يشرح هذا المقال حالات الفواتير الإلكترونية وتنبيهاتها بعد إرسالها إلى هيئة الزكاة والضريبة والجمارك (ZATCA)، ومعنى كل لون تنبيه، وأسباب الرفض وطريقة تصحيحها.
بعد تفعيل الفوترة الإلكترونية، يرسل نظام قيود الفواتير الصادرة تلقائياً إلى الهيئة. أثناء هذه العملية قد تظهر على الفاتورة حالات وتنبيهات مختلفة، ولكل حالة معنى وإجراء مختلف. قبل أي إجراء، حدد أولاً حالة الفاتورة ولون التنبيه الظاهر عليها.
المسار في قيود
فواتير المبيعات › عرض › رسالة الخطأ أعلى الفاتورة
حالة “جارِ الإرسال” أو “قيد المعالجة”
تعني أن الفاتورة صدرت بشكل صحيح داخل قيود، وأُرسلت تقنياً إلى الهيئة، لكنها لم تتلقَّ رد القبول أو الملاحظات بعد.
الفاتورة في هذه الحالة نظامية وصالحة. مهلة الإرسال تختلف حسب نوع الفاتورة: الفاتورة الضريبية المبسّطة تُبلّغ للهيئة خلال 24 ساعة من إصدارها، أما الفاتورة الضريبية الكاملة فتُصادق عليها الهيئة لحظياً قبل إرسالها إلى المشتري.
لا يُنصح بمحاولة تعديل الفاتورة أو إعادة إصدارها خلال هذه الفترة.
حدّث صفحة الفاتورة. إذا بقيت الحالة “قيد المعالجة” ولم تتغير إلى “وصلت بنجاح” أو “وصلت مع تنبيهات”، فتصرّف على النحو التالي.
الفاتورة الضريبية الكاملة تُصادق عليها الهيئة لحظياً، فلا شيء تنتظره. ابدأ بالخطوتين التاليتين فوراً. أما الفاتورة الضريبية المبسّطة فأمامها مهلة إبلاغ 24 ساعة، فانتظر انقضاءها ثم ابدأ بالخطوتين نفسهما:
- تحقق من حالة الربط مع الهيئة من: الإعدادات ثم الربط الإلكتروني ثم الربط مع هيئة الزكاة والضريبة والجمارك. راجع حل مشكلة الربط مع الهيئة في المرحلة الثانية.
- إذا كان الربط فعالاً بشكل طبيعي، فتواصل مع خدمة العملاء لتنفيذ هذا الطلب، وجهّز رقم الفاتورة ورقم المنشأة.
ألوان التنبيهات ومعانيها
التنبيه الأخضر: “وصلت بنجاح”
- الفاتورة مقبولة بالكامل من الهيئة.
- لا توجد أي ملاحظات أو أخطاء.
- لا يلزم أي إجراء.
التنبيه الأصفر: “وصلت مع تنبيهات”
- المعنى: الفاتورة مقبولة وصحيحة نظامياً، ولا يوجد خطأ، ولا يترتب على هذه الفاتورة أي إجراء من الهيئة، ولا يؤثر ذلك على الإقرار الضريبي.
- سبب التنبيه: تنبيه إرشادي من الهيئة بخصوص تحديثات مستقبلية أو متطلبات جديدة قادمة.
- الإجراء المطلوب: لا شيء، فقط التزم بهذه الملاحظات في الفواتير القادمة. الفاتورة بهذه الحالة نهائية وصحيحة.
التنبيه الأحمر: “مرفوضة”
الفاتورة لم تقبلها الهيئة، ويوجد خطأ يجب تصحيحه.
- ادخل إلى الفاتورة واضغط عرض.
- اقرأ رسالة الخطأ الظاهرة أعلى الفاتورة.
- إذا رغبت في تفاصيل أكثر عن الخطأ، فحمّل الفاتورة بصيغة XML من أسفل صفحة العرض، ثم ارفعها على بوابة الامتثال التجريبية لهيئة الزكاة والضريبة والجمارك.
- إذا كانت الفاتورة فاتورة ضريبية وليست مبسّطة، وكانت حالة الهيئة “خطأ بالفاتورة”، فالنظام ينشئ إشعاراً دائناً تلقائياً ويربطه بالفاتورة. لا حاجة إلى أي إجراء يدوي لإنشاء الإشعار الدائن في هذه الحالة.
- إذا كانت الفاتورة فاتورة ضريبية مبسّطة، فنفّذ الخطوات التالية بالترتيب: أصدر إشعاراً دائناً لإرجاع الفاتورة، ثم صحّح سبب الخطأ مثل التاريخ أو البيانات الضريبية، ثم أعد إصدار فاتورة جديدة صحيحة.
لا يمكن تعديل الفاتورة المرفوضة نفسها، ولا يمكن إعادة إرسالها بعد التصحيح. الحل دائماً يكون عبر إشعار دائن ثم فاتورة جديدة.
أشهر أسباب الرفض وحلها المباشر
- تاريخ الفاتورة مستقبلي: الهيئة ترفض أي فاتورة بتاريخ أحدث من تاريخ اليوم. الحل: إشعار دائن ثم فاتورة جديدة بتاريخ اليوم أو تاريخ سابق.
- الرقم الضريبي غير صحيح أو ناقص: تحقق من أن الرقم الضريبي في إعدادات المنشأة مطابق لسجل الهيئة، وأنه 15 خانة.
- نوع الفاتورة غير متوافق: تحقق من نوع الفاتورة، ضريبية أو مبسّطة، حسب مبلغ الفاتورة ونوع المشتري، منشأة أو فرد.
- بيانات المشتري ناقصة: في الفواتير الضريبية الكاملة يجب تعبئة اسم المشتري وعنوانه ورقمه الضريبي. تحقق من بيانات العميل قبل إصدار الفاتورة الجديدة.
- خطأ في حساب الضريبة: تحقق من أن نسبة الضريبة المطبقة صحيحة (15%) وأن المجاميع متوافقة.
إذا لم يكن سبب الرفض من القائمة أعلاه، فتواصل مع خدمة العملاء لتنفيذ هذا الطلب، وأرفق نص رسالة الخطأ الظاهرة عند عرض الفاتورة.
حالات خاصة
زر إعادة الإرسال
يظهر زر إعادة الإرسال مع الفواتير الجديدة التي حالتها “لا تنطبق” فقط، وهو ميزة حديثة في قيود.
لا يظهر مع الفواتير القديمة التي صدرت قبل إطلاق هذه الميزة، ولا مع الفواتير قيد المعالجة، ولا مع الفواتير المرفوضة.
إذا لم يظهر الزر على فاتورة قديمة، فتواصل مع خدمة العملاء لتنفيذ هذا الطلب، وجهّز رقم الفاتورة ورقم المنشأة من: الإعدادات ثم إعدادات الاشتراكات.
التحقق من تفاصيل الخطأ بدقة
من داخل قيود: ادخل إلى الفاتورة، واضغط عرض، واطّلع على رسالة الخطأ أو التنبيه أعلى الفاتورة.
باستخدام ملف XML: حمّل الفاتورة بصيغة XML، ثم ارفعها على بوابة الامتثال التجريبية لهيئة الزكاة والضريبة والجمارك. هذه الخطوة اختيارية وتشخيصية فقط، تساعد على فهم الخطأ بشكل أوضح، ولا تُغني عن التصحيح داخل النظام.
الصلاحيات المتعلقة بعرض أخطاء الفواتير
أي مستخدم لديه صلاحية الاطلاع على الفواتير يرى التنبيهات والأخطاء، ويطّلع على رسالة الخطأ من خلال عرض الفاتورة. لا توجد صلاحية إضافية مخصصة لأخطاء الفوترة الإلكترونية وحدها.
عدم ظهور باركود الزكاة (QR Code) في فواتير المبيعات
- الفوترة الإلكترونية غير مفعلة: افتح الإعدادات ثم الإعدادات العامة، وفعّل “الفاتورة الإلكترونية طبقاً للوائح السعودية”، ثم احفظ. راجع تفعيل الفوترة الإلكترونية في المرحلة الأولى.
- الفاتورة في حالة مسودة: باركود الزكاة يظهر فقط على الفواتير بحالة “موافق عليه”. اعتمد الفاتورة أولاً.
- القالب المخصص لا يحتوي عنصر الباركود: افتح الإعدادات ثم إعدادات فواتير المبيعات ثم مصمم الفواتير الضريبية، وأضف عنصر QR Code من تفاصيل المستند، ثم احفظ القالب.
- الفاتورة فاتورة مشتريات وليست مبيعات: حسب تعليمات الهيئة، الباركود يظهر فقط على فواتير المبيعات والإشعارات الدائنة، ولا يظهر على فواتير المشتريات والإشعارات المدينة.
إذا جرّبت كل الخطوات ولم يظهر الباركود، فتواصل مع خدمة العملاء لتنفيذ هذا الطلب، وجهّز رقم المنشأة ورقم فاتورة محددة واجهت فيها المشكلة، ووضّح إن كان الحساب جديداً أو قديماً ونوع الفاتورة، ضريبية أو مبسّطة.
ملخص سريع
- الفاتورة قيد المعالجة: الفاتورة المبسّطة أمامها مهلة إبلاغ 24 ساعة، والفاتورة الضريبية الكاملة تُصادق عليها الهيئة لحظياً. إذا لم تتغير الحالة، فتواصل مع خدمة العملاء ومعك رقم الفاتورة ورقم المنشأة.
- تنبيه أصفر: لا إجراء مطلوب، الفاتورة صحيحة.
- تنبيه أحمر: إشعار دائن، ثم تصحيح، ثم فاتورة جديدة.
- زر إعادة الإرسال غير ظاهر: الفاتورة قديمة، فتواصل مع خدمة العملاء.
- فهم الخطأ بوضوح: راجع رسالة الخطأ، أو استخدم ملف XML للتشخيص.
- باركود الزكاة لا يظهر: تحقق من تفعيل الفوترة الإلكترونية، ومن اعتماد الفاتورة، ومن وجود عنصر الباركود في القالب. إذا لم ينفع ذلك، فتواصل مع خدمة العملاء ومعك رقم المنشأة ورقم الفاتورة.
