فاتورة واحدة تجمع الإسمنت بالكيس والحديد بالطن والبلوك بالقطعة، والدفعة المقدمة التي أخذتها من المقاول تسدد جزءا منها.
سواء بعت لمقاول أو لصاحب بيت، لكل صنف وحدته، ولكل مقاول رصيده.
برنامج محاسبة لمواد البناء في السعودية يبدأ من فاتورة تحمل ما خرج من ساحتك إلى الموقع: إسمنت بالكيس، وحديد تسليح بالطن، وبلوك بالقطعة. حين يطلب المقاول توريدا في الرياض أو جدة أو الدمام، يدفع جزءا من ثمنه مقدما ويأخذ الباقي على الحساب. عرّف في قيود لكل صنف وحدة قياسه، وسجل الدفعة المقدمة سند قبض باسم المقاول، ثم أصدر فاتورة المبيعات وسدد بذلك السند جزءا منها.
1. أين تضيع أرقام تاجر مواد البناء؟
قبل أن تختار برنامج محاسبة لمحل مواد بناء أو ساحة توريد، راجع ما يجري اليوم: مقاولون يسحبون البضاعة على الحساب ولا يعرف أحد كم عليهم، وحديد يشترى بالطن ويطلب بالربطة والقطعة، وورقة تسليم تخرج مع البضاعة وتضيع، وفاتورة مورد تنام في الدرج.
طن يشترى وكيس يباع
تشتري الحديد من المورد بالطن، ويطلبه المقاول بالربطة أو بالقطعة، فتتحول كل فاتورة إلى عملية حسابية على هامش الدفتر.
مع قيود: عرّف الصنف بوحدته، وأضف له وحدة أخرى بعلاقة ثابتة بينهما، بحسب اشتراكك.
مقاول يسحب على الحساب
يأخذ المقاول إسمنتا وحديدا كل أسبوع ويدفع حين تتيسر له السيولة، ودينه موزع على أوراق لا يجمعها أحد.
مع قيود: أصدر له فواتير آجلة وسجل دفعاته سندات قبض، فيعرض كشف حساب العميل رصيده.
ورقة تسليم تضيع
تخرج البضاعة إلى الموقع بورقة تسليم مكتوبة باليد، ثم تضيع الورقة أو لا تطابق الفاتورة.
مع قيود: اطبع سند التسليم من فاتورة المبيعات الموافق عليها ليوقعه المستلم.
فاتورة المورد في الدرج
تصل فاتورة المورد مع البضاعة وتبقى أياما دون تسجيل، فيظهر رصيد المخزن أقل من الواقع.
مع قيود: سجل فاتورة المشتريات بالكمية، فيرتفع رصيد الصنف المخزن، بحسب اشتراكك.
2. توريد لمقاول من عرض السعر إلى مرتجع الزيادة
مقاول في الرياض يبني عمارة سكنية ويحتاج إسمنتا وحديدا وبلوكا لمرحلة الهيكل. تابع طلبه في خمس محطات، وكل محطة تضيف سطرا إلى بطاقة الرحلة.
المحطة 1: يرسل المقاول قائمة كمياته
أرسل له، بحسب اشتراكك، عرض سعر بالأصناف ووحداتها وتاريخ انتهاء العرض، وحين يصبح موافقا عليه حوله إلى فاتورة مبيعات.
المحطة 2: يدفع دفعة مقدمة قبل التوريد
سجل باسمه سند قبض بالدفعة قبل أن تصدر أي فاتورة، ويبقى السند غير مستعمل إلى أن تسدد به فاتورة.
المحطة 3: تشتري الحديد من المصنع
سجل، بحسب اشتراكك، فاتورة مشتريات بعدد الأطنان وسعر الطن، فيرتفع رصيد الحديد في المخزن لأنه صنف مخزن.
المحطة 4: تصل الطلبية إلى موقعه
أصدر فاتورة المبيعات بالأصناف وكمياتها، وسدد جزءا منها بسند الدفعة المقدمة، فتبقى مدفوعة جزئيا. ثم اطبع سند التسليم ليوقعه المستلم.
المحطة 5: يعيد المقاول ما زاد عنده
أصدر له إشعارا دائنا بالكمية المرتجعة، فينخفض ما عليه، وتعود الكمية إلى المخزن إن كان الصنف مخزنا، بحسب اشتراكك.
ولكل اشتراك نطاقه، وبعض ما تراه في هذه الرحلة لا يتاح إلا في اشتراك أعلى، فاسأل فريق المبيعات عما يناسب شركتك.
3. برنامج محاسبة لمواد البناء في السعودية: ست مهام من الاستلام إلى التسليم
يمر الصنف الواحد في ساحتك بأكثر من وحدة وأكثر من مستند: يصل من المصنع بالطن، ويخرج إلى المقاول بالكيس أو بالقطعة، ويرجع بعضه. وفيما يلي ست مهام يمسك قيود حساباتها.
لكل صنف وحدة قياسه
وحدة القياس إلزامية عند إنشاء الصنف في قيود، ولها أنواع منها الوزن والطول والمساحة والحجم. أنشئ الوحدة باسمها وطريقة عرضها، فيظهر الإسمنت بالكيس والحديد بالطن والبلوك بالقطعة في الفاتورة. واختر وحدة الصنف قبل أول فاتورة، فلا يمكن تغيير وحدة صنف استعمل في فاتورة أو مخزون. وإذا اشتريت الصنف بوحدة وبعته بأخرى، فأضف له وحدة بتحويل الوحدات، بحسب اشتراكك، فتعرّف وحدة كبيرة تعادل عددا من الوحدة الأصغر. وسعر شراء كل وحدة وسعر بيعها تكتبهما بنفسك، فلا يحسبهما قيود من سعر الوحدة الأساسية.
عرض سعر لقائمة الكميات
يطلب المقاول السعر قبل أن يقرر، وكثيرا ما يطلبه من أكثر من تاجر. أرسل له، بحسب اشتراكك، عرض سعر بتاريخ انتهاء، أو احفظه ملف PDF، وحوله إلى فاتورة مبيعات حين تصبح حالته موافقا عليه. ولا يؤثر عرض السعر في المخزون قبل تحويله، بحسب اشتراكك، ولا يتحول العرض الذي يطلب كمية أكبر من رصيد مخزنك. ولنسخة ورقية استعمل نموذج عرض سعر.
حساب المقاول وسعره
أصدر للمقاول فواتير آجلة، وسجل دفعاته بسندات قبض كلما دفع، فيعرض كشف حساب العميل رصيده. وإن اتفقت معه على خصم فأدخله على البند بنسبة أو بقيمة. ولا يدعم قيود قوائم أسعار خاصة بكل عميل، فالسعر المتفق عليه مع مقاول بعينه تكتبه في سعر الوحدة على البند. أما مقارنة الذمم المدينة بين الفترات في تقرير أعمار ديون العملاء فتتاح بحسب اشتراكك.
سند تسليم لما يخرج وإشعار دائن لما يعود
بعد الموافقة على فاتورة المبيعات اطبع من أسفلها سند تسليم يحمل اسم العميل والأصناف وكمياتها وتوقيع المرسل وتوقيع المستلم. ولا يظهر السند للأصناف غير المخزنة إلا إذا فعلت «إظهار المنتجات غير المخزنة والخدمات في سند التسليم» من إعدادات فواتير المبيعات. ولفاتورة المبيعات الواحدة سند تسليم واحد لا يتجزأ، فإذا سلمت الطلب على أكثر من مرة فأصدر فاتورة لكل تسليم، أو اكتب جدول التسليم في الملاحظات. وما يعود إليك من مواد يسجل إشعارا دائنا يخفض حساب العميل، وتعود كميته إلى المخزن إن كان الصنف مخزنا، بحسب اشتراكك.
الأصناف المخزنة وتكلفتها
اجعل الإسمنت والحديد والبلوك أصنافا مخزنة، بحسب اشتراكك، فيرتفع رصيد كل صنف بفاتورة المشتريات من المورد وينخفض بفاتورة المبيعات للمقاول. ويحسب قيود تكلفة الصنف بمتوسط تكلفة الوحدة من فواتير المشتريات، لا بآخر سعر اشتريته به، بحسب اشتراكك. ويعرض تقرير تكلفة المنتج وهامش الربح الكمية المتوفرة ومتوسط تكلفة الوحدة، ويحتاج تفعيل المشتريات والمخزون بحسب اشتراكك. وإذا نقص صنف في الساحة عن الدفتر، فأنشئ، بحسب اشتراكك، جرد مخزون لموقع المخزن، واختر حساب التكلفة للكميات الناقصة، كحساب بضاعة تالفة تضيفه أولا إلى شجرة الحسابات، وأدخل الكمية الفعلية، فيظهر الفرق ويقيد على ذلك الحساب.
حساب المصنع والمورد
سدد فاتورة المورد من قائمة الفواتير، أو أنشئ سند مورد واحدا يسدد عدة فواتير معا، بحسب اشتراكك. ويعرض كشف حساب المورد حركاته كلها مع شركتك، ويقارن تقرير أعمار ديون الموردين ما تدين به بين الفترات، بحسب اشتراكك.
4. فواتير مواد البناء وهيئة الزكاة والضريبة والجمارك
لصاحب بيت أم لمقاول؟
هذان نوعا الفاتورة الضريبية بحسب المشتري:
- لعميل فرد: فاتورة ضريبية مبسطة تسلمها له عند البيع، وتبلغ إلى الهيئة خلال 24 ساعة من إصدارها في المرحلة الثانية بحسب اشتراكك.
- لمقاول أو شركة أو جهة حكومية: يصدر قيود فاتورة ضريبية تصدقها الهيئة أولا، ثم تصل إلى العميل، والربط معها في المرحلة الثانية بحسب اشتراكك.
ضريبة كل صنف
لكل منتج ولكل خدمة ضريبة افتراضية تختارها من الضرائب المعرفة في منشأتك، وتظهر في بند الفاتورة ويمكنك تعديلها هناك. والنسبة الأساسية لـضريبة القيمة المضافة في المملكة 15%. ويجمع تقرير نموذج الإقرار الضريبي أرقام فواتيرك عند نهاية كل فترة، ثم تقدم الإقرار بنفسك عبر بوابة الهيئة.
الربط مع الهيئة في المرحلة الثانية متاح بحسب اشتراكك، فاسأل المبيعات عنه.
5. حسابات الساحة بينك وبين محاسبك
في قيود يفتح محاسبك، أو مكتب المحاسبة الذي يتابع شركتك، الدفاتر التي تفتحها أنت: تسأل أنت عن المقاولين وأرصدتهم، ويراجع هو المستندات والتقارير.
ما تتابعه أنت
- رصيد كل مقاول في كشف حساب العميل.
- حالة كل سند قبض: مستعمل أو مستعمل جزئيا أو غير مستعمل.
- الكمية المتوفرة ومتوسط تكلفة كل صنف في تقرير تكلفة المنتج وهامش الربح، ويحتاج تفعيل المشتريات والمخزون بحسب اشتراكك.
- ما تدين به لكل مورد في كشف حساب المورد، بحسب اشتراكك.
ما يراجعه محاسبك
- المستندات كلها: فواتير المبيعات وسندات القبض والإشعارات الدائنة، وفواتير المشتريات وسندات الموردين وعمليات جرد المخزون بحسب اشتراكك.
- قائمة الدخل والميزانية العمومية وميزان المراجعة.
- تقرير نموذج الإقرار الضريبي عند نهاية كل فترة.
- التقارير مصدرة بصيغتي Excel وPDF.
ولمحاسبك حساب مستخدم في قيود بالدور والصلاحيات التي تحددها، بحسب عدد المستخدمين في اشتراكك.
6. منتجات أخرى من قيود
تمسك قيود للمحاسبة دفاتر الشركة، أما رواتب عمال الساحة والمخزن وموظفي المبيعات وحضورهم فمكانها قيود HR، وهو منتج مستقل باشتراكه الخاص.
قيود HR
لتاجر مواد بناء له عمال وموظفون في ساحة وفرع أو أكثر.
قيود HR نظام موارد بشرية سعودي، والربط مع قيود المحاسبة متاح الآن.
- مسير رواتب بالمستحقات والبدلات والخصومات والسلف، وملف حماية الأجور جاهز من المسير نفسه.
- الحضور والانصراف عبر الفروع، وساعات التأخير والعمل الإضافي تنتقل إلى المسير.
- كل وثيقة في ملف الموظف، كالإقامة والعقد، بتاريخ انتهائها وتنبيه قبله.
7. أسئلة شائعة
أي فاتورة أصدر لصاحب بيت، وأيها لمقاول أو شركة؟
صاحب البيت عميل فرد، فتصدر له فاتورة ضريبية مبسطة تبلغ إلى الهيئة خلال 24 ساعة من إصدارها في المرحلة الثانية بحسب اشتراكك. وللمقاول أو الشركة أو الجهة الحكومية يصدر قيود فاتورة ضريبية تصدقها الهيئة قبل أن تصل إليه، والربط معها في المرحلة الثانية بحسب اشتراكك.
كيف أشتري الحديد بالطن وأبيعه بالقطعة؟
أنشئ الصنف بوحدته الأساسية، والأفضل أن تكون الأصغر كالقطعة، ثم أضف له وحدة أخرى في جدول تحويل الوحدات، بحسب اشتراكك: اختر الوحدة الكبرى وعدد الوحدات الصغرى التي تعادلها، واكتب سعر شراء تلك الوحدة وسعر بيعها. ثم تظهر وحدات الصنف كلها في الفواتير. ولا يمكن تغيير الوحدة الأساسية لصنف استعمل في فاتورة أو مخزون، فإن أخطأت فأرشف الصنف وأنشئ صنفا جديدا بالوحدة الصحيحة، أو أضف وحدة بتحويل الوحدات بحسب اشتراكك.
كيف أسجل الدفعة التي يدفعها المقاول قبل التوريد؟
ادخل إلى سندات العملاء من قائمة المبيعات، وأنشئ سند عميل باسم المقاول بمبلغ الدفعة. سيظل السند غير مستعمل إلى أن تخصصه لفاتورة، فإذا صدرت فاتورة التوريد فاختر دفع فيها واستعمل السند في سدادها كله أو بعضه.
هل أحدد حدا ائتمانيا لكل مقاول أو سعرا خاصا له؟
لا. لا يوفر قيود حاليا حدا ائتمانيا للعميل، ولا قوائم أسعار خاصة بكل عميل. تتابع دين المقاول في كشف حساب العميل، وتكتب السعر الذي اتفقت عليه في سعر الوحدة على بند الفاتورة.
هل ينظم قيود توصيل الطلبات ويتتبع الشاحنات؟
قيود برنامج محاسبة، وما نعرضه في هذه الصفحة هو فواتير المبيعات وسندات القبض والإشعارات الدائنة وأرصدة العملاء، ومعها عروض الأسعار والموردون وفواتير المشتريات والأصناف المخزنة وتحويل الوحدات وجرد المخزون بحسب اشتراكك. أما توزيع الطلبات على السائقين وتتبع الشاحنات فلا نعرضهما هنا.
هل تشمل التجربة المجانية المخزون وعروض الأسعار وتحويل الوحدات؟
لا. تبدأ التجربة المجانية بالمحاسبة وفواتير المبيعات وسندات العملاء والإشعارات الدائنة، ولا تشمل عروض الأسعار والموردين وفواتير المشتريات وسندات الموردين والمنتجات المخزنة وتحويل الوحدات وجرد المخزون، ولا الربط مع الهيئة في المرحلة الثانية ولا أكثر من مستخدم واحد. فهذه تتاح بحسب اشتراكك، ونطاق كل اشتراك يختلف، فاسأل المبيعات عن الاشتراك المناسب لشركتك.
بهذا تجتمع حسابات تاجر مواد البناء في مكان واحد: كل صنف بوحدته في فاتورة، والدفعة المقدمة في سند قبض، وكشف حساب لكل مقاول.
