إذا لاحظت أن المستخدمين عندك يصدرون مستندات و فواتير مبيعات بتاريخ قديم، تقدر تمنع هذا الشيء بحيث يسمح لهم فقط بإصدار الفواتير بتاريخ اليوم أو أحدث.
الحل الأول : استخدام “تاريخ إقفال الحسابات”
هذا هو الحل الأساسي للتحكم في التواريخ داخل النظام.
الفكرة ببساطة
النظام يمنع أي عملية أو فاتورة بتاريخ أقدم من تاريخ الإقفال.
يعني:
- تحدد تاريخ الإقفال = أمس
- المستخدمين يقدرون يفوترون فقط اليوم وما بعده
الخطوات بالتفصيل
الخطوة 1
ادخل على الإعدادات
الخطوة 2
اختر الإعدادات العامة
الخطوة 3
انزل إلى خيار:
تاريخ إقفال الحسابات
الخطوة 4
أدخل تاريخ اليوم السابق (أمس)
الخطوة 5
اضغط حفظ
النتيجة
بعد الحفظ:
- لن يتمكن أي مستخدم من إنشاء اي عملية و فاتورة بتاريخ قديم
- سيتم السماح فقط بالتواريخ بعد تاريخ الإقفال (يعني اليوم وما بعده)
مثال توضيحي
إذا اليوم هو 10 مارس
وقمت بوضع تاريخ الإقفال = 9 مارس
→ النظام سيمنع أي فاتورة او سمتند بتاريخ 9 أو قبل
→ ويسمح فقط بتاريخ 10 وما بعده
نقطة مهمة جدًا
هذا الإعداد ليس دائم تلقائي
يعني لازم:
- تدخل كل يوم
- وتحدث تاريخ الإقفال إلى تاريخ أمس
إذا ما سويت هذا الشيء:
→ راح يفتح المجال مرة ثانية لإدخال تواريخ قديمة
إذا احتجت تضيف فاتورة بتاريخ قديم
في بعض الحالات قد تحتاج ذلك
الحل:
- احذف أو عدل تاريخ إقفال الحسابات و احفظ.
- أضف الفاتورة بالتاريخ القديم
- أعد ضبط تاريخ الإقفال مرة أخرى
الحل الثاني (إذا عندك مبيعات كثيرة يومياً)
إذا شغلك يعتمد على عدد كبير من الفواتير اليومية، فالمشكلة هنا ليست فقط تواريخ… بل طريقة العمل نفسها.
الحل الأفضل:
استخدم نظام نقاط البيع (POS)
ماذا يفيدك نظام نقاط البيع؟
- يسجل الفاتورة بنفس وقت وتاريخ العملية الفعلي
- يقلل الأخطاء البشرية
- يمنع التلاعب بالتواريخ
- يسرّع عملية البيع
متى تستخدم هذا الحل؟
إذا كنت:
- عندك متجر / كاشير / مبيعات يومية كثيرة
- أو فريق يضيف فواتير بشكل مستمر
→ هنا استخدام نقاط البيع ليس خيار إضافي… هو الحل الصحيح
خلاصة القرار
إذا عندك فريق صغير أو فواتير محدودة:
→ استخدم تاريخ إقفال الحسابات يومياً
إذا عندك عمليات بيع كثيرة:
→ انتقل إلى نقاط البيع بدل الإدخال اليدوي
أسئلة شائعة
هل أقدر أمنع التاريخ القديم نهائيًا بدون تحديث يومي؟
لا، لازم تحديث تاريخ الإقفال بشكل مستمر (يوميًا)
ليش النظام يسمح أصلاً بالتاريخ القديم؟
لأن بعض العمليات المحاسبية تحتاج تسجيل بأثر رجعي، لذلك النظام يعطي مرونة، وأنت تتحكم بها من خلال الإقفال
هل المستخدم يقدر يتجاوز الإقفال؟
لا، إذا تم ضبط تاريخ الإقفال، النظام يمنع ذلك تلقائيًا
هل يؤثر تاريخ الإقفال على كل العمليات؟
نعم، يشمل:
- الفواتير
- القيود
- أي مستند مالي
كلمات يبحث عنها العملاء
- منع الفواتير بتاريخ قديم
- كيف أخلي الفواتير بتاريخ اليوم فقط
- التحكم بتاريخ الفواتير
- إيقاف التلاعب بالتواريخ
- منع تعديل تاريخ الفاتورة
- ضبط تواريخ العمليات
