أجرة الإصلاح وقطعة الغيار في فاتورة مبيعات واحدة، والعربون الذي دفعه العميل قبل طلب القطعة يسدد جزءا منها.
سواء كان الجهاز بشاشة مكسورة أو ببطارية منتفخة، تدخل الأجرة خدمة بسعرها، وتدخل القطعة منتجا في الفاتورة نفسها.
برنامج محاسبة لصيانة الجوالات في السعودية يبدأ من فاتورة تجمع ما يستلمه العميل: أجرة الإصلاح، والقطعة التي ركبتها في جهازه. في الرياض أو جدة أو الدمام يترك العميل جهازه ويدفع عربونا حتى تطلب له القطعة، ثم يدفع الباقي عند الاستلام. أضف في قيود الأجرة منتجا من نوع «خدمة» والقطعة منتجا، وسجل العربون سند قبض باسم العميل، ثم أصدر فاتورة المبيعات واستعمل السند في سداد جزء منها.
1. أين تضيع أرقام محل صيانة الجوالات؟
قبل أن تختار برنامج محاسبة لمحل صيانة جوالات، انظر إلى طاولة الاستلام: عربون مكتوب على قصاصة، وسعر واحد لكل إصلاح لا يفصل الأجرة عن القطعة، وشاشات وبطاريات تباع ولا يعرف أحد كم بقي منها، وشركات تصلح أجهزة موظفيها وحسابها في دفتر.
عربون على قصاصة
يدفع العميل عربونا ليطلب المحل له شاشة ليست في المخزن، فيكتب موظف الاستقبال المبلغ على قصاصة تضيع قبل أن يستلم العميل جهازه.
مع قيود: سجل العربون سند قبض باسم العميل، واستعمله في سداد جزء من فاتورة الإصلاح حين تصدرها.
سعر واحد لكل إصلاح
تعطي العميل سعرا واحدا للإصلاح دون أن تفصل أجرته عن ثمن القطعة، فلا تعرف أيهما حمل الإيراد.
مع قيود: اجعل الأجرة منتجا من نوع «خدمة» والقطعة منتجا، وضع كلا منهما بندا في الفاتورة نفسها.
شاشات بلا رصيد
تشتري الشاشات والبطاريات من مورد أو أكثر وتبيعها كل يوم، ثم تسأل نفسك كم بقي منها قبل أن تطلب غيرها.
مع قيود: اجعل الشاشة والبطارية صنفين مخزنين يرتفع رصيدهما بفاتورة المشتريات وينخفض بفاتورة المبيعات، بحسب اشتراكك.
حساب شركة في دفتر
تصلح أجهزة موظفي شركة وتؤجل مطالبتها إلى آخر الشهر، فيبقى حسابها في دفتر لا تعرف منه ما دفعته وما بقي عليها.
مع قيود: أصدر لها فاتورة آجلة، وسجل كل دفعة سند قبض عليها، وافتح كشف حساب العميل لترى رصيدها.
2. إصلاح شاشة من استلام الجهاز إلى جرد القطع
عميل يترك في محلك جوالا بشاشة مكسورة، والشاشة المناسبة ليست على الرف. تابع طلبه في خمس محطات، وكل محطة تضيف سطرا إلى بطاقة الرحلة.
المحطة 1: يترك العميل جهازه ويدفع العربون
سجل باسمه سند قبض بالعربون قبل أن تصدر أي فاتورة، ويبقى السند غير مستعمل إلى أن تخصصه لفاتورة.
المحطة 2: تطلب الشاشة من المورد
سجل، بحسب اشتراكك، فاتورة المشتريات بعدد الشاشات وسعر الوحدة، فيرتفع رصيدها في المخزون لأنها أصناف مخزنة.
المحطة 3: يستلم العميل جهازه
أصدر فاتورة المبيعات بأجرة الإصلاح والشاشة، واستعمل سند العربون في سداد جزء منها، فتبقى مدفوعة جزئيا حتى يدفع العميل الباقي.
المحطة 4: شركة تصلح أجهزة موظفيها
أصدر لها فاتورة آجلة بعدد الأجهزة وأجرة كل جهاز، وسجل كل دفعة تصلك سند قبض على الفاتورة نفسها.
المحطة 5: آخر الشهر تراجع تكلفة القطع
افتح تقرير تكلفة المنتج وهامش الربح لترى متوسط تكلفة الشاشة وكميتها المتوفرة، ثم قارن في جرد المخزون عدد القطع على الرف بالرصيد، وكلاهما يحتاج تفعيل المشتريات والمخزون، وهما بحسب اشتراكك.
ولكل باقة نطاقها، وبعض ما في هذه الرحلة يحتاج باقة أعلى، ففريق المبيعات يدلك على ما يناسب محلك.
3. برنامج محاسبة لصيانة الجوالات في السعودية: ست مهام من العربون إلى الجرد
يترك كل جهاز تصلحه أثرا في الدفاتر: عربون يقبض، وأجرة وقطعة تباعان، ورصيد قطع ينقص، وحساب شركة يتأخر سداده. وفي ما يلي ست مهام يمسك قيود حساباتها.
الأجرة خدمة والقطعة منتج
عرّف تبديل الشاشة وتبديل البطارية وفحص الجهاز، وكل عمل آخر تبيعه، منتجات من نوع «خدمة»: لا تخزن، وتباع فقط، ولكل منها سعر بيع افتراضي وحساب إيراد ووحدة قياس وضريبة. وعرّف الشاشة والبطارية وواقي الشاشة منتجات بسعر بيع كل منها، ثم ضع الأجرة والقطعة بندين في فاتورة مبيعات واحدة بالضغط على أضف المزيد، وغير سعر الوحدة في أي بند إذا اتفقت مع العميل على سعر مختلف. ويمكن أن تكون الفاتورة نقدية أو آجلة.
العربون وسند القبض
افتح سندات العملاء من قائمة المبيعات، وأنشئ سند عميل بمبلغ العربون قبل أن توجد فاتورة، وستجد حالته غير مستعمل ما دام لم يخصص لفاتورة. وعند الاستلام اضغط دفع في فاتورة الإصلاح واختر هذا السند ليغطي جزءا منها، وما يدفعه العميل بعد ذلك يسجل في سند قبض آخر على الفاتورة نفسها. وتبين قائمة السندات حالة كل سند: مستعمل أو مستعمل جزئيا أو غير مستعمل.
رقم التذكرة في وصف البند
عند إضافة منتج إلى الفاتورة تظهر بجانب اسمه خانة «الوصف»، وهي نص اختياري تكتب فيه ما يدل على الجهاز، كرقم التذكرة أو موديل الجهاز أو رقم الـIMEI. ويظهر الوصف في معاينة الفاتورة وفي نسخة PDF، وفي الطباعة إن أضفت حقل «وصف المنتج» في مصمم الفواتير، وتكتب لكل فاتورة وصفا مختلفا دون أن يتغير المنتج نفسه. ولا يؤثر الوصف في السعر ولا في القيود المحاسبية، ولا يظهر عمودا في قائمة الفواتير، فللبحث فيه صدر القائمة إلى Excel وابحث في عمود الوصف.
قطع الغيار في المخزون
اجعل الشاشة والبطارية وقطع الغيار الأخرى أصنافا مخزنة، بحسب اشتراكك: يرتفع رصيد الصنف مع كل فاتورة مشتريات من المورد، وينخفض مع كل فاتورة مبيعات تبيعه فيها، ولا يسمح قيود بالبيع بالسالب، فيلزم أن يكون رصيد القطعة موجودا قبل أن تبيعها. ويعرض تقرير تكلفة المنتج وهامش الربح لكل صنف الكمية المتوفرة ومتوسط تكلفة الوحدة، ويحتاج تفعيل المشتريات والمخزون، وهما بحسب اشتراكك.
جرد رف القطع
لا يتوفر في قيود سند صرف مخزني مباشر، فالقطعة التي تتلف أثناء الفحص أو تضيع من الرف يبقى رصيدها على حاله حتى تجرد. أنشئ، بحسب اشتراكك، جرد مخزون لموقع المحل، واختر حساب التكلفة للكميات الناقصة، وأدخل الكمية الفعلية على الرف، فيظهر الفرق بمتوسط التكلفة ويقيد على ذلك الحساب.
شركة تصلح أجهزة موظفيها
أصدر للشركة فاتورة آجلة بأجهزة موظفيها وأجرة كل جهاز، ثم سجل كل دفعة تصلك سند قبض على الفاتورة نفسها، فيعرض كشف حساب العميل رصيدها. أما مقارنة الذمم المدينة بين الفترات في تقرير أعمار ديون العملاء فتتاح بحسب اشتراكك. ولا يدعم قيود قوائم أسعار خاصة بكل عميل، فالسعر الذي تتفق عليه مع شركة بعينها تكتبه في بند الفاتورة. وإذا أعادت الشركة قطعة مخزنة، بحسب اشتراكك، فالإشعار الدائن يعيد كميتها إلى المخزون.
4. فواتير صيانة الجوالات وهيئة الزكاة والضريبة والجمارك
لعميل فرد أم لشركة؟
هذان نوعا الفاتورة الضريبية بحسب المشتري:
- لعميل فرد: فاتورة ضريبية مبسطة تسلمها له عند البيع، وتبلغ إلى الهيئة خلال 24 ساعة من إصدارها في المرحلة الثانية بحسب اشتراكك.
- لشركة أو جهة حكومية: يصدر لها قيود فاتورة ضريبية تصدقها الهيئة أولا، ثم تصل إلى العميل، والربط معها في المرحلة الثانية بحسب اشتراكك.
ضريبة كل بند
لكل خدمة ولكل منتج ضريبة افتراضية تختارها من الضرائب المعرفة في منشأتك، تظهر في بند الفاتورة ولك أن تعدلها هناك. والنسبة الأساسية لـضريبة القيمة المضافة في المملكة 15%. ويجمع تقرير نموذج الإقرار الضريبي أرقام فواتيرك في نهاية كل فترة، ثم تقدم الإقرار بنفسك عبر بوابة الهيئة.
الربط مع الهيئة في المرحلة الثانية متاح بحسب اشتراكك، فاسأل المبيعات عنه.
دليلك إلى شروط الفاتورة الضريبية في السعودية
5. حسابات المحل بينك وبين محاسبك
في قيود يفتح محاسبك، أو مكتب المحاسبة الذي يتابع محلك، الدفاتر نفسها: أنت تسأل عن العملاء والقطع، وهو يراجع المستندات والتقارير.
ما تتابعه أنت
- رصيد كل شركة وكل عميل آجل في كشف حساب العميل.
- حالة كل سند قبض: مستعمل أو مستعمل جزئيا أو غير مستعمل.
- الكمية المتوفرة من كل قطعة ومتوسط تكلفتها في تقرير تكلفة المنتج وهامش الربح، بحسب اشتراكك.
- الفرق الذي أظهره آخر جرد لرف القطع، بحسب اشتراكك.
ما يراجعه محاسبك
- المستندات كلها: فواتير المبيعات وسندات القبض والإشعارات الدائنة، وفواتير المشتريات وعمليات جرد المخزون بحسب اشتراكك.
- قائمة الدخل والميزانية العمومية وميزان المراجعة.
- تقرير نموذج الإقرار الضريبي في نهاية كل فترة.
- التقارير مصدرة بصيغتي Excel وPDF.
ولمحاسبك حساب مستخدم في قيود بالدور والصلاحيات التي تحددها، بحسب عدد المستخدمين في اشتراكك.
6. منتجات أخرى من قيود
تمسك قيود للمحاسبة دفاتر المحل، أما رواتب الفنيين وحضورهم فمكانها قيود HR، وهو منتج مستقل باشتراكه الخاص.
قيود HR
لمحل صيانة جوالات له فنيون في أكثر من فرع.
قيود HR نظام موارد بشرية سعودي، والربط مع قيود المحاسبة متاح الآن.
- مسير رواتب بالمستحقات والبدلات والخصومات والسلف، وملف حماية الأجور جاهز من المسير نفسه.
- الحضور والانصراف عبر الفروع، وساعات التأخير والعمل الإضافي تنتقل إلى المسير.
- كل وثيقة في ملف الموظف، كالإقامة والعقد، بتاريخ انتهائها وتنبيه قبله.
7. أسئلة شائعة
أي فاتورة أصدر لعميل فرد، وأيها لشركة؟
يصدر قيود لعميل فرد فاتورة ضريبية مبسطة تبلغ إلى الهيئة خلال 24 ساعة من إصدارها، ولشركة أو جهة حكومية فاتورة ضريبية تصدقها الهيئة قبل أن تصل إلى العميل، وذلك في المرحلة الثانية بحسب اشتراكك.
كيف أسجل العربون الذي يدفعه العميل قبل طلب القطعة؟
من قائمة المبيعات اختر سندات العملاء، ثم أنشئ سند عميل باسمه بمبلغ العربون واحفظه. يبقى السند غير مستعمل ما دام لم يخصص لفاتورة، فإذا أصدرت فاتورة الإصلاح فاضغط دفع فيها وسددها من ذلك السند، كليا أو جزئيا.
هل يتتبع قيود كل جهاز برقم IMEI، وأين أكتب رقم التذكرة؟
لا. الرقم التسلسلي في قيود رقم تعريف فريد لكل منتج، لا لكل جهاز. وما يمكنك هو أن تكتب رقم الـIMEI أو رقم التذكرة نصا في خانة «الوصف» بجانب المنتج في بند الفاتورة، فيظهر في معاينة الفاتورة وفي PDF ولا يؤثر في السعر ولا في القيود.
كيف أعرف ما بقي من الشاشات والبطاريات، وكيف أسجل قطعة تلفت؟
اجعل القطعة صنفا مخزنا، بحسب اشتراكك، فيرتفع رصيدها مع فاتورة المشتريات وينخفض مع فاتورة المبيعات. ولا يتوفر في قيود سند صرف مخزني مباشر، فالقطعة التالفة تسجلها بجرد المخزون، بحسب اشتراكك: أنشئ جردا لموقع المحل، واختر حساب التكلفة للكميات الناقصة، ثم أدخل الكمية الفعلية فيظهر الفرق ويقيد على ذلك الحساب.
هل ينظم قيود تذاكر الصيانة وحالة كل جهاز في الورشة؟
قيود برنامج محاسبة، وما نعرضه في هذه الصفحة هو فواتير المبيعات وسندات القبض والإشعارات الدائنة وأرصدة العملاء، ومعها فواتير المشتريات والمخزون وجرد المخزون بحسب اشتراكك. أما تنظيم تذاكر الصيانة ومتابعة حالة كل جهاز داخل الورشة فلا نعرضهما هنا.
هل تشمل التجربة المجانية المخزون وفواتير المشتريات وجرد القطع؟
لا. تبدأ التجربة المجانية بالمحاسبة وفواتير المبيعات وسندات العملاء والإشعارات الدائنة، ولا تشمل الموردين وفواتير المشتريات والمنتجات المخزنة وجرد المخزون، ولا الربط مع الهيئة في المرحلة الثانية ولا أكثر من مستخدم واحد. فهذه تتاح بحسب اشتراكك، ونطاق كل اشتراك يختلف، فاسأل المبيعات عن الاشتراك المناسب لمحلك.
بهذا تجتمع حسابات محل صيانة الجوالات في مكان واحد: الأجرة والقطعة في فاتورة، والعربون في سند قبض، وكشف حساب لكل عميل.
