نموذج إشعار دائن جاهز للتعبئة والطباعة، يجهز به البائع بيانات إشعار يخفض فاتورة سبق أن أصدرها لعميله، بسبب إرجاع بضاعة أو خصم بعد الفاتورة أو تصحيح خطأ أو إلغاء توريد. يضم النموذج بيانات البائع والمشتري، ورقم الفاتورة الأصلية وتاريخها، وسبب الإصدار، وجدول بنود يحسب الضريبة والإجمالي في نسخة Excel، وطريقة التسوية والتوقيع واستلام العميل. حمل نموذج إشعار دائن مجانا بصيغ Word و PDF و Excel.
صيغة Word للتعديل وكتابة بياناتك، وصيغة PDF للطباعة والتعبئة باليد، وصيغة Excel لحساب الضريبة والإجمالي. ملف PDF بلا أي علامة لقيود وفيه خانة فارغة لشعار منشأتك. أما ملف Word فيحمل شعار قيود، وملف Excel يحمل لافتة قيود، ويمكنك حذفهما.
اقرأ هذا قبل الاستخدام
- هذا النموذج لا يقوم مقام الإشعار الدائن الإلكتروني. المنشآت المسجلة في ضريبة القيمة المضافة تصدر فواتيرها وإشعاراتها عبر حل فوترة إلكترونية منذ 4 ديسمبر 2021 بدل الكتابة اليدوية وملفات Word وExcel، والورقة الممسوحة ضوئيا ليست إشعارا إلكترونيا. وملف هذا النموذج بأي صيغة لا يقوم مقام الإشعار الإلكتروني. تفصيل ذلك في قسم «الإشعار الدائن والفوترة الإلكترونية» أدناه.
- استعمله لتجهيز بيانات الإشعار ومراجعتها وتوقيعها داخل المنشأة. ثم أصدر الإشعار من نظام الفوترة الإلكترونية لديك وفق متطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك. وإن كانت منشأتك غير مسجلة في ضريبة القيمة المضافة فهذه الصفحة لا تتناول التزاماتها في إصدار الإشعارات.
- لا تجيب هذه الصفحة عن مهلة إصدار الإشعار، ولا عن العقوبات، ولا عن تصحيح إقرار ضريبي سبق تقديمه. ارجع في ذلك إلى لوائح الهيئة وأدلتها.
- المثال في هذه الصفحة افتراضي للتوضيح فقط. وملفات النموذج بلا أي بيانات تجريبية، ونسبة الضريبة 15% في ملف Excel قيمة ابتدائية تعدلها بحسب كل بند.
ما الذي يحتويه نموذج إشعار دائن
النموذج بصيغة PDF من 4 صفحات، ويتكون من الأقسام الآتية:
| قسم النموذج | ما يغطيه |
|---|---|
| بيانات البائع | اسم المنشأة ورقم السجل التجاري والرقم الضريبي والعنوان ورقم الهاتف والبريد الإلكتروني |
| بيانات المشتري | اسم العميل أو المنشأة ورقمه الضريبي إن وجد وعنوانه ورقم هاتفه وبريده الإلكتروني |
| بيانات الإشعار والفاتورة الأصلية | رقم الإشعار وتاريخ إصداره، ورقم الفاتورة الأصلية وتاريخها، وخانة لأرقام فواتير أخرى إن كان الإشعار يخص أكثر من فاتورة |
| سبب إصدار الإشعار | خمسة أسباب تضع علامة أمام أحدها: إرجاع بضاعة كليا أو جزئيا، وخصم بعد إصدار الفاتورة، وتصحيح خطأ في السعر أو الكمية، وإلغاء التوريد بعد إصدار الفاتورة، واستبدال منتج بمنتج آخر. ثم خانة لشرح السبب |
| بنود الإشعار | جدول من 10 أسطر بسبعة أعمدة: البيان والكمية وسعر الوحدة والمبلغ قبل الضريبة ونسبة الضريبة ومبلغ الضريبة والإجمالي شامل الضريبة. وتحته المجموع قبل الضريبة وإجمالي الضريبة وإجمالي الإشعار الدائن |
| طريقة التسوية | ثلاث طرق تضع علامة أمام المتفق عليها مع العميل: رد المبلغ نقدا أو عبر البنك، أو خصمه من فواتير مستحقة على العميل، أو إبقاؤه رصيدا للعميل. ثم المبلغ المردود وتاريخ الرد وطريقته وأرقام الفواتير التي خصم منها الإشعار |
| المراجعة والتوقيع | اسم من أعد الإشعار ومن راجعه، وصفته وتاريخ المراجعة، ومساحة للتوقيع والختم |
| استلام العميل | اسم المستلم وتاريخ الاستلام ومساحة للتوقيع |
| قائمة فحص قبل الإصدار | 8 بنود تراجعها قبل إصدار الإشعار من نظامك |
في ملف Excel يحسب المبلغ قبل الضريبة بضرب الكمية في سعر الوحدة، ومبلغ الضريبة بضرب المبلغ في نسبة الضريبة مقربا إلى منزلتين عشريتين، والإجمالي بجمع المبلغ والضريبة. وتبقى الأسطر غير المستعملة فارغة. وتبدأ خانة نسبة الضريبة بالنسبة 15%، وهي النسبة الأساسية لضريبة القيمة المضافة منذ 1 يوليو 2020، فعدلها إلى النسبة التي ظهرت على البند نفسه في الفاتورة الأصلية، كالصفر للتوريد بنسبة الصفر. وكل مبالغ الملف فارغة قبل أن تكتب فيها.
متى يصدر الإشعار الدائن
الإشعار الدائن مستند يصدره البائع للمشتري يخفض به قيمة فاتورة سابقة أو يلغيها، بدل تعديل الفاتورة نفسها أو حذفها. وتصدره المنشأة في الحالات الآتية:
- إرجاع بضاعة. يعيد العميل بضاعة بعد إصدار الفاتورة، كليا أو جزئيا.
- خصم بعد الفاتورة. تمنح العميل خصما على فاتورة سبق إصدارها.
- تصحيح فاتورة. تحتاج فاتورة لا يمكن حذفها بعد الموافقة عليها إلى تصحيح، لخطأ في السعر أو الكمية مثلا.
- إلغاء التوريد. يلغى التوريد بعد إصدار الفاتورة.
- استبدال منتج. يستبدل منتج بمنتج آخر بعد إصدار الفاتورة.
وفي الفوترة الإلكترونية لا تعدل الفاتورة بعد إصدارها ولا تحذف، وإنما يصدر إشعار دائن مرتبط بها. وتجد سند ذلك في قسم «الإشعار الدائن والفوترة الإلكترونية» أدناه.
الإشعار الدائن والإشعار المدين
الإشعار الدائن يخفض المبلغ المستحق على العميل، والإشعار المدين يزيده. ولكل منهما نموذج مستقل في المكتبة:
| وجه المقارنة | الإشعار الدائن | الإشعار المدين |
|---|---|---|
| ما يفعله بالفاتورة | يخفض المبلغ المستحق على العميل أو يلغي الفاتورة، ويبقى مرتبطا بها | يزيد المبلغ المستحق على العميل |
| مثال | عميل أعاد بضاعة بعد الفاتورة | رسوم إضافية لم ترد في الفاتورة |
| نموذجه في المكتبة | هذه الصفحة | نموذج إشعار مدين |
وللتفصيل في الفرق بينهما وكيفية إصدارهما في الفوترة الإلكترونية اقرأ مقالة الفرق بين الإشعار الدائن والمدين، وتعريف الإشعار الدائن في قاموس قيود.
الإشعار الدائن وسند مردودات المبيعات
يتقاطع الإشعار الدائن مع سند مردودات المبيعات في حالة واحدة هي إرجاع العميل بضاعة بعد الفاتورة. لكن الإشعار الدائن أوسع، فهو يخفض الفاتورة لأي سبب من الأسباب الواردة أعلاه ويصدر للمشتري مرتبطا بفاتورته:
| وجه المقارنة | نموذج إشعار دائن | سند مردودات المبيعات |
|---|---|---|
| الغرض | يخفض فاتورة سابقة أو يلغيها | يسجل ما أرجعه العميل من بضاعة |
| الأسباب | إرجاع بضاعة، وخصم، وتصحيح خطأ، وإلغاء توريد، واستبدال منتج | الإرجاع بأسبابه |
| نموذجه في المكتبة | هذه الصفحة | نموذج سند مردودات مبيعات |
وتعالج هذه الصفحة الإشعار الدائن فقط، ولا تحسم هل يكفي سند مردودات داخلي بعد فاتورة ضريبية. وبحسب الدليل التفصيلي للفوترة الإلكترونية لا تعدل الفاتورة بعد إصدارها، ويكون إلغاؤها بإشعار دائن مرتبط بها. وإن كنت تريد جدولا لمتابعة المرتجعات على مدار الشهر فلها نموذج سجل مرتجعات المبيعات.
كيف تعبئ نموذج إشعار دائن خطوة بخطوة
ابدأ من بيانات الفاتورة الأصلية، فكل ما في الإشعار يبنى عليها. وهذه خطوات عملية لتعبئة النموذج، أما ما يلزم نظاما فتجده في قسم «الإشعار الدائن والفوترة الإلكترونية» أدناه:
- اكتب بيانات البائع. اسم المنشأة والسجل التجاري والرقم الضريبي والعنوان، كما ظهرت في الفاتورة الأصلية.
- اكتب بيانات المشتري. كما وردت في الفاتورة الأصلية، مع رقمه الضريبي إن كان له رقم.
- اكتب رقم الفاتورة الأصلية وتاريخها. إن كان الإشعار يخص أكثر من فاتورة فاكتب أرقامها في الخانة المخصصة لها.
- اكتب رقم الإشعار وتاريخ إصداره. بحسب الترقيم الذي تتبعه منشأتك.
- ضع علامة أمام سبب الإصدار واشرحه. اكتب في الشرح ما يتيح لمن يراجع الإشعار لاحقا أن يفهم لماذا صدر.
- اكتب البنود التي يخفضها الإشعار. بنود الإشعار وحدها، لا كل بنود الفاتورة، بكمياتها وأسعارها كما وردت في الفاتورة الأصلية.
- اكتب نسبة الضريبة على كل بند. كما ظهرت على البند نفسه في الفاتورة الأصلية، ثم راجع المجاميع.
- حدد طريقة التسوية. رد المبلغ، أو خصمه من فواتير مستحقة على العميل، أو إبقاؤه رصيدا له، واكتب تفاصيلها.
- راجع ووقع. يكتب من أعد الإشعار ومن راجعه اسميهما ويوقعان، وتختم المنشأة الإشعار.
- أصدر الإشعار من نظامك. يبقى هذا النموذج مرجعا داخليا تحفظه مع ملف الفاتورة، ويصدر الإشعار الإلكتروني من نظام الفوترة الإلكترونية.
مثال افتراضي على تعبئة نموذج إشعار دائن
هذا مثال حسابي افتراضي للتوضيح فقط. المبالغ بالريال السعودي وليست توصية ولا معيارا، وكل منشأة تكتب أرقامها الفعلية. أصدرت منشأة فاتورة لعميل بمبلغ 2000 ريال قبل الضريبة (10 وحدات بسعر 200 ريال)، وضريبتها 300 ريال، فإجماليها 2300 ريال. أعاد العميل وحدتين، فيعبأ بند الإشعار هكذا:
| البيان | الكمية | سعر الوحدة | المبلغ قبل الضريبة | نسبة الضريبة | مبلغ الضريبة | الإجمالي شامل الضريبة |
|---|---|---|---|---|---|---|
| بضاعة مرتجعة (مثال) | 2 | 200 | 400 | 15% | 60 | 460 |
| المجموع | 400 | 60 | 460 |
فيكون إجمالي الإشعار 460 ريالا: 400 ريال قبل الضريبة و60 ريالا ضريبة. وبعده يصبح صافي الفاتورة 1840 ريالا: 1600 ريال قبل الضريبة و240 ريالا ضريبة. ثم تحدد طريقة التسوية: رد 460 ريالا للعميل إن كان قد سدد الفاتورة، أو خصمها من فاتورة مستحقة عليه، أو إبقاؤها رصيدا له.
الإشعار الدائن والفوترة الإلكترونية
تسري على الإشعار الدائن قواعد الفوترة الإلكترونية لدى هيئة الزكاة والضريبة والجمارك. وهذا ما تقوله مصادرها، منسوبا إلى أصحابه:
- المرحلة الأولى (الإصدار). بدأت في 4 ديسمبر 2021 على المنشآت المسجلة في ضريبة القيمة المضافة في المملكة (عدا غير المقيمين)، وتلزمها بإصدار الفواتير الضريبية والإشعارات عبر حل إلكتروني بدل الكتابة اليدوية وملفات Word وExcel.
- المرحلة الثانية (الربط والتكامل). بدأت في 1 يناير 2023 على موجات بحسب الإيرادات، وتبلغ الهيئة المنشآت المستهدفة قبل موعد موجتها بستة أشهر على الأقل. وفي المنشآت الخاضعة لهذه المرحلة يخضع الإشعار الدائن لقواعد المقاصة أو الإبلاغ نفسها التي تخضع لها فاتورته الأصلية.
- لا إلغاء ولا تعديل للفاتورة بعد إصدارها. وللإلغاء يصدر إشعار دائن مرتبط بها وفاتورة جديدة، بحسب الدليل التفصيلي للفوترة الإلكترونية الصادر عن الهيئة (الإصدار الثاني، مايو 2023).
- الإشارة إلى الفاتورة الأصلية. تفيد الأسئلة الشائعة في الدليل نفسه بأن إشعارا دائنا بلا إشارة إلى الفاتورة الأصلية يخالف المادة 54 من اللائحة التنفيذية لنظام ضريبة القيمة المضافة، وبأن الإشعار الذي يشمل عدة فواتير يذكر أرقامها، ويقبل فيه ذكر نطاق منها.
- الورق الممسوح ضوئيا. الورقة الممسوحة ضوئيا أو المنسوخة ليست فاتورة إلكترونية ولا إشعارا إلكترونيا، بحسب الدليل نفسه.
ولا تجيب هذه الصفحة عن مهلة إصدار الإشعار الدائن، وهي مما تتناوله الفقرة 7.2 من الدليل الإرشادي للفواتير الضريبية وحفظ السجلات (النسخة الثالثة، مايو 2026). ولا تبين كيف يصحح إقرار ضريبي سبق تقديمه، فمرجع ذلك هيئة الزكاة والضريبة والجمارك. وللمزيد عن الفوترة الإلكترونية اقرأ صفحة الفاتورة الإلكترونية في قيود.
كيف يساعدك قيود في إصدار الإشعار الدائن
يتيح قيود إنشاء الإشعار الدائن على فاتورة مبيعات والتعامل معه داخل النظام، وفق ما يوثقه دليله في قاعدة المعرفة:
- زر «إرجاع الفاتورة». يظهر أسفل صفحة فاتورة المبيعات، وينشئ إشعارا دائنا بتفاصيل الفاتورة. وللإرجاع الجزئي تحذف البنود غير المرجعة وتعدل الكميات.
- صفحة «الإشعارات الدائنة». تنشئ منها إشعارا دون الدخول على الفاتورة، فتحدد العميل والفاتورة وسبب الإصدار (إرجاع بضاعة أو خصم). وإن كانت الفاتورة صدرت في برنامج آخر قبل الانتقال إلى قيود فاختر «مرجع خارجي لفاتورة المبيعات الأصلية».
- قيد معاكس تلقائي. عند الموافقة على الإشعار ينشئ النظام قيدا معاكسا لقيد الفاتورة، ويخفض حساب العميل، ويعكس ضريبة المبيعات، ويعيد الكمية إلى المخزون للمنتجات المخزنة، ويبقي الفاتورة الأصلية دون حذف. ولا يوجد حساب مستقل باسم «مردودات مبيعات»، فالإشعار هو الذي يعكس القيد الأصلي.
- الخصم على المنتجات المخزنة. لا يوصي دليل قيود باستخدام الإشعار الدائن لخصم على منتجات مخزنة، لأنه يعيد كميتها إلى المخزون. ويناسب الخصم على المنتجات غير المخزنة.
- تسوية الإشعار. تضغط «إرجاع أموال» فينشأ سند صرف بمبلغ الاسترداد، أو تضغط «تخصيص إشعار دائن» لتخصصه كليا أو جزئيا على فاتورة غير مدفوعة أو على أكثر من فاتورة. ولا يخصص الإشعار على فاتورة حالتها «مدفوعة».
- حالات الإشعار. مسودة، وبانتظار الموافقة إن حفظه مستخدم بلا صلاحية الموافقة، وغير مستعمل، ومستعمل جزئيا، ومستعمل. ولا يظهر للمسودة أو للإشعار الذي بانتظار الموافقة أي أثر محاسبي قبل الموافقة عليه.
- الإشعار الموافق عليه لا يحذف. ولإلغاء أثره تنشئ فاتورة مبيعات جديدة بنفس تفاصيله وتخصصه عليها. ويقتصر خيار «حذف» على إشعار لم يخصص ولم تسترد أمواله، ولا يتاح إن فعلت المنشأة الفوترة الإلكترونية.
- تنبيه الشهر السابق. يظهر تنبيه إرشادي عند الموافقة على إشعار دائن تاريخه في شهر سابق، يذكرك بأن الموافقة قد تستلزم تعديل إقرار تلك الفترة. وهو لا يمنع الموافقة، ولا يعدل الإقرار نيابة عنك.
- الباقات. الإشعارات الدائنة متاحة في الباقات الأساسية والاحترافية والمتقدمة.
وللخطوات كاملة اقرأ دليل إرجاع فاتورة المبيعات بإشعار دائن في قيود في قاعدة المعرفة.
قائمة فحص قبل إصدار الإشعار الدائن
في آخر النموذج قائمة من 8 بنود تراجعها قبل أن تصدر الإشعار. وهي إرشادات للمراجعة الداخلية وليست نصوصا نظامية:
- اسم المنشأة والرقم الضريبي صحيحان وكذلك بيانات العميل
- رقم الفاتورة الأصلية وتاريخها مكتوبان
- سبب الإصدار مكتوب بوضوح
- الكميات والأسعار لا تتجاوز ما ورد في الفاتورة الأصلية
- نسبة الضريبة على كل بند مطابقة لنسبته في الفاتورة الأصلية
- إجمالي الإشعار مع أي إشعارات سابقة على الفاتورة نفسها لا يتجاوز إجمالي الفاتورة
- طريقة التسوية محددة ومتفق عليها مع العميل
- الإشعار الإلكتروني سيصدر من نظام الفوترة الإلكترونية لا من هذا الملف
الإشعار الدائن والنماذج الأخرى في المكتبة
تضم مكتبة قوالب قيود للأعمال نماذج أخرى قريبة من هذا النموذج، منها نموذج إشعار مدين ونموذج سند مردودات مبيعات ونموذج سجل مرتجعات المبيعات ونموذج فاتورة ضريبية. هذه ملفات مستقلة بمحتوى مختلف عن هذا النموذج.
وإن كانت منشأتك تدير حساباتها في برنامج قيود المحاسبي السحابي، فهذا النموذج ملف مستقل لا يرتبط بحسابك، وقيود لا يملؤه ولا يراجعه.
الأسئلة الشائعة عن نموذج إشعار دائن
إجابات على ما يسأله الناس قبل أن يجهزوا إشعارا دائنا أو يصدروه.
هل يغني نموذج إشعار دائن عن الإشعار الدائن الإلكتروني؟
لا. النموذج لتجهيز بيانات الإشعار ومراجعتها وتوقيعها داخل المنشأة. والمنشآت المسجلة في ضريبة القيمة المضافة تصدر فواتيرها وإشعاراتها عبر حل فوترة إلكترونية منذ 4 ديسمبر 2021 بدل الكتابة اليدوية وملفات Word وExcel، والورقة الممسوحة ضوئيا ليست إشعارا إلكترونيا بحسب الدليل التفصيلي للفوترة الإلكترونية الصادر عن هيئة الزكاة والضريبة والجمارك. أصدر الإشعار من نظامك، ولا تجعل ملف هذا النموذج بأي صيغة بديلا عنه.
ماذا أكتب في نموذج إشعار دائن؟
اكتب بيانات البائع والمشتري، ثم رقم الإشعار وتاريخه، ورقم الفاتورة الأصلية وتاريخها، وسبب الإصدار، وبنود الإشعار بكمياتها وأسعارها ونسبة الضريبة على كل بند، ثم طريقة التسوية والتوقيع. والأهم ألا يخلو الإشعار من رقم الفاتورة الأصلية، فبحسب الأسئلة الشائعة في الدليل التفصيلي للفوترة الإلكترونية يخالف إشعار دائن بلا إشارة إلى الفاتورة الأصلية المادة 54 من اللائحة التنفيذية لنظام ضريبة القيمة المضافة.
هل أعدل الفاتورة الضريبية بدل إصدار إشعار دائن؟
في الفوترة الإلكترونية لا تعدل الفاتورة بعد إصدارها ولا تلغى ولا تحذف. وللإلغاء يصدر إشعار دائن مرتبط بها، ثم فاتورة جديدة عند الحاجة، بحسب الدليل التفصيلي للفوترة الإلكترونية (الإصدار الثاني، مايو 2023). وهذه الصفحة لا تتناول المنشآت غير المسجلة في ضريبة القيمة المضافة.
ما الفرق بين الإشعار الدائن والإشعار المدين؟
الإشعار الدائن يخفض المبلغ المستحق على العميل أو يلغي الفاتورة، كما في إرجاع بضاعة. والإشعار المدين يزيد المبلغ المستحق عليه، كما في رسوم إضافية لم ترد في الفاتورة. ولكل منهما نموذج مستقل في المكتبة.
ما الفرق بين نموذج إشعار دائن وسند مردودات المبيعات؟
الإشعار الدائن يخفض فاتورة سابقة لأي سبب من أسبابه، ومنها إرجاع البضاعة والخصم وتصحيح الخطأ وإلغاء التوريد. أما سند مردودات المبيعات فنموذج لتسجيل ما أرجعه العميل من بضاعة. ولا تحسم هذه الصفحة هل يكفي سند داخلي بعد فاتورة ضريبية، لأن الفاتورة في الفوترة الإلكترونية لا تعدل بعد إصدارها ويكون إلغاؤها بإشعار دائن مرتبط بها، بحسب الدليل التفصيلي للفوترة الإلكترونية.
ما الفرق بين نموذج إشعار دائن Word و PDF و Excel؟
الملفات الثلاثة بمحتوى واحد. صيغة Word للتعديل وكتابة بياناتك وفيها شعار قيود يمكنك حذفه. وصيغة PDF من 4 صفحات للطباعة والتعبئة باليد، وهي بلا أي علامة لقيود وفيها خانة فارغة لشعار منشأتك. وصيغة Excel بورقة واحدة تحسب المبلغ والضريبة والإجمالي تلقائيا، وفيها لافتة قيود يمكنك حذفها.
حمل نموذج إشعار دائن
النموذج متاح بصيغ Word و PDF و Excel، ويحتوي في آخره قائمة فحص من 8 بنود. راجعها قبل أن تصدر الإشعار.
جرب قيود مجانًا لمدة 14 يومًا، بدون بطاقة ائتمان.