نموذج مصادقة رصيد خطاب جاهز ترسله منشأتك إلى عميل أو مورد، تذكر فيه الرصيد بينكما في تاريخ محدد كما يظهر في دفاترك، وتطلب منه أن يؤكده أو يبين سبب اختلافه، ثم يوقع رده ويختمه ويعيده إليك. وفي الخطاب جزء مستقل لرد الطرف الآخر وجدول للبنود التي تفسر الفرق إن وجد. حمل نموذج مصادقة رصيد Word أو PDF مجانا.
صيغتان بالحقول نفسها. PDF للطباعة والتوقيع والختم، وفيه مربع فارغ لشعار منشأتك ولا يحمل شعار قيود. Word لتضع ترويستك وتعدل الصياغة، وفي أعلاه شعار قيود يمكنك حذفه. الملفان بلا بيانات تجريبية.
اقرأ هذا قبل الاستخدام
- هذا خطاب لمطابقة الحسابات، وليس مطالبة بالسداد ولا استشارة محاسبية. لم نكتب فيه حكما نظاميا ولا موعدا لإرسال المصادقات، ولا نقول إن إرسالها واجب على منشأتك.
- إن طلب مراجع حسابات منشأتك مصادقات فاتبع تعليماته. قد يحدد صياغة الخطاب وطريقة إرساله، وقد يطلب أن يصله الرد مباشرة لا عن طريق منشأتك.
- الرد الموقع يكشف الفرق ولا يصححه. يصحح الفرق بقيد في دفاتر الطرف الذي لم يسجل البند، بعد أن تعرف سببه.
- المثال في هذه الصفحة افتراضي للتوضيح فقط. أسماؤه وأرقامه ليست حقيقية، والملفان خاليان من أي بيانات.
ما الذي يحتويه نموذج مصادقة رصيد
الصيغتان تحملان الأقسام نفسها بالترتيب نفسه. الجزء الأول تعبئه منشأتك، والجزء الثاني يعبئه الطرف الآخر:
| قسم النموذج | ما يغطيه |
|---|---|
| بيانات المنشأة المرسلة | اسم المنشأة ورقم السجل التجاري والرقم الضريبي والعنوان ووسائل التواصل، مع مربع لشعار منشأتك في صيغة PDF |
| بيانات الطرف الآخر | اسم الجهة وصفتها في التعامل، عميلا أو موردا، ورقم حسابها في دفاترك واسم الشخص المسؤول والعنوان |
| بيانات الخطاب | الرقم المرجعي وتاريخ التحرير وتاريخ الرصيد المطلوب تأكيده وطريقة الإرسال ومعد المستند |
| نص الطلب | صياغة جاهزة تطلب المقارنة والرد سواء وافق الرصيد دفاتر الطرف الآخر أم لم يوافقها، وتنص على أن الخطاب ليس مطالبة بالسداد |
| الرصيد حسب دفاترنا | الرصيد رقما وكتابة، وعلامة تحدد هل هو مستحق لك أو عليك، وجدول اختياري لتفصيل الرصيد |
| إعادة الرد | اسم من يستلم الرد وصفته وعنوانه أو بريده، والمهلة المطلوبة وتاريخ الرد |
| توقيع المنشأة المرسلة | اسم الموقع وصفته وتاريخ التوقيع، ومكان للتوقيع وآخر للختم |
| رد الطرف الآخر | عبارتان يضع الطرف الآخر علامة أمام إحداهما: تأكيد الرصيد أو عدم الاتفاق، مع رصيده حسب دفاتره والفرق بين الرصيدين |
| البنود التي تفسر الفرق | جدول من 6 أسطر للبيان ورقم المستند وتاريخه والمبلغ، وهل يزيد البند الرصيد أو ينقصه |
| توقيع الطرف الآخر | اسم الجهة واسم الموقع وصفته وتاريخ الرد، ومكانا التوقيع والختم |
| المرفقات وقائمة الفحص | جدول للمستندات المرفقة، ثم 10 بنود تراجعها قبل الإرسال |
ملف PDF أربع صفحات: الأولى والثانية لخطاب منشأتك وتوقيعها، والثالثة كاملة لرد الطرف الآخر وتوقيعه، والرابعة لجدول المرفقات وقائمة الفحص. أرسل الصفحات الثلاث الأولى، وأرسل معها الرابعة إن ذكرت في جدولها مرفقات، وراجع قائمة الفحص قبل الإرسال.
ما هي مصادقة الرصيد ومتى ترسلها
مصادقة الرصيد خطاب تطلب فيه المنشأة من جهة تتعامل معها بالآجل، عميلا كانت أو موردا، أن تقارن الرصيد المسجل في دفاتر المنشأة برصيدها في دفاترها في تاريخ واحد، ثم تؤكده كتابة أو تذكر الرصيد الذي لديها وأسباب الاختلاف. ويسمى أيضا خطاب تأكيد رصيد، وبالإنجليزية Balance Confirmation Letter.
وتلجأ المنشآت إليها عادة في المواقف الآتية:
- عند إقفال الشهر أو السنة المالية. للتأكد من أن أرصدة العملاء والموردين في الدفاتر يقابلها ما في دفاتر الطرف الآخر قبل إعداد القوائم المالية.
- عند طلب مراجع الحسابات. كثيرا ما يطلب المراجعون مصادقات من العملاء والموردين ضمن ما يجمعونه من أدلة على صحة الأرصدة.
- عند خلاف أو تأخر في السداد. لتحديد الرصيد الذي يتفق عليه الطرفان قبل أي خطوة أخرى.
- عند ظهور رصيد قديم لا تعرف سببه. في تقرير أعمار الديون أو في كشف حساب الجهة.
- قبل إنهاء التعامل مع جهة أو تسليم حساباتها لمحاسب جديد. ليبدأ من بعدك من رصيد مؤكد.
الفرق بين مصادقة الرصيد وكشف الحساب ومطابقة الرصيد
ثلاثة مستندات تتناول الرصيد نفسه، ولكل منها عمل مختلف:
| المستند | من يعده | ما يطلبه من الطرف الآخر |
|---|---|---|
| كشف الحساب | المنشأة من دفاترها | لا يطلب شيئا. يعرض حركات الجهة ورصيدها للاطلاع |
| مطابقة الرصيد | المنشأة، وقد يشترك فيها الطرفان | مراجعة الحركات بندا بندا حتى يصل الطرفان إلى رصيد واحد |
| مصادقة الرصيد | المنشأة، وترسله إلى الطرف الآخر | تأكيد رصيد واحد في تاريخ محدد أو بيان سبب الخلاف، بتوقيع وختم |
لذلك يرفق كثير من المحاسبين كشف الحساب بخطاب المصادقة: الكشف يشرح الرصيد والخطاب يطلب تأكيده. ولإعداد الكشف الذي ترفقه استخدم نموذج كشف حساب. وإن أردت مراجعة حركات عميل بعينها حتى تصل معه إلى رصيد متفق عليه فقارن الكشف في دفاترك بالكشف في دفاتر العميل بندا بندا.
كيف تعبئ نموذج مصادقة رصيد خطوة بخطوة
يصلح نموذج مصادقة رصيد عميل أو مورد بالحقول نفسها، وتحدد صفة الجهة في خانتها. ابدأ من دفاترك قبل أن تكتب أي رقم في الخطاب:
- حدد تاريخ المصادقة والجهات. التاريخ يكون غالبا نهاية شهر أو سنة مالية. واختر الجهات التي سترسل إليها، مثل أصحاب الأرصدة الكبيرة أو القديمة أو المختلف عليها.
- استخرج رصيد كل جهة في ذلك التاريخ. انقله من كشف حساب الجهة في دفاترك، بعد أن تتأكد أن الفواتير والسندات والإشعارات حتى ذلك التاريخ مسجلة.
- اكتب بيانات منشأتك والجهة والخطاب. ورقم حساب الجهة في دفاترك يساعدها على معرفة الحساب المقصود، خاصة إن كان لها أكثر من فرع أو سجل.
- اكتب الرصيد رقما وكتابة وحدد طبيعته. ضع علامة أمام «الرصيد مستحق لنا عليكم» إن كان الرصيد لك، أو أمام «الرصيد مستحق لكم علينا» إن كان عليك.
- اكتب تفاصيل الرصيد أو أرفق كشف الحساب. الجدول في الخطاب يكفي لعدد قليل من الفواتير، والكشف أوضح إن كثرت الحركات. واذكر الكشف في جدول المرفقات.
- حدد عنوان إعادة الرد والمهلة. اكتب اسم من يستلم الرد وبريده أو عنوانه، وعدد أيام الرد وتاريخه.
- راجع قائمة الفحص ثم وقع الخطاب واختمه وأرسله. احتفظ بصورة منه وبما يثبت إرساله، وسجل تاريخ الإرسال لتتابع الرد.
كيف يرد العميل أو المورد على خطاب المصادقة
يقارن الطرف الآخر الرصيد بدفاتره في التاريخ نفسه، ثم يعبئ الصفحة الثالثة من النموذج:
- إن وافق الرصيد دفاتره وضع علامة أمام «نؤكد صحة الرصيد المبين أعلاه كما في التاريخ المذكور»، ثم وقع وختم.
- إن لم يوافقها وضع علامة أمام «لا نتفق مع الرصيد المبين أعلاه»، وكتب رصيده حسب دفاتره والفرق بين الرصيدين، ثم ذكر في جدول البنود ما يفسر الفرق، كل بند في سطر مع رقم مستنده وتاريخه ومبلغه وأثره على الرصيد.
وحين يصلك رد بفرق، ميز بين نوعين من البنود. الأول بنود توقيت تختفي وحدها، مثل دفعة أرسلها الطرف الآخر ولم تصل إلى حسابك بعد، فتوثقها وتتابعها. والثاني بنود سجلها طرف ولم يسجلها الآخر، مثل فاتورة أو إشعار دائن، فيصححها الطرف الذي لم يسجلها بقيد في دفاتره.
وإن لم يصل رد في المهلة فتابع الجهة وأرسل الخطاب مرة ثانية، واحتفظ بما يثبت المتابعة. وإن كانت المصادقات بطلب من مراجع الحسابات فاتبع ما يحدده للجهات التي لم ترد.
مثال على مصادقة رصيد بها فرق: مثال افتراضي
شركة افتراضية لتوزيع المواد الغذائية أرسلت في 2027-01-05 خطاب مصادقة إلى أحد عملائها عن الرصيد في 2026-12-31، وطلبت الرد خلال 10 أيام. المبالغ بالريال وشاملة الضريبة:
| البند | المبلغ |
|---|---|
| الرصيد حسب دفاتر الشركة | 48,300 مستحق للشركة على العميل |
| الرصيد حسب رد العميل | 35,850 مستحق للشركة على العميل |
| الفرق بين الرصيدين | 12,450 |
وضع العميل علامة أمام «لا نتفق مع الرصيد المبين أعلاه»، وكتب في جدول البنود ثلاثة بنود، كل منها ينقص الرصيد المبين في الخطاب. ونضيف هنا عمودا يبين من سجل كل بند:
| البيان | رقم المستند | تاريخ المستند | المبلغ | من سجله |
|---|---|---|---|---|
| فاتورة مبيعات سلمت بضاعتها في آخر أيام السنة ولم تصل الفاتورة إلى حسابات العميل | INV-1045 | 2026-12-30 | 6,900 | سجلتها الشركة ولم يسجلها العميل |
| دفعة حولها العميل ولم تصل إلى حساب الشركة حتى نهاية السنة | TRF-7781 | 2026-12-31 | 3,450 | سجلها العميل، وتسجلها الشركة عند وصولها |
| إشعار دائن عن بضاعة مرتجعة اتفق عليها الطرفان | CN-212 | 2026-12-28 | 2,100 | سجله العميل ولم تسجله الشركة |
ثم طابق محاسب الشركة الرصيدين خطوة خطوة:
| الخطوة | المبلغ | الرصيد بعدها | ما يعنيه |
|---|---|---|---|
| الرصيد حسب دفاتر الشركة | 48,300 | نقطة البداية | |
| ناقص الإشعار الدائن غير المسجل لدى الشركة | 2,100 | 46,200 | خطأ في دفاتر الشركة، فتسجل الإشعار الدائن بتاريخه |
| ناقص الدفعة في الطريق | 3,450 | 42,750 | فرق توقيت لا يحتاج إلى قيد تصحيح، ويختفي حين تصل الدفعة في 2027-01-02 |
| ناقص الفاتورة غير المسجلة لدى العميل | 6,900 | 35,850 | يسجلها العميل في دفاتره حين تصله |
| الرصيد حسب رد العميل | 35,850 | الفرق مفسر بالكامل |
فسرت البنود الثلاثة الفرق كله، لأن 2,100 + 3,450 + 6,900 = 12,450. والرصيد الصحيح للعميل في دفاتر الشركة في 2026-12-31 بعد تسجيل الإشعار الدائن هو 46,200. أما الدفعة في الطريق فتبقى ضمن هذا الرصيد حتى تصل، والفاتورة يسجلها العميل. ولو بقي بعد البنود فرق لا تفسره، لطلبت الشركة كشف حساب العميل من دفاتره وقارنت الحركات بندا بندا.
أخطاء شائعة في مصادقة الرصيد
- رصيد بتاريخ غير تاريخ المصادقة. كأن تنقل رصيد اليوم الذي تكتب فيه الخطاب بدل رصيد نهاية الفترة، فيظهر فرق سببه حركات ما بعد التاريخ.
- ترك طبيعة الرصيد دون تحديد. فيقرأ الطرف الآخر رصيدا مستحقا لك على أنه مستحق عليك.
- طلب الرد عند الخلاف فقط. فيبدو السكوت موافقة ولا تعرف هل قرأ الطرف الآخر الخطاب. صياغة النموذج تطلب الرد في الحالتين.
- إرسال الخطاب إلى من لا يملك دفاتر الجهة. مثل مندوب المشتريات بدلا من إدارة الحسابات، فيتأخر الرد أو يأتي دون مقارنة حقيقية.
- الخلط بين المصادقة والمطالبة. خطاب المصادقة يطلب تأكيد رقم، وإن كان المبلغ متأخرا فاكتب للمطالبة خطابا منفصلا.
- تعديل الدفاتر بمجرد وصول رد بفرق. ابحث أولا عن سبب كل بند، فبعض البنود توقيت لا يحتاج إلى قيد، وبعضها خطأ في دفاتر الطرف الآخر.
- نسيان من لم يرد. سجل تاريخ الإرسال والمهلة لكل جهة، وتابع من تجاوزها.
كيف يساعدك قيود في تجهيز رصيد المصادقة
هذا النموذج ملف مستقل عن برنامج قيود المحاسبي. وإن كانت دفاترك في قيود، فالرصيد الذي تكتبه في الخطاب والكشف الذي ترفقه به تستخرجهما من تقارير قيود:
- كشف حساب العميل أو المورد. من التقارير ثم كشف الحساب، تختار الحساب: المدينون للعميل أو الدائنون للمورد، ثم تختار العملاء أو الموردين في نوع التصفية واسم الجهة، وتحدد الفترة وتضغط «بحث». ويعرض الكشف كل عملية انعكست على الحساب من فواتير وسندات وقيود، بالتاريخ ونوع العملية والمرجع والمدين والدائن والرصيد.
- تصدير الكشف لإرفاقه. يصدر كشف الحساب بصيغة Excel أو PDF، فترفقه بالخطاب وتذكره في جدول المرفقات.
- تقرير كشف حساب العميل. يعرض فواتير المبيعات وسندات القبض والإشعارات الدائنة فقط، ولا يعرض القيود المحاسبية اليدوية. فإن كان في الفرق قيد يدوي فارجع إلى كشف الحساب.
- تقارير أعمار الديون. تقرير أعمار ديون العملاء يعرض المبالغ المستحقة على العملاء وعدد فواتيرها، وتقرير أعمار ديون الموردين يعرض المبالغ المستحقة للموردين. ويساعدانك على اختيار الجهات التي ترسل إليها المصادقات.
وكشف الحساب وتقرير كشف حساب العميل وتقرير أعمار الديون ضمن تقارير الباقة الأساسية.
نماذج ذات صلة
تضم مكتبة قوالب قيود للأعمال نماذج تكمل عمل المصادقة. وإن كشفت المصادقة إشعارا دائنا لم يصدر بعد فاستخدم نموذج إشعار دائن. وفي إقفال الفترة نفسها ستحتاج غالبا إلى نموذج قيود التسوية الجردية ونموذج المصروفات المستحقة، ثم نموذج ميزان المراجعة لتتأكد من أرصدة الحسابات بعد التصحيح.
الأسئلة الشائعة عن نموذج مصادقة رصيد
إجابات عما يسأله المحاسبون قبل أن يرسلوا خطاب مصادقة رصيد أو يقرؤوا رده.
ما هو نموذج مصادقة رصيد؟
نموذج مصادقة رصيد خطاب ترسله المنشأة إلى عميل أو مورد، تذكر فيه الرصيد بينهما في تاريخ محدد كما يظهر في دفاترها، وتطلب منه أن يقارنه بدفاتره ثم يؤكده كتابة أو يذكر رصيده وأسباب الاختلاف. ويعيد الطرف الآخر الرد موقعا ومختوما إلى العنوان المذكور في الخطاب.
ما الفرق بين مصادقة الرصيد وكشف الحساب؟
كشف الحساب يعرض حركات الجهة ورصيدها كما في دفاترك للاطلاع، ولا يطلب منها شيئا. أما خطاب المصادقة فيطلب من الجهة تأكيد رصيد واحد في تاريخ محدد أو بيان سبب الخلاف، بتوقيعها وختمها. ولهذا يرفق كثير من المحاسبين كشف الحساب بخطاب المصادقة.
هل يرسل خطاب مصادقة الرصيد إلى العملاء فقط؟
لا. يرسل إلى أي جهة بينك وبينها رصيد آجل، وأشهرها العملاء والموردون. وفي النموذج خانة لصفة الجهة، وعلامتان تحدد بهما طبيعة الرصيد: مستحق لك عليها، كما في أغلب أرصدة العملاء، أو مستحق لها عليك، كما في أغلب أرصدة الموردين.
ماذا أفعل إذا رد العميل بأن الرصيد غير صحيح؟
اقرأ البنود التي ذكرها في جدول الفرق وميز بين نوعين منها: بنود توقيت، مثل دفعة أرسلها ولم تصل إلى حسابك بعد، تتابعها حتى تختفي دون قيد. وبنود سجلها طرف ولم يسجلها الآخر، مثل فاتورة أو إشعار دائن، يصححها الطرف الذي لم يسجلها. وإن بقي فرق لا تفسره البنود فاطلب منه كشف الحساب من دفاتره وقارن الحركات بندا بندا.
ماذا لو لم يرد العميل أو المورد على خطاب المصادقة؟
تابع الجهة بالهاتف أو البريد الإلكتروني وأرسل الخطاب مرة ثانية، واحتفظ بما يثبت المتابعة. ولا تعد عدم الرد تأكيدا للرصيد في ملفاتك. وإن كانت المصادقات بطلب من مراجع الحسابات فأبلغه بالجهات التي لم ترد واتبع ما يطلبه.
بأي صيغة أحمل نموذج مصادقة رصيد؟
النموذج متاح بصيغتي PDF وWord بالحقول نفسها. اختر PDF إن كنت ستطبع الخطاب وتوقعه وتختمه، وهو بلا شعار قيود وفيه مربع لشعار منشأتك. واختر Word إن أردت وضع ترويستك وتعديل الصياغة، وفي أعلاه شعار قيود يمكنك حذفه.
حمل نموذج مصادقة رصيد PDF وWord
النموذج متاح بصيغتين بالحقول نفسها، وفي آخره قائمة فحص من 10 بنود. راجعها قبل أن ترسل الخطاب إلى العميل أو المورد.
جرب قيود مجانًا لمدة 14 يومًا، بدون بطاقة ائتمان.