رسوم المستوى وكتابه في فاتورة واحدة، والدفعة الأولى من الطالب تسدد جزءا منها.
سواء سجل عندك طالب يدفع عن نفسه أو شركة ترسل موظفيها، يدخل كل مستوى خدمة في الفاتورة، ويبقى لكل عميل رصيده.
برنامج محاسبة لمعاهد اللغات في السعودية يبدأ من فاتورة التسجيل. في الرياض أو جدة أو الدمام يجري الطالب اختبار تحديد المستوى، ثم يسجل في المستوى ويستلم كتابه، فيدفع جزءا من الرسوم اليوم وجزءا لاحقا. عرّف في قيود كل مستوى منتجا من نوع «خدمة» والكتاب منتجا، ثم أصدر فاتورة المبيعات واضغط دفع مقابل الفاتورة، فتسجل الدفعة الأولى سند قبض وتظهر الفاتورة مدفوعة جزئيا.
1. أين تتفرق حسابات معهد اللغة بين التسجيل وآخر حصة؟
قبل أن تختار برنامج محاسبة لمعهد لغة، انظر إلى ما يتركه فصل واحد في الدفاتر: رسوم مكتوبة على استمارة التسجيل، ودفعة ثانية تتأخر عن موعدها، وشركة تسدد بعد انتهاء الدورة، وطالب ينسحب ويطلب ما دفعه.
رسوم على استمارة التسجيل
يكتب موظف الاستقبال رسوم المستوى وثمن الكتاب على الاستمارة، ثم يجمعها المحاسب من الأوراق في آخر الشهر.
مع قيود: عرّف كل مستوى خدمة والكتاب منتجا، وضعهما في فاتورة مبيعات واحدة.
دفعة اليوم وأخرى بعد شهر
يدفع الطالب نصف الرسوم عند التسجيل والباقي في منتصف المستوى، فيضيع أثر الدفعة الثانية بين الإيصالات.
مع قيود: سجل كل دفعة سند قبض على فاتورة الطالب نفسها، فتظهر مدفوعة جزئيا ما دام بقي منها شيء.
شركة تسدد بعد الدورة
ترسل شركة ثمانية من موظفيها وتدفع بعد انتهاء الدورة، فتبقى فاتورتها في ملف لا يعود إليه أحد.
مع قيود: أصدر لها فاتورة آجلة، ويعرض تقرير كشف حساب العميل رصيدها.
طالب ينسحب قبل البدء
ينسحب طالب قبل أول حصة، فيرد له المعهد ما دفعه نقدا، ولا يبقى في الدفاتر ما يشرح الفرق.
مع قيود: سجل إشعارا دائنا على فاتورته، ثم سند صرف للعميل بالمبلغ الذي رددته.
2. المستوى الأول في معهد بجدة: من كتب الناشر إلى فاتورة الشركة
معهد لغة في جدة يفتح فصلا جديدا للمستوى الأول. تابع أسبوعه الأول في خمس محطات، وكل محطة تضيف سطرا إلى بطاقة الرحلة.
المحطة 1: تصل كتب المستوى من الناشر
سجل فاتورة المشتريات باسم الناشر، واجعل الكتاب منتجا مخزنا يزيد رصيده بالكمية التي اشتريتها، بحسب اشتراكك.
المحطة 2: يسجل الطالب في المستوى
أصدر له فاتورة مبيعات برسوم المستوى والكتاب واختبار تحديد المستوى، ولكل بند كميته وسعر وحدته.
المحطة 3: يدفع الطالب عند التسجيل
من الفاتورة اضغط دفع مقابل الفاتورة وأدخل ما دفعه، فينشأ سند قبض مستعمل، وتظهر الفاتورة مدفوعة جزئيا.
المحطة 4: دفعة ثانية في منتصف المستوى
سجلها سند قبض آخر على الفاتورة نفسها، فلفاتورة واحدة أن تسددها أكثر من دفعة.
المحطة 5: تسجل شركة ثمانية من موظفيها
أصدر للشركة فاتورة مبيعات برسوم المستوى بكمية ثمانية، فتبقى آجلة حتى تدفع، ويعرض كشف حساب العميل رصيدها.
ولكل اشتراك نطاقه، وبعض ما في هذه الرحلة لا يتاح إلا في اشتراك أعلى، فاسأل فريق المبيعات عما يناسب معهدك.
3. برنامج محاسبة لمعاهد اللغات في السعودية: ست مهام من التسجيل إلى الاسترداد
ينتقل الطالب في المعهد من مستوى إلى آخر، وتنتقل معه في الدفاتر رسوم وكتب ودفعات، وأحيانا مبلغ يرد إليه. وهذه ست مهام من عمل المعهد تجد حساباتها في قيود.
كل مستوى خدمة بسعرها
من المنتجات والتكاليف اضغط إنشاء المنتجات والتكاليف، واختر نوع المنتج «خدمة» لكل مستوى ولاختبار تحديد المستوى ولرسوم التسجيل. للخدمة سعر بيع افتراضي تعدله في الفاتورة، وحساب إيراد، وضريبة، ووحدة قياس تختارها أو تضيفها بعلامة «+»، كالساعة للدروس الخاصة، وهي لا تخزن ولا تشترى. أما الكتاب فعرّفه منتجا، ثم ضع البنود كلها في فاتورة مبيعات واحدة بزر أضف المزيد. وإن منحت أخوين أو موظفي شركة خصما، فأضفه في البند نسبة مئوية أو قيمة.
دفعات الطالب على فاتورة واحدة
أصدر فاتورة المستوى عند التسجيل، ثم اضغط دفع مقابل الفاتورة كلما دفع الطالب جزءا، فينشئ قيود سند قبض لكل دفعة، وتبقى الفاتورة مدفوعة جزئيا ما دام بقي منها شيء. وإن دفع الطالب قبل أن تصدر فاتورته، فسجل المبلغ سند قبض من سندات العملاء، ويبقى غير مستعمل حتى تختاره بزر دفع في الفاتورة. وفي قائمة السندات ترى حالة كل سند: مستعمل أو مستعمل جزئيا أو غير مستعمل.
عرض سعر لبرنامج تدريب شركة
حين تطلب شركة برنامجا لموظفيها، جهز لها، بحسب اشتراكك، عرض سعر بعدد المتدربين وسعر المستوى وتاريخ انتهاء العرض، وابعثه إليها أو نزّله بصيغة PDF. فإذا صار موافقا عليه حولته فاتورة مبيعات، وصارت حالته تمت الفوترة. وقوائم الأسعار الخاصة بكل عميل ليست في قيود، فاكتب السعر الذي اتفقت عليه مع الشركة في سعر الوحدة على البند.
شركة تدفع على الحساب
تبقى فاتورة الشركة آجلة ما لم يسجل لها سند قبض. وإذا حولت الشركة مبلغا واحدا عن أكثر من دورة، فسجله سند قبض واحدا وخصصه على عدة فواتير. تابع رصيدها في تقرير كشف حساب العميل، وقارن ما على الشركات بين فترة وأخرى في تقرير أعمار ديون العملاء بحسب اشتراكك.
انسحاب طالب واسترداد ما دفعه
إذا انسحب طالب بعد صدور فاتورته، فأنشئ عليها إشعارا دائنا يخفض حساب العميل بقيمته، وتبقى الفاتورة الأصلية كما هي. فإن رددت له مالا فاضغط إرجاع أموال مقابل الإشعار الدائن، فينشأ سند صرف للعميل تختار فيه الصندوق أو البنك. وإن لم ترد شيئا فخصص الإشعار على الفاتورة نفسها. أما مقدار ما ترده فيرجع إلى سياسة معهدك.
كتب المستوى من الناشر
سجل فاتورة المشتريات باسم الناشر أو الموزع، وسدد ما عليك له كاملا أو على دفعات، بحسب اشتراكك. واجعل الكتاب منتجا مخزنا إن أردت متابعة كميته، فيزيد رصيده مع كل فاتورة مشتريات وينقص مع كل بيع، بحسب اشتراكك. ويعرض تقرير تكلفة المنتج وهامش الربح الكمية المتوفرة من كل كتاب ومتوسط تكلفة الوحدة، ويحتاج تفعيل المشتريات والمخزون بحسب اشتراكك. وتابع ما عليك للناشر في كشف حساب المورد، بحسب اشتراكك.
4. فواتير المعهد وهيئة الزكاة والضريبة والجمارك
لطالب أم لشركة؟
للفاتورة الضريبية نوعان، وهذه الحالة المعتادة لكل مشتر:
- لطالب يدفع عن نفسه: فاتورة ضريبية مبسطة تسلمها له عند التسجيل، وتبلغ إلى الهيئة خلال 24 ساعة من إصدارها في المرحلة الثانية بحسب اشتراكك.
- لشركة أو جهة حكومية ترسل موظفيها: يصدر قيود فاتورة ضريبية تصدقها الهيئة أولا، ثم تصل إلى العميل، والربط معها في المرحلة الثانية بحسب اشتراكك.
ضريبة كل خدمة
تختار لكل خدمة ولكل منتج ضريبة افتراضية من الضرائب المعرفة في منشأتك، فتظهر في بند الفاتورة ويمكنك تعديلها هناك. والنسبة الأساسية لـضريبة القيمة المضافة في المملكة 15%، أما الضريبة التي تنطبق على رسوم دوراتك فراجعها مع محاسبك، فهذه الصفحة لا تصنفها. ويجمع تقرير نموذج الإقرار الضريبي أرقام فواتيرك عند نهاية كل فترة، ثم تقدم الإقرار بنفسك عبر بوابة الهيئة.
الربط مع الهيئة في المرحلة الثانية متاح بحسب اشتراكك، فاسأل المبيعات عنه.
5. دفاتر المعهد بينك وبين محاسبك
يدخل محاسبك، أو المكتب الذي يتابع حسابات المعهد، إلى الدفاتر نفسها في قيود: تتابع أنت أرصدة الطلاب والشركات، ويراجع هو المستندات والتقارير.
ما تتابعه أنت
- رصيد كل طالب وكل شركة في كشف حساب العميل.
- حالة كل فاتورة مبيعات: آجلة أو مدفوعة جزئيا.
- حالة كل سند قبض: مستعمل أو مستعمل جزئيا أو غير مستعمل.
- ما تدين به للناشر في كشف حساب المورد، بحسب اشتراكك.
ما يراجعه محاسبك
- المستندات: فواتير المبيعات وسندات القبض والإشعارات الدائنة وسندات الصرف للعملاء، وفواتير المشتريات وعروض الأسعار بحسب اشتراكك.
- قائمة الدخل والميزانية العمومية وميزان المراجعة.
- تقرير نموذج الإقرار الضريبي عند نهاية كل فترة.
- التقارير مصدرة بصيغتي Excel وPDF.
ولمحاسبك حساب مستخدم في قيود بالدور والصلاحيات التي تحددها، بحسب عدد المستخدمين في اشتراكك.
6. منتجات أخرى من قيود
يمسك قيود للمحاسبة دفاتر المعهد، أما رواتب المعلمين وموظفي الاستقبال وحضورهم فمكانها قيود HR، وهو منتج مستقل باشتراكه الخاص.
قيود HR
لمعهد له معلمون وموظفون في فرع أو أكثر.
قيود HR نظام موارد بشرية سعودي، والربط مع قيود المحاسبة متاح الآن.
- مسير رواتب بالمستحقات والبدلات والخصومات والسلف، وملف حماية الأجور جاهز من المسير نفسه.
- الحضور والانصراف عبر الفروع، وساعات التأخير والعمل الإضافي تنتقل إلى المسير.
- كل وثيقة في ملف الموظف، كالإقامة والعقد، بتاريخ انتهائها وتنبيه قبله.
7. أسئلة شائعة
أي فاتورة أصدر للطالب، وأيها لشركة ترسل موظفيها؟
الطالب الذي يدفع عن نفسه عميل فرد، فتصدر له فاتورة ضريبية مبسطة تبلغ إلى الهيئة خلال 24 ساعة من إصدارها في المرحلة الثانية بحسب اشتراكك. وللشركة أو الجهة الحكومية يصدر قيود فاتورة ضريبية تصدقها الهيئة قبل أن تصل إليها، والربط معها في المرحلة الثانية بحسب اشتراكك.
كيف أضع رسوم المستوى والكتاب واختبار تحديد المستوى في فاتورة واحدة؟
عرّف المستوى واختبار تحديد المستوى من المنتجات والتكاليف منتجين من نوع «خدمة»، والكتاب منتجا. ثم افتح فاتورة مبيعات باسم الطالب، واختر البند الأول وأضف الباقي بزر أضف المزيد، واكتب الكمية في كل بند، وعدّل سعر الوحدة إن اتفقت معه على سعر آخر.
كيف أسجل دفعات الطالب على مراحل؟
أصدر فاتورة المستوى، ثم اضغط دفع مقابل الفاتورة عند كل دفعة وأدخل مبلغها، فينشأ لها سند قبض، وتظهر الفاتورة مدفوعة جزئيا ما دام بقي منها شيء. وما يدفعه الطالب قبل صدور فاتورته سجله سند قبض من سندات العملاء، فيبقى غير مستعمل حتى تسدد به الفاتورة بزر دفع.
ماذا أفعل إذا انسحب طالب وطلب ما دفعه؟
أنشئ إشعارا دائنا على فاتورته يخفض ما عليه بقيمته، ثم اضغط إرجاع أموال مقابل الإشعار الدائن وأدخل المبلغ، فينشأ سند صرف للعميل من الصندوق أو البنك. وإن لم ترد له مالا فخصص الإشعار على الفاتورة نفسها.
هل يسجل قيود الطلاب في الفصول ويتابع حضورهم وشهاداتهم؟
قيود برنامج محاسبة، وما نعرضه في هذه الصفحة هو فواتير المبيعات وسندات القبض والإشعارات الدائنة وأرصدة العملاء، ومعها عروض الأسعار والموردون وفواتير المشتريات والمنتجات المخزنة بحسب اشتراكك. أما تسجيل الطلاب في الفصول، وحضورهم، وشهادات إتمام المستوى، ومواعيد دفعاتهم المقبلة، فلا نعرضه هنا.
هل تشمل التجربة المجانية عروض الأسعار والمشتريات والكتب المخزنة؟
لا. تبدأ التجربة المجانية بالمحاسبة وفواتير المبيعات وسندات العملاء والإشعارات الدائنة، ولا تشمل عروض الأسعار والموردين وفواتير المشتريات والمنتجات المخزنة، ولا الربط مع الهيئة في المرحلة الثانية ولا أكثر من مستخدم واحد. وهذه كلها تتاح بحسب اشتراكك، ولكل اشتراك نطاق مختلف، فاسأل المبيعات عن الاشتراك الذي يناسب معهدك.
وهكذا تبقى حسابات المعهد معا: الرسوم والكتاب في فاتورة، ودفعات الطالب في سندات قبض، وكشف حساب لكل طالب ولكل شركة.
