كيف أرجّع أو أستبدل منتجات في فاتورة مبيعات وأعمل مردودات مبيعات بإنشاء إشعار دائن في قيود

إرجاع فاتورة مبيعات باستخدام الإشعار الدائن في نظام قيود

يتيح لك نظام قيود إرجاع فواتير المبيعات أو تعديل أثرها المحاسبي من خلال إنشاء إشعار دائن، وهو مستند محاسبي رسمي يُستخدم لعكس أثر فاتورة مبيعات سبق اعتمادها أو دفعها، دون الحاجة إلى حذف الفاتورة الأصلية، حفاظًا على سلامة السجلات والتقارير المحاسبية.

أولًا: ما هو الإشعار الدائن؟

إشعار الدائن هو مستند يعطيه البائع للعميل الذي قام بإرجاع بضاعة، فهو إثبات من قبل البائع أن للعميل حق يجب دفعه له مثل مردودات المبيعات، وفي المستقبل يستطيع العميل استخدام إشعار الدائن لتقليل قيمة الفواتير المستحقة عليه، أو أن يطلب ارجاع الأموال وهذا عائد لسياسة المنشأة في البيع.

الإشعار الدائن هو مستند محاسبي يقوم بالآتي:

• إنشاء قيد محاسبي جديد معاكس للقيد الذي تم إنشاؤه عند إصدار فاتورة المبيعات

• تخفيض حساب العميل بقيمة الإشعار الدائن

• عكس ضريبة المبيعات المرتبطة بالفاتورة تلقائيًا

• إرجاع الكمية إلى المخزون في حال كانت المنتجات مخزنة

• الإبقاء على الفاتورة الأصلية بدون حذف أو تعديل

ملاحظة محاسبية مهمة

لا يوجد في النظام حساب مستقل باسم “مردودات مبيعات”، وإنما يتم عكس القيد الأصلي مباشرة من خلال الإشعار الدائن.

كيفية مراجعة القيد المحاسبي للإشعار الدائن

يمكنك الاطلاع على القيد الناتج من خلال:

• التقارير → دفتر القيود
  ثم تحديد:

• يمكنك تحديد في التصفية وع المستند: إشعار دائن

• اضافة رقم المستند ( رقم الاشعار الدائن ) 

ثانيًا: متى تستخدم الإشعار الدائن؟

استخدم الإشعار الدائن في الحالات التالية:

• إرجاع بضاعة بعد إصدار فاتورة مبيعات

• خصم بعد إصدار فاتورة مبيعات للمنتجات غير المخزنة

• تصحيح فاتورة مبيعات لا يمكن حذفها بعد اعتمادها

• إرجاع جزئي أو كلي لفاتورة مبيعات

• استبدال منتج بمنتج آخر بعد إصدار الفاتورة

ثالثًا: متى لا تستخدم الإشعار الدائن؟

لا يُنصح باستخدام الإشعار الدائن في الحالات التالية:

• لعمل خصم على منتجات مخزنة (لأن الإشعار الدائن سيؤدي إلى إرجاع الكمية إلى المخزون)

رابعًا: ماذا يحدث بعد إنشاء الإشعار الدائن؟

1) حساب العميل

• يتم تخفيض حساب العميل تلقائيًا بقيمة الإشعار الدائن

2) الضريبة

• يتم عكس ضريبة المبيعات تلقائيًا ضمن القيد المحاسبي الخاص بالاشعار الدائن

• تنعكس في الإقرار الضريبي تحت بند “التعديل”

• تؤدي إلى تقليل ضريبة المبيعات المستحقة

3) المخزون

• إذا كان المنتج مخزنًا:

  • يتم إرجاع الكمية مباشرة إلى المخزون ويمكنك التحقق من كمية المخزون من خلال التقارير ومن ثم تقرير مواقع المنتجات. 

• إذا كان المنتج غير مخزن:

  • لا يوجد أي تأثير على الكميات لان المنتج ليس له مخزون. 

4) التراجع أو التعديل

• لا يمكن حذف الإشعار الدائن بعد الموافقة عليه

• لإلغاء أثر الإشعار الدائن يجب:

  • إنشاء فاتورة مبيعات جديدة بنفس تفاصيل الاشعار الدائن

  • تخصيص الإشعار الدائن عليها

خامسًا: سيناريوهات استخدام الاشعار الدائن 

السيناريو الأول: إرجاع فاتورة مبيعات مدفوعة أي حالتها ” دفعت ” 

الخطوات التفصيلية:

1. من القائمة الرئيسية:

   • المبيعات ومن ثم  فواتير المبيعات

2. اضغط عرض بجانب الفاتورة المراد إرجاعها

3. في أسفل صفحة الفاتورة، اضغط إرجاع فاتورة

4. يتم انشاء إشعار دائن تلقائيًا بكافة تفاصيل الفاتورة

في حال الإرجاع الجزئي:

• احذف المنتجات غير المرجعة باستخدام علامة (×)

• عدل الكميات حسب الحاجة

1. احفظ الإشعار:

• حفظ وموافقة (في حال وجود صلاحية)

• أو حفظ بانتظار الموافقة بحال لا يوجد لديك صلاحية الموافقة على الاشعار الدائن. 

1. بعد حفظ الاشعار الدائن اضغط على خيار ” إرجاع أموال ”  مقابل الاشعار الدائن لكي يتم ارجاع المبلغ الى العميل. 

2. سيتم إنشاء سند صرف:

   • تحديد الحساب (صندوق / بنك)

   • تحديد التاريخ

   • تحديد المبلغ (قابل للتعديل في الإرجاع الجزئي)

3. اضغط حفظ

مهم جدًا
لا يمكن تخصيص إشعار دائن على فاتورة حالتها مدفوعة.

ملاحظة مهمة بخصوص الفاتورة المسترجعة:
في حال تم إرجاع فاتورة المبيعات كليًا أو جزئيًا، ستتغير حالتها في صفحة فواتير المبيعات إلى “مسترجعة” بجانب الحالة الأصلية. عند ذلك، لن يظهر خيار “إرجاع الفاتورة” أسفل فاتورة المبيعات.

لإرجاع جزء جديد من الفاتورة المسترجعة، يجب اتباع الخطوات التالية:

1. انتقل إلى قائمة المبيعات ومن ثم فواتير المبيعات.

2. من الخيارات العلوية اضغط على “الإشعارات الدائنة”.

3. اضغط على “إنشاء إشعار دائن”.

4. أضف رقم فاتورة المبيعات في خانة “رقم فاتورة المبيعات الأصلية” وستظهر لك تفاصيل الفاتورة.

5. أضف الكميات المراد إرجاعها.

6. سيظهر تنبيه: “هذه الفاتورة تم إرجاعها من خلال إشعارات دائن 6. هل أنت متأكد من المتابعة؟” ، يمكنك الضغط على “نعم” للمتابعة.

7. احفظ الإشعار الدائن.

السيناريو الثاني: فاتورة المبيعات دفعت ولا تريد إرجاع الأموال والاكتفاء برصيد للعميل

في حال كانت الفاتورة مدفوعة ولكنك ترغب بتحويل المبلغ إلى رصيد للعميل بدل إرجاعه نقدًا:

1. ادخل على فاتورة المبيعات

2. اضغط عرض

3. اضغط على اسم سند الصرف الموجود أسفل الإجمالي

4. اضغط علامة الحذف (×) مقابل رقم الفاتورة

5. تصبح حالة الفاتورة موافق عليها

6. يمكن الآن:

   • تخصيص الإشعار الدائن عليها

7. ومن ثم تخصيص سند العميل على فاتورة لاحقة عند اضافتها. 

السيناريو الثالث: فاتورة موافق عليها (غير مدفوعة)

1. بعد انشاء الاشعار الدائن

2. اضغط تخصيص إشعار دائن

3. حدد:

   • الفاتورة ( يمكنك اختيار فاتورة المبيعات او اختيار خيار ” مرجع خارجي لفاتورة المبيعات الاصلية ” بحال كانت فاتورة المبيعات تم اضافتها مسبقاً في برنامج اخر قبل الانتقال الى برنامج قيود )

   • المبلغ المراد تخصيصه

يمكن:

• تخصيص الإشعار جزئيًا

• تخصيصه على أكثر من فاتورة

• تخصيصه على فترات زمنية مختلفة

تنبيه مهم
في حال إغلاق السنة المالية، لا يمكن تخصيص الإشعار الدائن على فترة مغلقة.

السيناريو الرابع: إرجاع منتج واستبداله بمنتج آخر

1. قم بانشاء اشعار دائن للمنتج المرجع من خلال الضغط على عرض بجوار فاتورة المبيعات ومن ثم اختيار ” ارجاع الفاتورة ” من اسفل فاتورة المبيعات وقم بتحديد المنتج المرجع 

2. احفظ الإشعار

3. أنشئ فاتورة مبيعات جديدة بالمنتج البديل

4. في حال وجود فرق سعر:

   • إرجاع أموال

   • أو تخصيص الإشعار الدائن على الفاتورة الجديدة

سادسًا: طريقة اخرى لانشاء الاشعار الدائن من خلال صفحة الاشعارات الدائنة (بدون الدخول على الفاتورة)

1. من القائمة الرئيسية:

   • المبيعات → فواتير المبيعات

2. من الخيارات العلوية اختر الإشعارات الدائنة

3. اضغط إشعار دائن جديد

4. حدد:

   • العميل

   • الفاتورة ( يمكنك اختيار فاتورة المبيعات او اختيار خيار ” مرجع خارجي لفاتورة المبيعات الاصلية ” بحال كانت فاتورة المبيعات تم اضافتها مسبقاً في برنامج اخر قبل الانتقال الى برنامج قيود )

   • سبب الإصدار (إرجاع بضاعة / خصم)

5. أدخل المنتجات والكميات

6. احفظ الإشعار

سابعًا: خيارات إشعار الدائن بعد إنشائه

بعد إنشاء الإشعار الدائن، ستظهر لك الخيارات التالية:

• عرض: استعراض إشعار الدائن

• طباعة: طباعة إشعار الدائن

• تحميل PDF: تحميل إشعار الدائن بصيغة PDF

• تخصيص إشعار دائن: تخصيصه على الفواتير غير المدفوعة

• إرجاع الأموال: إرجاع المبلغ للعميل (نقدًا أو بنك)

• حذف:

  • متاح فقط إذا:

    • لم يتم تخصيص الإشعار

    • ولم يتم إرجاع الأموال

    • ولم يتم تفعيل الفوترة الإلكترونية

• إلغاء تخصيص الإشعار الدائن:

  • اختيار الفاتورة

  • الضغط على حفظ

• ارسال على البريد الالكتروني للعميل 

حالات الاشعار الدائن بعد الحفظ وكيف تتغير حالة الاشعار الدائن من غير مستعمل الى مستعمل  : 

• مستعمل : اي تم تخصيص الاشعار الدائن على فاتورة مبيعات, 

• مستعمل جزئياً : اي تم تخصيص جزء من الاشعار الدائن على فاتورة مبيعات. 

• مسودة : اي تم حفظ الاشعار الدائن كمسودة وليس بشكل نهائي ولا يوجد له اثر او ينعكس اي قيد الا بعد الموافقة.

• غير مستعمل : اي ان الاشعار الدائن تم حفظه واعتماده ولكنه غير مخصص بعد على اي فاتورة مبيعات ولكي يتحول الى مستعمل او مستعمل جزئياً يجب تخصيص اشعار الدائن على فاتورة. 

• بانتظار الموافقة : اي تم حفظ الاشعار الدائن من قبل مستخدم ليس لدية صلاحية الموافقة على الاشعارات الدائن و يجب الموافقة عليه لاعتماده من قبل مستخدم لديه صلاحية الموافقة على الاشعارات الدائنة من خلال الضغط على عرض بجوار الاشعار الدائن ومن ثم الضغط على ” حفظ وموافقة”  , حيث بهذه الحالة يعتبر كمسودة ولا ينعكس عنه اي اثر محاسبي الا بعد اعتماده والموافقة عليه.

حالات فاتورة المبيعات بعد التعامل مع الإشعار الدائن

• الإشعار الدائن لا يغيّر حالة الفاتورة لوحده.

• التغيير يتم فقط عند:

  • تخصيص الإشعار الدائن على الفاتورة.

  • أو إرجاع الأموال عبر سند صرف.

حالات فاتورة المبيعات عند تخصيص الاشعار الدائن عليها :

• موافق عليها: لم يتم تخصيص إشعار أو سند.

• دفعت جزئيًا: تم تخصيص جزء من الإشعار أو السند.

• دفعت: تم التخصيص أو السداد بالكامل.

ثامنًا: ملاحظات هامة جدًا

• الإشعار الدائن مخصص فقط لفواتير المبيعات

• الإشعار المدين مخصص فقط لفواتير المشتريات

• لا يمكن:

  • إنشاء إشعار دائن لفاتورة مشتريات

  • إنشاء إشعار مدين لفاتورة مبيعات

• يمكن تخصيص الإشعار من خلال تبويبة المعلومات الاضافية في صفحة اعلى:

  • مشروع

  • حقل إضافي 

• يجب تحديد الموقع الذي تم ارجاع الفاتورة والكميات به وذلك من خلال ايقونة الموقع في الاشعار الدائن. 

  • يظهر تنبيه تحذيري

  • يمكن تعطيله من:
    الإعدادات → إعدادات الإشعارات الدائنة
    ثم تعطيل خيار
    إظهار رسالة تحذيرية عند إرجاع فاتورة إذا كانت مرتبطة بأكثر من إشعار دائن.

    عند محاولة إنشاء إشعار دائن مكرر , يظهر تحذير تنبيهي فقط. لا يمنع النظام الإنشاء.

     

تاسعًا: تصدير الإشعارات الدائنة

يمكن تصدير الإشعارات الدائنة من خلال:

• المبيعات → فواتير المبيعات

• الإشعارات الدائنة

• الضغط على أيقونة التصدير أعلى الصفحة

فيديو تدريبي

شرح عملي لاسترجاع فواتير المبيعات:
https://www.youtube.com/watch?v=nXOtPVU1QZU

اليك فيديو توضيحي وتعليمي عملي : 

https://app.storylane.io/share/ybbxagvidx1q 

كلمات مفتاحية للبحث

كيف أرجّع فاتورة مبيعات
كيف أعمل إشعار دائن
إرجاع فاتورة مدفوعة
إرجاع جزء من فاتورة
خصم بعد إصدار فاتورة
استبدال منتج
الفرق بين إشعار دائن وفاتورة