يتيح قيود إرجاع فواتير المبيعات أو تعديل أثرها المحاسبي من خلال إنشاء إشعار دائن، دون الحاجة إلى حذف الفاتورة الأصلية. يشرح هذا المقال ما يفعله الإشعار الدائن، ومتى يُستخدم، وخطواته في كل سيناريو.
ما هو الإشعار الدائن
إشعار الدائن هو مستند يعطيه البائع للعميل الذي قام بإرجاع بضاعة، فهو إثبات من قبل البائع أن للعميل حقًا يجب دفعه له، مثل مردودات المبيعات. وفي المستقبل يستطيع العميل استخدام إشعار الدائن لتقليل قيمة الفواتير المستحقة عليه، أو أن يطلب إرجاع الأموال، وهذا عائد لسياسة المنشأة في البيع.
الإشعار الدائن مستند محاسبي يقوم بالآتي:
- إنشاء قيد محاسبي جديد معاكس للقيد الذي أُنشئ عند إصدار فاتورة المبيعات.
- تخفيض حساب العميل بقيمة الإشعار الدائن.
- عكس ضريبة المبيعات المرتبطة بالفاتورة تلقائيًا.
- إرجاع الكمية إلى المخزون في حال كانت المنتجات مخزنة.
- الإبقاء على الفاتورة الأصلية بدون حذف أو تعديل.
لا يوجد في النظام حساب مستقل باسم «مردودات مبيعات»، وإنما يتم عكس القيد الأصلي مباشرة من خلال الإشعار الدائن. للمزيد راجع مقال حساب مردودات المبيعات في شجرة الحسابات.
المسار في قيود
المبيعات › فواتير المبيعات › عرض › إرجاع فاتورة
المبيعات › فواتير المبيعات › الإشعارات الدائنة › إشعار دائن جديد
متى تستخدم الإشعار الدائن
- إرجاع بضاعة بعد إصدار فاتورة مبيعات.
- خصم بعد إصدار فاتورة مبيعات للمنتجات غير المخزنة.
- تصحيح فاتورة مبيعات لا يمكن حذفها بعد اعتمادها.
- إرجاع جزئي أو كلي لفاتورة مبيعات.
- استبدال منتج بمنتج آخر بعد إصدار الفاتورة.
متى لا تستخدم الإشعار الدائن
لا يُنصح باستخدام الإشعار الدائن لعمل خصم على منتجات مخزنة، لأن الإشعار الدائن سيؤدي إلى إرجاع الكمية إلى المخزون.
الخطوات
السيناريو الأول: إرجاع فاتورة مبيعات حالتها «دفعت»
- من القائمة الرئيسية، انتقل إلى المبيعات ثم فواتير المبيعات.
- اضغط عرض بجانب الفاتورة المراد إرجاعها.
- في أسفل صفحة الفاتورة، اضغط إرجاع فاتورة.
- يُنشأ إشعار دائن تلقائيًا بكافة تفاصيل الفاتورة. في حال الإرجاع الجزئي، احذف المنتجات غير المرجعة باستخدام علامة (×) وعدّل الكميات حسب الحاجة.
- احفظ الإشعار: حفظ وموافقة في حال وجود صلاحية، أو حفظ بانتظار الموافقة إذا لم تكن لديك صلاحية الموافقة على الإشعار الدائن.
- بعد حفظ الإشعار الدائن، اضغط على خيار إرجاع أموال مقابل الإشعار الدائن لإرجاع المبلغ إلى العميل.
- يُنشأ سند صرف: حدد الحساب (صندوق أو بنك)، والتاريخ، والمبلغ، وهو قابل للتعديل في الإرجاع الجزئي.
- اضغط حفظ.
إرجاع جزء جديد من فاتورة مسترجعة
في حال تم إرجاع فاتورة المبيعات كليًا أو جزئيًا، تتغير حالتها في صفحة فواتير المبيعات إلى مسترجعة بجانب الحالة الأصلية، ولن يظهر خيار إرجاع الفاتورة أسفل فاتورة المبيعات. لإرجاع جزء جديد:
- انتقل إلى قائمة المبيعات ثم فواتير المبيعات.
- من الخيارات العلوية اضغط على الإشعارات الدائنة.
- اضغط على إنشاء إشعار دائن.
- أضف رقم فاتورة المبيعات في خانة رقم فاتورة المبيعات الأصلية، فتظهر لك تفاصيل الفاتورة.
- أضف الكميات المراد إرجاعها.
- يظهر تنبيه بأن الفاتورة تم إرجاعها من خلال إشعارات دائنة سابقة، ويسألك عن تأكيد المتابعة. اضغط نعم للمتابعة.
- احفظ الإشعار الدائن.
السيناريو الثاني: الفاتورة دفعت ولا تريد إرجاع الأموال
في حال كانت الفاتورة مدفوعة ولكنك ترغب بتحويل المبلغ إلى رصيد للعميل بدل إرجاعه نقدًا:
- ادخل على فاتورة المبيعات.
- اضغط عرض.
- اضغط على اسم سند الصرف الموجود أسفل الإجمالي.
- اضغط علامة الحذف (×) مقابل رقم الفاتورة.
- تصبح حالة الفاتورة موافق عليها.
- يمكن الآن تخصيص الإشعار الدائن عليها.
- ثم تخصيص سند العميل على فاتورة لاحقة عند إضافتها.
السيناريو الثالث: فاتورة موافق عليها وغير مدفوعة
- بعد إنشاء الإشعار الدائن، اضغط تخصيص إشعار دائن.
- حدد الفاتورة. يمكنك اختيار فاتورة المبيعات، أو اختيار خيار مرجع خارجي لفاتورة المبيعات الأصلية في حال كانت فاتورة المبيعات أُضيفت مسبقًا في برنامج آخر قبل الانتقال إلى برنامج قيود. ويشرح مقال إضافة مرجع الفاتورة الأصلية هذا الخيار.
- حدد المبلغ المراد تخصيصه.
ويمكن تخصيص الإشعار جزئيًا، أو تخصيصه على أكثر من فاتورة، أو تخصيصه على فترات زمنية مختلفة.
السيناريو الرابع: إرجاع منتج واستبداله بمنتج آخر
- أنشئ إشعارًا دائنًا للمنتج المرجع، بالضغط على عرض بجوار فاتورة المبيعات ثم اختيار إرجاع الفاتورة من أسفل الفاتورة، وحدد المنتج المرجع. ويشرح مقال إرجاع منتج محدد من فاتورة المبيعات هذه الحالة.
- احفظ الإشعار.
- أنشئ فاتورة مبيعات جديدة بالمنتج البديل.
- في حال وجود فرق سعر: إرجاع أموال، أو تخصيص الإشعار الدائن على الفاتورة الجديدة.
طريقة أخرى: الإنشاء من صفحة الإشعارات الدائنة
لإنشاء الإشعار الدائن بدون الدخول على الفاتورة:
- من القائمة الرئيسية، انتقل إلى المبيعات ثم فواتير المبيعات.
- من الخيارات العلوية اختر الإشعارات الدائنة.
- اضغط إشعار دائن جديد.
- حدد العميل، والفاتورة أو المرجع الخارجي لفاتورة المبيعات الأصلية، وسبب الإصدار (إرجاع بضاعة أو خصم).
- أدخل المنتجات والكميات.
- احفظ الإشعار.
ماذا يحدث بعد إنشاء الإشعار الدائن
حساب العميل
يُخفّض حساب العميل تلقائيًا بقيمة الإشعار الدائن.
الضريبة
- تُعكس ضريبة المبيعات تلقائيًا ضمن القيد المحاسبي الخاص بالإشعار الدائن.
- تنعكس في الإقرار الضريبي تحت بند التعديل.
- تؤدي إلى تقليل ضريبة المبيعات المستحقة.
المخزون
- إذا كان المنتج مخزنًا، تُرجع الكمية مباشرة إلى المخزون، ويمكنك التحقق من كمية المخزون من خلال تقرير مواقع المنتجات.
- إذا كان المنتج غير مخزن، لا يوجد أي تأثير على الكميات لأن المنتج ليس له مخزون.
التراجع أو التعديل
- لا يمكن حذف الإشعار الدائن بعد الموافقة عليه. للتفاصيل راجع مقال حذف أو تعديل الإشعار الدائن بعد الموافقة.
- لإلغاء أثر الإشعار الدائن، أنشئ فاتورة مبيعات جديدة بنفس تفاصيل الإشعار الدائن، ثم خصّص الإشعار الدائن عليها.
خيارات الإشعار الدائن بعد إنشائه
- عرض: استعراض إشعار الدائن.
- طباعة: طباعة إشعار الدائن.
- تحميل PDF: تحميل إشعار الدائن بصيغة PDF.
- تخصيص إشعار دائن: تخصيصه على الفواتير غير المدفوعة.
- إرجاع الأموال: إرجاع المبلغ للعميل، نقدًا أو بنك.
- حذف: متاح فقط إذا لم يتم تخصيص الإشعار، ولم يتم إرجاع الأموال، ولم يتم تفعيل الفوترة الإلكترونية.
- إلغاء تخصيص الإشعار الدائن: اختيار الفاتورة ثم الضغط على حفظ.
- الإرسال على البريد الإلكتروني للعميل.
حالات الإشعار الدائن بعد الحفظ
- مستعمل: تم تخصيص الإشعار الدائن على فاتورة مبيعات.
- مستعمل جزئيًا: تم تخصيص جزء من الإشعار الدائن على فاتورة مبيعات.
- مسودة: تم حفظ الإشعار الدائن كمسودة وليس بشكل نهائي، ولا يوجد له أثر ولا ينعكس أي قيد إلا بعد الموافقة.
- غير مستعمل: الإشعار الدائن تم حفظه واعتماده ولكنه غير مخصص بعد على أي فاتورة مبيعات. ولكي يتحول إلى مستعمل أو مستعمل جزئيًا يجب تخصيصه على فاتورة.
- بانتظار الموافقة: تم حفظ الإشعار الدائن من قبل مستخدم ليس لديه صلاحية الموافقة على الإشعارات الدائنة، ويجب الموافقة عليه لاعتماده من قبل مستخدم لديه هذه الصلاحية، بالضغط على عرض بجوار الإشعار الدائن ثم حفظ وموافقة. وفي هذه الحالة يعتبر كمسودة ولا ينعكس عنه أي أثر محاسبي إلا بعد اعتماده والموافقة عليه.
حالات فاتورة المبيعات بعد التعامل مع الإشعار الدائن
الإشعار الدائن لا يغيّر حالة الفاتورة لوحده. التغيير يتم فقط عند تخصيص الإشعار الدائن على الفاتورة، أو عند إرجاع الأموال عبر سند صرف. والحالات هي:
- موافق عليها: لم يتم تخصيص إشعار أو سند.
- دفعت جزئيًا: تم تخصيص جزء من الإشعار أو السند.
- دفعت: تم التخصيص أو السداد بالكامل.
وإذا ظلت الفاتورة تظهر في التقارير بعد إصدار الإشعار، راجع مقال استمرار ظهور فاتورة المبيعات في التقارير.
مراجعة القيد المحاسبي للإشعار الدائن
- انتقل إلى التقارير ثم دفتر القيود.
- حدد في التصفية نوع المستند: إشعار دائن.
- أضف رقم المستند، أي رقم الإشعار الدائن.
تصدير الإشعارات الدائنة
- انتقل إلى المبيعات ثم فواتير المبيعات.
- اختر الإشعارات الدائنة.
- اضغط على أيقونة التصدير أعلى الصفحة.
ملاحظات
- لا يمكن تخصيص إشعار دائن على فاتورة حالتها مدفوعة.
- في حال إغلاق السنة المالية، لا يمكن تخصيص الإشعار الدائن على فترة مغلقة.
- الإشعار الدائن مخصص فقط لفواتير المبيعات، والإشعار المدين مخصص فقط لفواتير المشتريات. فلا يمكن إنشاء إشعار دائن لفاتورة مشتريات، ولا إشعار مدين لفاتورة مبيعات.
- يمكن تخصيص الإشعار على مشروع أو حقل إضافي من خلال تبويبة المعلومات الإضافية في أعلى الصفحة.
- يجب تحديد الموقع الذي تم إرجاع الفاتورة والكميات به، وذلك من خلال أيقونة الموقع في الإشعار الدائن.
- عند محاولة إنشاء إشعار دائن مكرر، يظهر تنبيه تحذيري فقط ولا يمنع النظام الإنشاء. ويمكن تعطيل التنبيه من الإعدادات ثم إعدادات الإشعارات الدائنة، ثم تعطيل خيار «إظهار رسالة تحذيرية عند إرجاع فاتورة إذا كانت مرتبطة بأكثر من إشعار دائن».
- لمعالجة المردودات التي تحدث بعد سداد ضريبة الربع، راجع مقال مردودات المبيعات بعد سداد الضريبة.
فيديو تدريبي
شرح عملي لاسترجاع فواتير المبيعات: فيديو شرح استرجاع فاتورة المبيعات.
وإليك عرضًا تفاعليًا توضيحيًا: العرض التفاعلي التوضيحي.
