إرشادات لضبط تسلسل الرقم المرجعي لفواتير المبيعات ليبدأ من رقم معين.
الرقم المرجعي هو رقم الفاتورة الذي يظهر للعميل ويُستخدم في التقارير والقيود والمتابعة المحاسبية.
يمكنك في النظام:
-
تحديد بداية الترقيم من رقم معين (مثلاً 500 أو 1000)
-
إضافة بادئة مثل INV
-
السماح بالتعديل اليدوي على الرقم
-
تحديد متى يظهر الرقم (قبل أو بعد الموافقة)
-
إعادة ضبط الترقيم حسب السنة المالية
وذلك سواء كانت الفاتورة الإلكترونية مفعّلة أو غير مفعّلة.
أولاً: كيفية بدء الترقيم من رقم معين
إذا رغبت أن تبدأ فواتير المبيعات من رقم محدد مثل 500، اتبع التالي:
-
ادخل على:
الإعدادات
ثم الإعدادات العامة -
من الأعلى اختر:
إعدادات فواتير المبيعات -
من قسم ترقيم فواتير المبيعات:
-
أدخل رقم المعرف (البادئة) مثل:
INV -
أدخل رقم بداية التسلسل مثل:
500
ستصبح أول فاتورة:
INV500
ثم يكمل النظام تلقائيًا:
INV501
INV502
وهكذا…
التسلسل يستمر تلقائيًا من آخر رقم تم استخدامه.
هل يمكن تغيير البادئة بعد إصدار فواتير؟
نعم يمكن تغيير البادئة في أي وقت.
لكن التغيير سيُطبق على الفواتير الجديدة فقط.
الفواتير السابقة تبقى كما هي.
شروط مهمة للرقم المرجعي
-
يمكن كتابة أي رقم أو حروف.
-
يمكن تعديل الرقم يدويًا.
-
يجب ألا يكون الرقم مستخدمًا مسبقًا.
-
لا يجوز تكرار رقم فاتورة.
-
يجب أن يكون أقل من 25 حرفًا أو رقمًا.
من يملك صلاحية تعديل الرقم المرجعي؟
أي مستخدم لديه صلاحية إنشاء فواتير مبيعات يمكنه تعديل الرقم المرجعي (في حال كان الترقيم قابل للتعديل).
ثانياً: سبب عدم ظهور الرقم المرجعي لبعض الفواتير
أحيانًا تظهر الفاتورة بدون رقم.
السبب يكون مرتبطًا بأمرين:
-
إعداد الترقيم
-
حالة الفاتورة
إعداد الترقيم له حالتان
ادخل على:
الإعدادات → الإعدادات العامة → إعدادات فواتير المبيعات
ستجد خيار ترقيم فواتير المبيعات.
الحالة الأولى: غير قابل للتعديل
في هذه الحالة:
-
لا يظهر الرقم المرجعي في:
-
مسودة
-
بانتظار الموافقة
-
-
يظهر الرقم فقط بعد اعتماد الفاتورة
الهدف من ذلك:
-
منع حجز أرقام لفواتير غير معتمدة
-
الحفاظ على تسلسل رسمي للفواتير المعتمدة فقط
الحالة الثانية: قابل للتعديل
في هذه الحالة:
-
يظهر الرقم المرجعي مباشرة حتى في:
-
مسودة
-
بانتظار الموافقة
-
-
يمكن تعديله يدويًا
متى يظهر الرقم فعليًا؟
إذا كانت الفاتورة:
-
مسودة أو بانتظار الموافقة:
ظهور الرقم يعتمد على إعداد الترقيم -
موافق عليها:
يتم إنشاء الرقم تلقائيًا في جميع الحالات
ماذا أفعل إذا لم يظهر الرقم؟
-
تحقق من إعداد الترقيم
إذا رغبت بظهوره قبل الموافقة اختر “قابل للتعديل” -
أو قم باعتماد الفاتورة
ادخل على عرض
ثم اضغط حفظ وموافقة
بعد الاعتماد يظهر الرقم تلقائيًا.
إعادة ضبط الترقيم حسب السنة المالية
يمكنك جعل الترقيم يُعاد ضبطه تلقائيًا كل سنة أو شهر.
الخطوات:
-
ادخل إلى:
الإعدادات → الإعدادات العامة -
انتقل إلى:
إعدادات ترقيم المستندات التجارية -
فعّل خيار:
استخدم تسلسل الأرقام بناءً على السنة المالية للمنشأة -
اختر طريقة إعادة التعيين:
-
مستند / شهر
-
مستند / سنة
ثم اضغط حفظ.
يتم تطبيق التغيير على المستندات الجديدة فقط.
هل يؤثر تغيير الترقيم على الفواتير السابقة؟
لا.
الفواتير السابقة تبقى بأرقامها كما صدرت.
التغيير يُطبق فقط على الفواتير الجديدة.
نقاط مهمة جدًا
-
-
لا يمكن تكرار رقم فاتورة.
-
لا يمكن تجاوز 25 حرفًا في الرقم المرجعي.
-
التعديل لا يؤثر على التقارير السابقة.
-
الرقم المرجعي يظهر للعميل في الفاتورة.
-
الفاتورة غير المعتمدة لا تُعتبر رسمية محاسبيًا.
كلمات مفتاحية للاستفسار :
-
-
كيف أقدر أبدأ ترقيم فواتير المبيعات من 500؟
-
وين أغير تسلسل فواتير المبيعات؟
-
أقدر أحط رقم معين كبداية لفواتير المبيعات ؟
-
هل ممكن أغير رقم فاتورة المبيعات بدون ما تتأثر الفواتير السابقة؟
-
الرقم المرجعي فواتير المبيعات ماشي غلط، كيف أضبطه؟
-
كيف أضيف بادئة مثل INV قبل رقم فاتورة المبيعات ؟
-
أحتاج فواتير المبيعات تبدأ من رقم معين، كيف؟
-
هل تغيير الرقم المرجعي لفواتير المبيعات يأثر على الفواتير المصدرة؟
-
كل فاتورتي تبدأ من 1، كيف أعدل البداية؟
-
الفاتورة الإلكترونية مفعلة، أقدر أغير الرقم المرجعي لفواتير المبيعات ؟
-
أبغى الفواتير المبيعات تبدأ من 1000، ممكن؟
-
وين ألاقي خيار تسلسل الفاتورة بالإعدادات؟
-
وش الصيغة الصحيحة للرقم المرجعي لفواتير المبيعات ؟
-
كل فرع عندي يبي تسلسل خاص، كيف أسويها؟
-
هل لازم أستخدم بادئة مثل INV؟
-
الرقم المرجعي يظهر للعميل؟ كيف أخصصه؟
