبقى غير مستعمل إلى أن تصل فاتورته.
المحطة 4: تصل فاتورة المصور
سجلها فاتورة بسيطة باسمه وبحساب المصروف، واربطها بمشروع الحفل، ثم سددها بالسند الذي دفعته مقدما.
المحطة 5: ليلة الحفل تصدر الفاتورة
أصدر فاتورة المبيعات بخدمات الحفل، واختر دفع لتسدد جزءا منها بسند العربون، فتصبح مدفوعة جزئيا إلى أن يدفع العميل الباقي.
نطاق كل باقة يختلف، وبعض القدرات في هذه الصفحة تحتاج باقة أعلى، فراجع ما يناسب شركتك مع فريق المبيعات.
3. برنامج محاسبة لتنظيم الفعاليات في السعودية: ما يغطيه قيود في شركتك
بين العميل الذي يدفع لك والموردين الذين تدفع لهم تمر حسابات الحفل كلها في شركتك. وهذه ست مهام يغطيها قيود فيها.
كل خدمة بند بسعرها
أضف التنظيم والورد والتصوير منتجات من نوع «خدمة»: لا تخزن، وتباع فقط بسعر بيع افتراضي وحساب إيراد تحددهما، ولكل منها ضريبتها ووحدة قياس تختارها، كالطاولة لتنسيق الورد. ثم اجمعها بنودا في فاتورة مبيعات واحدة، وعدل سعر الوحدة في البند إن اتفقت مع العميل على غيره.
عرض سعر قبل أن يقرر
قدم للعميل عرض سعر بخدمات الحفل وتاريخ انتهائه، وأرسله إليه أو صدره إلى PDF. وحين يصبح موافقا عليه حوله إلى فاتورة مبيعات، فتتغير حالته إلى تمت الفوترة. ويتاح عرض السعر بحسب اشتراكك، ولنسخته الورقية نموذج عرض سعر.
عربون العميل وما بقي عليه
سجل العربون سند قبض قبل الفاتورة، فيبقى غير مستعمل لأنه لم يخصص لفاتورة. وحين تصدر فاتورة الحفل اختر دفع وسدد بالسند جزءا منها، فتصبح مدفوعة جزئيا، ثم سجل الباقي بسند قبض حين يدفعه العميل.
الموردون وما دفعته لهم مقدما
سجل ما تدفعه مقدما للمصور أو للقاعة أو لمنسق الإضاءة سند مورد مستقلا، فيبقى غير مستعمل حتى تخصصه لفاتورته. وحين تصل فاتورة المورد سجلها فاتورة بسيطة باسمه، تختار فيها حساب المصروف بدلا من المنتجات، وسددها بالسند السابق. ويتاح الموردون وسنداتهم والفواتير البسيطة بحسب اشتراكك.
الحفل مشروعا
ولأرقام كل حفل وحده بديل في قيود: أضف الحفل مشروعا في المهام والمشاريع، واربط به فاتورة العميل وفواتير الموردين من تبويب المعلومات الإضافية. ثم افتح قائمة الدخل، واختر تحليل متقدم، وصفّ النتائج بالمشروع، وما لم تربطه به لا يظهر فيه. وتتاح المشاريع بحسب اشتراكك، فاسأل المبيعات عنها.
حساب العميل وحسابات الموردين
أصدر فاتورة الحفل آجلة لمن يدفع بعده، وتابع رصيده في كشف حساب العميل، وقارن الذمم المدينة بين الفترات في تقرير أعمار ديون العملاء، وما بقي للمصور والقاعة في تقرير أعمار ديون الموردين، والتقريران بحسب اشتراكك.
4. فواتير الحفلات وهيئة الزكاة والضريبة والجمارك
لعائلة أم لشركة؟
نوع الفاتورة يتحدد بالعميل، لا بالحفل.
- لعميل فرد أو عائلة: فاتورة ضريبية مبسطة تسلمها له، وتبلغ إلى الهيئة خلال 24 ساعة من إصدارها.
- لشركة أو جهة حكومية تنظم مناسبتها: فاتورة ضريبية تصدقها الهيئة أولا، ثم تصل إلى العميل.
ضريبة كل خدمة
لكل خدمة ضريبتها الافتراضية، تختارها من الضرائب المعرفة في منشأتك، وتظهر في بند الفاتورة ويمكن تعديلها. وضريبة القيمة المضافة نسبتها الأساسية في المملكة 15%. وفي نهاية الفترة يجمع تقرير نموذج الإقرار الضريبي أرقامك من الفواتير، ثم تقدم الإقرار بنفسك عبر بوابة الهيئة.
الربط مع الهيئة في المرحلة الثانية متاح بحسب اشتراكك، فاسأل المبيعات عنه.
دليلك إلى شروط الفاتورة الضريبية في السعودية
5. محاسبك يراجع، وأنت تتابع حفلاتك
إن كان لشركتك محاسب أو مكتب محاسبة، فهو يرى في قيود الأرقام نفسها التي تراها، ولكل منكما ما يهمه منها.
ما تتابعه أنت
- عروض الأسعار المرسلة وحالة كل منها، بحسب اشتراكك.
- عربون كل عميل، وما بقي عليه في كشف حساب العميل.
- ما دفعته مقدما لكل مورد، وما بقي له، بحسب اشتراكك.
- أرقام كل حفل ربطت به فواتيره، بحسب اشتراكك.
ما يراجعه محاسبك
- فواتير المبيعات وسندات العملاء، والفواتير البسيطة وسندات الموردين بحسب اشتراكك.
- قائمة الدخل والميزانية العمومية وميزان المراجعة، وأعمار ديون العملاء والموردين بحسب اشتراكك.
- تقرير نموذج الإقرار الضريبي في نهاية كل فترة.
- تصدير التقارير إلى Excel وPDF.
أضف محاسبك مستخدما بالدور والصلاحيات التي تحددها، بحسب عدد المستخدمين في اشتراكك.
6. منتجات أخرى من قيود
تمسك حسابات حفلاتك في قيود للمحاسبة، ولفريق التنظيم والمكتب منتج آخر من قيود: قيود HR، باشتراكه الخاص.
قيود HR
لشركة تنظيم فعاليات لها فريق في أكثر من فرع.
قيود HR نظام موارد بشرية سعودي، والربط مع قيود المحاسبة متاح الآن.
- مسير رواتب بالمستحقات والبدلات والخصومات والسلف، وملف حماية الأجور جاهز من المسير نفسه.
- الحضور والانصراف عبر الفروع، وساعات التأخير والعمل الإضافي تنتقل إلى المسير.
- كل وثيقة في ملف الموظف، كالإقامة والعقد، بتاريخ انتهائها وتنبيه قبله.
7. أسئلة شائعة
أي فاتورة أصدر لعائلة، وأيها لشركة تنظم مناسبتها؟
للعميل الفرد أو العائلة فاتورة ضريبية مبسطة تبلغ إلى الهيئة خلال 24 ساعة من إصدارها، وللشركة أو الجهة الحكومية فاتورة ضريبية تصدقها الهيئة قبل وصولها إلى العميل. والربط مع الهيئة في المرحلة الثانية متاح بحسب اشتراكك.
كيف أجمع خدمات الحفل في فاتورة واحدة؟
من المنتجات والتكاليف أضف كل خدمة منتجا من نوع «خدمة»، بسعر بيع افتراضي وحساب إيراد ووحدة قياس وضريبة. ثم أنشئ فاتورة مبيعات، وأضف الخدمة الأولى بندا، واضغط أضف المزيد لتضيف بقية الخدمات، وعدل سعر الوحدة في أي بند إن اتفقت مع العميل على سعر آخر.
كيف أسجل العربون قبل أن أصدر الفاتورة؟
من المبيعات افتح سندات العملاء، وأنشئ سند عميل باسمه بالمبلغ الذي قبضته، فيبقى غير مستعمل لأنه لم يخصص لفاتورة. وحين تصدر فاتورة الحفل اختر دفع، وسدد جزءا منها بالسند نفسه.
كيف أسجل ما دفعته مقدما لمورد، ثم فاتورته؟
أنشئ للمورد سند مورد مستقلا بالمبلغ الذي دفعته، فيبقى غير مستعمل حتى تخصصه لفاتورة. وحين تصل فاتورته افتح الفواتير البسيطة من المشتريات، واختر المورد وحساب المصروف، واربطها بمشروع الحفل إن شئت، ثم سددها باستخدام السند السابق. ويتاح الموردون وسنداتهم والفواتير البسيطة بحسب اشتراكك.
هل ينظم قيود مواعيد الحفلات وحجوزات الموردين؟
قيود برنامج محاسبة، وما نعرضه في هذه الصفحة هو الفواتير والسندات وأرصدة العملاء، ومعها عروض الأسعار وأرصدة الموردين بحسب اشتراكك. أما جدول مواعيد الحفلات وحجز القاعات والموردين ومتابعتها فلا نعرضه هنا، فاسأل المبيعات عما يناسب شركتك.
هل أرى أرقام كل حفل وحده؟
البديل في قيود أن تضيف الحفل مشروعا، وتربط به فاتورة المبيعات وفواتير الموردين من تبويب المعلومات الإضافية، ثم تصفّي قائمة الدخل بالمشروع من تحليل متقدم. وما لم تربطه بالمشروع لا يظهر فيه. وتتاح المشاريع بحسب اشتراكك، فاسأل المبيعات عنها.
وهكذا تجتمع حسابات الحفل في مكان واحد: خدماته في فاتورة، وعربون العميل في سنده، وما دفعته للموردين في حساباتهم.
