نموذج الفاتورة المبدئية مستند جاهز ترسله إلى عميلك قبل البيع، تثبت فيه البنود والأسعار والضريبة التقديرية ومدة الصلاحية وشروط الدفع والتسليم، فيعرف العميل التكلفة كاملة قبل أن يدفع أو يطلب موافقة إدارته. والفاتورة المبدئية (Proforma Invoice) ليست فاتورة ضريبية ولا تحل محلها. حمل نموذج الفاتورة المبدئية مجانا بصيغة PDF أو Word أو Excel.
ثلاث صيغ بالحقول نفسها. PDF للطباعة والتوقيع والختم، وفيه مربع فارغ لشعار منشأتك ولا يحمل شعار قيود. Word لتضع ترويستك وتعدل الشروط. Excel يحسب المبالغ والضريبة التقديرية والإجمالي والدفعة المقدمة، ويحمل لافتة قيود في جانب الورقة يمكنك حذفها. الملفات بلا بيانات تجريبية.
اقرأ هذا قبل الاستخدام
- الفاتورة المبدئية ليست فاتورة ضريبية. لا تضف إليها رمز استجابة سريعة، واجعل رقمها مختلفا عن تسلسل فواتيرك الضريبية، والضريبة فيها تقدير يعرفه العميل مسبقا.
- إذا استلمت دفعة مقدمة بناء عليها فأصدر فاتورة ضريبية. يعتبر التوريد قد حدث بمقدار المبلغ المستلم، وتصدر الفاتورة الضريبية عنه خلال 15 يوما من نهاية الشهر الذي استلمت فيه الدفعة.
- المثال في هذه الصفحة افتراضي للتوضيح فقط. أرقامه ليست أسعارا مرجعية ولا توصية، والملفات نفسها بلا أي بيانات.
- النموذج لا يغني عن رأي محاسبك. معالجة الدفعات المقدمة في دفاترك تتبع السياسة المحاسبية لمنشأتك، فاتفق عليها مع محاسبك قبل أول صفقة.
ما الذي يحتويه نموذج الفاتورة المبدئية
الصيغ الثلاث تحمل الأقسام نفسها بالترتيب نفسه، فما تكتبه في Word أو تطبعه من PDF يطابق ما تحسبه في Excel:
| قسم النموذج | ما يغطيه |
|---|---|
| بيانات البائع | اسم المنشأة ورقم السجل التجاري والرقم الضريبي والعنوان والهاتف والبريد الإلكتروني، مع مربع لشعار منشأتك |
| بيانات العميل | اسم العميل أو المنشأة ورقمه الضريبي إن وجد والعنوان واسم الشخص المسؤول وصفته ووسائل التواصل |
| بيانات الفاتورة المبدئية | رقم الفاتورة المبدئية وتاريخ الإصدار وتاريخ انتهاء الصلاحية ومرجع عرض السعر أو أمر الشراء والعملة ونسبة الدفعة المقدمة المطلوبة |
| الشحن والتسليم | عنوان التسليم إن اختلف وتاريخ التسليم المتوقع وطريقة الشحن ومن يتحمل تكلفته والوزن الإجمالي والحجمي التقديري وعدد الطرود |
| بنود الفاتورة المبدئية | 12 صفا: البيان والكمية وسعر الوحدة والخصم، ثم المبلغ قبل الضريبة ونسبة الضريبة والضريبة التقديرية والإجمالي لكل بند |
| رسوم إضافية والإجمالي التقديري | الشحن والتأمين والفحص والشهادات ورسوم أخرى، ثم المجموع قبل الضريبة وضريبة القيمة المضافة التقديرية والإجمالي والدفعة المقدمة المطلوبة والمتبقي بعدها |
| شروط الدفع والملاحظات | طريقة الدفع وبيانات الحساب البنكي للتحويل وموعد سداد المتبقي وأي شروط أخرى |
| التوقيع وقائمة الفحص | توقيع البائع وختمه، ثم موافقة العميل بتوقيعه وختمه، و10 بنود تراجعها قبل إرسال المستند |
نسبة الضريبة في ملف Excel تبدأ بنسبة 15% لكل بند وتقبل التعديل، لأن بعض التوريدات خاضعة لنسبة الصفر وبعضها معفى. والصفوف المحسوبة تبقى فارغة حتى تكتب الكمية أو المبلغ، فلا يمتلئ الملف بأصفار.
أي صيغة تختار: PDF أو Word أو Excel
| الصيغة | متى تختارها | ما تحصل عليه |
|---|---|---|
| فاتورة مبدئية PDF | حين تطبع المستند وتملؤه بخط اليد وتوقعه وتختمه ثم ترسله أو تمسحه ضوئيا | مستند A4 من 4 صفحات بخانات للكتابة، ومربع فارغ لشعار منشأتك، ولا يحمل شعار قيود لأنه يصدر باسم منشأتك |
| فاتورة مبدئية Word | حين تريد ترويسة منشأتك وصياغة شروطك بنفسك قبل الإرسال | مستند قابل للتعديل من اليمين إلى اليسار بمقاس A4، ويحمل شعار قيود في أعلاه وتستطيع حذفه ووضع شعارك مكانه |
| فاتورة مبدئية Excel | حين تكثر البنود وتحتاج إلى حساب المبالغ والضريبة والدفعة المقدمة بلا آلة حاسبة | ورقة واحدة بصيغ حسابية جاهزة للمبالغ والضريبة التقديرية والإجماليات والدفعة المقدمة والمتبقي |
وكثير من المنشآت تجمع بينها: تحسب الأرقام في Excel، ثم تنقلها إلى نسخة Word بترويستها، وتحفظها PDF قبل الإرسال حتى لا يعدلها أحد بعد التوقيع.
متى تحتاج فاتورة مبدئية
الفاتورة المبدئية، وتسمى أيضا الفاتورة الأولية، مستند تجاري يصدره البائع قبل إتمام البيع، يعرض فيه ما سيورده وبأي سعر وبأي شروط، ويأتي غالبا بعد أن يقبل العميل عرض السعر. هي لا تثبت أن البيع وقع، بل تثبت ما اتفق عليه الطرفان حتى الآن. وتحتاجها عادة في هذه الحالات:
- طلب دفعة مقدمة قبل أن تبدأ التجهيز أو الشحن.
- موافقة داخلية لدى المشتري، حين تشترط إدارته مستندا بالمبلغ الكامل قبل اعتماد الصرف.
- التمويل والاستيراد، إذ قد يطلب البنك أو الجهة المختصة فاتورة مبدئية لترتيب تمويل أو اعتماد مستندي أو تقدير تكلفة قبل الشحن. والجهة نفسها هي التي تحدد المستندات التي تقبلها.
- تثبيت الشروط قبل التوريد، حتى لا يختلف الطرفان لاحقا على الكميات أو مدة التسليم أو من يتحمل الشحن.
وللتوسع في تعريف الفاتورة المبدئية وأثرها الضريبي والمحاسبي بالتفصيل، اقرأ المقال المخصص لها في مدونة قيود. أما هذه الصفحة فمخصصة للنموذج وطريقة تعبئته.
الفرق بين الفاتورة المبدئية وعرض السعر والفاتورة الضريبية
الثلاثة تتشابه في الشكل، لكن كل واحد منها يأتي في مرحلة مختلفة من الصفقة:
| المستند | متى يصدر | ما يثبته | الأثر الضريبي |
|---|---|---|---|
| عرض السعر | أولا، حين يسأل العميل عن السعر | سعر مقترح قابل للتفاوض خلال مدة صلاحيته | إصداره ليس من الأحداث التي تنشئ استحقاق الضريبة |
| الفاتورة المبدئية | غالبا بعد قبول العرض وقبل التوريد | البنود والأسعار والشروط المتفق عليها، لطلب دفعة أو موافقة أو تمويل | إصدارها ليس من الأحداث التي تنشئ الاستحقاق، لكن استلام دفعة بناء عليها منها |
| الفاتورة الضريبية | عند التوريد أو استلام المقابل أو قبلهما، وللفاتورة الضريبية غير المبسطة مهلة أقصاها 15 يوما من نهاية شهر التوريد | أن التوريد وقع أو اعتبر واقعا، بالضريبة المستحقة عليه | تستحق الضريبة بتاريخ إصدارها إن صدرت قبل التوريد |
إن كنت في مرحلة العرض فاستخدم نموذج عرض سعر، وإن وقع التوريد أو استلمت المقابل فالمستند المطلوب فاتورة ضريبية، وتجد بنودها في نموذج فاتورة ضريبية. والمنشأة المسجلة في ضريبة القيمة المضافة تصدر فواتيرها الضريبية إلكترونيا منذ 4 ديسمبر 2021، وتفاصيل ذلك في صفحة الفاتورة الإلكترونية.
الفاتورة المبدئية وضريبة القيمة المضافة
ينقل الدليل الإرشادي للفواتير الضريبية الصادر عن هيئة الزكاة والضريبة والجمارك (النسخة الثالثة، مايو 2026) أن الضريبة تستحق عند أسبق ثلاثة أحداث: توريد السلع أو الخدمات، أو إصدار الفاتورة الضريبية، أو استلام المقابل كليا أو جزئيا وفي حدود المبلغ المستلم. والدليل لا يذكر الفاتورة المبدئية بالاسم، وإصدارها ليس واحدا من هذه الأحداث. ومن هنا ثلاث نتائج عملية:
- الضريبة في الفاتورة المبدئية تقدير. تعرضها ليعرف العميل التكلفة شاملة الضريبة، لا لأنها استحقت. لذلك يسميها النموذج «الضريبة التقديرية».
- الدفعة المقدمة تغير الصورة. إذا استلمت دفعة قبل التوريد، يعتبر التوريد قد حدث في تاريخ استلامها بمقدار المبلغ المدفوع، وتصدر فاتورة ضريبية عنه خلال 15 يوما من نهاية الشهر الذي استلمته فيه.
- تسمية الفاتورة الضريبية «مبدئية» لا تغير شيئا. إذا أصدرت فاتورة ضريبية قبل التوريد، تلتزم بالضريبة على أساس تاريخ إصدارها وتقر بها في الفترة التي صدرت فيها، حتى لو لم تستلم المبلغ. والفاتورة الضريبية تصدر مرة واحدة ولا يعدل تاريخ إصدارها، فإن ألغيت الصفقة بعدها فالتصحيح بإشعار دائن يشير إليها، وتجد بنوده في نموذج إشعار دائن.
كيف تعبئ نموذج الفاتورة المبدئية خطوة بخطوة
- اكتب بيانات منشأتك. الاسم ورقم السجل التجاري والرقم الضريبي كما في سجلاتك الرسمية، وضع شعارك في المربع المخصص له.
- اكتب بيانات العميل. اسمه أو اسم منشأته ورقمه الضريبي إن وجد، واسم الشخص المسؤول عن الصفقة لديه.
- رقم المستند وتاريخه وصلاحيته. اختر للفواتير المبدئية تسلسلا مستقلا عن الفواتير الضريبية، واكتب تاريخ الإصدار والتاريخ الذي تنتهي فيه صلاحية الأسعار.
- اربطها بما قبلها. اكتب رقم عرض السعر الذي قبله العميل أو رقم أمر الشراء الذي أرسله، حتى يسهل الرجوع إلى أصل الاتفاق.
- البنود. لكل بند صف مستقل بالبيان والكمية وسعر الوحدة والخصم، وراجع نسبة الضريبة لكل بند.
- الرسوم الإضافية. اكتب الشحن والتأمين والفحص وأي رسم آخر تحمله للعميل، واترك الصف فارغا إن لم يكن عليه رسم.
- الدفعة المقدمة والدفع. اكتب نسبة الدفعة المقدمة المطلوبة، وطريقة الدفع وبيانات الحساب البنكي، وموعد سداد المتبقي.
- التسليم. اكتب تاريخ التسليم المتوقع وطريقة الشحن ومن يتحمل تكلفته.
- التوقيع والإرسال. وقع واختم، ثم أرسل المستند واطلب من العميل التوقيع بالموافقة في الخانة المخصصة له.
مثال على فاتورة مبدئية: مثال افتراضي
مؤسسة توريد أجهزة تكييف أصدرت في 2 نوفمبر 2026 فاتورة مبدئية لشركة عميلة، صالحة حتى 16 نوفمبر 2026، بنسبة دفعة مقدمة 30%. هذه البنود كما تظهر في ملف Excel بعد التعبئة، والأرقام افتراضية للتوضيح:
| البيان | الكمية | سعر الوحدة | الخصم | قبل الضريبة | نسبة الضريبة | الضريبة التقديرية | الإجمالي |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| مكيف سبليت | 10 | 2,450 | 500 | 24,000 | 15% | 3,600 | 27,600 |
| تركيب وتشغيل | 10 | 300 | 0 | 3,000 | 15% | 450 | 3,450 |
| الشحن (رسم إضافي) | لا ينطبق | لا ينطبق | لا ينطبق | 800 | 15% | 120 | 920 |
| المجموع | لا ينطبق | لا ينطبق | 500 | 27,800 | لا ينطبق | 4,170 | 31,970 |
الخصم يطرح قبل حساب الضريبة، فضريبة المكيفات 15% من 24,000 لا من 24,500. وبنسبة دفعة مقدمة 30% يحسب الملف الدفعة المطلوبة 9,591 ريالا والمتبقي بعدها 22,379 ريالا.
ماذا يحدث بعد ذلك؟ إذا استلمت المؤسسة الدفعة المقدمة في 10 نوفمبر 2026، فعليها أن تصدر فاتورة ضريبية بمقدار المبلغ المستلم في موعد أقصاه 15 ديسمبر 2026، أي خلال 15 يوما من نهاية نوفمبر. وعن الباقي تصدر فاتورة ضريبية عند التسليم أو في موعد أقصاه 15 يوما من نهاية شهر التسليم. أما الفاتورة المبدئية نفسها فتبقى مرجعا للاتفاق، ولا تصبح فاتورة ضريبية بعد الدفع.
أخطاء شائعة في الفاتورة المبدئية
- إرسال فاتورة ضريبية كاملة وتسميتها مبدئية. ما صدر فعلا هو الذي يحكم، والضريبة تستحق بتاريخ إصدار الفاتورة الضريبية ولو قبل التوريد.
- استلام دفعة مقدمة دون فاتورة ضريبية. الدفعة تجعل التوريد واقعا بمقدارها، والفاتورة المبدئية لا تغني عن الفاتورة الضريبية عنها.
- رقم من تسلسل الفواتير الضريبية. يخلط بين المستندين في دفاترك وعند العميل. اجعل للفواتير المبدئية تسلسلا مستقلا.
- إضافة رمز استجابة سريعة. يوحي بأن المستند فاتورة ضريبية. الفاتورة المبدئية لا تحمله.
- ترك الصلاحية فارغة. فيطالب العميل بالسعر نفسه بعد أشهر تغيرت فيها تكلفتك.
- تسجيل الفاتورة المبدئية إيرادا. في الممارسة المعتادة لا يسجل لها قيد إيراد أو ذمة مدينة لأنها لا تثبت بيعا، والقيد ينشأ عند استلام الدفعة وعند التوريد. واتفق مع محاسبك على المعالجة المناسبة لمنشأتك.
كيف تتعامل مع مرحلة الفاتورة المبدئية في قيود
هذا النموذج ملف مستقل عن برنامج قيود المحاسبي. وفي قيود لا يوجد مستند باسم «فاتورة مبدئية»، والمستند الذي يغطي مرحلة ما قبل الفاتورة هو عرض السعر، ضمن إدارة المبيعات في قيود:
- إنشاء العرض. من قائمة المبيعات ثم عروض الأسعار ثم «عرض أسعار جديد»، تحدد العميل وتاريخ الإصدار وتاريخ انتهاء صلاحية العرض، وتضيف المنتجات أو الخدمات والملاحظات والشروط، ويمكنك إرفاق ملفات بالعرض.
- حالات العرض. يحفظ العرض مسودة، أو بانتظار الموافقة إن لم تكن لدى المستخدم صلاحية الموافقة، أو موافقا عليه. ثم ترسله إلى العميل من أيقونة الإرسال.
- التحويل إلى فاتورة. حين يكون العرض موافقا عليه تختار «تحويل لفاتورة»، فيعرض النظام فاتورة المبيعات لتعدلها أو تحفظها، وتصبح حالة العرض «تمت الفوترة».
- لا أثر قبل الفوترة. عروض الأسعار لا تؤثر على المخزون، والمخزون يتأثر عند تحويل العرض إلى فاتورة. وإلغاء عرض لم يحول إلى فاتورة لا يؤثر على الحسابات.
- رمز الاستجابة السريعة على الفاتورة لا على العرض. يظهر في فواتير المبيعات والإشعارات الدائنة الموافق عليها أو المدفوعة، ولا يظهر على عروض الأسعار.
ولاحظ أن عروض الأسعار غير متاحة في الباقة الأساسية، ومتاحة في الباقة الاحترافية والباقة المتقدمة، والتجربة المجانية تعمل على الباقة الأساسية. وإن أردت أن يحمل عرض السعر شعار منشأتك وألوانها، فهناك خدمة تصميم الفواتير وعروض الأسعار، وهي خدمة مدفوعة يصمم فيها كل نوع مستند على حدة.
نماذج ومقالات ذات صلة
تضم مكتبة قوالب قيود للأعمال نماذج للمراحل التي تسبق الفاتورة المبدئية وتليها: نموذج عرض سعر لمرحلة التفاوض، ونموذج فاتورة ضريبية لتجهيز بيانات الفاتورة بعد التوريد، ونموذج إشعار دائن إن ألغيت الصفقة بعد إصدار الفاتورة الضريبية. وللتوسع في الموضوع نفسه اقرأ مقال الفاتورة المبدئية في مدونة قيود.
الأسئلة الشائعة عن نموذج الفاتورة المبدئية
إجابات عما يسأله الناس قبل أن يصدروا فاتورة مبدئية ويرسلوها.
ما هي الفاتورة المبدئية؟
الفاتورة المبدئية مستند تجاري يصدره البائع قبل إتمام البيع، يعرض فيه البنود والأسعار والضريبة التقديرية ومدة الصلاحية وشروط الدفع والتسليم. وتستخدم غالبا بعد قبول عرض السعر لطلب دفعة مقدمة أو موافقة داخلية لدى المشتري أو لترتيب تمويل. وهي لا تثبت أن البيع وقع.
هل الفاتورة المبدئية فاتورة ضريبية؟
لا. الفاتورة المبدئية مستند يسبق البيع، والدليل الإرشادي للفواتير الضريبية لا يذكرها بالاسم. لكن العبرة بما يصدر فعلا: إذا أصدرت فاتورة ضريبية كاملة قبل التوريد وسميتها مبدئية، تستحق الضريبة بتاريخ إصدارها. لذلك لا تضف إلى الفاتورة المبدئية رمز استجابة سريعة، واجعل رقمها مختلفا عن تسلسل فواتيرك الضريبية.
ما الفرق بين الفاتورة المبدئية وعرض السعر؟
عرض السعر يأتي أولا ويعرض سعرا قابلا للتفاوض خلال مدة صلاحيته. والفاتورة المبدئية تأتي غالبا بعد قبول العرض، لتثبيت البنود والشروط وطلب الدفعة المقدمة أو الموافقة أو التمويل. ولا يثبت أي منهما أن البيع وقع.
هل أضع ضريبة القيمة المضافة في الفاتورة المبدئية؟
يمكنك أن تعرضها تقديرا ليعرف العميل التكلفة شاملة الضريبة، ولهذا يسميها النموذج «الضريبة التقديرية» ويضع لها نسبة 15% لكل بند تقبل التعديل. والضريبة تستحق عند أسبق ثلاثة أحداث: التوريد، أو إصدار الفاتورة الضريبية، أو استلام المقابل في حدود المبلغ المستلم. وإصدار الفاتورة المبدئية ليس واحدا منها.
استلمت دفعة مقدمة بناء على فاتورة مبدئية، ماذا أفعل؟
أصدر فاتورة ضريبية بمقدار المبلغ المستلم خلال 15 يوما من نهاية الشهر الذي استلمت فيه الدفعة، لأن التوريد يعتبر قد حدث في تاريخ استلامها بمقدار المبلغ المدفوع. ثم أصدر فاتورة ضريبية عن الباقي عند التوريد، أو في موعد أقصاه 15 يوما من نهاية شهر التوريد إن كانت فاتورة ضريبية غير مبسطة.
بأي صيغة أحمل نموذج الفاتورة المبدئية؟
النموذج متاح بثلاث صيغ بالحقول نفسها. اختر PDF إن كنت ستطبع المستند وتوقعه وتختمه، وهو بلا شعار قيود وفيه مربع لشعار منشأتك. واختر Word إن أردت وضع ترويستك وتعديل الشروط. واختر Excel إن أردت حساب المبالغ والضريبة التقديرية والإجمالي والدفعة المقدمة بالصيغ الجاهزة.
حمل نموذج الفاتورة المبدئية PDF وWord وExcel
النموذج متاح بثلاث صيغ بالحقول نفسها، وفي آخره قائمة فحص من 10 بنود. راجعها قبل أن ترسل الفاتورة المبدئية إلى عميلك.
جرب قيود مجانًا لمدة 14 يومًا، بدون بطاقة ائتمان.